Gerenciando contas de equipe

Você pode gerenciar contas de equipe com eficiência para garantir uma colaboração perfeita. Você pode criar novas contas de equipe, editar as existentes para atualizar funções ou permissões e excluir contas que não são mais necessárias. Além disso, você pode converter contas de equipe em SSO ou leitores, permitindo flexibilidade na adaptação às necessidades em evolução de sua equipe.

NOTA

Qualquer conta de equipe existente com permissões pode adicionar ou gerenciar uma conta de equipe, atribuir acesso ao conteúdo e muito mais.

Visão geral da página Conta e grupos da equipe

Para acessar a Contas e grupos de equipes página:

1. Navegue até Configurações () na barra de navegação esquerda no portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue até Usuários e segurança > Contas e grupos de equipes > Contas de equipe.

Principais elementos da página da conta da equipe:

1. Pesquisar conta de equipe: pesquise uma conta de equipe por nome ou e-mail.

2. Lista de contas de equipe: exibe todas as contas de equipe no projeto.

3. Status: mostra se a conta está ativa ou inativa. Um status inativo indica que a conta foi desativada.

4. Função: Exibe o portal role, como Proprietário, Administrador, Colaborador ou uma função personalizada.

5. Função e acesso ao conteúdo: mostra o content role e content access atribuído à conta.

6. Nome do grupo: Se a conta pertencer a um grupo, o nome do grupo será exibido.

   
   Selecione a conta de equipe desejada e as seguintes opções aparecerão:

7. Convert to SSO account: converta a conta da equipe em uma conta SSO.

8. Convert to reader account: Converta a conta de equipe em uma conta de leitor.

9. Deactivate/Activate: Desative ou ative a conta da equipe.

10. Delete: Exclua a conta da equipe.

    
    Passe o mouse sobre uma conta de equipe para acessar:

11. Notificações por e-mail (): visualize o histórico de atividades de e-mail nos últimos 30 dias.

12. Edit (): Edite a configuração da conta da equipe.

13. Delete (): Exclua a conta da equipe.

    
    Outras características:

14. Export CSV: Exporte a lista de contas de equipe como um arquivo CSV.

15. Filter: use filtros para restringir os resultados por tipo de portal, tipos de conta ou status.

16. Add: Adicione uma nova conta de equipe.

Adicionando uma nova conta de equipe

Para adicionar uma ou mais contas de equipe ao seu projeto,

1. Navegue até Configurações () na barra de navegação esquerda no portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue até Usuários e segurança > Contas e grupos de equipes > Contas de equipe.

3. Clique em Adicionar > conta de equipe para abrir o painel Nova conta de equipe .

4. No campo E-mail , insira os endereços de e-mail das contas que deseja adicionar.

   NOTA

   Você pode adicionar até cinco endereços de e-mail separados por vírgulas.

5. Marque a caixa de seleção do SSO usuário para adicionar a conta da equipe como um usuário SSO.

6. Se você marcou a caixa de seleção Usuário SSO, selecione uma configuração SSO no menu suspenso Selecionar SSO.

7. Marque a caixa de seleção Ignorar e-mail de convite se não quiser que seus novos usuários recebam um e-mail de convite.

8. Escolha a função de projeto desejada para as novas contas.

   • Admin: Tenha acesso a todos os recursos, exceto cobrança. Eles podem gerenciar usuários, projetos e configurações.

   • Contribuinte: Crie, edite e publique rascunhos de artigos e páginas de categoria.

   • Revisor: pode fazer login no portal da base de dados de conhecimento para acessar todos os artigos atribuídos a eles para revisão.

   • Função personalizada: Crie funções com permissões específicas com base em suas necessidades.

   NOTA

   Você não pode escolher funções individuais do portal para cada e-mail inserido no campo E-mail .

9. Selecione a função de conteúdo desejada para as novas contas de equipe.

   • Redator de rascunho: Pode criar e editar artigos e páginas de categoria, mas não pode publicá-los.

   • Editor: Gerencie artigos, categorias, unidades, fluxos de trabalho e reutilização de conteúdo.

   • Revisor: pode adicionar comentários a artigos, atualizar o status do fluxo de trabalho e definir datas de vencimento para status de fluxo de trabalho.  

   • Nenhum: Nenhuma função de conteúdo específica atribuída inicialmente. Isso pode ser alterado posteriormente, conforme necessário.

   NOTA

   Você pode escolher várias funções de conteúdo para diferentes acessos a conteúdo clicando na opção Adicionar outra função de conteúdo .

10. Escolha o nível de acesso ao conteúdo desejado para a função Conteúdo.

    • Nenhum: Selecione essa opção se o usuário não tiver acesso a nenhum conteúdo da base de dados de conhecimento.

    • Todo: Escolha essa opção para conceder acesso a todo o conteúdo da base de conhecimento em todos os espaços de trabalho e idiomas.

    • Espaço de trabalho/idioma: Restrinja o acesso ao conteúdo em espaços de trabalho e idiomas específicos. Os usuários só poderão visualizar o conteúdo designado para essas seleções.

    • Categoria: Limite o acesso a determinadas categorias em espaços de trabalho e idiomas especificados. Os usuários terão acesso apenas ao conteúdo categorizado nas categorias selecionadas.

11. Por fim, atribua grupos para as novas contas de equipe no menu suspenso Atribuir grupos . Este campo é opcional. Você também pode adicionar contas de equipe sem associá-las a nenhum grupo.

12. Uma vez feito isso, clique em Nova conta de equipe.

Importando contas de equipe

Você pode usar o recurso Importar contas de equipe para adicionar mais de cinco contas de uma só vez. Para adicionar novas contas de equipe ao seu projeto:

1. Navegue até Configurações () na barra de navegação esquerda no portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue até Usuários e segurança > Contas e grupos de equipes > Contas de equipe.

3. Clique > Adicionar Importar contas de equipe para abrir o painel Importar contas de equipe.

4. Marque a caixa de seleção Usuário SSO para adicionar as contas de equipe como um usuário SSO.

5. Se você marcou a caixa de seleção Usuário SSO, selecione uma configuração SSO no menu suspenso Selecionar SSO.

6. Baixe o modelo de arquivo CSV clicando na opção Baixar modelo .

7. Abra o arquivo CSV baixado em um aplicativo local, como o MS Excel.

8. Insira os e-mails da nova conta e o nome e sobrenome.

9. Salve o arquivo e carregue o arquivo CSV no painel do Document360 clicando em Clique para carregar. Você também pode arrastar e soltar o arquivo no quadro de soltar designado.

   Os dados serão validados e os e-mails válidos e inválidos serão listados na tabela de resumo de validação .

10. Clique na caixa de seleção Ignorar e-mail de convite se não quiser que seus novos usuários recebam um e-mail de convite.

11. Atribua a função Portal, a função Conteúdo, o Acesso Conteúdo e o Grupo para as contas de equipe importadas usando a respectiva lista suspensa.

12. Clique no botão Importar .

Gerenciando contas de equipe

Editando uma conta de equipe

Para editar a configuração de uma conta de equipe, siga as etapas abaixo:

1. Navegue até Configurações () na barra de navegação esquerda no portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue até Usuários e segurança > Contas e grupos de equipes > Contas de equipe.

3. Passe o mouse sobre a conta de equipe desejada e clique no Editar ícone ().

4. Para atualizar a função do portal:

   1. Clique em Gerenciar função do projeto.

   2. Selecione a função de portal desejada no painel Editar conta da equipe .

   3. Clique em Atualizar.

5. Para atualizar a permissão de acesso ao conteúdo:

   1. Clique em Gerenciar funções e permissões de conteúdo.

   2. Selecione a função de conteúdo desejada e o acesso ao conteúdo no painel Editar conta da equipe.

   3. Clique em Atualizar.

NOTA

Para contas de equipe, o acesso é herdado, permitindo que elas visualizem categorias e subcategorias, a menos que o acesso seja explicitamente restrito.

Excluindo uma conta de equipe

Exclua uma conta de equipe usando um dos dois métodos:

1. Navegue até Configurações () na barra de navegação esquerda no portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue até Usuários e segurança > Contas e grupos de equipes > Contas de equipe.

3. Passe o mouse sobre a conta de equipe desejada e clique no Excluir ícone ().

   Como alternativa, marque a caixa de seleção ao lado de uma ou mais contas e clique em Excluir () na parte superior.

4. Clique no Sim painel de Excluir confirmação.

Convertendo contas de equipe em leitores

Para converter uma conta de equipe em uma conta de leitor:

1. Navegue até Configurações () na barra de navegação esquerda no portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue até Usuários e segurança > Contas e grupos de equipes.

3. Selecione uma ou mais contas da Equipe do Document360 (não SSO) e clique em Converter em leitor.

   NOTA

   Se você selecionar uma conta de equipe SSO ao converter contas de equipe em leitores, o usuário será convertido em um leitor SSO.

4. Atribua as permissões de acesso ao conteúdo desejadas no menu suspenso Acesso ao conteúdo .

5. Como uma etapa opcional, mapeie o usuário para qualquer grupo de leitores existente no menu suspenso Mapear com grupo de leitores existente .

6. Clique em Confirmar para converter a conta da equipe em um leitor.

   NOTA

   Quando uma conta de equipe é convertida em um leitor, todas as contribuições feitas enquanto eles estavam na função de conta de equipe serão retidas.

Convertendo contas de equipe em SSO

Para converter uma conta de equipe em uma conta SSO:

1. Navegue até Configurações () na barra de navegação esquerda no portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue até Usuários e segurança > Contas e grupos de equipes > Contas de equipe.

3. Selecione uma ou mais contas de equipe do Document360 (não SSO) e clique em Converter em conta SSO.

4. No menu suspenso Selecionar SSO , escolha uma configuração de SSO.

5. Clique em Continuar.

   As contas de SSO são identificadas por um selo de SSO exibido ao lado de seu nome.

NOTA

Se você converter uma conta de equipe em uma conta SSO, todas as contribuições de artigos anteriores serão creditadas no Anonymous.

Desativando e reativando uma conta de equipe

Para desativar uma conta de equipe, siga as etapas abaixo:

1. Navegue até Configurações () na barra de navegação esquerda no portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue até Usuários e segurança > Contas e grupos de equipes > Contas de equipe.

3. Selecione a conta de equipe desejada e clique em Desativar na parte superior.

   O painel Confirmar desativação da conta da equipe será exibido.

NOTA

• Você pode desativar qualquer conta de equipe SSO padrão ou contas de leitor.

• As contas desativadas perdem o acesso ao portal, mas mantêm seus dados na documentação, análises, etc.

• A desativação entrará em vigor somente após o término da sessão de SSO atual. O usuário SSO permanecerá conectado até que a sessão seja redefinida.

3. Se você estiver em um projeto privado ou misto, clique na caixa de seleção Converter em leitor para converter a conta de equipe selecionada em uma conta de leitor.

   1. Configure o acesso ao conteúdo e mapeie-o para um grupo de leitores existente.

   2. Clique em Converter.

   A conta de equipe agora será convertida em uma conta de leitor em vez de ser desativada.

4. Caso contrário, clique em Desativar para desativar a conta da equipe.

Para reativar uma conta de equipe desativada, siga as etapas abaixo:

1. Selecione uma ou mais contas de equipe desativadas.

2. Clique em Ativar.

3. Clique em Confirmar no painel Confirmar ativação da conta da equipe .

NOTA

Se a reativação de uma conta de equipe desativada exceder o limite da sua conta de equipe, o painel Exceder o limite da conta de equipe será exibido. Você pode remover contas de equipe ativas existentes ou comprar contas de equipe adicionais como add-ons.

Filtrar e exportar informações da conta da equipe

Existem três botões encontrados no topo da lista: Filtrar, Exportar e Criar.

Filtrando contas de equipe

Para restringir a lista de contas de equipe:

1. Clique no botão Filtrar .

2. Use os seguintes parâmetros para refinar sua pesquisa e clique em Aplicar:

   1. Status de login: Leitores registrados e Leitores nunca registrados.

   2. Data do último login: Todos, 7 dias, 30 dias, 3 meses, 1 ano e data personalizada.

   3. Tipos de conta: Selecione Tudo, Usuário do Document360, Usuário SSO.

      NOTA

      Selecionar o filtro Usuários SSO exibe uma lista de configurações de SSO disponíveis.

   4. Status: Todos, Ativo, Inativo.

   

Exportando contas de equipe

Clique no  botão Exportar para baixar a lista filtrada de contas de equipe como um arquivo CSV para o armazenamento local do seu dispositivo.

Compre mais contas de equipe

Se você precisar de mais contas de equipe do que seu plano atual oferece, poderá comprá-las como um complemento. O total de contas de equipe disponíveis e o total de contas de equipe usadas estão disponíveis na parte superior da página.

1. Clique em  Atualizar seu plano.

   A página Escolha seu plano e ciclo de cobrança será exibida.

2. Insira o número de contas de equipe necessárias ou use o ícone de mais (+) e o ícone de menos (-) para selecionar o número.

   O custo total é exibido abaixo.

3. Clique em Confirmar pagamento e um e-mail com as informações da compra será enviado.

NOTA

Para obter mais informações, leia o artigo sobre Purchasing add-ons.

Solucionando problemas

Encontrando um erro ao adicionar uma conta de equipe

Erro: Erro ao adicionar os seguintes e-mails

Esse erro geralmente ocorre devido a um dos seguintes motivos:

1. Caracteres não suportados no endereço de e-mail
   O Document360 só oferece suporte a endereços de email que incluem caracteres padrão. Entre os caracteres especiais, apenas sublinhado (_) e hífen (-) são permitidos.

   Exemplo:
   Tentar adicionar tom&34@barny.com resultará em um erro porque o e comercial (&) não é um caractere compatível.

2. E-mail já associado a uma conta SSO do Reader

   Se o ID de e-mail que você está tentando adicionar como uma conta de equipe já estiver vinculado a uma conta SSO do Reader, o sistema bloqueará a adição e exibirá a mesma mensagem de erro.

Etapas para resolver:

• Certifique-se de que o endereço de e-mail não contenha caracteres especiais além de sublinhado (_) e hífen (-)

• Atualize o endereço de e-mail para seguir a formatação de e-mail padrão

• Tente adicionar novamente a conta da equipe ou o leitor com o e-mail corrigido

• Confirme se o e-mail ainda não foi usado em uma conta SSO do Reader