Gmail est un service de messagerie largement utilisé qui s’intègre à Google Drive, Calendar et d’autres outils dont votre équipe compte déjà. Lorsque de nouveaux articles sont publiés dans votre base de connaissances Document360, il se peut que vous deviez informer les fournisseurs externes, les parties prenantes ou les membres de l’équipe de la mise à jour. En connectant Document360 et Gmail via Zapier, vous pouvez automatiser cela : chaque fois qu’un nouvel article est publié dans Document360, Zapier envoie automatiquement un e-mail personnalisé via Gmail aux destinataires que vous spécifiez — tenant tout le monde informé sans effort manuel.
Quand utiliser cette intégration
- Vous publiez de nouveaux articles de base de connaissances à un rythme régulier et devez informer les parties prenantes externes, clients ou fournisseurs des mises à jour sans envoyer des e-mails manuellement à chaque fois.
- Vous gérez un flux de travail de documentation où des équipes spécifiques doivent être alertées lorsque du nouveau contenu est publié afin de pouvoir agir — par exemple, une équipe de support, un coordinateur de formation ou un groupe de relecture de contenu.
- Vous souhaitez un système de notification léger qui relie les événements publiés par Document360 à vos communications par email sans nécessiter d’outil dédié à la newsletter.
Avant que tu commences
- Vous devez être connecté à votre compte Zapier.
- Vous devez avoir un compte Gmail auquel Zapier peut se connecter pour envoyer des e-mails.
- Vous devez avoir votre jeton API Document360 prêt. Pour en générer un, naviguez dans Connexions > Extensions, localisez la tuile Zapier, puis cliquez sur Connecter pour copier le jeton.
Comment configurer le Zap
Étape 1 — Créer un nouveau Zap
- Connectez-vous à votre compte Zapier.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Créer puis sélectionnez Zaps.
- Un nouveau Zap est créé avec un flux de Déclenchement et d’Action .
Étape 2 — Connecter Document360 comme déclencheur
NOTE
Contrairement à la plupart des cas d’utilisation de Zapier pour Document360, ce Zap utilise Document360 comme déclencheur et Gmail comme action — ce qui signifie qu’un événement Document360 (comme la publication d’un nouvel article) initie le flux de travail.
- Dans le champ Trigger , choisissez Document360.
- Dans le panneau Configuration, sélectionnez l’événement souhaité dans le champ Événement .
- Cliquez sur le champ Compte — un panneau de connexion apparaît.
- Saisissez vos identifiants de connexion et cliquez sur Autoriser.
Pour générer le jeton API à partir de Document360 :
- Naviguez vers Connexions > Extensions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
- Sur la tuile d’extension Zapier , cliquez sur Connecter.
- Cliquez sur l’icône Copier pour copier le jeton.
- Retournez sur le panneau Zapier et collez le jeton API dans le champ.
- Cliquez sur Oui, continuer à Document360.
- Vous pouvez trouver le projet Document360 lié sur la page du compte Connect Document360 . Pour utiliser un autre compte plus tard, cliquez sur Changer.
- Cliquez sur Continuer.
Étape 3 — Tester la détente
- Cliquez sur Test trigger pour confirmer que le bon compte est connecté et que la configuration du trigger est correcte.
- Si aucune erreur n’est détectée, cliquez sur Continuer. Le déclencheur Document360 est maintenant configuré.
Étape 4 — Connecter Gmail comme action
- Dans le champ Action , choisissez Gmail.
- Dans le panneau Configuration, sélectionnez l’événement souhaité dans le champ Événement .
- Cliquez sur le champ Compte — un panneau de connexion apparaît.
- Saisissez vos identifiants Gmail et cliquez sur Permettre.
- Cliquez sur Continuer.
Étape 5 — Cartographier les champs de courriel
- Mapper les champs nécessaires pour configurer l’email que Gmail enverra :
| Terrain | Description |
|---|---|
| À | Saisissez l’adresse e-mail du destinataire. Plusieurs adresses peuvent être ajoutées individuellement ou sous forme de liste séparée par des virgules. |
| Cc | Ajoutez des adresses e-mail à la copie de cet e-mail. Plusieurs adresses peuvent être ajoutées individuellement ou sous forme de liste séparée par des virgules. |
| BCC | Entrez des adresses e-mail pour copier à l’aveugle. Plusieurs adresses peuvent être ajoutées de la même manière. |
| Sujet | Entrez l’objet de l’email. |
| De | Choisissez une adresse e-mail ou un alias lié à votre compte Gmail. |
| Du nom | Saisissez le nom de l’expéditeur (doit être associé à l’adresse e-mail associée). |
| Type de carrosserie | Sélectionnez le format de l’email : texte brut ou HTML. |
| Carrosserie | Rédigez le contenu principal de l’email. |
| Ajouter la signature par défaut | En option, incluez une signature par défaut dans l’email. |
| Étiquette ou boîte aux lettres | Sélectionnez une valeur pour l’étiquette ou la boîte aux lettres. |
| Accessoires | Associez des fichiers en sélectionnant un fichier réel ou en fournissant une URL publique. |
NOTE
Les champs marqués comme requis (*) doivent être remplis avant que le bouton Continuer ne soit activé.
- Cliquez sur Continuer.
Étape 6 — Tester et publier le Zap
- Dans la section test, cliquez sur Étape de Test.
- Si vous réussissez, vous recevrez le message Un brouillon a été envoyé à Gmail.
- Retournez dans le panneau de configuration de Zapier et cliquez sur Suivant, puis sur Publier.
- Révisez ou modifiez les paramètres de déclenchement et d’action selon les besoins. Vous verrez un message de réussite : votre Zap est activé. Cliquez sur Gérer votre Zap pour accéder à la page d’aperçu du Zap.
Aperçu de Zap
Une fois activé, vous pouvez visualiser et gérer le Zap depuis le tableau de bord Zapier. La page d’aperçu montre le déclencheur, l’action et l’historique de la partie pour le Zap.
Comment supprimer un Zap
- Accédez au tableau de bord de Zapier. Une liste de tous les Zaps existants est affichée sur la page d’aperçu.
- Cliquez sur l’icône des actions de Zap () à droite du Zap que vous souhaitez retirer et cliquez sur Supprimer. Le Zap est supprimé définitivement.
Meilleures pratiques
- Incluez le titre de l’article et l’URL dans le corps de l’email en associant les champs de données déclencheuses Document360 au champ Corps. Cela donne aux destinataires un contexte direct et un lien vers le nouveau contenu sans avoir à le rechercher.
- Utilisez les champs Cc ou Bcc pour les listes de distribution des parties prenantes plutôt que d’entrer des adresses individuelles dans le champ À chaque fois. Cela facilite la maintenance du Zap — il suffit de mettre à jour la liste de distribution, pas le Zap lui-même.
- Choisissez HTML comme type de corps si vous souhaitez envoyer des emails formatés avec des titres, des liens et du style. Le texte brut fonctionne bien pour des notifications simples, mais le HTML vous donne plus de contrôle sur l’image de l’email aux yeux des destinataires.