Ajout de dossiers et de fichiers

Plans soutenant l’utilisation de Drive

Document360 Drive vous permet de créer et de gérer des dossiers et des sous-dossiers, en veillant à ce que la structure de vos fichiers s’aligne sur les catégories de votre base de connaissances pour une meilleure navigation et une meilleure accessibilité. Cet article vous guidera à travers les étapes de gestion des dossiers système, d’ajout de nouveaux dossiers, sous-dossiers et fichiers, rendant ainsi votre gestion de documents plus organisée et intuitive.

Dossiers système

Chaque projet Document360 comprend des dossiers système, qui sont des dossiers intégrés fournis par défaut. Ces dossiers sont essentiels pour les fonctionnalités de base de votre projet et ne peuvent pas être supprimés, déplacés, réorganisés ou renommés. Toutefois, les utilisateurs peuvent effectuer certaines actions dans ces dossiers, notamment l’ajout de fichiers ou la définition d’un dossier par défaut.

Lorsque vous accédez à la page Drive , une arborescence de catégories s’affiche dans le volet de navigation de gauche, répertoriant tous vos fichiers et dossiers. Les dossiers système sont facilement identifiables par l’icône de bouclier à côté de leur nom.

NOTE

Bien que les fichiers des dossiers système puissent être supprimés (bien que cela ne soit pas recommandé), les dossiers eux-mêmes sont soumis à plusieurs restrictions.

Par exemple, Images est un dossier système qui contient des sous-dossiers tels que Constructeur de page d’accueil, Paramètres, Documentation et Glossaire.

Actions de dossier

Actions restreintes

• Supprimer : les dossiers système ne peuvent pas être supprimés.

• Déplacer/Réorganiser/Renommer : vous ne pouvez pas déplacer, réorganiser ou renommer les dossiers système.

Actions autorisées

• Ajouter des fichiers/dossiers : Vous pouvez ajouter librement des fichiers ou créer de nouveaux sous-dossiers dans les dossiers système.

• Modifier la couleur : Personnalisez les couleurs des dossiers pour faciliter l’organisation visuelle de votre Drive.

• Définir le dossier par défaut : vous pouvez définir n’importe quel dossier système par défaut pour un accès facile.

Ajout d’un nouveau dossier

Voici les méthodes pour créer un nouveau dossier dans votre Drive.

Méthode 1 : Utilisation de l’option 'Nouveau dossier'
Méthode 2 : Utilisation de l’option '+'

CONSEIL DE PRO

Lorsque vous créez des dossiers pour vos de base de connaissances, il est plus facile de naviguer et de gérer si les dossiers sont synchronisés avec les Category et les Subcategory de votre base de connaissances.

Ajout de sous-dossiers

Vous pouvez ajouter des sous-dossiers une fois que vous avez plus d’un dossier de niveau racine.

Méthode 1 : Utilisation de l’option « Plus »
Méthode 2 : Utilisation de l’option '+'

NOTE

Assurez-vous que le dossier de niveau racine est développé (la flèche sur le côté gauche du dossier pointe vers le bas) ; Si ce n’est pas le cas, un nouveau dossier sera créé au même niveau.

PRUDENCE

La suppression d’un dossier racine dans le Drive entraîne également la suppression de ses sous-dossiers et fichiers. Cela peut entraîner des images et des liens de fichiers cassés dans les articles faisant référence à un fichier supprimé.

Ajout de fichiers

Vous pouvez ajouter des fichiers à des dossiers dans Drive à l’aide de deux méthodes :

Méthode 1 : Utilisation du glisser-déposer dans les dossiers vides
Méthode 2 : Utilisation de l’option « Plus »

NOTE

• Les noms de fichiers ne doivent pas contenir les caractères +, %, # ou =.

• Vous pouvez consulter la liste des formats de fichiers acceptés en bas à gauche. Pour en savoir plus sur les formats acceptables, consultez How can I add file type restrictions?

• Lorsque vous téléchargez plusieurs images, vous pouvez ajouter à la fois des balises et du texte alternatif. Toutefois, si vous téléchargez une combinaison d’images et d’autres formats de fichiers, ou si vous téléchargez uniquement des formats de fichiers autres que des images, vous ne pouvez ajouter que des balises. Les champs Balises et Texte alternatif sont des champs facultatifs.

Limites et restrictions de type de fichier

Les limites et les restrictions de type de fichier sont les suivantes :

• Chaque dossier peut contenir jusqu’à 5000 fichiers.

• Les sous-dossiers sont traités comme des dossiers distincts.

• Téléchargement d’un seul fichier : la taille maximale d’un fichier est de 150 Mo par fichier.

• Téléchargement de plusieurs fichiers : la taille maximale combinée de tous les fichiers sélectionnés est de 160 Mo.

Ajout de restrictions de type de fichier

Vous pouvez restreindre les types de fichiers que vous et les autres membres de l’équipe pouvez télécharger. Par exemple, si vous souhaitez limiter les téléchargements à .png fichiers, procédez comme suit :

1. Accédez à () > Knowledge base portal > General > Paramètres du lecteur.

   Par défaut, l’option Autoriser tous les types de médias est sélectionnée.

2. Cliquez sur Choisir les formats de média autorisés , puis sur Ajouter.

3. Entrez les champs Type de média et Extension .

   NOTE

   • Type de média : saisissez le média que vous souhaitez restreindre. Vous devez saisir le format suivant : media type/extension. Reportez-vous aux types de formats multimédias de base pour une meilleure compréhension

   • Extension : saisissez le type d’extension. Il s’agit d’un domaine sensible à la casse. Assurez-vous d’entrer l’alphabet minuscule dans ce champ. (Par exemple, .png, .svg, .jpg)

4. Cliquez sur Ajouter un type de média pour ajouter les formats de fichiers les plus autorisés.

5. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.

Dépannage

Limite de fichiers de dossier atteinte

Erreur: Ce dossier a atteint sa limite maximale de fichiers. Veuillez télécharger vos fichiers dans un autre dossier.

Cette erreur se produit lorsqu’un dossier dépasse la limite de 5000 fichiers dans Document360 Drive. Cela comprend :

• Fichiers téléchargés directement dans un dossier.

• Les images copiées et collées dans l’éditeur d’articles, qui sont automatiquement enregistrées dans le dossier par défaut par Set default folder.

• Images provenant de fichiers Docx importés, qui sont stockées dans le dossier par défaut du lecteur.

Étapes à résoudre :

• Téléchargez les nouveaux fichiers dans un autre dossier ou modifiez le dossier par défaut sur le lecteur.

• Supprimez les fichiers inutilisés du dossier actuel pour libérer de l’espace.

• Si le problème persiste, videz le cache du navigateur et réessayez.

Résolution des erreurs « Type de fichier non autorisé » ou « Type de fichier non valide » lors du téléchargement de fichiers

Erreur : « Type de fichier non autorisé » ou « Type de fichier non valide »

Les erreurs « Type de fichier non autorisé » et « Type de fichier non valide » se produisent lors du téléchargement d’un fichier limité par les paramètres de type de fichier du système. Cela peut se produire si des formats de fichiers spécifiques sont bloqués ou si des caractères spéciaux sont présents dans le nom du fichier.

Étapes à résoudre :

Pour vérifier et ajuster les formats de fichiers autorisés, procédez comme suit :

1. Accédez à () > Knowledge base portal > General > Paramètres Drive dans le portail de la base de connaissances.

   Par défaut, l’option Autoriser tous les formats de médias est sélectionnée.

2. Si cette option est activée, essayez de télécharger à nouveau vos fichiers ou images.

3. Si des formats de fichier spécifiques sont sélectionnés pour être restreints, vous devez supprimer ces restrictions pour télécharger les fichiers souhaités.

4. Une fois cela fait, cliquez sur Enregistrer.

NOTE

Assurez-vous que les noms de fichiers dans les fichiers téléchargés n’incluent pas les caractères +, %, # ou =.