A HubSpot é uma plataforma líder de marketing inbound, vendas, CRM e sucesso do cliente. Quando sua equipe de suporte recebe novos chamados no HubSpot, muitas vezes é necessário verificar se já existe um artigo relacionado da base de conhecimento no Document360 — e, se não existir, criar um que cubra a lacuna de conhecimento. Ao conectar HubSpot e Document360 via Zapier, você pode automatizar isso: sempre que um novo chamado de suporte é criado no HubSpot, o Zapier pode acionar a criação de artigos no Document360, ajudando sua equipe a construir documentação diretamente a partir da atividade de suporte.
Quando usar essa integração
- Sua equipe de suporte gerencia as consultas recebidas de clientes no HubSpot e quer criar automaticamente um rascunho de artigo no Document360 sempre que um chamado for recebido por um tema não documentado.
- Você quer fechar lacunas de conhecimento mais rapidamente usando dados reais de tickets de suporte — nomes e descrições de tickets — como ponto de partida para novos artigos de base de conhecimento.
- Você está construindo um fluxo de trabalho onde a atividade de suporte impulsiona a documentação, garantindo que sua base de conhecimento cresça em resposta ao que os clientes realmente estão pedindo.
Antes de começar
- Você deve estar logado na sua conta Zapier.
- Você deve ter uma conta HubSpot com acesso aos tickets de suporte que deseja usar como gatilhos.
- Você deve ter seu token da API do Document360 pronto. Para gerar uma, navegue até Conexões > Extensões, localize o bloco Zapier e clique em Conectar para copiar o token.
Como configurar o Zap
Passo 1 — Crie um novo Zap
- Faça login na sua conta Zapier.
- No menu de navegação à esquerda, clique em Criar e depois selecione Zaps.
- Um novo Zap é criado com um fluxo de Gatilho e Ação .
Passo 2 — Conecte o HubSpot como gatilho
- No campo Trigger , escolha HubSpot.
- No campo de evento Trigger , selecione o evento necessário para ser acionado no HubSpot.
NOTA
Para mudar o aplicativo de gatilho depois, clique em Alterar no campo Gatilho.
- Clique no campo Conta — um painel de login aparece.
- Insira suas credenciais de login no HubSpot e marque a caixa.
- Clique no aplicativo Conectar. Zapier executa um teste para confirmar que o gatilho está corretamente configurado.
- Clique em continuar.
Passo 3 — Conectar o Document360 como a ação
- No campo Ação , escolha Document360.
- No painel Configuração, selecione o evento desejado no campo Evento .
- Clique no campo Conta — um painel de login aparece.
- Insira suas credenciais de login e clique em Permitir.
Para gerar o token API a partir do Document360:
- Navegue até Conexões > Extensões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.
- No bloco de extensão do Zapier , clique em Conectar.
- Clique no ícone Copiar para copiar o token.
- Volte ao painel Zapier e cole o token da API no campo.
- Clique em Sim, continuar para Document360.
- Você pode encontrar o projeto Document360 conectado na página da conta Connect Document360 . Clique em continuar.
Passo 4 — Mapear os campos
- Mapee os campos necessários do HubSpot para o Document360:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Nome do ingresso | Por padrão, o nome do ticket HubSpot corresponde ao título do artigo no Document360. |
| Descrição do ingresso | Por padrão, a descrição do ticket do HubSpot corresponde ao conteúdo do artigo no Document360. |
| Versão | Selecione o espaço de trabalho no seu projeto Document360 onde o artigo deve ser criado. |
| Idioma | Escolha o idioma dentro do espaço de trabalho selecionado. |
| Esse passo deve ser considerado um "sucesso" quando nada é encontrado? | Defina para Verdadeiro ou Falso dependendo de como você quer que o Zap se comporte quando não for encontrado conteúdo correspondente. |
- Depois de terminar, clique em Continuar.
- Clique em Testar e Continuar.
Passo 5 — Ligue o Zap
- Após o teste, revise ou edite o gatilho e as configurações de ação conforme necessário.
- Você verá uma mensagem de sucesso: seu Zap está ligado. Clique em Gerenciar seu Zap para ir à página de visão geral do Zap.
Visão geral do Zap
Uma vez ativado, você pode visualizar e gerenciar o Zap a partir do painel Zapier. A página de visão geral mostra o histórico de disparo, ação e execução do Zap.
Como deletar um Zap
- Navegue até o painel do Zapier. Uma lista de todos os Zaps existentes é exibida na página de visão geral.
- Clique no ícone de ações do Zap () à direita do Zap que você quer remover e clique em Deletar. O Zap é deletado permanentemente.
Melhores práticas
- Defina o campo "Esta etapa deve ser considerada um sucesso quando nada é encontrado?" para Verdadeiro se você quiser que o Zap continue rodando mesmo sem um artigo correspondente. Isso impede que o Zap pare em tickets que ainda não têm um artigo correspondente — o que provavelmente acontece na maioria deles quando você está começando.
- Revise o nome e a descrição do ticket que são mapeados como título e conteúdo do artigo. Os nomes dos tickets do HubSpot costumam ser curtos e concisos — considere se você precisa de uma etapa de acompanhamento no seu fluxo de trabalho para enriquecer o artigo antes que ele seja publicado.
- Use esse Zap para criar artigos preliminares em vez de publicados, assim sua equipe de documentação pode revisar e expandir o conteúdo antes que ele apareça na base de conhecimento.