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Qu’est-ce que Document360 ?

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Voici une vue d'ensemble et un guide de navigation pour vous aider à démarrer votre expérience Document360.

Qu'est-ce que Document360 ?

Document360 est une plateforme de gestion des connaissances qui vous permet de créer et d'organiser une base de connaissances publique, privée ou en accès mixte en libre-service.

Lorsque vous utilisez Document360, vous interagissez avec plusieurs interfaces clés :


Mes projets

Le tableau de bord du projet est la première chose que vous voyez lorsque vous vous connectez à Document360. Le tableau de bord présente tous les projets que vous possédez, les projets associés à un compte d'équipe et les projets associés à un lecteur.
Ici, chaque projet aura une balise de visibilité pour indiquer le type de projet (public, privé ou mixte).

1_Screenshot-My_projects


Portail de la base de connaissances

Le portail de la base de connaissances vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

  • Créer Category, Articles et Templates

  • Gérer les fichiers, les comptes d'équipe et les lecteurs

  • Configurer l' image de marque, le domaine, la sécurité et bien plus encore pour le site de la base de connaissances

    Document360 interface showing article management with highlighted options for creating and reviewing articles.

Voici quelques éléments que vous trouverez sur le portail de la base de connaissances :

  1. Tableau de bord

  2. Documentation

  3. Arbres de décision interactifs

  4. Documentation de l'API

  5. Gestionnaire d'évaluations

  6. Analytique

  7. Widgets

  8. Conduire

  9. Paramètres

  10. Rechercher

  11. Ouvrir le site

NOTE

Tout ce qui est créé et/ou configuré sur le Knowledge base portal aura une incidence sur ce qu'un utilisateur final ou un lecteur verra sur le Knowledge base site.

1. Tableau de bord

Cette page fournit une vue d'ensemble de l'ensemble de votre projet et sert de plaque tournante pour les contributeurs. Dans la section Vue d'ensemble , les comptes d'équipe peuvent accéder à des informations telles que les articles créés, les articles publiés, les brouillons et les statistiques de performances des articles publiés (vues, lectures, mentions J'aime et n'aime pas). Vous pouvez utiliser l'option de filtre pour sélectionner la période. Vous pouvez également afficher d'autres informations relatives au projet, notamment Récemment consulté, Comptes d'équipe, Lecteurs, Capacité du disque, Liens brisés, Aucune recherche de résultat et Date de la dernière sauvegarde .

Dashboard overview showing article metrics and project details for team collaboration.

Dans la section Ma contribution , l'utilisateur peut afficher ses contributions au projet, les mesures de performance de l'article, les affectations de flux de travail, les rappels d'évaluation, les commentaires et les liens rompus.

Dashboard overview showing article metrics and assigned tasks for content management.


2. Documentation

La page Documentation est l'endroit où vous allez créer et gérer la structure de dossiers de l'arborescence des catégories qui gardera vos articles organisés. Démarrez une base de connaissances en créant un, puis remplissez-les avec Subcategory et Category Articles.

Faites glisser et déposez des catégories et des articles pour les réorganiser, les masquer, les renommer et les supprimer à l'aide du menu Plus d'options () qui s'affiche lorsque vous passez votre souris sur n'importe quel élément du .

Overview of article management with highlighted sections for creating and reviewing content.

un. Tous les articles

La section Tous les articles vous permet d'effectuer des opérations en masse (publication, masquage, déplacement, suppression, etc.) sur plusieurs articles à la fois, ce qui vous fait gagner du temps par rapport à l'exécution de ces actions individuellement sur chaque article.

Document360 interface showing article management options and selected articles for publishing.

b. Affectations de flux de travail

La section Affectations de flux de travail vous donne une idée de ce sur quoi l'équipe travaille actuellement et des articles récemment publiés.

Workflow assignments interface showing article statuses and categories for content management.

Tous les articles qui vous sont attribués apparaîtront sur cette page. Vous pouvez filtrer les articles en fonction des statuts de flux de travail suivants : Brouillon, En révision ou Publié. Si vous n'avez pas respecté la date limite d'examen d'un article, celui-ci apparaîtra dans la catégorie En retard .

c. Étoilé

La section Favoris contient les articles que vous avez marqués comme favoris. Cela permet d'accéder rapidement aux articles importants.

User interface showing starred articles and categories in a content management system.

d. Corbeille

La section Corbeille comprend une liste des articles et des catégories supprimés au cours des 30 derniers jours. Vous pouvez restaurer les catégories et les articles supprimés dans la période disponible.

The recycle bin is empty, indicating no items are currently stored.

e. Constructeur de site

Vous pouvez personnaliser l'apparence de votre site de base de connaissances à partir de la section Créateur de site .

The interface shows site builder options and article statuses for content management.

Vous pouvez choisir le logo et l'icône de votre choix pour votre site de base de connaissances. À partir de cette section, vous pouvez également personnaliser les couleurs de la marque, la police et le style du site.

f. Outils de contenu

Les outils de contenu, comme leur nom l'indique, contiennent tous les outils nécessaires à la gestion du contenu de votre article et de votre projet.

Overview of content tools and article statuses in the Document360 interface.

Vous pouvez gérer les fonctionnalités suivantes à partir de ce menu.

  • Réutilisation du contenu : gérez toutes les variables, les extraits, les modèles et le glossaire.

  • Importation et exportation - Gérez toutes vos activités d'importation et d'exportation de projets à partir de cette section. Dans cette section, vous pouvez exporter votre contenu au format PDF ou migrer le contenu d'autres outils de gestion des connaissances.

  • Éléments essentiels du contenu - Gérez la recherche et le remplacement au niveau du projet, examinez les rappels, les balises et les descriptions SEO à partir du menu.

  • Gestionnaire de commentaires - Affichez et répondez aux articles sans commentaires de recherche à partir d'un module unifié.

  • Concepteur de flux de travail - Créez vos statuts et séquences de flux de travail à partir de cette section.

g. Catégories et articles (Gestionnaire de catégories)

La rédaction et la publication d'articles dans Document360 sont simples : choisissez votre catégorie, créez un article (titre et slug), ajoutez SEO des détails et publiez-le dans votre base de connaissances.

Lorsque vous mettez à jour ou modifiez un article (Fork), Document360 en crée un nouveau Article revision sans affecter l'espace de travail en direct/public.

Overview of article categories and statuses in the Document360 workspace interface.

Vous pouvez apporter les modifications nécessaires et republier lorsque vous êtes prêt. Vous pouvez identifier les articles mis à jour dans le site de la base de connaissances à l'aide des indicateurs d'état des articles (point jaune). Document360 gère tous les espaces de travail pour vérifier les différences entre eux.


3. Arbres de décision interactifs

Les arbres de décision interactifs vous permettent de guider les lecteurs à travers des décisions étape par étape ou des processus de dépannage à l'aide d'une logique visuelle à embranchements. Chaque étape peut inclure du texte, des images, des vidéos et des entrées interactives pour simplifier les flux de travail complexes.

Document360 interface showing troubleshooting section with drive issues listed.

Vous pouvez utiliser ce module pour créer des procédures pas à pas structurées pour l'intégration, le dépannage, les tutoriels ou les processus internes. Une fois publiés, les arbres de décision apparaissent sous forme d'articles interactifs sur votre site de base de connaissances et fonctionnent de manière transparente sur toutes les tailles d'écran.

Pour accéder à ce module, cliquez sur Arbre de décision interactif dans le panneau de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.


4. Documentation de l'API

La fonctionnalité de documentation de l'API dans Document360 fournit une solution complète pour la création et la gestion des références d'API. Cette fonctionnalité vous permet de créer une documentation d'API de haute qualité qui aide les utilisateurs à comprendre et à utiliser efficacement vos API.

Document360 interface showing categories and articles for API documentation management.

Ce module API inclut la fonctionnalité Essayez-le ! , qui permet aux utilisateurs de tester les points de terminaison de l'API dans le site de la base de connaissances. Vous pouvez créer des versions dédiées de la documentation de votre API. Cette fonctionnalité fournit une interface intuitive pour le téléchargement de références d'API sous forme d'URL ou de fichiers JSON/YAML. Après avoir téléchargé la définition OpenAPI, les articles interactifs sur les points de terminaison de l'API sont créés dans le portail de la base de connaissances. Désormais, les utilisateurs finaux peuvent accéder à l'option Essayer ! avec les points de terminaison, les paramètres et les réponses disponibles dans la documentation de l'API sur le site de la base de connaissances.


5. Gestionnaire de commentaires

Le gestionnaire de commentaires vous permet de suivre et de répondre aux commentaires des utilisateurs recueillis à partir des articles et des requêtes de recherche Eddy AI.

Il comprend :

  • Commentaires sur les articles : affiche les mentions J'aime, les aversions et les commentaires des utilisateurs sur des articles ou des catégories spécifiques. Utilisez-le pour améliorer la qualité et la clarté de votre documentation.

  • Commentaires d'Eddy AI : Capture les commentaires lorsque les utilisateurs interagissent avec Eddy AI, qu'ils aient trouvé les résultats utiles ou qu'ils n'aient reçu aucun résultat. Utilisez-le pour identifier les lacunes de contenu ou affiner la pertinence de la recherche.

Document360 interface showing article management and content creation options for users.

Vous pouvez attribuer des commentaires aux membres de l'équipe, mettre à jour les statuts, afficher les discussions internes et exporter les données des commentaires à des fins d'analyse. Pour ouvrir le Gestionnaire d'évaluations, sélectionnez Gestionnaire d'évaluations dans le panneau de navigation de gauche.


6. Analytique

Document360 comprend un menu Analytics avec des outils pour vous aider à comprendre l'engagement de l'utilisateur final avec votre base de connaissances.

Dashboard displaying article statistics, including views, reads, and performance graph.

Voici la liste des métriques et des modules que vous pouvez suivre avec l'outil Analytics :

  • Articles de presse

  • Eddy AI

  • Rechercher

  • Comptes d'équipe

  • Rétroaction

  • Statut des liens

  • Page introuvable

  • Déflecteur de billets


7. Widget

Le widget Base de connaissances (anciennement appelé Assistant de base de connaissances ou Assistant in-app) aide les lecteurs à trouver leurs réponses sans quitter votre site ou votre application.

Document360 interface showing the Knowledge base widget and options for adding widgets.

Vous pouvez mettre à jour les paramètres suivants du widget Base de connaissances à partir de ce menu.

  • Installation et configuration

  • Custom CSS

  • JavaScript personnalisé

  • Mappage d'URL


8. Conduire

Stockage centralisé et basé sur le cloud pour les projets Document360 qui stocke et permet aux membres de l'équipe de gérer tous les artefacts (fichiers) de la base de connaissances. Si vous avez déjà utilisé d'autres poids lourds, tels que Google Drive ou OneDrive, il devrait être relativement facile de s'habituer aux fonctions de Document360 Drive. Vous pouvez accéder à votre Drive en cliquant sur l'icône Drive dans le menu de gauche.

Document360 interface showing file organization and recent updates in My Drive section.


9. Paramètres

Vous pouvez définir et configurer tous les aspects du projet et de la base de connaissances dans les paramètres du projet , tels que l'invitation de membres de l'équipe, la modification des paramètres de notification, la configuration des domaines, la configuration des redirections d'articles, etc.

Settings menu for Document360 project management with highlighted options and features.

Les différentes fonctionnalités sont répertoriées sous les classifications suivantes dans le menu Paramètres :

  • Portail de la base de connaissances

  • Site de la base de connaissances

  • Utilisateurs et sécurité

  • Fonctionnalités de l'IA


10. Recherche

Un espace dédié à la recherche de l'ensemble du contenu du projet est désormais disponible sur le portail de la base de connaissances. Effectuez une recherche combinée dans tous les espaces de travail et toutes les langues simultanément. La barre de recherche est disponible en haut de tous les modules et pages du portail de la base de connaissances.

Overview of articles in the Getting Started section with their statuses and tags.

Le moteur de recherche fonctionne de la même manière que les autres fonctionnalités de recherche du portail. Saisissez le mot-clé et affinez les résultats à l'aide de filtres tels que l'espace de travail, la langue, la visibilité, les balises et la plage de dates. Vous pouvez prévisualiser la page de l'article/de la catégorie, puis prévisualiser l'article ou accéder à l'article dans le .Editor

Document360 platform features highlighted, showcasing content migration and management tools.

Comme la recherche est effectuée universellement dans le projet, elle couvre les fichiers. Les utilisateurs peuvent basculer entre la recherche d'articles et la recherche Drive à l'aide des onglets situés sous la barre de recherche.


11. Ouvrir le site

L'action Ouvrir le site () permet d'accéder au site de la base de connaissances et de l'afficher. En cliquant sur l'icône, vous accédez au site de la base de connaissances de l'espace de travail actuellement ouvert dans votre portail de base de connaissances. Si vous êtes dans l'espace de travail de documentation de l'API, l'action Ouvrir le site vous amènera à la page d'accueil de la documentation de l'API. Si votre site de documentation API n'a pas de page d'accueil, vous serez dirigé vers la première page d'article ou de catégorie de la documentation API.


Site de la base de connaissances

Le site de la base de connaissances est le site Web auquel les utilisateurs finaux peuvent accéder pour lire des articles et trouver des réponses utiles.

Définissez les paramètres d'accès à votre base de connaissances sur public, privé ou mixte. Public signifie qu'il est accessible à tout le monde sur Internet, Privé est limité par des écrans de connexion et Mixte combine des éléments d'attributs publics et privés.

14_Screenshot-Knowledge_base_site_overview


Document360 AI - Eddy AI

Eddy AI est un assistant de rédaction IA intégré à la plateforme Document360. Eddy AI peut vous aider dans de nombreuses actions, telles que la rédaction d' articles, la génération de descriptions SEO et la recommandation de balises d'articles, de titres et d'articles connexes. Eddy AI est également disponible sur le site de la base de connaissances, ce qui permet à vos lecteurs de trouver plus rapidement des informations à l'aide de la recherche assistée et du résumé de l' article.

Eddy AI Assistant introduction with features for content creation and SEO optimization.


Autres ressources

Vous avez des commentaires ?

Nous maintenons activement un portail public de commentaires sur les produits pour recevoir les commentaires des clients et des utilisateurs. Il présente également notre feuille de route, donc si vous êtes curieux de savoir ce qui va arriver au produit, c'est le meilleur endroit où chercher !

27_Screenshot-An_overview_of_project_feedback


Besoin d'aide ?

Si vous avez besoin d'aide ou si vous avez des questions, contactez-nous ! Il suffit de cliquer sur l'avatar de votre profil pour :

21_Screenshot-My_projects_Help_module


Foire aux questions

Qu'est-ce que Document360 ?

Document360 est une plate-forme de gestion des connaissances qui vous permet de créer et d'organiser une base de connaissances publique, privée ou à accès mixte en libre-service.

Que puis-je faire dans le portail de la base de connaissances ?

Dans le portail de la base de connaissances, vous pouvez créer des catégories, des articles et des modèles, gérer des fichiers, des comptes d'équipe et des lecteurs, et configurer la marque, le domaine et la sécurité de votre site de la base de connaissances.

Quelles sont les fonctionnalités disponibles dans la section Analytics ?

La section Analytics comprend des outils permettant de suivre des indicateurs tels que les articles, l'engagement des utilisateurs, les performances de recherche, les comptes d'équipe, les commentaires et l'état des liens.

Puis-je restaurer des articles supprimés dans Document360 ?

Oui, vous pouvez restaurer les articles et les catégories qui ont été supprimés au cours des 30 derniers jours à partir de la section Corbeille.

Existe-t-il une fonctionnalité d'IA dans Document360 ?

Oui, Document360 inclut Eddy AI, un assistant de rédaction IA qui aide à rédiger des articles, à générer des descriptions SEO et à aider les lecteurs à trouver des informations.

Qu'est-ce qu'une base de connaissances ?

Une base de connaissances est un référentiel centralisé d'informations conçu pour fournir des réponses, des conseils et une assistance aux utilisateurs, aux clients ou aux employés. Il contient du contenu structuré tel que des articles, des FAQ, des guides et de la documentation, permettant aux utilisateurs de rechercher et d'accéder facilement à des informations pour résoudre des problèmes ou en savoir plus sur un produit, un service ou un sujet. Les bases de connaissances sont couramment utilisées dans le support client, la formation interne et la documentation produit pour rationaliser le partage d'informations et améliorer l'efficacité.

Pourquoi la mention « Maintenance » s'affiche-t-elle dans la barre de navigation supérieure du portail de la base de connaissances ?

Le badge Maintenance situé dans la barre de navigation supérieure indique la maintenance planifiée du portail de la base de connaissances. Le portail de la base de connaissances sera indisponible pendant l'heure prévue, mais le site de la base de connaissances sera accessible à tous les utilisateurs.

Pourobtenir de l'aide, veuillez contacter l'équipe d'assistance de Document360 : Contact Document360 Support.

Comment puis-je demander une démo du produit ?

Nous serions ravis de vous montrer comment fonctionne Document360 et de vous aider à explorer les fonctionnalités qui comptent le plus pour vous. Pour planifier une démonstration, veuillez soumettre une demande via la Book demo page ou contacter notre support team. Notre équipe vous contactera sous peu pour organiser une séance.