Se sua equipe usa o Zoho CRM para gerenciar leads e contatos, manter sua base de conhecimento atualizada com informações relevantes sobre esses leads — como documentação de integração, artigos específicos para contas ou guias de produtos — exige esforço manual toda vez que um novo registro é adicionado. Ao conectar o Zoho CRM e o Document360 através do Zapier, você pode automatizar isso: sempre que um novo lead ou contato é criado no Zoho CRM, o Zapier cria automaticamente um artigo correspondente no Document360.
Você pode configurar essa integração do zero ou usar o template pré-construído do Zapier:
Quando usar essa integração
- Sua equipe de vendas ou suporte adiciona novos leads ou contatos no Zoho CRM e um artigo correspondente na base de conhecimento — como um perfil de cliente, um guia de integração ou um resumo de produto — precisa ser criado no Document360 a cada vez.
- Você quer garantir que a documentação relevante para cada novo registro CRM seja criada automaticamente, para que sua equipe não precise alternar manualmente entre Zoho CRM e Document360.
- Você está construindo um fluxo de trabalho de documentação onde eventos de CRM acionam a criação de conteúdo, mantendo sua base de conhecimento alinhada com seu pipeline de vendas.
Antes de começar
- Você deve estar logado na sua conta Zapier.
- Você precisa ter uma conta Zoho CRM com permissão para se conectar ao Zapier.
- Você deve ter seu token da API do Document360 pronto. Para gerar uma, navegue até Conexões > Extensões, localize o bloco Zapier e clique em Conectar para copiar o token.
Como configurar o Zap
Passo 1 — Crie um novo Zap
- Faça login na sua conta Zapier.
- No menu de navegação à esquerda, clique em Criar e depois selecione Zaps.
- Um novo Zap é criado com um fluxo de Gatilho e Ação .
Passo 2 — Conecte o Zoho CRM como gatilho
- No campo Trigger , escolha Zoho CRM.
- No campo de evento Trigger , selecione o evento que deve acionar o Zap.
NOTA
Para mudar o aplicativo de gatilho depois, clique em Alterar no campo Gatilho.
- Clique no campo Conta — um painel de login aparece.
- Selecione o domínio Zoho ao qual sua conta pertence. O campo de domínio é opcional — selecione-o apenas se sua conta Zoho estiver em um domínio regional específico.
- Clique em Sim, continue para o Zoho CRM.
- Insira suas credenciais do Zoho CRM e clique em Aceitar.
- Clique em continuar. Zapier executa um teste para confirmar que o gatilho está corretamente configurado.
Passo 3 — Conectar o Document360 como a ação
- No campo Ação , escolha Document360.
- No painel Configuração, selecione o evento desejado no campo Evento .
- Clique no campo Conta — um painel de login aparece.
- Insira suas credenciais de login e clique em Permitir.
Para gerar o token API a partir do Document360:
- Navegue até Conexões > Extensões na barra de navegação esquerda do portal da base de conhecimento.
- No bloco de extensão do Zapier , clique em Conectar.
- Clique no ícone Copiar para copiar o token.
- Volte ao painel Zapier e cole o token da API no campo.
- Clique em Sim, continuar para Document360.
- Você pode encontrar o projeto Document360 conectado na página da conta Connect Document360 . Para usar uma conta diferente depois, clique em Alterar.
- Clique em continuar.
Passo 4 — Mapear os campos
- Mapeie os campos necessários do Zoho CRM para o Document360:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Versão | Selecione o espaço de trabalho no seu projeto Document360 onde o artigo deve ser criado. |
| Idioma | Escolha o idioma dentro do espaço de trabalho selecionado. |
| Artigo | Escolha o artigo desejado da categoria desejada. |
| Publicar | Coloque em Verdadeiro para publicar o artigo imediatamente. Defina para False para salvar como rascunho. |
- Clique em continuar.
Passo 5 — Teste e publique o Zap
- Na seção de teste, clique em Passo de Teste.
- Se for bem-sucedido, você receberá a mensagem de que um documento foi enviado para o Document360.
- No seu portal Document360, você encontrará o artigo intitulado "Fonte Principal no Zoho CRM" na categoria que você selecionou.
- Volte ao painel de configuração do Zapier e clique em Continuar, depois em Publicar.
- Revise ou edite as configurações de gatilho e ações conforme necessário, depois ative o botão de acionar o Zap (Zap toggle).
- Você verá uma mensagem de sucesso: seu Zap está ligado. Clique em Gerenciar seu Zap para ir à página de visão geral do Zap.
Visão geral do Zap
Uma vez ativado, você pode visualizar e gerenciar o Zap a partir do painel Zapier. A página de visão geral mostra o histórico de disparo, ação e execução do Zap.
Como deletar um Zap
- Navegue até o painel do Zapier. Uma lista de todos os Zaps existentes é exibida na página de visão geral.
- Clique no ícone de seta (>) à direita do Zap que você quer remover e clique em Desligar e excluir o Zap. O Zap é deletado permanentemente.
Melhores práticas
- Defina o Publish como False ao mapear campos para que artigos acionados pelo Zoho CRM caiam no Document360 como rascunhos. Isso dá à sua equipe a chance de revisar e adaptar o conteúdo ao lead ou contato específico antes de ser lançado.
- Use uma categoria dedicada no Document360 para artigos acionados por CRM — por exemplo, "Perfis de Clientes" ou "Documentação de Leads" — para que esse conteúdo automatizado permaneça organizado e não se misture com artigos escritos à mão.
- Escolha um evento gatilho específico no Zoho CRM que corresponda ao ponto certo no seu fluxo de trabalho de vendas — por exemplo, disparar um novo lead em vez de qualquer atualização de contato — para evitar criar artigos desnecessários para cada atividade do CRM.