Zapier - Guia de configuração

Zapier é uma ferramenta de automação online que conecta o Document360 a centenas de aplicativos de terceiros sem precisar de nenhum código. Funciona criando fluxos de trabalho automatizados chamados Zaps – cada Zap consiste em um gatilho (um evento em um aplicativo) e uma ação (algo que acontece automaticamente em outro app como resultado). Depois de conectar o Document360 ao Zapier usando um token de API, você pode construir fluxos de trabalho que movem dados entre o Document360 e as ferramentas que sua equipe já utiliza, reduzindo o trabalho manual e mantendo sua base de conhecimento sincronizada com o restante da sua pilha.

Quando usar a extensão Zapier

• Você quer automatizar tarefas repetitivas de documentação — por exemplo, criar automaticamente um rascunho de artigo no Document360 quando uma nova linha é adicionada a uma planilha do Google, ou quando um formulário é enviado no Typeform.
• Sua equipe usa ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana, Trello ou monday.com e você quer acionar atualizações da base de conhecimento quando as tarefas atingem um certo estágio.
• Você quer conectar o Document360 a plataformas CRM como HubSpot, Zoho CRM ou Pipedrive para manter a documentação do produto alinhada com os fluxos de trabalho de vendas e suporte.
• Você precisa automatizar notificações ou atualizações de conteúdo em ferramentas como Gmail ou Mailchimp quando artigos são publicados ou atualizados no Document360.

Antes de começar

• Você deve ter uma conta ativa no Zapier. Se você não tiver um, inscreva-se no zapier.com.
• Você deve ter uma conta no aplicativo de terceiros que deseja se conectar ao Document360 pelo Zapier.
• Se você é novo no Zapier, confira o guia de início do Zapier para aprender a criar fluxos de trabalho e automatizar tarefas antes de configurar seu primeiro Zap.

Como gerar o token API no Document360

O token API é o que o Zapier usa para autenticar e se conectar à sua base de conhecimento do Document360.

1. Navegue até Conexões () > Extensões () na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.
2. Em Colaboração em Equipe, no bloco de extensão Zapier , clique em Conectar.

3. Um popup de detalhes do Zapier aparece com um token gerado.
4. Clique no ícone Copiar para copiar o token.

Esse token de API é usado para autenticar o Document360 ao construir o Zaps no Zapier. Mantenha a segurança — trate da mesma forma que trataria uma senha.

Casos de uso do Zapier para Document360

Depois de ter o token da API, você pode construir o Zaps conectando o Document360 a qualquer uma das seguintes plataformas. Cada artigo de caso de uso percorre um Zap específico com configuração passo a passo:

Melhores práticas

• Gere o token da API somente quando estiver pronto para começar a construir seu primeiro Zap — o token é ativo imediatamente e concede acesso à sua base de conhecimento assim que for criado.
• Armazene o token API de forma segura. Se você suspeitar que foi comprometido, retorne ao Connections > Extensions e gere um novo — o token antigo será invalidado.
• Teste cada Zap cuidadosamente no Zapier antes de ligá-lo. Use a etapa de teste embutida do Zapier para verificar se o gatilho e a ação estão funcionando como esperado com dados reais antes que o fluxo de trabalho seja executado automaticamente.
• Comece com Zaps simples de um passo (um gatilho, uma ação) antes de construir fluxos de trabalho em múltiplas etapas. Isso facilita identificar qual etapa está falhando caso algo dê errado.
• Nomeie claramente seus Zaps — por exemplo, "Submissão de formulários → Criar rascunho do Document360" — para que sua equipe possa entender o que cada automação faz sem precisar abri-la.

FAQ