Ajout de dossiers et de fichiers

Document360 Drive vous permet de créer et de gérer des dossiers et sous-dosiers, garantissant que la structure de vos fichiers correspond aux catégories de votre base de connaissances pour une meilleure navigation et accessibilité. Cet article vous guidera à travers les étapes pour gérer les dossiers système, ajouter de nouveaux dossiers et sous-dossiers, et organiser les fichiers, rendant ainsi votre gestion documentaire plus organisée et intuitive.

Dossiers système

Chaque projet Document360 inclut des dossiers System, qui sont des dossiers intégrés par défaut. Ces dossiers sont essentiels à la fonctionnalité principale de votre projet et ne peuvent pas être supprimés, déplacés, réorganisés ou renommés. Cependant, les utilisateurs peuvent effectuer certaines actions au sein de ces dossiers, notamment ajouter des fichiers ou définir un dossier par défaut.

Lorsque vous allez sur la page Drive , vous verrez un arbre de catégories dans le volet de navigation de gauche listant tous vos fichiers et dossiers. Les dossiers système sont facilement identifiables grâce à l' icône de bouclier à côté de leur nom.

NOTE

Bien que les fichiers dans les dossiers système puissent être supprimés (même si ce n'est pas recommandé), les dossiers eux-mêmes comportent plusieurs restrictions.

Par exemple, Images est un dossier système qui contient des sous-dossiers tels que le générateur de page d'accueil, Paramètres, Documentation et Glossaire.

Actions des dossiers

Certaines actions de dossier sont restreintes uniquement dans les dossiers Système. Les actions restreintes sont listées ci-dessous :

Ajouter un nouveau dossier

Voici les méthodes pour créer un nouveau dossier dans votre Drive.

Méthode 1 : Utilisation de l'option « Nouveau dossier »
Méthode 2 : Utilisation de l'option '+'

ASTUCE PRO

Lorsque vous créez des dossiers pour vos fichiers de base de connaissances, il est plus facile de naviguer et de maintenir si les dossiers sont synchronisés avec la Category et la Subcategory de votre base de connaissances.

Ajout de sous-dossiers

Vous pouvez ajouter des sous-dossiers une fois que vous avez plus d'un dossier au niveau root.

Méthode 1 : Utilisation de l'option « Plus »
Méthode 2 : Utilisation de l'option '+'

NOTE

Assurez-vous que le dossier au niveau racine est étendu (la flèche à gauche du dossier pointe vers le bas) ; sinon, un nouveau dossier sera créé au même niveau.

ATTENTION

Supprimer un dossier racine dans le Drive supprime également ses sous-dossiers et fichiers. Cela peut entraîner des images et des liens de fichiers cassés dans les articles faisant référence à n'importe quel fichier supprimé.

Ajout de fichiers

Vous pouvez ajouter des fichiers dans des dossiers sur Drive en utilisant deux méthodes :

Méthode 1 : Utilisation du glisser-déposer dans les dossiers Vides
Méthode 2 : Utilisation de l'option « Plus »

NOTE

• Les noms de fichiers ne doivent pas contenir les caractères +, % ou =.

• Vous pouvez consulter la liste des formats de fichiers acceptables en bas à gauche. Pour en savoir plus sur les formats acceptables, lisez Comment puis-je ajouter des restrictions sur les types de fichiers ?

• Lors du téléchargement de plusieurs images, vous pouvez ajouter à la fois des tags et du texte alternatif. Cependant, si vous téléchargez une combinaison d'images et d'autres formats de fichiers, ou si vous ne téléchargez que des formats de fichiers autres que des images, vous ne pouvez ajouter que des tags. Les balises et les champs de texte alternatif sont tous deux des champs optionnels.

Limites de fichiers et restrictions de type de fichier

Les limites de fichiers et les restrictions de type de fichier sont les suivantes :

• Chaque dossier peut contenir jusqu'à 5000 fichiers.

• Les sous-dossiers sont traités comme des dossiers séparés.

• Téléchargement d'un seul fichier : La taille maximale du fichier est de 150 Mo par fichier (en unités décimales — 1 Mo = 1 000 000 d'octets).

• Téléchargement de fichiers multiples : La taille maximale combinée de tous les fichiers sélectionnés est de 160 Mo.

  NOTE

La limite de taille de fichier de 150 Mo est mesurée à l'aide d'unités décimales (SI), où 1 Mo (mégaoctet) = 1 000 000 octets. En unités binaires (1 Mo (Mébioctet) = 1 048 576 octets = 2^{octets de 20} octets), cela correspond à environ 143,05 Mio. Certains systèmes affichent les tailles des fichiers en unités binaires, donc la taille affichée peut légèrement varier de ce calcul de Document360.

Ajout de restrictions sur les types de fichiers

Vous pouvez restreindre les types de fichiers que vous et d'autres membres de l'équipe pouvez télécharger. Par exemple, si vous souhaitez restreindre les téléchargements à .png seuls fichiers, suivez ces étapes :

1. Naviguer dans () > Knowledge base portal > General

2. Faites défiler vers le bas jusqu' aux paramètres du Drive.

   Par défaut, l'option Autoriser tous les types de médias est sélectionnée.

3. Cliquez sur Choisir les formats de médias autorisés et cliquez sur Ajouter.

4. Voici les champs de type média et d'extension .

   NOTE

   • Type de média - Tapez le média que vous souhaitez restreindre. Vous devez entrer le format suivant : media type/extension. Consultez les types de formats médias de base pour mieux comprendre

   • Extension - Tapez le type d'extension. C'est un domaine sensible aux casse-têtes. Assurez-vous d'entrer l'alphabet minuscule dans ce champ. (Par exemple, .png, .svg, .jpg)

5. Ensuite, cliquez sur '+' pour ajouter le format de fichier créé.

6. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.

Dépannage

Limite de fichiers de dossier atteinte

Erreur : Ce dossier a atteint sa limite maximale de fichiers. Veuillez télécharger votre ou vos fichiers dans un autre dossier.

Cette erreur survient lorsqu'un dossier dépasse la limite de 5000 fichiers dans Document360 Drive. Cela inclut :

• Les fichiers sont téléchargés directement dans un dossier.

• Les images sont copiées-collées dans l'éditeur d'articles et automatiquement sauvegardées dans le dossier par défaut par le dossier Définir par défaut.

• Les images issues de fichiers Docx importés sont stockées dans le dossier par défaut du disque.

Étapes à résoudre :

• Téléverser de nouveaux fichiers dans un autre dossier ou changer le dossier par défaut sur le disque.

• Supprimez les fichiers inutilisés du dossier actuel pour libérer de l'espace.

• Si le problème persiste, videz le cache du navigateur et réessayez.

Résolution des erreurs « Type de fichier non autorisé » ou « Type de fichier invalide » lors du téléchargement de fichiers

Erreur : « Type de fichier non autorisé » ou « Type de fichier invalide »

Les erreurs « Type de fichier non autorisé » et « Type de fichier invalide » surviennent lors du téléchargement d'un fichier restreint par les paramètres de type de fichier du système. Cela peut se produire si certains formats de fichiers sont bloqués ou si des caractères spéciaux sont présents dans le nom du fichier.

Étapes à résoudre :

Pour vérifier et ajuster les formats de fichiers autorisés, suivez ces étapes :

1. Naviguez dans () dans la barre de navigation de gauche du Knowledge base portal.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, accédez au Knowledge base portal > réglages General > Drive.

   Par défaut, la fonction Autoriser tous les formats médias est sélectionnée.

3. Si cette option est activée, essayez de re-téléverser vos fichiers ou images.

4. Si des formats de fichiers spécifiques sont sélectionnés pour restreindre, vous devez supprimer ces restrictions pour télécharger les fichiers souhaités.

5. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.

NOTE

Assurez-vous que les noms de fichiers dans les fichiers téléchargés n'incluent pas les caractères +, %, # ou =. »