Offres prenant en charge cette fonctionnalité : Business Enterprise
Gmail est un service de messagerie largement utilisé développé par Google qui offre aux utilisateurs une plateforme simple et efficace pour envoyer, recevoir et organiser des e-mails. Connu pour son interface conviviale, Gmail propose des fonctionnalités telles que de puissantes capacités de recherche, le filtrage anti-spam et l’intégration avec d’autres services Google tels que Google Drive et Calendrier. Gmail est un outil polyvalent pour la communication et la collaboration.
Intégration Gmail avec Document360
En utilisant Document360 comme plateforme de base de connaissances et Gmail comme outil de communication, vous pourriez avoir besoin de tenir informés les fournisseurs externes ou les parties prenantes des mises à jour de votre base de connaissances. L’intégration Document360-Gmail simplifie ce processus en envoyant automatiquement des emails personnalisés via Gmail chaque fois qu’un nouvel article est publié dans votre base de connaissances Document360.Gmail Cela garantit une communication fluide, réduit le travail manuel et permet de tenir toutes les parties prenantes informées sans effort.
Pour établir un lien entre Gmail et Document360, suivez les étapes suivantes :
Assurez-vous de vous être connecté à votre compte Zapier.
Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Créer puis sur Zaps parmi les options disponibles.
Zap sera créé avec le flux Trigger et Action .
Connexion Gmail et Document360 dans Zapier
Pour établir un lien entre Gmail et Document360, suivez les étapes suivantes :
Étape 1 : Mise en place du déclencheur : Connexion à Document360
Dans le champ Trigger , choisissez Document360.
Dans le panneau de configuration qui apparaît à droite, sélectionnez un événement souhaité dans le champ Événement .
Cliquez sur le champ Compte , et un panneau de connexion apparaîtra.
Saisissez vos identifiants de connexion et cliquez sur Autoriser.
Pour générer le jeton API depuis le portail Document360,
Naviguez vers Connections () > Extensions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
Sur la tuile d’extension Zapier , cliquez sur Connecter.
Cliquez sur l’icône Copier () pour copier le jeton.
Retournez au panneau Zapier et collez le jeton API dans le champ.
Cliquez sur Oui, continuer à Document360.
Vous pouvez trouver le projet Document360 lié sur la page du compte Connect Document360 .
Si vous souhaitez configurer un autre compte plus tard, vous pouvez le faire en cliquant sur Changer.
Cliquez sur Continuer.
Déclencheur de test
Pour tester le déclencheur Document360,
Cliquez sur Tester déclencheur pour confirmer que le bon compte est connecté et que la configuration du déclencheur est correcte.
Si aucune erreur n’est détectée, cliquez sur Continuer.
Le compte Document360 a été lié avec succès, et le déclencheur est configuré.
Étape 2 : Mise en place de l’action : Connexion Gmail
Dans le champ Action , choisissez Gmail.
Dans le panneau de configuration qui apparaît à droite, sélectionnez l’événement désiré dans le champ Événement .
Cliquez sur le champ Compte et un panneau de connexion apparaît.
Saisissez vos identifiants de connexion et cliquez sur Autoriser.
Cliquez sur Continuer.
Étape 3 : Personnaliser Zap
Mapper tous les champs requis :
À : Saisir l’adresse e-mail du destinataire. Plusieurs adresses peuvent être ajoutées individuellement ou sous forme de liste séparée par des virgules.
Copie en copie des adresses e-mail : Ajoutez des adresses e-mail pour copier les destinataires sur cet e-mail. Plusieurs adresses peuvent également être ajoutées individuellement ou sous forme de liste séparée par des virgules.
CCO : Saisissez les adresses e-mail pour copier à l’aveugle les destinataires sur cet e-mail. Plusieurs adresses peuvent être ajoutées de manière similaire.
Objet : Saisissez l’objet de l’email.
À partir de : Choisissez une adresse e-mail ou un alias lié à votre compte Gmail .
Du nom : Saisissez le nom de l’expéditeur (doit être associé à l’adresse e-mail associée).
Type de corps : Sélectionnez le format de l’email en texte brut ou en HTML.
Corps : Rédigez le contenu principal de l’email.
Ajouter une signature par défaut : En option, incluez une signature par défaut dans l’email.
Étiquette ou boîte aux lettres : Sélectionnez une valeur pour l’étiquette ou la boîte aux lettres.
Pièces jointes : Attachez des fichiers en sélectionnant un fichier réel ou en fournissant une URL publique pour télécharger et joindre le fichier.
NOTE
Les champs marqués comme requis (*) doivent être remplis.
Une fois terminé, cliquez sur Continuer. Le bouton ne s’active que lorsque tous les champs sont remplis.
Étape 4 : Test Zap
Dans la section test, cliquez sur Étape de Test.
Si cela réussit, vous recevrez le message « Un brouillon a été envoyé à Gmail ».
Dans votre portail de base de connaissances Document360, vous trouverez l’article dans la catégorie que vous avez précédemment sélectionnée.
Retourne dans le panneau Zapier et clique sur Suivant.
Une fois terminé, cliquez sur Publier.
Allumez Zap
Pour activer un Zap une fois testé et publié, suivez les étapes suivantes :
Après avoir testé le Zap, révisez ou modifiez les paramètres avant d’activer le Zap.
Vous pouvez modifier les paramètres configurés sur le Gmail déclencheur Gmail ainsi que l’action correspondante du nouvel article dans Document360.
Vous recevrez un message de réussite indiquant Votre Zap est activé. Vous pouvez cliquer sur le bouton Gérer votre Zap pour accéder à la page d’aperçu de votre Zap.
Aperçu de Zap
Envoyez des emails via Gmail avec de nouveaux articles dans Document360
Vous pouvez consulter et modifier les informations sur les Zaps créées sur la page d’aperçu du Zap.
Supprimer un Zap
Pour supprimer un Zap que vous avez créé,
Accédez au tableau de bord Zapier. Sur la page d’aperçu, une liste de tous les Zaps existants sera affichée.
Cliquez sur l’icône des actions de Zap () à droite du Zap désiré et cliquez sur Supprimer.
Le Zap sélectionné sera supprimé.