Intégration d’Asana avec Document360 en utilisant Make

Asana est une plateforme polyvalente pour organiser, suivre et gérer le travail entre équipes. Les équipes de documentation qui utilisent Asana pour coordonner les tâches d’écriture avec les contributeurs et les agences externes peuvent l’intégrer à Document360 via Make — de sorte que lorsque des tâches sont créées ou mises à jour dans un projet Asana, Make crée automatiquement un article correspondant dans Document360. Cela supprime l’étape manuelle de transfert de contenu entre plateformes et maintient votre base de connaissances en phase avec l’activité de votre projet.

Quand utiliser cette intégration

• Votre équipe de documentation suit les devoirs d’écriture dans Asana et souhaite que de nouvelles tâches génèrent automatiquement des brouillons d’articles dans Document360, offrant ainsi aux rédacteurs un article pré-créé sur lequel travailler.
• Vous collaborez avec des contributeurs externes via Asana et souhaitez que le contenu des tâches terminées s’intègre à Document360 sans transfert manuel.
• Vous voulez une automatisation planifiée et récurrente qui vérifie la présence de nouvelles tâches Asana ou mises à jour à un intervalle fixe et crée des articles dans Document360 au fur et à mesure qu’ils apparaissent.

Avant que tu commences

• Vous devez avoir un compte Make actif.
• Vous devez avoir un compte Asana avec accès à l’espace de travail et au projet que vous souhaitez surveiller.
• Vous devez avoir votre jeton API Document360 prêt. Pour en générer un, allez dans Connexions > Extensions, localisez la tuile Créer et cliquez sur Connecter pour copier le jeton.

Comment mettre en place le scénario

Étape 1 — Connectez-vous et créez un nouveau scénario

1. Connectez-vous à votre compte Créer. Le tableau de bord Make apparaît.

2. Cliquez sur Créer un nouveau scénario en haut à droite.
3. Cliquez sur l’icône ajouter (+) — une liste des applications disponibles apparaît.
4. Dans le champ de recherche, tapez Asana.
5. Sélectionnez Asana et choisissez la tâche que vous souhaitez utiliser comme déclencheur. Par exemple, sélectionnez Tâches de regarder ou sous-tâches pour obtenir des mises à jour sur les nouvelles tâches.
6. Cliquez sur Créer une connexion et entrez un nom de connexion.
7. Cliquez sur Enregistrer.
8. Cliquez sur Permettre pour permettre à Asana d’accéder à votre compte.
9. Cliquez sur OK.

Étape 2 — Configurez le module Asana

Connectez votre compte Asana et configurez les paramètres de déclenchement dans le module Asana.

1. Dans le champ Connexion , sélectionnez votre connexion Asana. Si vous avez déjà connecté Asana à Créer, sélectionnez-le dans le menu déroulant.
2. Cliquez sur le menu déroulant Filtrer et sélectionnez Projet.
3. Cliquez sur le menu déroulant Espace de travail et sélectionnez l’espace de travail souhaité.
4. Cliquez sur le menu déroulant ID du projet et sélectionnez le projet que vous souhaitez surveiller.
5. Dans le champ Terminé Depuis, saisissez une date dans MM/DD/YYYY HH:MM le format pour ne retourner que les tâches incomplètes ou terminées depuis cette date.
6. Dans le champ Modifié Depuis, saisissez une date dans MM/DD/YYYY HH:MM le format pour ne retourner que les tâches modifiées depuis cette date.
7. Dans le champ Limite , entrez le nombre maximal de tâches que Make rendra par cycle d’exécution.
8. Cliquez sur OK.
9. Dans la fenêtre pop-up Choisir où commencer , sélectionnez la date et l’heure à partir desquelles vous souhaitez commencer à surveiller les nouvelles tâches.
10. Cliquez sur OK.

Votre compte Asana est désormais connecté à Make.

Étape 3 — Connecter Document360 comme action

Une fois Asana connecté, ajoutez Document360 comme module suivant dans le scénario.

1. Sur la page de l’éditeur de scénarios, cliquez sur l’option Ajouter un autre module (+).
2. Dans le champ de recherche, saisissez Document360.
3. Sélectionnez Document360 et sélectionnez l’action que vous souhaitez effectuer. Par exemple, sélectionnez Créer un article pour créer un brouillon d’article.
4. Dans le panneau Document360, sélectionnez une connexion existante. Pour créer une nouvelle connexion :
   • Cliquez sur Créer une connexion et entrez un nom de connexion.
   • Saisissez votre jeton API Document360 et cliquez sur Enregistrer.

Pour générer le jeton API à partir de Document360 :

5. Naviguez dans Connexions > Extensions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
6. Sur la tuile Créer extension, cliquez sur Connecter.

7. Cliquez sur l’icône Copier pour copier le jeton.

8. Retourne dans le panneau Make et colle le jeton API dans le champ.
9. Dans le champ Titre de l’article , sélectionnez les paramètres Asana que vous souhaitez utiliser comme titre de l’article. Par exemple, sélectionnez le paramètre Nom de la tâche .
10. Dans le champ Contenu de l’article , sélectionnez les paramètres que vous souhaitez comme contenu de l’article. Par exemple, sélectionnez Nom du Assigné, Type de Ressource et Échéance Sur .
11. Dans le menu déroulant ID de catégorie de projet , sélectionnez la catégorie où le nouvel article doit être créé.
12. Cliquez sur OK.

Étape 4 — Tester le scénario

1. Cliquez sur le bouton Courir une fois en bas à gauche pour tester le scénario. Les détails du test apparaissent en bas de la page.
2. Pour déclencher le test, créez une nouvelle tâche dans le projet Asana associé.
3. Une fois la tâche créée, un nouvel article est créé dans la catégorie Document360 associée. Vous pouvez vérifier cela dans le panneau des détails du test ou en naviguant directement sur votre projet Document360.

Étape 5 — Planifier le scénario

1. Activez le bouton en bas à gauche pour programmer le scénario. Par défaut, cela exécute le scénario toutes les 15 minutes.
2. Cliquez sur OK pour enregistrer.

Étape 6 — Activer le scénario

1. Cliquez sur l’icône Quitter l’édition () en haut. Le tableau de bord d’intégration apparaît.
2. Activez le bouton ON/OFF près de l’option Modifier pour activer le scénario.

Une fois activé, le scénario s’exécute automatiquement selon le planning que vous avez défini.

Meilleures pratiques

• Utilisez les champs Filtre et ID de projet pour définir le scénario sur un projet Asana spécifique plutôt que sur tout votre espace de travail. Cela empêche que des tâches non liées ne génèrent des articles indésirables dans Document360.
• Associez les champs de tâche significatifs au titre de l’article — le nom de tâche Asana est un bon défaut, mais réfléchissez à la possibilité que d’autres champs comme un champ personnalisé « Titre du document » reflètent mieux le nom que devrait donner à l’article.
• Ajustez la limite d’exécution dans le champ Limite pour correspondre au volume de tâches de votre équipe. Le régler trop bas peut faire manquer des tâches entre les sorties ; Le placer trop haut sur un projet chargé peut générer plus d’articles que prévu en un seul cycle.
• Utilisez le bouton Exécuter une fois pour vérifier que le scénario fonctionne correctement avant de l’activer selon un planning. Vérifiez que l’article test apparaît dans la bonne catégorie Document360 avec le bon titre et le bon contenu avant de le publier.