Ajout de dossiers et de fichiers

Document360 Drive vous permet de créer et de gérer des dossiers et des sous-dossiers, en veillant à ce que la structure de vos fichiers reflète les catégories de votre base de connaissances pour une meilleure navigation et une meilleure accessibilité. Cet article vous guidera à travers les étapes à suivre pour ajouter de nouveaux dossiers, sous-dossiers et fichiers, ce qui rendra votre gestion de documents plus organisée et intuitive.

Ajout d’un nouveau dossier

Voici les méthodes pour créer un nouveau dossier dans votre Drive.

Utilisation du bouton 'Nouveau dossier'

1. Accédez à Drive () dans le menu de gauche du portail de la base de connaissances.

   Les Folderet Subfolderexistants seront affichés dans un style d’arborescence dans le volet de navigation de gauche.

2. Cliquez sur l’option Nouveau dossier en haut à gauche.

   

   Une fenêtre contextuelle Nouveau dossier apparaît.

3. Entrez le nom du dossier.

4. L’emplacement du dossier est « Niveau racine » par défaut.

   À l’aide de la liste déroulante Emplacement du dossier, vous pouvez ajouter un nouveau dossier de niveau racine à partir de n’importe quel endroit du Drive.

5. Cliquez sur Créer.

   

CONSEIL DE PRO

Lorsque vous créez des dossiers pour vos Filede base de connaissances, la navigation et la gestion sont plus faciles si les dossiers sont synchronisés avec les Category et les Subcategory de votre base de connaissances.

Utilisation de l’option '+'

Utilisez le volet de navigation gauche du Gestionnaire de dossiers pour ajouter un dossier de niveau racine. Ce processus est similaire à l’ajout d’une catégorie à l’aide du « Gestionnaire de catégories » dans la section Documentation.

1. Accédez à Drive () dans le menu de gauche du portail de la base de connaissances.

   Les Folderet Subfolderexistants seront affichés dans un style d’arborescence dans le volet de navigation de gauche.

2. Dans la barre de navigation de gauche, passez le pointeur de la souris sur l’espace entre les dossiers jusqu’à ce que l’icône + apparaisse.

   

3. Cliquez sur l’icône + et une fenêtre contextuelle Nouveau dossier apparaîtra.

4. Entrez le nom du dossier souhaité.

5. L’emplacement par défaut est « Niveau racine ». Vous pouvez ajouter un nouveau dossier racine à partir de n’importe quel endroit du Drive à l’aide de la liste déroulante Emplacement du dossier et en cliquant sur l’option Réinitialiser .

6. Cliquez sur Créer.

Ajout de sous-dossiers

Vous pouvez ajouter des sous-dossiers une fois que vous avez plus d’un dossier de niveau racine.

Utilisation de l’option 'Plus (•••)'

1. Accédez à Drive () dans le menu de gauche du portail de la base de connaissances.

   Les Folderet Subfolderexistants seront affichés dans un style d’arborescence dans le volet de navigation de gauche.

2. Cliquez sur le bouton Plus d’options (•••) à côté du dossier, sélectionnez Ajouter un dossier.

   

   La fenêtre contextuelle Nouveau dossier s’affiche.

3. Entrez le nom du dossier.

4. Par défaut, l’emplacement du dossier est le dossier sur lequel vous cliquez sur l’option Plus (•••).

   Vous pouvez ajouter un sous-dossier n’importe où dans le Drive à l’aide de la liste déroulante de l’emplacement.

5. Cliquez sur Créer.

Utilisation de l’option '+'

1. Accédez à Drive () dans le menu de gauche du portail de la base de connaissances.

   Les Folderet Subfolderexistants seront affichés dans un style d’arborescence dans le volet de navigation de gauche.

2. Dans la barre de navigation de gauche, passez le pointeur de la souris sur l’espace entre les dossiers jusqu’à ce que l’icône « + » apparaisse.

3. Cliquez sur l’icône « + ».

   Une fenêtre contextuelle Nouveau dossier apparaîtra.

4. Entrez le nom du dossier souhaité.

   L’emplacement par défaut est le dossier dans lequel vous avez cliqué sur l’icône « + ».

   À l’aide de la liste déroulante de l’emplacement, vous pouvez ajouter un sous-dossier à partir de n’importe quel endroit du Drive.

5. Cliquez sur Créer.

NOTE

Assurez-vous que le dossier de niveau racine est développé (la flèche sur le côté gauche du dossier pointe vers le bas) ; Si ce n’est pas le cas, un nouveau dossier sera créé au même niveau.

PRUDENCE

La suppression d’un dossier racine dans le Drive entraîne également la suppression de ses sous-dossiers et fichiers. Cela peut entraîner des images et des liens de fichiers cassés dans les articles faisant référence à un fichier supprimé.

Ajout de fichiers

Utilisation du glisser-déposer dans les dossiers vides

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs fichiers à des dossiers ou sous-dossiers à l’aide de la fonction glisser-déposer. Si votre dossier est vide, vous pouvez utiliser la zone de glisser-déposer au centre ou cliquer sur le bouton Télécharger .

1. Faites glisser un ou plusieurs fichiers à partir du stockage local de votre appareil et déposez-les dans la zone désignée.

   Vous pouvez également cliquer sur le bouton Télécharger depuis mon appareil et utiliser l’explorateur de fichiers pour sélectionner vos fichiers.

   NOTE

   • Les noms de fichiers ne doivent pas contenir les caractères +, %, # ou =.

   • Vous pouvez consulter la liste des formats de fichiers acceptés en bas à gauche. Pour en savoir plus sur les formats acceptables, consultez How can I add file type restrictions?

   

2. Spécifiez l’emplacement du dossier dans lequel vous stockerez les fichiers.

   Le dossier sélectionné dans le gestionnaire de dossiers est défini comme emplacement par défaut pour le téléchargement de fichiers.

3. Une fois la sélection des images terminée, dans le champ Balises , vous pouvez sélectionner des balises préexistantes ou choisir de créer des balises, qui seront enregistrées dans la liste disponible de balises.

4. Si une seule image est téléchargée, définissez le texte alternatif et, si plusieurs images sont téléchargées, définissez le texte alternatif commun pour l’ensemble d’images sélectionnées pour le téléchargement.

   

5. Cliquez sur Télécharger pour confirmer.

NOTE

Lorsque vous téléchargez plusieurs images, vous pouvez ajouter à la fois des balises et du texte alternatif. Toutefois, si vous téléchargez une combinaison d’images et d’autres formats de fichiers, ou si vous téléchargez uniquement des formats de fichiers autres que des images, vous ne pouvez ajouter que des balises. Les champs Balises et Texte alternatif sont des champs facultatifs.

Utilisation de l’option 'Plus (•••)'

Pour ajouter des fichiers à un sous-dossier, utilisez le volet de navigation de gauche :

1. Cliquez sur l’option Plus (•••) en regard du dossier.

2. Sélectionnez l’option Ajouter des fichiers .

3. Utilisez l’explorateur de fichiers pour sélectionner vos fichiers.

4. Ajoutez des balises et du texte alternatif commun si nécessaire.

5. Cliquez sur Télécharger.

Limites de fichiers et restrictions de type

Limite de fichiers dans un seul dossier

• Chaque dossier peut contenir jusqu’à 5000 fichiers.

• Les sous-dossiers sont traités comme des dossiers distincts.

Limite de taille de fichier pour le téléchargement

• Téléchargement d’un seul fichier : la taille maximale d’un fichier est de 150 Mo par fichier.

• Téléchargement de plusieurs fichiers : la taille maximale combinée de tous les fichiers sélectionnés est de 160 Mo.

Comment puis-je ajouter des restrictions de type de fichier ?

Vous pouvez restreindre les types de fichiers que vous et les autres membres de l’équipe pouvez télécharger. Par exemple, si vous souhaitez limiter les téléchargements à .png fichiers, procédez comme suit :

1. Accédez à Paramètres () > Portail de la base de connaissances > Paramètres généraux > Drive.

   Par défaut, l’option Autoriser tous les types de médias est sélectionnée.

   

2. Cliquez sur Choisir les formats de média autorisés , puis sur Ajouter.

3. Entrez les champs Type de média et Extension .

   

   NOTE

   • Type de média : saisissez le média que vous souhaitez restreindre. Vous devez saisir le format suivant : media type/extension. Reportez-vous aux types de formats multimédias de base pour une meilleure compréhension

   • Extension : saisissez le type d’extension. Il s’agit d’un domaine sensible à la casse. Assurez-vous d’entrer l’alphabet minuscule dans ce champ. (Par exemple, .png, .svg, .jpg)

4. Cliquez sur Ajouter un type de média pour ajouter les formats de fichiers les plus autorisés.

5. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.

Foire aux questions