Intégration de Google Docs avec Document360 à l’aide de Zapier

De nombreuses organisations dans le monde utilisent Google Docs comme outil de gestion documentaire. Google, en tant que plateforme, offre un environnement plus intégré où la gestion de plusieurs types de documents et de fichiers est assez simple.

Intégration Google Docs avec Document360

En utilisant Document360 comme plateforme de base de connaissances, vous pouvez collaborer avec plusieurs fournisseurs externes qui contribuent au contenu via Google Docs. Bien que Google Docs soit une excellente plateforme de collaboration, transférer manuellement ces articles vers Document360 peut être long et gourmand.

En connectant Google Docs et Document360 sur Zapier, vous pouvez faciliter facilement le flux de contenu entre ces plateformes. Pour établir un lien entre Google Docs et Document360, suivez les étapes suivantes :

1. Assurez-vous de vous être connecté à votre compte Zapier.

2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Créer puis sur Zaps parmi les options disponibles.

3. Zap sera créé avec le flux Trigger et Action .

   

Connexion Google Docs et Document360 dans Zapier

Étape 1 : Connexion Google Docs

1. Dans le champ Déclencheur , choisissez Google Docs.

2. Dans le champ Événement déclencheur , sélectionnez l’événement requis à déclencher dans Google Docs.

   Si vous souhaitez configurer une autre application plus tard, vous pouvez le faire en cliquant sur Changer.

3. Cliquez sur le champ Compte , et un panneau de connexion apparaîtra.

4. Saisissez vos identifiants de connexion et cliquez sur Autoriser.

5. Cliquez sur Continuer.

   

6. Trouvez la liste des dossiers récupérés depuis votre compte Google Drive connecté.

7. Choisissez le dossier souhaité et cliquez sur Continuer.

8. Zapier effectue un test pour s’assurer que le déclencheur est bien configuré.

9. Créez un document Google dans le dossier sélectionné et testez le déclencheur.

Étape 2 : Connexion à Document360

1. Dans le champ Action , choisissez Document360.

2. Dans le panneau de configuration qui apparaît à droite, sélectionnez un événement souhaité dans le champ Événement .

3. Cliquez sur le champ Compte et un panneau de connexion apparaît.

4. Saisissez vos identifiants de connexion et cliquez sur Autoriser.

   Pour générer le jeton API depuis le portail Document360,

5. Naviguer vers  Connections () > Extensions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.

6. Sur la tuile d’extension Zapier , cliquez sur Connecter.

   

7. Cliquez sur l’icône Copier () pour copier le jeton.

   

8. Retournez au panneau Zapier et collez le jeton API dans le champ.

9. Cliquez sur Oui, continuer à Document360.

8. Vous pouvez trouver le projet Document360 lié sur la page du compte Connect Document360 .

   Si vous souhaitez configurer un autre compte plus tard, vous pouvez le faire en cliquant sur Changer.

9. Cliquez sur Continuer.

Étape 3 : Personnaliser Zap

1. Mappe les champs de Google Docs vers Document360. Mapper tous les champs requis :

• Titre : Par défaut, le titre dans Google Docs est sélectionné ici. Cependant, vous disposerez de diverses options selon les besoins de votre entreprise.

• Contenu : Par défaut, le contenu dans Google Docs est sélectionné ici. Cependant, vous disposerez de diverses options selon les besoins de votre entreprise.

• Version : Choisissez l’espace de travail souhaité dans le projet de base de connaissances où vous souhaitez créer l’article.

• Langage : Choisissez la langue souhaitée dans l’espace de travail sélectionné où vous souhaitez créer l’article.

• Catégorie : Choisissez la catégorie souhaitée dans la langue choisie dans laquelle vous souhaitez que l’article soit rédigé.

• Publier : Choisissez Vrai pour que l’article soit publié. Choisissez Faux pour que l’article soit en état de brouillon.

2. Une fois terminé, cliquez sur Continuer.

NOTE

Ce n’est qu’après avoir mappé tous les champs requis que le bouton Continuer sera activé.

Test Zap

1. Dans la section test, cliquez sur Étape de Test.

2. Si cela réussit, vous recevrez le message « Un article a été envoyé à Document360 ».

   Dans votre portail Document 360 Knowledge base, vous trouverez l’article intitulé d’après le nom du fichier Google Docs , situé dans le dossier que vous avez sélectionné précédemment.

3. Retournez au panneau Zapier .

Allumez Zap

1. Après avoir testé le Zap, révisez ou modifiez les paramètres avant d’activer le Zap.

2. Vous pouvez modifier les paramètres configurés sur le déclencheur Google Docs ainsi que l’action correspondante du nouvel article dans Document360.

3. Vous recevriez un message de réussite indiquant « Votre Zap est allumé. » Vous pouvez cliquer sur le bouton Gérer votre Zap pour accéder à votre page d’aperçu Google Docs+Document360 Zap.

Aperçu de Zap

Créer des articles dans Document360 à partir d’un nouveau fichier Google Docs

Vous pouvez consulter et modifier les informations sur les Zaps créées sur la page d’aperçu du Zap.

Supprimer un Zap

1. Accédez au tableau de bord Zapier. Sur la page d’aperçu, une liste de tous les Zaps existants sera affichée.

2. Cliquez sur l’icône de flèche (>) à droite du Zaps désiré puis cliquez sur Désactiver et supprimer Zap.

   Le Zap sélectionné sera supprimé.