Domaine de messagerie

Le domaine de messagerie personnalisé dans Document360 vous permet d’envoyer des notifications aux utilisateurs et aux lecteurs depuis une adresse de marque, telle que support@yourcompany.com la place de la version par défaut support@document360.com. Cela rend les notifications plus personnalisées et améliore la reconnaissance et la confiance des destinataires en affichant le domaine de votre organisation dans chaque email sortant. La configuration nécessite d’ajouter des enregistrements MX et TXT à votre fournisseur DNS afin que Document360 puisse envoyer des e-mails au nom de votre domaine.

Quand utiliser un domaine de messagerie personnalisé

Configurez un domaine de messagerie personnalisé lorsque vous souhaitez :

• Renforcez l’identité de la marque — les lecteurs reçoivent des notifications de votre domaine, et non d’une adresse tierce.
• Améliorer la délivrabilité des emails — un domaine d’expéditeur vérifié réduit le risque que les notifications tombent dans le spam.

Avant que tu commences

Vous devez avoir accès au fournisseur DNS de votre domaine (par exemple, GoDaddy, Hostinger ou Namecheap) avec des permissions pour ajouter et modifier les enregistrements DNS.

Comment configurer un domaine de messagerie personnalisé

Étape 1 : Ajoutez votre domaine dans Document360

1. Naviguez dans Paramètres () > portail de la base de connaissances dans la barre de navigation de gauche.
2. Dans le panneau de navigation de gauche, sélectionnez Notifications.
3. Cliquez sur l’onglet Domaine de messagerie .
4. Dans le champ Nom de domaine , saisissez votre domaine email personnalisé (par exemple, yourcompany.com).
5. Cliquez sur Ajouter un domaine.

Document360 génère les enregistrements DNS MX et TXT que vous devez ajouter à votre fournisseur DNS.

Étape 2 : Ajouter les enregistrements DNS chez votre fournisseur

6. Ouvrez le tableau de bord de votre fournisseur DNS dans un onglet navigateur séparé.

7. Copiez les détails de configuration de la section Configuration de votre domaine email personnalisé dans Document360.
8. Collez les enregistrements dans les paramètres de votre fournisseur DNS et enregistrez-les.

Étape 3 : Vérifier et enregistrer

9. Retourner à la page du domaine Email dans Document360.
10. Sélectionnez la case « j’ai ajouté » les dossiers , puis cliquez sur Vérifier & Enregistrer.

Une fois que Document360 confirme les enregistrements MX et TXT, un message Email Domain Verified apparaît.

Étape 4 : Configurer les détails de l’expéditeur

11. Saisissez vos informations personnalisées pour l’expéditeur :
    • Champ email : Saisissez l’adresse email « De » (par exemple, support@yourcompany.com).
    • Champ de nom : Saisissez le nom de l’expéditeur (par exemple, Your Company Support).

Après l’enregistrement, tous les e-mails de notification sortants utiliseront le domaine, l’adresse et le nom de l’expéditeur configurés.

Meilleures pratiques

• Vérifiez les enregistrements dans l’interface utilisateur de votre fournisseur DNS avant de cliquer sur Vérifier & Enregistrer dans Document360. Les fautes de frappe dans les valeurs DNS sont la cause la plus fréquente d’échec de vérification.
• Prévoyez jusqu’à 24 heures pour la propagation du DNS. Si la vérification échoue après 30 minutes, vérifiez le statut de propagation avec un outil comme MXToolbox ou Google Admin Toolbox.
• Gardez les valeurs des enregistrements DNS inchangées après vérification. Modifier ou supprimer des enregistrements après la configuration perturbera la livraison des e-mails.

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