Un projet Document360 est un espace de travail autonome qui contient tout le contenu de votre base de connaissances — articles, catégories, sous-catégories, page d’accueil, utilisateurs, lecteurs, groupes (pour projets privés et mixtes), et configurations personnalisées. Créer un projet est la première étape pour constituer une base de connaissances dans Document360, que vous documentiez des logiciels, des procédures opérationnelles (SOP), des API ou des manuels d’utilisation.
Comment créer un projet dans Document360
Accéder au tableau de bord
- Connectez-vous au portail Document360 avec votre compte pour accéder au tableau de bord.
Si vous êtes déjà à l’intérieur d’un projet, cliquez sur le logo Document360 dans la barre de navigation supérieure pour revenir au tableau de bord. - Cliquez sur le bouton + Projet en haut à droite.
Choisissez votre cas d’usage
- Sélectionnez votre cas d’usage principal et cliquez sur Démarrer.
| Cas d’utilisation | Description |
|---|---|
| Plateforme de base de connaissances | Créez un hub centralisé où toutes les connaissances et ressources de votre équipe sont stockées. Cela aide votre équipe à trouver rapidement des réponses et améliore le self-service client. |
| Documentation logicielle/technique | Organisez et maintenez efficacement toute votre documentation logicielle ou technique — fonctionnalités produit, API, notes de version, et plus encore. |
| Documentation SOP | Créez des procédures opérationnelles standard détaillées que votre équipe pourra suivre de manière cohérente, réduisant les erreurs et facilitant l’intégration des employés. |
| Manuel d’utilisation | Développez des manuels d’utilisation complets qui guident les clients ou les membres de l’équipe à travers les fonctionnalités et l’utilisation de votre produit. |
| Documentation API | Documentez des informations détaillées sur les points d’accès de l’API, les formats de requêtes et de réponses, les méthodes d’authentification et les exemples. Sélectionner cette option vous redirige vers le flux de configuration de l’API. |
| Autres | Choisissez ceci si votre cas d’usage ne correspond pas aux catégories prédéfinies. |
Sélectionnez un modèle
- Choisissez jusqu’à deux modèles de contenu correspondant au type de documentation que vous souhaitez créer. Ces modèles sont intégrés dans votre projet lors de la création pour vous donner une longueur d’avance.
- Selon votre choix, ces modèles seront intégrés dans votre projet lors de la création. Cependant, votre sélection ne vous empêche pas d’utiliser d’autres fonctionnalités ou de créer différents types de contenu.
- Si vous sélectionnez la Documentation API comme cas d’usage, cette étape est sautée et vous êtes redirigé vers la configuration de l’API à la place.
Modèles de plateforme de base de connaissances
Si vous avez sélectionné la plateforme de la base de connaissances à l’étape 3, vous pouvez choisir n’importe quels deux modèles parmi la liste ci-dessous.
| Modèle | Objectif |
|---|---|
| Guides de démarrage | Aidez les nouveaux utilisateurs à comprendre rapidement et à commencer à utiliser votre produit avec des instructions claires et étape par étape. |
| Guides pratiques | Fournissez des instructions détaillées pour des tâches spécifiques, permettant aux utilisateurs d’exploiter pleinement les fonctionnalités de votre produit. |
| FAQ | Répondez aux questions courantes à n’importe quelle étape du parcours utilisateur, réduisant ainsi les questions de support. |
| Politique et procédures | Décrivez les protocoles organisationnels essentiels pour aider les utilisateurs à comprendre et à respecter les directives de l’entreprise. |
Modèles de documentation logicielle/technique
Si vous avez sélectionné Documentation Logicielle/Technique à l’étape 3, vous pouvez choisir n’importe quels deux modèles parmi la liste ci-dessous.
| Modèle | Objectif |
|---|---|
| Notes de sortie | Tenez les utilisateurs informés des mises à jour, des nouvelles fonctionnalités, des corrections de bugs et des améliorations à chaque sortie logicielle. |
| Documentation de conception logicielle (SDD) | Décrivez l’architecture et la conception logicielles, incluant des schémas et des spécifications pour les conseils de développement. |
| Documentation des exigences logicielles | Décrivez la finalité, les fonctionnalités et l’environnement du logiciel afin de garantir que le développement correspond aux objectifs du projet. |
| Documentation des exigences produits (PRD) | Définissez la finalité, la valeur et les fonctionnalités du produit pour répondre aux besoins des utilisateurs et aux objectifs commerciaux. |
| Documentation du processus | Documentez les étapes détaillées et procédures impliquées dans le développement logiciel pour standardiser les flux de travail. |
| Guide utilisateur | Donnez des instructions complètes sur l’utilisation de votre produit, couvrant toutes les fonctionnalités et fonctionnalités. |
Modèles de documentation SOP
Si vous avez sélectionné la documentation SOP à l’étape 3, vous pouvez choisir des modèles parmi la liste ci-dessous.
| Modèle | Objectif |
|---|---|
| Politiques et procédures de conformité | Assurez-vous que votre organisation respecte les exigences réglementaires en documentant les politiques qui font respecter la conformité. |
| Opération SOP | Améliorez l’efficacité et la productivité en standardisant les procédures opérationnelles dans toute votre organisation. |
Modèles du manuel utilisateur
Si vous avez sélectionné le manuel utilisateur à l’étape 3, vous pouvez choisir n’importe quels deux modèles parmi la liste ci-dessous.
| Modèle | Objectif |
|---|---|
| Manuel d’installation | Fournit toutes les informations nécessaires sur la configuration, y compris la vue d’ensemble du produit, les spécifications et les instructions d’assemblage. |
| Manuel d’instructions | Propose des instructions d’assemblage et d’utilisation étape par étape avec des schémas et des avertissements de sécurité. |
| Manuel de maintenance | Fournit des instructions détaillées pour l’entretien régulier, le dépannage et les procédures de réparation. |
| Manuel d’entraînement | Fournit des conseils complets sur l’installation, le fonctionnement, le dépannage et la formation des utilisateurs. |
| Manuel des opérations | Fournit des instructions détaillées pour la maintenance quotidienne et le dépannage afin d’assurer une gestion efficace de la plateforme. |
Personnalisez votre base de connaissances
- Saisissez l’URL du site web de votre entreprise. Document360 analyse votre site et utilise l’IA pour générer du contenu pertinent, des éléments de branding et un cadre de documentation structuré.
Si vous souhaitez sauter cette étape, le domaine est par défaut celui lié à votre e-mail d’inscription.
Définir des lignes directrices de marque
- Vérifiez le nom du projet automatiquement rempli, la langue par défaut, le logo de marque et les couleurs de marque extraits de l’URL de votre site web. Modifiez tous les champs si besoin.
Les paramètres de langue de votre navigateur déterminent la langue par défaut. L’anglais est sélectionné par défaut si la langue de votre navigateur n’est pas prise en charge. - Prévisualisez votre site de base de connaissances dans le panneau droit.
- Si vous choisissez l’espagnol ou le portugais brésilien comme langue par défaut, la langue du portail est définie sur l’espagnol ou le portugais brésilien. Sinon, l’anglais est la langue par défaut du portail.
- Le logo de la marque et les couleurs primaires/secondaires sont extraits de votre site web. Si vous choisissez de passer cette étape, le nom du projet est dérivé de votre adresse e-mail d’inscription et le logo et les couleurs par défaut de Document360 sont appliqués.
Définir la confidentialité des documents
- Choisissez le paramètre de confidentialité de votre site de base de connaissances :
| Mode confidentialité | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Privé | Restreignez l’accès afin que seuls les utilisateurs enregistrés puissent voir et interagir avec le contenu, en le maintenant sécurisé et interne. |
| Public | Rendez la base de connaissances accessible à tous, y compris aux utilisateurs externes, sans besoin de connexion. |
| Mixte | Combinez l’accès privé et public — certaines sections sont visibles au public tandis que d’autres sont réservées aux utilisateurs enregistrés. |
- Cliquez sur Suivant pour continuer.
- Vous pouvez mettre à jour les paramètres de confidentialité à tout moment après la création du projet depuis Paramètres > Utilisateurs & permissions > Accès au lecteur. Pour plus d’informations, voir Accès au site.
- Au-delà de la confidentialité au niveau du site, Document360 vous permet aussi de contrôler l’accès au niveau utilisateur. Vous pouvez attribuer des rôles et des autorisations aux membres de l’équipe, en limitant ou en accordant l’accès à des fonctionnalités et contenus spécifiques en fonction de leurs responsabilités. Pour plus d’informations, voir Rôles et permissions.
Accédez au portail de la base de connaissances
Une fois la configuration terminée, vous êtes dirigé vers le portail de la base de connaissances Document360.
- Pour la plateforme de base de connaissances, la documentation logicielle, la documentation SOP ou les cas d’utilisation du manuel utilisateur : Document360 génère automatiquement des articles et des catégories pertinents en fonction du cas d’usage et du contenu du site web que vous avez sélectionné. Chaque catégorie comprend au moins 2 à 3 articles générés par l’IA, et des sous-catégories sont créées lorsque cela est nécessaire. Si la langue choisie est prise en charge par Eddy AI, la documentation est générée dans cette langue ; sinon, il est par défaut en anglais. Si aucun contenu pertinent n’est trouvé à l’URL fournie, des articles préchargés basés sur votre cas d’usage et des modèles sont affichés.
- Les articles générés par Eddy AI sont d’abord publiés puis automatiquement mis en mode brouillon. Vous pouvez les consulter et les mettre à jour si besoin.
- Une fois votre projet créé, vous pouvez personnaliser son apparence et sa structure depuis les Paramètres — incluant la page d’accueil, les thèmes, le branding et la hiérarchie des catégories.
- Pour le cas d’utilisation de la documentation API : Vous êtes redirigé vers l’espace de travail de documentation de l’API. Vous verrez la référence API pour la spécification que vous avez fournie lors de l’intégration. Si aucune spécification n’a été fournie, un exemple de référence API de la boutique animalerie est disponible.
Passage d’un projet à l’autre
Une fois que vous avez plusieurs projets, vous pouvez passer d’un à l’autre depuis le portail de la base de connaissances de deux manières.
- Utilisation du menu déroulant Projets
- Depuis le tableau de bord Projets
Changer de projet via le menu de sélection de projets
- Depuis n’importe quel module du portail de la base de connaissances, cliquez sur le menu de sélection de projet dans la barre de navigation supérieure.
- Chaque entrée de projet indique le nom du projet, le type d’accès Reader — Public, Privé ou Mixte — et une étiquette bac à sable s’il s’agit d’un projet bac à sable.
- Cliquez sur le projet que vous souhaitez ouvrir.
Changer de projet via le tableau de bord des projets
- Cliquez sur le logo Document360 dans la barre de navigation supérieure.
Sinon, cliquez sur le menu déroulant de sélection de projet dans la barre de navigation supérieure et sélectionnez Gérer les projets en bas du menu déroulant.
Vous êtes redirigé vers la page Vos projets , où tous les projets que vous possédez ou auxquels vous êtes associé sont listés.
- Cliquez sur la tuile projet vers laquelle vous souhaitez naviguer.
Vous pouvez identifier dans quel projet vous travaillez actuellement en vérifiant le nom du projet affiché dans la barre de navigation supérieure du portail de la base de connaissances.
Détails du projet
| Objet | Détails |
|---|---|
| Période d’essai du projet | Chaque nouveau projet comprend un essai gratuit de 14 jours. Un abonnement séparé est requis après la fin de l’essai. |
| Prise en charge des langues d’intégration | Le flux d’intégration prend en charge l’anglais, l’espagnol, le portugais brésilien, l’allemand et le suédois. Le portail lui-même ne prend en charge que l’anglais, l’espagnol et le portugais brésilien. |
Meilleures pratiques
- Nomme clairement ton projet avant de le créer. Le nom du projet influence l’URL et le branding par défaut. Le modifier après la configuration nécessite des étapes de configuration supplémentaires.
- Utilisez un projet bac à sable pour les tests. Avant de changer de thème, de flux de travail ou d’intégrations dans un projet en direct, testez vos modifications dans un bac à sable pour ne pas perturber vos lecteurs. Voir Créer un projet bac à sable.
- Gardez un projet par base de connaissances distincte. Évitez de mélanger des documents sans rapport dans un seul projet. Des projets distincts garantissent un contrôle d’accès indépendant, un branding et des analyses indépendants.
FAQ
Document360 prend-il en charge différents langages dans le processus d’intégration ?
Oui, le flux d’intégration prend en charge l’anglais, l’espagnol, le portugais brésilien, l’allemand et le suédois. Cependant, le portail Document360 lui-même ne prend actuellement en charge que l’anglais, l’espagnol et le portugais brésilien.
Qu’est-ce qu’un projet « bac à sable », et en quoi diffère-t-il d’un projet classique ?
Un projet bac à sable est un environnement de test isolé où vous pouvez expérimenter des réglages, des designs et des flux de travail sans affecter votre base de connaissances en direct. Il apparaît avec une étiquette bac à sable dans le menu déroulant du projet. Pour plus d’informations, voir Création d’un projet bac à sable.
Comment Document360 gère-t-il le contrôle des versions des articles ?
Document360 maintient un historique complet des versions des articles appelé Révisions d’articles. Chaque modification d’un article est automatiquement sauvegardée et suivie, ce qui vous permet de revenir à n’importe quelle version précédente si nécessaire.
Comment puis-je demander l’accès à un projet auquel je ne suis pas associé ?
Contactez votre administrateur d’équipe ou le chef de projet et demandez-leur de vous ajouter. Ils peuvent vous attribuer un rôle adapté au portail et un accès au contenu depuis Paramètres > Utilisateurs et permissions.