Un flux de travail dans Document360 est un processus structuré permettant de créer, éditer, relire et publier des articles ou des pages de catégorie. Il permet aux équipes d’établir des étapes claires dans le cycle de documentation et garantit que le contenu passe par un processus cohérent et responsable avant sa publication.
Le concepteur de workflow est le lieu où les administrateurs et les chefs de projet définissent les étapes de ce processus, ajoutant des statuts personnalisés, configurant les assignés, définissant des restrictions en lecture seule et réorganisant le flux de travail pour correspondre aux besoins de leur équipe.
Quand utiliser le concepteur de flux de travail
Utilisez le concepteur de flux de travail lorsque :
- Votre équipe a besoin d’un processus d’évaluation en plusieurs étapes avant la publication des articles, par exemple Draft > Peer Review > SME Review > Published.
- Vous souhaitez assigner automatiquement des articles à des utilisateurs ou groupes d’utilisateurs spécifiques lorsqu’ils entrent dans une étape particulière du workflow.
- Vous devez restreindre la relecture des articles à certains stades pour préserver l’intégrité du contenu lors de la relecture.
- Vous mettez en place un nouveau projet et souhaitez définir un flux de travail documentaire qui corresponde à la structure de votre équipe.
Accéder au concepteur de workflow
- Naviguez dans Paramètres () dans la barre de navigation de gauche.
- Sélectionnez Portail de la base de connaissances > Concepteur de flux de travail dans le panneau de navigation de gauche.
La page Designer de workflow affiche le flux de travail existant, y compris les statuts intégrés du système Draft et Publié, ainsi que tous les statuts personnalisés que vous avez créés.
Types d’état du flux de travail
| Type | Description |
|---|---|
| Statut du système | Statuts prédéfinis : Draft (début) et Publié (fin). Impossible à supprimer ou à réordonner. |
| Statut personnalisé | Les statuts définis par l’utilisateur que vous créez entre Projet et Publié pour correspondre au processus d’évaluation de votre équipe, par exemple l’évaluation par les pairs, la revue PME ou la revue juridique. Peut être créé, édité, réordonné et supprimé à tout moment. |
Ajouter un statut de workflow
- Sur la page Designer de workflow , cliquez sur Créer un statut de workflow en haut à droite. Sinon, cliquez sur le bouton (+) entre les statuts existants pour insérer un statut à une position spécifique.
- Saisissez un nom (obligatoire) et une description (optionnelle) pour le statut.
- En option, utilisez Auto assign to pour assigner automatiquement des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs lorsqu’un article entre dans ce statut. Vous pouvez configurer jusqu’à 20 assignés par statut, soit un total combiné d’utilisateurs individuels et de groupes d’utilisateurs.
Lorsqu’un article passe à ce statut, les assignés automatiques configurés sont automatiquement appliqués. Des assignés supplémentaires peuvent être ajoutés ou supprimés au niveau de l’article sans affecter la configuration du concepteur de workflow. Les utilisateurs assignés consultent l’article sur leur page Tâches.
- Activez le bouton Lecture seule si vous souhaitez empêcher les membres de l’équipe d’éditer ou de publier des articles pendant qu’ils sont dans ce statut.
Lorsque la lecture seule est activée, les membres de l’équipe ne peuvent pas modifier le contenu de l’article ni le publier tant qu’il est dans ce statut de workflow.
- Cliquez sur Ajouter.
Gérer les statuts des flux de travail
Une fois un statut personnalisé créé, vous pouvez l’éditer, le réordonner ou le supprimer depuis la page du concepteur de workflow .
- Édit : Survole le statut et clique sur l’icône Modifier (). Mettez à jour les paramètres Nom, Description, Assignation automatique ou Lecture seule selon les besoins, puis cliquez sur Mettre à jour.
- Réorganisation : Faites glisser un statut à une nouvelle position en utilisant la poignée de Réordre () à gauche. Les statuts du système (Brouillon et Publié) ne peuvent pas être réorganisés.
- Supprimer : Surplombez le statut et cliquez sur l’icône Supprimer (), puis cliquez sur Oui pour confirmer.
Un statut de workflow supprimé ne peut pas être récupéré. Toutes les dates d’échéance et les données des assignés associées à ce statut seront également perdues.
Dépannage
Impossible de modifier l’article — statut du flux de travail en lecture seule
Erreur : Vous ne pouvez pas modifier cet article car le statut actuel du workflow est marqué en lecture seule.
Cette erreur apparaît lorsqu’un article est en état de workflow personnalisé avec le bouton Lecture seule activé.
Pour résoudre :
- Naviguez dans Paramètres () > portail de la base de connaissances > Concepteur de workflow.
- Localisez le statut avec l’icône de cadenas. Cela indique que la lecture seule est activée.
- Cliquez sur l’icône Modifier () et désactivez le bouton de lecture seule .
- Cliquez sur Mettre à jour.
Si vous n’avez pas les autorisations appropriées, contactez votre administrateur de projet.
Meilleures pratiques
- Concevez votre flux de travail avant de commencer à publier. Cartographiez les étapes de révision de votre équipe avant de créer des statuts personnalisés. Modifier le flux de travail en cours de projet peut perturber les articles déjà en cours.
- Utilisez l’assignation automatique pour des étapes de révision prévisibles. Si la même personne s’occupe toujours de la revue des SME, configurez-la comme assigné automatique pour ce statut. Cela réduit les étapes de transfert manuels et garantit qu’aucun article ne reste coincé.
- Gardez un flux de travail allégé. Un flux de travail plus court avec moins d’étapes est plus facile à suivre pour l’équipe. Ajoutez des niveaux uniquement lorsqu’ils représentent un point de contrôle significatif avec un propriétaire ou une action distincte.
- Utilisez le mode lecture seule pour les étapes d’approbation. Activez la lecture seule sur des statuts tels que « Examen SME » ou « Approbation finale » afin d’éviter des modifications accidentelles pendant la révision de l’article.
- Communiquez les changements de statut à votre équipe. Lorsque vous ajoutez, renommez ou supprimez un statut de workflow, informez votre équipe afin qu’elle comprenne ce que chaque étape signifie et quelles actions sont attendues d’elles.
FAQ
Puis-je supprimer un statut système comme Brouillon ou Publié ?
Non. Les statuts système, brouillons et publiés, sont prédéfinis et ne peuvent pas être supprimés ou réordonnés. Seuls les statuts personnalisés peuvent être supprimés.
Que se passe-t-il avec les articles actuellement en état de workflow si je supprime ce statut ?
Le statut est complètement supprimé du workflow. Toutes les dates d’échéance et les données des assignés associées à ce statut sont perdues et ne peuvent pas être récupérées. Les articles qui étaient en état supprimé devront mettre à jour manuellement leur statut de workflow.
Si je mets à jour l’assignation automatique à configuration, est-ce que cela s’applique aux articles déjà dans ce statut ?
Non. Les modifications apportées au paramètre Assignation automatique dans le concepteur de workflow ne s’appliquent que lorsqu’un article passe à ce statut. Les articles déjà dans ce statut ne sont pas mis à jour rétroactivement.
Combien de personnes assignées puis-je configurer par statut de workflow ?
Vous pouvez configurer jusqu’à 20 assignés par statut de workflow. Cette limite s’applique au total combiné des utilisateurs individuels et des groupes d’utilisateurs. Au niveau de l’article, vous pouvez ajouter manuellement n’importe quel nombre de personnes assignées.
Puis-je réorganiser les statuts des flux de travail système ?
Non. Les statuts système, Brouillon (début) et Publié (fin), sont fixes en position et ne peuvent pas être réorganisés. Seuls les statuts personnalisés peuvent être réorganisés.