Muitas organizações usam o Asana para organizar, acompanhar e gerenciar o trabalho entre equipes. Quando sua equipe usa o Asana para gerenciar tarefas de documentação — por exemplo, coordenar a criação de conteúdo com fornecedores externos ou acompanhar tarefas de escrita entre projetos — geralmente há uma etapa manual de transferência do conteúdo finalizado para o Document360. Ao conectar Asana e Document360 através do Zapier, você pode automatizar isso: sempre que um evento específico ocorre em um projeto Asana, Zapier cria automaticamente um artigo correspondente na sua base de conhecimento.
Quando usar essa integração
- Sua equipe de documentação usa o Asana para atribuir e acompanhar tarefas de escrita com colaboradores externos, e você quer que o conteúdo das tarefas concluídas flua para o Document360 sem precisar copiar e colar manualmente.
- Você gerencia um pipeline de conteúdo no Asana onde as tarefas representam artigos em andamento, e quer que novas tarefas gerem automaticamente rascunhos de artigos no Document360 para que os escritores tenham um lugar para trabalhar desde o início.
- Você quer manter a atividade do seu projeto Asana e a criação de conteúdo no Document360 sincronizadas, reduzindo a sobrecarga de alternar entre ferramentas para avançar o conteúdo.
Antes de começar
- Você deve estar logado na sua conta Zapier.
- Você deve ter uma conta Asana com acesso ao espaço de trabalho e ao projeto que deseja monitorar.
- Você deve ter seu token da API do Document360 pronto. Para gerar uma, navegue até Conexões > Extensões, localize o bloco Zapier e clique em Conectar para copiar o token.
Como configurar o Zap
Passo 1 — Crie um novo Zap
- Faça login na sua conta Zapier.
- No menu de navegação à esquerda, clique em Criar e depois selecione Zaps.
- Um novo Zap é criado com um fluxo de Gatilho e Ação .
Passo 2 — Conecte o Asana como gatilho
- No campo Trigger , escolha Asana.
- No campo de evento Trigger , selecione o evento necessário para ser acionado em Asana.
NOTA
Para mudar o aplicativo de gatilho depois, clique em Alterar no campo Gatilho.
- Clique no campo Conta — um painel de login aparece.
- Digite suas credenciais do Asana e clique em Permitir. Zapier executa um teste para confirmar que o gatilho está corretamente configurado.
NOTA
Se sua conta já estiver vinculada ao Asana, você pode selecioná-la diretamente no painel de login sem precisar digitar credenciais novamente.
- Selecione sua conta Asana e clique em Próximo.
- Selecione o Workspace desejado e clique em Próximo.
- Selecione o projeto desejado e clique em Próximo.
Passo 3 — Conectar o Document360 como a ação
- No campo Ação , escolha Document360.
- No painel Configuração, selecione o evento desejado no campo Evento .
- Clique no campo Conta — um painel de login aparece.
- Insira suas credenciais de login e clique em Permitir.
Para gerar o token API a partir do Document360:
- Navegue até Conexões > Extensões na barra de navegação esquerda do portal da base de conhecimento.
- No bloco de extensão do Zapier , clique em Conectar.
- Clique no ícone Copiar para copiar o token.
- Volte ao painel Zapier e cole o token da API no campo.
- Clique em Sim, continuar para Document360.
- Você pode encontrar o projeto Document360 conectado na página da conta Connect Document360 . Clique em continuar.
Passo 4 — Mapear os campos
- Mapeie os campos necessários do Asana para o Document360:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Título | Escolha um título adequado entre os campos de tarefa disponíveis do Asana. |
| Conteúdo | Escolha o conteúdo adequado com base nas necessidades do seu negócio. |
| Versão | Selecione o espaço de trabalho no seu projeto Document360 onde o artigo deve ser criado. |
| Idioma | Escolha o idioma dentro do espaço de trabalho selecionado. |
| Artigo | Escolha o artigo dentro da categoria selecionada. |
NOTA
O botão Continuar só é ativado depois que todos os campos necessários já foram mapeados.
- Clique em continuar.
Passo 5 — Teste e publique o Zap
- Na seção de teste, clique em Passo de Teste.
- Se for bem-sucedido, você receberá a mensagem de que um documento foi enviado para o Document360.
- No seu portal Document360, você encontrará o artigo localizado na pasta que você selecionou anteriormente.
- Volte ao painel de configuração do Zapier e clique em Próximo, depois em Publicar.
- Revise ou edite as configurações de gatilho e ações conforme necessário. Você verá uma mensagem de sucesso: seu Zap está ligado. Clique em Gerenciar seu Zap para ir à página de visão geral do Zap.
Visão geral do Zap
Uma vez ativado, você pode visualizar e gerenciar o Zap a partir do painel Zapier. A página de visão geral mostra o histórico de disparo, ação e execução do Zap.
Como deletar um Zap
- Navegue até o painel do Zapier. Uma lista de todos os Zaps existentes é exibida na página de visão geral.
- Clique no ícone de ações do Zap () à direita do Zap que você quer remover e clique em Deletar. O Zap é deletado permanentemente.
Melhores práticas
- Defina o Zap para um projeto Asana específico em vez de um gatilho amplo para o espaço de trabalho. Conectar-se a um projeto focado — por exemplo, um projeto dedicado de documentação ou pipeline de conteúdo — impede que o Zap dispare em atividades de tarefas não relacionadas em toda a sua organização.
- Mapeie o nome da tarefa Asana ao título do artigo para que cada artigo do Document360 criado a partir de uma tarefa possa ser rastreado até sua origem no Asana. Convenções claras de nomeação no Asana vão produzir títulos de artigos mais limpos no Document360.
- Use um projeto dedicado do Asana para tarefas de documentação , se possível. Isso facilita gerenciar o escopo do Zap, auditar o que foi criado no Document360 e manter o conteúdo separado de outros tipos de tarefas do Asana.