Page des tâches

La page Tâches offre une vue dédiée de vos tâches de documentation assignées. Il inclut des tâches de workflow, de retour d’information et de rappel de révision. Vous pouvez effectuer des actions rapides directement depuis la liste des tâches ou ouvrir lacarte associée.

La page Tâches autonome liste toutes les tâches qui vous sont assignées, quel que soit le délai. Vous pouvez filtrer les tâches par date d’échéance en utilisant l’icône Filtre . La carte Tâches sur la page Overview , cependant, affiche uniquement les tâches à rendre aujourd’hui, cette semaine, En retard et Mises en veille pour la semaine en cours.

NOTE

Si vous utilisiez auparavant la page d’attribution des flux de travail (parfois appelée page des flux de travail), cette fonctionnalité fait désormais partie de la fiche Tâches sur la page Aperçu. Le bouton pour la page d’attribution du flux de travail a été supprimé.

Accès à la page Tâches

Vous pouvez accéder à la page Tâches depuis plusieurs endroits dans Document360. Vous pouvez y accéder depuis :

• La barre de navigation de gauche

• La page d’aperçu

Comprendre les types de tâches

Les types de tâches suivants sont affichés :

• Tâches de workflow – Articles dans lesquels vous êtes assigné à un statut de workflow.

  

• Tâches de retour d’information – Retour des lecteurs et Aucun retour de résultats de recherche pour les articles, et retour de réponse ou de réponse non répondue pour Eddy AI, tous attribués par le gestionnaire de retours.

  

• Rappels de critique – Articles marqués comme Besoin d’une révision pour lesquels vous contribuez.

  

NOTE

Les tâches sans date d’échéance sont listées par défaut sous Aujourd’hui. Un trait d’union est affiché dans la colonne de date d’échéance, et une infobulle indique que la tâche n’a pas de date d’échéance.

Chaque tâche affiche des détails clés tels que le titre de l’article, le type de tâche, le statut, la date d’échéance, les utilisateurs assignés, les étiquettes et les informations de dernière mise à jour.

Colonnes de tâches

La page Tâches affiche par défaut les colonnes suivantes :

• Titre : L’article associé à la tâche.

• Type : Le type de tâche, comme le flux de travail, un retour d’information ou un rappel de révision.

• Statut : L’état actuel de la tâche.

• Échéance : La date prévue pour la réalisation de la tâche.

• Étiquettes : Étiquettes associées à l’article lié à la tâche.

• Assigné par : L’utilisateur qui a attribué la tâche.

• Assigné à : L’utilisateur responsable de la tâche.

• Dernière mise à jour à : Date et heure de la dernière mise à jour liée à la tâche, ainsi que l’utilisateur qui a effectué la mise à jour.

  • Pour les flux de travail, cela reflète la dernière mise à jour de l’article associé.

  • Pour les retours, il est affiché la dernière mise à jour de cet élément spécifique de retour.

  • Pour les rappels de critique, il indique la dernière mise à jour de l’article concerné.

Lorsque vous consultez la section Mise en veille, les colonnes supplémentaires suivantes s’affichent pour les tâches en remise en veille :

• Endormi à : la date et l’heure de la tâche qui ont été endormies.

• Endormi jusqu’à : la date et l’heure prévues pour la tâche de redevenir active.

Gérer vos tâches

Pour accéder aux actions rapides, surplacez une tâche, utilisez le menu Options Plus , ou sélectionnez la case à cocher à côté du nom de l’article.

Utilisation des actions de survol

Lorsque vous survolez une tâche, les deux actions suivantes s’affichent :

• Snooze (disponible pour tous types de tâches)
  Vous pouvez reporter la tâche en choisissant l’une des options suivantes :
  Demain (9h), la semaine prochaine (lundi, 9h), ou une date et une heure personnalisées.

• Une action spécifique à chaque tâche :

  • Tâches de workflow : mettre à jour le statut de workflow

  • Tâches de retour d’information : Gérer les retours

  • Rappel des tâches : Marquer comme révisé

Accès à plus d’options (⋯)

Cliquez sur l’icône Plus d’options pour accéder à toutes les actions disponibles :

• Tâches de workflow : Publier et Publish later.

• Tâches de rappel : Publier et publier plus tard.

Exécution d’actions à cocher

Lorsque vous sélectionnez la case à cocher à côté d’une tâche, les actions suivantes sont disponibles :

• Tâches de workflow : Publier, Publier plus tard, Mettre à jour le statut du workflow, Snooze, Ajouter des étiquettes.

• Tâches de retour : Snooze et gestion des retours.

• Tâches de rappel de révision : Publier, Publier plus tard, Mettre en rogne, Ajouter des étiquettes, Marquer comme révisé.

NOTE

Si votre article est marqué comme Nécessite une révision et est Publié, la tâche apparaîtra dans la liste, mais les actions Publier et Publier plus tard ne seront pas affichées.

Si vous sélectionnez plusieurs tâches, vous ne verrez que les actions communes à tous les types de tâches sélectionnés.

Filtrage et recherche des tâches

Vous pouvez affiner votre liste de tâches en utilisant des filtres et la barre de recherche.

Filtre basé sur le type de tâche

Sélectionnez un ou plusieurs types de tâches (Workflow, Retour d’information ou rappel de révision) en cliquant sur les onglets en haut de la liste.

Filtrer selon les colonnes

Vous pouvez filtrer vos tâches en fonction des colonnes de la page Tâches

Filtrer selon le statut

Filtrez les tâches par statut. La liste déroulante inclut des options de statut pour tous les types de tâches, regroupées et séparées par type :

• Tâches de workflow – Statuts définis dans le concepteur de workflow (par exemple, Draft, en révision).

• Feedback tasks – Ouvert, planifié, en cours.

• Review reminder tasks – Besoin d’une révision.

Filtrer selon le délai (via le filtre Date d’échéance)

Vous pouvez appliquer des filtres de chronologie depuis le menu déroulant de la date d’échéance à l’intérieur de l’icône Filtre :

• Cette semaine – Tâches à rendre pendant la semaine civile en cours (du dimanche au samedi).

• Aujourd’hui – Tâches à rendre aujourd’hui ou sans date d’échéance.

• En retard – Tâches avec une date limite dépassée.

• Date personnalisée – Choisissez une date d’échéance précise.

NOTE

Les tâches qui vous sont assignées sans date d’échéance apparaîtront automatiquement comme étant à rendre aujourd’hui. Ces tâches resteront sur la liste du jour et ne seront pas marquées comme en retard.

Filtre basé sur les étiquettes

Filtrez les tâches en fonction des labels associés aux articles liés.

Utilisez le menu déroulant Étiquettes dans le panneau de filtrage pour voir les tâches liées aux articles avec des étiquettes spécifiques. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs étiquettes pour réduire la liste des tâches.

Filtrer selon l’assignation de

Filtrez les tâches en fonction de la personne qui les a assignées.

Utilisez le menu déroulant Assigné par pour voir les tâches créées par un utilisateur spécifique. Cela est utile lorsque vous souhaitez suivre les tâches assignées par certains membres de l’équipe ou revoir des tâches provenant d’une source spécifique.

Filtrer selon la dernière mise à jour à

Filtrez les tâches selon leur dernière mise à jour.

Utilisez le menu déroulant Dernière mise à jour pour affiner les tâches en fonction de l’activité récente. Cela vous aide à identifier les tâches qui ont été mises à jour récemment ou à revoir celles qui ne l’ont pas été depuis un certain temps.

Filtrer selon la dernière mise à jour par

Filtrez les tâches selon la dernière personne qui les a mises à jour.

Utilisez le menu déroulant Dernière mise à jour pour voir les tâches mises à jour par un utilisateur spécifique. Cela est utile pour suivre les changements récents ou comprendre qui a effectué la mise à jour la plus récente d’une tâche.

Filtre basé sur le destinataire

Filtrez les tâches en fonction de la personne à qui elles sont assignées. Utilisez le menu déroulant Assigné à moi pour choisir parmi les options suivantes :

• Assigné à moi – Affiche uniquement les tâches qui vous sont assignées.

• Non assigné – Affiche les tâches qui n’ont pas de destinataire.

• Tâche en sommeil – Affiche les tâches que j’ai mises en veille.

• Tous les utilisateurs – Affiche les tâches attribuées à tous les utilisateurs. (Réservé aux admins)

• Utilisateurs spécifiques – Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste. (Réservé aux admins)

• Groupes – Passez à l’onglet Groupes pour filtrer les tâches par groupes d’équipe. (Réservé aux admins)

NOTE

• Les administrateurs peuvent voir et gérer les tâches assignées à n’importe quel utilisateur ou groupe et peuvent également filtrer les tâches non attribuées. Cependant, ils ne peuvent pas remettre en veille les tâches assignées à d’autres ni voir les tâches mises en veille par d’autres.

• Les utilisateurs réguliers ne peuvent consulter et gérer que les tâches qui leur sont assignées.

Filtrer à l’aide de la barre de recherche

Utilisez la barre de recherche pour trouver les tâches par nom d’article. La recherche se déroule en temps réel et correspond à des titres partiels et complets.