Depois de configurar o Enterprise Single Sign-On (SSO) usando SAML ou OpenID Connect para seu projeto, você pode começar a adicionar e gerenciar usuários de SSO. Usuários adicionados como usuários SSO se autenticam usando suas credenciais existentes de um Provedor de Identidade (IdP) confiável, como Okta, Azure AD ou Google Workspace, sem precisar de uma senha separada do Document360. Este artigo explica como adicionar novos usuários de SSO, convidar usuários existentes a mudarem para SSO e remover contas de usuários SSO quando não forem mais necessárias.
Antes de começar
- O SSO já deve estar configurado para seu projeto usando SAML ou OpenID Connect.
- Você deve ter o papel de Proprietário ou Administrador do projeto para adicionar ou convidar usuários.
- O endereço de e-mail de qualquer novo usuário de SSO deve corresponder ao domínio especificado na configuração SSO.
Como adicionar e gerenciar usuários de SSO
Escolha a ação que se aplica à sua situação:
Adicionar um novo usuário de SSO
Novo no seu projeto? Adicione-os diretamente como usuários SSO para que eles se autentiquem usando suas credenciais IDP desde o primeiro dia.
Vá para os degraus →Convide um usuário existente para SSO
Já adicionado ao projeto com uma conta padrão? Convide-os a mudar para a autenticação SSO através das configurações de SSO.
Vá para os degraus →Como adicionar um novo usuário como usuário SSO
Adicionar um novo usuário de SSO segue o mesmo processo que adicionar um usuário padrão no Document360, com uma etapa adicional para atribuir a configuração do SSO.
- Navegue até Configurações () na barra de navegação da esquerda do portal da Base de Conhecimento.
- No painel de navegação à esquerda, vá para Usuários e permissões > Usuários e grupos.
- Na aba Usuários , clique em Adicionar > Usuários.
- Na janela do novo usuário , em Detalhes básicos, insira o endereço de e-mail do usuário no campo E-mail .
O endereço de e-mail deve corresponder ao domínio especificado na configuração SSO.
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Selecione a caixa de seleção do usuário SSO .
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No menu suspenso Selecionar SSO , selecione a configuração de SSO que você deseja atribuir ao usuário.
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Se você não quiser enviar um e-mail de convite, selecione a caixa de seleção Pular o e-mail de convite .
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Clique em Salvar.
O usuário é adicionado como usuário SSO e receberá um e-mail de convite com seus dados de login. Para saber mais, leia Adicionar novo usuário.
Como convidar um usuário existente para usar SSO
Se usuários já foram adicionados ao seu projeto com contas padrão do Document360, você pode convidá-los a mudar para a autenticação SSO através das configurações de configuração SSO.
- Navegue até Configurações () na barra de navegação da esquerda do portal da Base de Conhecimento.
- No painel de navegação à esquerda, vá para Usuários e permissões > Configuração SSO.
- Passe o mouse sobre a configuração do SSO que você quer usar e clique no ícone Editar ().
- Na janela de configuração do SSO, navegue até a aba de configurações Mais .
- Na seção Converter contas de usuário e leitor existentes para SSO , selecione uma das seguintes opções:
- Todos os usuários: Convida todos os usuários atualmente adicionados ao projeto.
- Apenas usuários selecionados: Abre uma lista de usuários no projeto. Selecione a caixa de seleção ao lado de cada usuário que você deseja convidar.
- Clique em Salvar.
Cada usuário convidado receberá um e-mail de convite com seus dados de login do SSO.
Quando você convida um usuário existente para se tornar um usuário SSO, uma conta adicional de SSO é criada. A conta original continuará existindo junto com a nova conta SSO. Se a conta SSO não for mais necessária, você pode excluí-la separadamente sem afetar a conta original.
Como excluir um usuário SSO
Se uma conta de usuário SSO não for mais necessária, você pode removê-la da página de Usuários & Grupos .
- Navegue até Configurações () na barra de navegação da esquerda do portal da Base de Conhecimento.
- No painel de navegação esquerdo, vá para Usuários e permissões > Usuários e grupos.
- Passe o mouse sobre o usuário SSO que você quer deletar. Usuários de SSO são identificados pelo rótulo SSO ao lado do endereço de e-mail.
- Clique no ícone Excluir ().
- Clique em Sim , no popup de confirmação de exclusão.
Se um endereço de e-mail existir tanto como conta de usuário padrão quanto como conta de usuário SSO, excluir a conta SSO não apagará a conta de usuário padrão.
Para saber mais, leia Desativar ou excluir usuário.
Melhores práticas
- Ao convidar usuários existentes para SSO, use apenas usuários selecionados em vez de Todos os usuários se seu projeto tiver uma mistura de usuários SSO e não-SSO. Isso evita converter acidentalmente contas que deveriam permanecer no login padrão.
- Após convidar os usuários para o SSO, confirme com eles que conseguem fazer login com sucesso antes de remover suas contas originais.
- Use o rótulo SSO na página Usuários & grupos para distinguir rapidamente contas SSO de contas padrão ao gerenciar uma lista grande de usuários.
FAQ
Por que não consigo criar uma conta de leitor SSO?
Se um usuário já foi adicionado ao projeto como conta de leitor SSO, você não pode adicionar o mesmo usuário novamente. O botão Criar conta leitora é desativado automaticamente quando a caixa de seleção de usuário SSO é selecionada.