Gestion de l’état du flux de travail

Offres prenant en charge cette fonctionnalité : Business Enterprise

Dans Document360, la gestion des flux de travail des articles est simplifiée grâce à un seul bouton d’état du flux de travail qui contrôle à la fois la publication et les transitions de flux de travail. Cela améliore l’expérience de la revue de contenu en vous permettant de gérer l’état du flux de travail, d’assigner les évaluateurs et de suivre l’avancement, le tout en un seul endroit.

Un statut de workflow représente un point de contrôle ou une étape du cycle de vie de la documentation. Vous pouvez gérer et attribuer des statuts de flux de travail aux membres de l’équipe directement dans l’éditeur de documentation.

Actions d’état du flux de travail

L’option d’état du flux de travail est disponible en haut à droite de l’éditeur de documentation.

Workflow for creating an article with project and workspace details highlighted.

Icône Information () : Cliquez sur l’icône information () à côté de l’état du workflow pour voir la description de l’état du workflow.
icône de verrouillage () : L’icône de verrouillage () indique que le statut du flux de travail est en mode lecture seule. Si l’article est en mode lecture seule, vous ne pouvez pas le publier directement.
Icône verte () : Les statuts complétés sont marqués d’une coche verte. Si l’article est déjà publié, tous les statuts afficheront une coche verte.
Publier : Pour publier un article immédiatement, ouvrez le bouton État du flux de travail et cliquez sur Publier directement sans sélectionner les statuts intermédiaires.
Version de l’article : Affiche la version actuelle de l’article.
Historique des flux de travail () : Cliquez pour voir l’historique complet des flux de travail de l’article.

Voir et mettre à jour le statut du flux de travail

Le bouton d’état du flux de travail en haut à droite de l’éditeur sert également de gestionnaire d’état du flux de travail.

Cliquez sur le bouton État du flux de travail .
La boîte de dialogue Workflow s’ouvre, où vous pouvez :
1. Sélectionnez le statut suivant du flux de travail (par exemple, revue par les pairs, évaluation PME, etc.)
2. Assignez un membre de l’équipe pour relire l’article
3. Fixez une date limite pour la révision
4. Ajoutez un commentaire pouvant compter jusqu’à 250 caractères. C’est un champ optionnel.
Cliquez sur Publier pour publier directement l’article.
Cliquez sur Définir le statut pour enregistrer et fermer la boîte de dialogue.

Après avoir mis à jour le statut du workflow, l’étiquette du bouton affiche le statut actuellement attribué. Par exemple :

Si l’article est dans la Critique 1, le bouton affiche la Revue 1, indiquant l’étape actuelle de l’article dans le flux de travail.

Fixation d’une date limite

Gardez votre flux de travail sur la bonne voie en ajoutant une date d’échéance lors de la mise à jour du statut :

Cliquez sur le menu déroulant d’état du flux de travail en haut à droite de l’éditeur.
La boîte de dialogue Mettre à jour le statut du flux de travail apparaîtra.
Dans le champ Date d’échéance , sélectionnez une date dans le calendrier.
Pour supprimer une date d’échéance, cliquez sur l’icône x à côté de la date sélectionnée.
Si vous sélectionnez un statut de workflow pour la première fois, cliquez sur Définir le statut. Si vous mettez à jour un statut de flux de travail existant, cliquez sur Mettre à jour.

Définir un assigné

Assignez un membre de l’équipe à un état de workflow :

Cliquez sur le menu déroulant de statut du flux de travail en haut à droite de l’éditeur.
La boîte de dialogue Mettre à jour le statut du flux de travail apparaîtra.
Dans le champ Assigné , sélectionnez ou recherchez un membre de l’équipe dans la liste (triée par ordre alphabétique).
NOTE
- Si votre projet compte plus de cinq comptes d’équipe, une barre de recherche apparaîtra pour un accès plus rapide.
- Le cessionnaire recevra une notification par e-mail.
- Actuellement, le statut de workflow de chaque article ne peut être attribué qu’à une seule personne à la fois.
Pour retirer un assigné, cliquez sur l’icône 'x' à côté de son nom.
Cliquez sur Définir le statut pour une nouvelle affectation ou Mettre à jour pour modifier une assignation existante.

NOTE
Lorsqu’un article passe d’un statut de workflow à l’autre, le relecteur précédemment assigné à ce statut est automatiquement conservé. Si le réviseur a été modifié manuellement, le réviseur mis à jour continuera d’être conservé.

Ajout d’un commentaire

Utilisez le champ Commentaire optionnel dans la boîte de dialogue Mettre à jour l’état du flux de travail pour ajouter du contexte, des notes ou des instructions lors de l’attribution d’un statut de workflow.

Les commentaires peuvent atteindre jusqu’à 250 caractères.
Vous pouvez taguer les membres de l’équipe en utilisant «@ ».

Workflow status update interface showing article review and assignment options.

Voir l’historique des flux de travail

Les utilisateurs peuvent consulter l’historique complet du flux de travail avec toutes les informations complémentaires d’un article.

Cliquez sur le menu déroulant de statut du flux de travail en haut à droite de l’éditeur.
Cliquez sur l’icône Historique ().
La boîte de dialogue Historique des flux de travail apparaît, montrant :
1. Tous les statuts que l’article a connus
2. Assignés et dates d’échéance pour chaque étape
Chaque version de la révision de l’article peut avoir son historique de workflow.

Workflow status indicator showing article progress and assigned reviewers for feedback.

Gestion de l’état du flux de travail depuis la page Tâches

Vous pouvez également gérer l’état du flux de travail de vos articles depuis la page Tâches . Vous pouvez soit mettre à jour le statut du flux de travail des articles individuels ou de plusieurs articles.

Pour mettre à jour le statut du flux de travail depuis la page Tâches,

Accédez à la page Tâches en survolant l’icône Accueil () et en cliquant sur Tâches () dans le menu qui apparaît. Sinon, vous pouvez aussi sélectionner l’icône Tâches () en haut du volet Categories & Articles .
Sélectionnez un ou plusieurs articles dans la liste des articles sur la page Tâches.
Cliquez sur Mettre à jour l’état du flux de travail depuis la barre d’outils qui apparaît en haut. Cela ouvrira la boîte de dialogue Mettre à jour le statut du workflow .

Task management interface showing workflow status updates and overdue items for review.

Dans la boîte de dialogue Mettre à jour l’état du flux de travail , utilisez le menu déroulant à côté de « Changer l’état de [statut actuel] vers » pour sélectionner le nouveau statut du flux de travail.
Dans le menu déroulant Assigné , sélectionnez un membre de l’équipe pour assigner la tâche (optionnel).
Dans le champ Date d’échéance , sélectionnez une date limite depuis le sélecteur de calendrier (optionnel).
Dans le champ Commentaires , ajoutez un message si besoin. Vous pouvez aussi @mention à vos coéquipiers de les prévenir (optionnel).
Cliquez sur Définir le statut pour mettre à jour le statut du flux de travail des articles sélectionnés.

Updating workflow status with assignee and comment fields in a task management interface.

FAQ

Quelles étapes devrais-je suivre pour m’assurer que les comptes d’équipe reçoivent des notifications lorsque j’assigne un flux de travail ?

L’email sera envoyé au compte d’équipe auquel le statut du workflow est attribué, à condition qu’ils aient activé les événements du workflow dans la notification mapping. Pour s’assurer que les comptes d’équipe reçoivent des notifications lors de l’attribution d’un workflow, ils doivent activer les événements pertinents dans la section notification. Suivez ces étapes :

Naviguez dans () dans la barre de navigation de gauche.
Dans le panneau de navigation de gauche, allez au Knowledge base portal > Notifications.
Allez dans l’onglet Notification de mappage et dépliez l’éditeur de documentation accordéon.
Activez les options suivantes :
- Statut du flux de travail de l’article mis à jour
- Flux de travail de l’article mis à jour
- Travail de travail de l’article : Assigné mis à jour
De plus, pour activer les notifications pour les types de catégories de pages, activez les options suivantes :

Statut du flux de travail de catégorie mis à jour
Flux de travail de catégorie Date d’échéance mis à jour
Assigné du flux de travail de catégorie mis à jour

Puis-je attribuer différents statuts de flux de travail à un article dans différentes langues au sein d’un espace de travail ?

Oui, vous pouvez attribuer un statut de workflow différent à chaque version linguistique d’un article dans le même espace de travail.