Intégration de Google Docs à Document360

De nombreuses organisations à travers le monde utilisent Google Docs comme outil de gestion de documents. Google, en tant que plate-forme, offre un environnement plus intégré où la gestion de plusieurs formes de documents et de fichiers est plutôt facile.

Intégration de Google Docs avec Document360

En utilisant Document360 comme plate-forme de base de connaissances, vous pouvez collaborer avec plusieurs fournisseurs externes qui contribuent au contenu par le biais de Google Docs. Bien que Google Docs s’agisse d’une excellente plateforme de collaboration, le transfert manuel de ces articles vers Document360 peut prendre du temps et demander beaucoup d’efforts.

En connectant Google Docs et Document360 sur Zapier, vous pouvez facilement faciliter la circulation du contenu entre ces plateformes. Pour établir une connexion entre Google Docs et Document360, procédez comme suit :

1. Assurez-vous d’être connecté à votre compte Zapier.

2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Créer , puis sur Zaps dans les options disponibles.

3. Zap sera créé avec un déclencheur et un flux d’action .

   

Connexion de Google Docs et Document360 dans Zapier

Étape 1 : Connexion Google Docs

1. Dans le champ Déclencheur , choisissez Google Docs.

2. Dans le champ Événement déclencheur , sélectionnez l’événement à déclencher dans l' Google Docs.

   Si vous souhaitez configurer une autre application ultérieurement, vous pouvez le faire en cliquant sur Modifier.

3. Cliquez sur le champ Compte et une fenêtre de connexion apparaîtra.

4. Entrez vos identifiants de connexion et cliquez sur Autoriser.

5. Cliquez sur Continuer.

   

6. Trouvez la liste des dossiers récupérés à partir de votre compte Google Drive connecté.

7. Choisissez le dossier souhaité et cliquez sur Continuer.

8. Zapier exécute un test pour s’assurer que le déclencheur est correctement configuré.

9. Créez un Google Doc dans le dossier sélectionné et testez le déclencheur.

Étape 2 : Connexion de Document360

1. Dans le champ Action , choisissez Document360.

2. Dans le panneau Installation qui s’affiche à droite, sélectionnez l’événement souhaité dans le champ Événement .

3. Cliquez sur le champ Compte et une fenêtre de connexion s’affiche.

4. Entrez vos identifiants de connexion et cliquez sur Autoriser.

   Pour générer le jeton d’API à partir du portail Document360,

5. Accédez à Paramètres () > Portail de la base de connaissances > Extensions > Collaboration d’équipe.

6. Sur la vignette de l’extension Zapier , cliquez sur Connecter.

7. Cliquez sur l’icône Copier () pour copier le jeton.

   

8. Revenez à la fenêtre Zapier et collez le jeton API dans le champ.

9. Cliquez sur Oui, passez à Document360.

8. Vous pouvez trouver le projet Document360 connecté sur la page du compte Connect Document360 .

   Si vous souhaitez configurer un autre compte ultérieurement, vous pouvez le faire en cliquant sur Modifier.

9. Cliquez sur Continuer.

Étape 3 : Personnaliser Zap

1. Mappez les champs de Google Docs dans Document360. Mappez tous les champs obligatoires :

• Titre : par défaut, le titre dans Google Docs est sélectionné ici. Cependant, vous aurez différentes options disponibles en fonction des besoins de votre entreprise.

• Contenu : par défaut, le contenu de Google Docs est sélectionné ici. Cependant, vous aurez différentes options disponibles en fonction des besoins de votre entreprise.

• Version : Choisissez l’espace de travail souhaité dans le projet de base de connaissances où vous souhaitez créer l’article.

• Langue : choisissez la langue souhaitée dans l’espace de travail sélectionné dans lequel vous souhaitez créer l’article.

• Catégorie : Choisissez la catégorie souhaitée dans la langue sélectionnée dans laquelle vous souhaitez que l’article soit créé.

• Publier : choisissez True pour l’article à publier. Choisissez False pour que l’article soit à l’état de brouillon.

2. Une fois cela fait, cliquez sur Continuer.

NOTE

Ce n’est qu’après avoir mappé tous les champs obligatoires que le bouton Continuer sera activé.

Tester Zap

1. Dans la section test, cliquez sur Étape de test.

2. En cas de succès, vous recevrez le message « Un article a été envoyé à Document360 ».

   Dans votre portail de base de connaissances Document360, vous trouverez l’article intitulé après le nom du fichier Google Docs , situé dans le dossier que vous avez précédemment sélectionné.

3. Revenez à la fenêtre de configuration Zapier .

Activer Zap

1. Après avoir testé le Zap, vérifiez ou modifiez les paramètres avant d’activer le Zap.

2. Vous pouvez modifier les paramètres configurés sur le déclencheur Google Docs et l’action correspondante du nouvel article dans Document360.

3. Vous recevrez un message de réussite indiquant que votre Zap est activé. Vous pouvez cliquer sur le bouton Gérer votre Zap pour accéder à votre Google Docspage d’aperçu de +Document360 Zap.

Présentation de Zap

Créer des articles dans Document360 à partir d’un nouveau fichier Google Docs

Vous pouvez afficher et modifier les informations sur les Zaps créés sur la page de présentation de Zap.

Suppression d’un Zap

1. Accédez au tableau de bord Zapier. Sur la page d’aperçu, une liste de tous les Zaps existants sera affichée.

2. Cliquez sur l’icône en forme de flèche (>) à droite de l’option Zaps souhaitée, puis cliquez sur Désactiver et supprimer Zap.

   Le Zap sélectionné sera supprimé.