Créer un espace de travail

Lorsque vous créez un nouveau projet Document360, un espace de travail par défaut nommé v1 est automatiquement créé pour vous. Au fur et à mesure que votre documentation grandit, vous pouvez ajouter plus d’espaces de travail pour séparer le contenu par produit, version ou audience.

Quand avez-vous besoin d’un nouvel espace de travail ?

L’espace de travail par défaut v1 suffit à de nombreuses équipes. Vous avez besoin d’un espace de travail supplémentaire lorsque votre documentation a atteint un point où un seul espace ne sert plus proprement tous vos publics ou contenus. Voici les scénarios les plus courants :

• Versions multiples du produit : Maintenez des espaces de travail séparés pour les versions 1, 2 et 3 de votre produit afin que les lecteurs accèdent toujours à la documentation correspondant à leur version.
• Différents publics : Créez un espace de travail pour les utilisateurs finaux et un autre pour les administrateurs ou développeurs, en gardant le contenu de chaque audience ciblé et débridé.
• Plusieurs produits : si vous gérez la documentation de plusieurs produits au sein d’une même organisation, des espaces de travail séparés maintiennent le contenu de chaque produit indépendant.
• Documentation interne vs. externe : Utilisez un espace de travail pour le contenu destiné aux clients et un autre pour la documentation interne de l’équipe, chacun avec ses propres paramètres d’accès.
• Mise en scène ou contenu bêta : Configurez un espace de travail bêta pour rédiger et revoir la documentation à venir avant sa mise en ligne, sans affecter votre contenu publié.

Créer un nouvel espace de travail

1. Naviguez dans Paramètres () > portail de la base de connaissances dans la barre de navigation de gauche.
2. Dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez Espace de travail & localisation ().
3. Dans l’onglet Espace de travail & Localisation , cliquez sur Ajouter un espace de travail.

4. Dans la boîte de dialogue Ajouter un nouvel espace de travail , sélectionnez votre type d’espace de travail :

Site de documentation de la base de connaissances

Sélectionnez le site de documentation de la base de connaissances pour créer un espace de travail dédié aux articles standards, guides et contenus de la base de connaissances.

Nom et URL

Saisissez un nom dans le champ Nom — maximum 30 caractères, caractères alphanumériques et traits d’union uniquement. L’URL du Slug est automatiquement remplie à partir du nom et peut être personnalisée.

Statut de l’espace de travail

Espace de travail de base

Choisissez de repartir de zéro ou de copier un espace de travail existant :

• Créer un nouvel espace de travail — Commence avec un espace complètement vide. Aucune catégorie, article ou contenu n’est repris. Utilisez-le pour construire un nouveau jeu de documentation à partir de zéro.

• Copier un espace de travail existant — Duplique le contenu et la structure d’un espace de travail existant. Utilisez-le pour créer une nouvelle version de produit et vous voulez partir de la même base.

  Si vous sélectionnez Copier l’espace de travail existant :

  1. Sélectionnez l’espace de travail à copier dans la liste.
  2. Cliquez sur Choisir catégories (optionnel) pour ne copier que des catégories spécifiques.
  3. Dans Liens internes, sélectionnez comment les articles copiés doivent gérer les liens :
     • Nouveau — Les liens pointent vers les articles créés dans le nouvel espace de travail.
     • Existant — Les liens continuent de pointer vers les articles originaux dans l’espace de travail source.

Langues

Le langage par défaut de votre projet est automatiquement attribué. Pour ajouter plus de langues, cliquez sur le menu déroulant Nouvelle langue et sélectionnez celles que vous souhaitez.

Pour chaque langue, cliquez sur l’icône Plus d’options () pour configurer :

Cliquez sur Ajouter pour créer l’espace de travail.

Espace de travail de documentation API

1. Sélectionnez espace de travail documentation API pour créer un espace de travail dédié aux références et spécifications API.
2. Entrez un nom  maximum 30 caractères, uniquement en alphanumériques et traits d’union. L’URL du Slug est remplie automatiquement et peut être personnalisée.

Statut de l’espace de travail

3. Cliquez sur Ajouter pour créer l’espace de travail.

Meilleures pratiques

• Utilisez des noms descriptifs d’espaces de travail qui reflètent clairement le produit, la version ou l’audience — par exemple, v2-enterprise ou admin-docs. Cela facilite la navigation entre les espaces de travail de votre équipe.
• Mettez de nouveaux espaces de travail en mode Bêta pendant que vous développez du contenu afin qu’ils n’apparaissent pas aux lecteurs avant d’être prêts.
• Copiez un espace de travail existant lors de la création d’une nouvelle version au lieu de repartir de zéro. Cela préserve la structure de votre catégorie et fait gagner du temps de configuration.
• Choisissez soigneusement les liens internes lorsque vous copiez un espace de travail. Sélectionnez Nouveau si vous souhaitez que le nouvel espace de travail soit totalement indépendant ; sélectionnez Existant si vous souhaitez garder les références pointant vers l’espace de travail source.

FAQ