Offres prenant en charge cette fonctionnalité : Business Enterprise
Un flux de travail dans Document360 est un outil crucial conçu pour simplifier la gestion de la documentation de la base de connaissances. Il vous permet d’établir un processus interne pour créer, éditer, relire et publier des articles ou des pages de catégories.
Pourquoi utiliser un flux de travail ?
La gestion des flux de travail facilite la collaboration entre les membres de l’équipe, y compris les rédacteurs, éditeurs, illustrateurs et experts du sujet. Les organisations peuvent garantir cohérence, responsabilité et efficacité tout au long du cycle de documentation en mettant en place un flux de travail structuré.
Utilisation du flux de travail dans Document360
La fonctionnalité de flux de travail dans Document360 se compose de deux modules principaux :
Concepteur de flux de travail
Affectations de workflow sur la page Tâches
NOTE
Si vous cherchez l’ancienne page d’attribution des workflows (parfois appelée page workflows), cette page a été supprimée. Ses fonctionnalités sont désormais disponibles dans la fiche Tâches sur la page Aperçu.
Voici un guide rapide pour utiliser efficacement le concepteur de workflow .
Concepteur de flux de travail
La fonctionnalité de concepteur de workflow aide les membres de l’équipe de projet à créer et à maintenir un processus étape par étape pour toute documentation nouvelle ou existante. Cela facilite la collaboration entre les rédacteurs, éditeurs, illustrateurs, experts du sujet et autres membres de l’équipe projet.
La fonctionnalité de workflow permet aux administrateurs ou aux chefs de projet de concevoir un workflow qui correspond le mieux aux besoins de leur entreprise.
Accès au concepteur de flux de travail
Pour accéder à la page concepteur de workflow, suivez les étapes ci-dessous.
() > Knowledge base portal dans la barre de navigation de gauche du Knowledge base portal.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Workflow designer.
Vous pouvez consulter le flux de travail intégré existant (Brouillon – En révision – Publié). Vous pouvez créer des statuts de workflow supplémentaires ici. Vous pouvez aussi modifier les statuts existants (y compris celui du système) et réordonner/supprimer les statuts personnalisés à tout moment.
Statut du flux de travail
Un statut de workflow représente un point de contrôle ou une étape du cycle de documentation dans Document360. Il existe deux types de statuts :
État système : Ce sont des statuts de début et de fin prédéfinis (par exemple, Brouillon et Publié) qui ne peuvent pas être supprimés ou réorganisés.
Statut personnalisé : Ce sont des statuts définis par l’utilisateur qui offrent une flexibilité pour la création, l’édition, le réordre et la suppression à tout moment. Vous pouvez aussi activer le bouton lecture seule pour les statuts que vous avez ajoutés. Cela empêche les autres membres de l’équipe de modifier des articles ou des pages de catégories. Ils ne peuvent que le consulter et le commenter.
Ajout d’un nouveau statut
() > Knowledge base portal dans la barre de navigation de gauche du Knowledge base portal.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Workflow designer.
Cliquez sur le bouton Créer un statut de workflow en haut à droite.
Sinon, cliquez sur le bouton (+) situé entre les statuts pour créer le statut du workflow.
Tapez un Nom (obligatoire) et une Description (optionnelle) pour votre statut.
Activez/désactivez le bouton Lecture seule pour autoriser ou restreindre l’édition de l’article lorsqu’il est défini au statut spécifié.
NOTE
Si le bouton Lecture seule est activé, les membres de l’équipe ne pourront pas modifier le contenu de l’article ou de la page de catégorie lorsque l’article est défini sur le statut de workflow spécifié. De plus, les membres de l’équipe ne seront pas autorisés à publier l’article.
Cliquez sur le bouton Ajouter en bas.
Le statut du flux de travail sera ajouté dans la section prévue du flux de travail.
Modification d’un statut existant
() > Knowledge base portal dans la barre de navigation de gauche du Knowledge base portal.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Workflow designer.
Les statuts existants dans le flux de travail seront listés.Cliquez sur l’icône Modifier (). La boîte de dialogue de statut de mise à jour apparaîtra.
Vous pouvez modifier le Nom, la Description, et mettre à jour l’option Lecture seule (pour les statuts que vous avez créés, ou pour ceux dont la Lecture seule est désactivée).
Cliquez sur le bouton Mettre à jour en bas une fois que vous avez terminé.
Statut de réorganisation
Vous pouvez réorganiser les statuts personnalisés en les faisant glisser et déposer dans le flux de travail. L’icône de réorganisation est disponible à gauche, à côté de chaque statut.
NOTE
Vous ne pouvez pas réorganiser les statuts des flux de travail système.
Suppression d’un statut existant
() > Knowledge base portal dans la barre de navigation de gauche du Knowledge base portal.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Workflow designer.
Les statuts existants dans le flux de travail seraient listés.Cliquez sur l’icône Supprimer ().
Cliquez sur Oui pour confirmer.
NOTE
Le statut du flux de travail ne peut pas être récupéré une fois supprimé. Toutes les dates d’échéance et les données des affectés seraient également perdues.
Les utilisateurs ne peuvent pas supprimer les deux statuts système (Start* et fin*) fournis.
Dépannage
Impossible de modifier l’article en raison du statut du flux de travail en lecture seule
Erreur : Vous ne pouvez pas modifier cet article car le statut actuel du workflow est marqué en lecture seule.
Cette notification d’erreur peut apparaître dans différents scénarios où la modification d’un article est restreinte. Voici les raisons possibles et leurs solutions respectives.
Raisons possibles et corrections
1. Le statut du workflow est réglé en lecture seule
Cet avertissement apparaît car le statut du flux de travail de l’article est actuellement réglé en mode lecture seule personnalisé. Lorsque le statut du flux de travail d’un article est en lecture seule, la modification est restreinte afin de préserver l’intégrité du contenu pour des étapes spécifiques du flux de travail.
Votre administrateur a peut-être défini ce statut pour un but précis. Si vous avez les autorisations appropriées, vous pouvez modifier le statut. Sinon, veuillez contacter votre administrateur pour effectuer les modifications nécessaires.
Étapes à résoudre :
Suivez les étapes ci-dessous pour permettre la modification de l’article :
() > Knowledge base portal dans la barre de navigation de gauche du Knowledge base portal.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Workflow designer.
Localisez l’état du flux de travail qui provoque le message d’avertissement. Vous pouvez l’identifier grâce à l’icône de verrouillage (), qui indique que l’option lecture seule est activée.
Cliquez sur l’icône Edit () à côté du statut du workflow.
Le panneau de statut de la mise à jour apparaîtra.
Désactive le bouton lecture seule .
Update pour enregistrer les modifications.
Une fois le statut en lecture seule désactivé, vous pouvez modifier l’article selon vos besoins.
2. Vous consultez une version plus ancienne de l’historique des révisions
Cette notification apparaît également si vous ouvrez une version précédente d’un article depuis l’historique des révisions. La modification n’est autorisée que sur les versions les plus récentes ou les versions forkées.
Pour corriger cela :
Naviguez vers la dernière version de l’article dans l’historique des révisions.
Si vous devez travailler sur une version plus ancienne, cliquez sur Fork à côté de cette version. Cela crée une nouvelle copie modifiable basée sur l’ancien contenu.
NOTE
Ce scénario ne s’applique que si l’article est dans un état de publication . Si la version publiée a été forkée, cette erreur n’apparaîtra pas.
Pour plus d’informations sur l’historique des révisions, lisez l’article sur l’historique des révisions.
En examinant les scénarios ci-dessus, vous pouvez rapidement identifier la cause et résoudre le problème.
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