Gerenciando as contas da equipe

Você pode gerenciar os usuários de forma eficiente para garantir uma colaboração fluida. Você pode criar novos usuários, editar os existentes para atualizar papéis ou permissões e excluir contas que não são mais necessárias. Além disso, você pode converter usuários para SSO ou leitores, permitindo flexibilidade para se adaptar às necessidades em evolução da sua equipe. Os usuários eram anteriormente chamados de contas de equipe no Document360.

NOTA

Qualquer usuário existente com as permissões relevantes pode adicionar ou gerenciar usuários e atribuir conteúdo ou acesso ao portal.

Visão geral da página de Usuários & grupos

Para acessar a página Usuários & grupos :

1. Navegue até Configurações ()  Usuários e permissões na barra de navegação da esquerda no portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Usuários & grupos > Usuários.

Elementos-chave da aba Usuários:

1. Pesquise por nome ou e-mail: Pesquise um usuário por nome ou e-mail.

2. Lista de usuários: Exibe o nome e o ID de e-mail de todos os usuários do projeto.

3. Status: Mostra se a conta está ativa ou inativa. Um status inativo indica que a conta foi desativada.

4. Função: Exibe a função do portal, como Proprietário, Administrador, Colaborador ou uma função personalizada.

5. Função de conteúdo & acesso: Mostra o papel de conteúdo e o acesso ao conteúdo atribuídos à conta.

6. Nome do grupo: Se a conta pertencer a um grupo, o nome do grupo será exibido.

7. Última vez visto: Exibe quando o usuário esteve ativo pela última vez. Para usuários inativos, uma opção para enviar um e-mail de ativação será exibida.

   Selecione o usuário desejado e as seguintes opções aparecerão:

8. Converter para conta SSO: Converter o usuário para uma conta SSO.

9. Converter para conta de leitor: Converter o usuário para uma conta de leitor.

10. Desativar/Ativar: Desativar ou ativar o usuário.

11. Excluir: Excluir o usuário.

    Passe o mouse sobre um usuário para acessar:

12. Notificações de e-mail (): Veja o histórico de atividades de e-mail dos últimos 30 dias.

13. Editar (): Editar a configuração do usuário.

14. Excluir (): Exclua o usuário.

    Outros elementos:

15. Visão geral da utilização da conta: Mostra quantos usuários são permitidos no seu plano e quantos já foram criados.

16. Compre mais: Permite comprar mais usuários como um complemento.

17. Exportar CSV: Exportar a lista de Usuários como um arquivo CSV.

18. Filtre: Use filtros para restringir resultados por tipo de portal, tipo de conta ou status.

19. Adicionar: Adicionar um novo usuário.

Adicionando um novo usuário

Para adicionar um ou mais usuários ao seu projeto,

1. Navegue até Configurações () >  Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Usuários & grupos > Usuários.

3. Clique Adicionar > Usuário para abrir o diálogo de Novo Usuário .

   

4. No campo E-mail , insira os endereços de e-mail das contas que deseja adicionar.

   NOTA

   Você pode adicionar até cinco endereços de e-mail separados por vírgulas.

5. Selecione a caixa de seleção SSO   para adicionar o usuário como usuário SSO.

6. Se você selecionou a caixa de seleção de usuário SSO, selecione uma configuração de SSO no menu suspenso Selecionar SSO.

7. Selecione a caixa de seleção Pular o convite por correspondência , caso você não queira que seus novos usuários recebam um e-mail de convite.

8. Escolha o papel desejado no Projeto para as novas contas.

   • Administrador: Tenho acesso a todos os recursos, exceto cobrança. Eles podem gerenciar usuários, projetos e configurações.

   • Colaborador: Crie, edite e publique artigos e páginas de categorias.

   • Revisor: Pode acessar o portal da base de conhecimento para acessar quaisquer artigos atribuídos a eles para revisão.

   • Função personalizada: Crie funções com permissões específicas de acordo com suas necessidades.

   NOTA

   Você não pode escolher papéis individuais no portal para cada e-mail inserido no campo E-mail .

9. Selecione a função de conteúdo desejada para os novos usuários.

   • Redator de Rascunho: Pode criar e editar artigos e páginas de categoria, mas não pode publicá-las.

   • Editor: Gerencie artigos, categorias, drives, fluxos de trabalho e reutilização de conteúdo.

   • Revisor: Pode adicionar comentários aos artigos, atualizar o status do fluxo de trabalho e definir prazos para o status do fluxo.  

   • Nenhum: Nenhum papel específico de conteúdo atribuído inicialmente. Isso pode ser alterado depois, conforme necessário.

   NOTA

   Você pode escolher múltiplos papéis de conteúdo para diferentes acessos clicando na opção Adicionar outro papel de conteúdo .

10. Escolha o nível de acesso ao conteúdo que deseja para a vaga de Conteúdo.

    • Nenhum: Selecione essa opção se o usuário não tiver acesso a nenhum conteúdo da base de conhecimento.

    • Todos: Escolha essa opção para conceder acesso a todo o conteúdo da base de conhecimento em todos os espaços de trabalho e idiomas.

    • Espaço de Trabalho/Linguagem: Restringa o acesso ao conteúdo dentro de espaços de trabalho e idiomas específicos. Os usuários só poderão visualizar conteúdos designados para essas seleções.

    • Categoria: Limite o acesso a certas categorias dentro de espaços de trabalho e idiomas especificados. Os usuários terão acesso apenas a conteúdos categorizados sob categorias selecionadas.

11. Por fim, atribua grupos para os novos usuários no menu suspenso Assignar grupos . Este campo é opcional. Você também pode adicionar usuários sem associá-los a nenhum grupo.

12. Depois de terminar, clique em Novo usuário.

Importação de Usuários

Você pode usar o recurso Importar usuários para adicionar mais de cinco contas ao mesmo tempo. Para adicionar novos usuários ao seu projeto:

1. Navegue até Configurações () > Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Usuários & grupos > Usuários.

3. Clique Adicionar > Importar usuários para abrir o painel Importar usuários .

4. Selecione a caixa de seleção de usuário SSO para adicionar o usuário como usuário SSO.

5. Se você selecionou a caixa de seleção de usuário SSO, selecione uma configuração de SSO no menu suspenso Selecionar SSO.

6. Baixe o modelo de arquivo CSV clicando na opção Download template .

   

7. Abra o arquivo CSV baixado em um aplicativo local como o MS Excel.

8. Digite os e-mails da nova conta e nomes de nome e sobrenome.

9. Salve o arquivo CSV, depois clique em Click to upload na diálogo. Você também pode arrastar e soltar o arquivo no quadro de drop designado.

   Os dados serão validados, e os e-mails Válidos e Inválidos serão listados na tabela resumo de Validação .

10. Clique na caixa de seleção Pular convite se você não quiser que seus novos usuários recebam um convite por correspondência.

11. Atribua o papel de Portal, papel de Conteúdo, Acesso ao Conteúdo e Grupo para os usuários importados usando o respectivo menu suspenso.

12. Clique no botão Importar .

Gerenciando Usuários

Editando um usuário

Para editar a configuração de um usuário, siga os passos abaixo:

1. Navegue até Configurações () > Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Usuários & grupos > Usuários.

3. Passe o mouse sobre o usuário desejado e clique no ícone Editar ().

   

4. Para atualizar a função do portal:

   1. Clique em Gerenciar o papel do projeto.

   2. Selecione o papel desejado no portal no painel de usuário Editar .

   3. Clique em Atualizar.

      

5. Para atualizar a permissão de acesso ao conteúdo:

   1. Clique em Gerenciar funções e permissões de conteúdo.

   2. Selecione o papel de conteúdo desejado e o acesso ao conteúdo no painel de usuário Editar.

   3. Clique em Atualizar.

NOTA

Para os usuários, o acesso é herdado, permitindo que visualizem tanto categorias quanto subcategorias, a menos que o acesso seja explicitamente restrito.

Deletando um usuário

Exclua um usuário usando um de dois métodos:

1. Navegue até Configurações () >  Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Usuários & grupos > Usuários.

3. Passe o mouse sobre o usuário desejado e clique no Excluir ().

   Alternativamente, selecione a caixa de seleção ao lado de uma ou mais contas e clique Excluir () no topo.

4. Clique Sim no Excluir .

   

Conversão de Usuários em Leitores

Para converter um usuário em leitor:

1. Navegue até Configurações () >  Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue para Usuários & grupos.

3. Selecione um ou mais usuários do Document360 (não SSO) e clique em Converter para leitor.

   NOTA

   Se você selecionar um usuário SSO ao converter usuários em leitores, o usuário será convertido para um Leitor SSO.

4. Atribua as permissões de acesso ao conteúdo desejadas a partir do menu suspenso de acesso ao conteúdo .

5. Como etapa opcional, mapeie o usuário para quaisquer grupos de leitores existentes a partir do Mapa com o menu suspenso dos grupos de leitores existentes .

6. Clique em Confirmar para converter o Usuário em um Leitor.

   NOTA

   Quando um usuário é convertido em leitor, todas as contribuições feitas enquanto estiveram na função de usuário serão mantidas.

Conversão de usuários para SSO

Para converter um usuário em uma conta SSO:

1. Navegue até Configurações () > Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Usuários & grupos > Usuários.

3. Selecione um ou mais usuários do Document360 (não SSO) e clique em Converter para conta SSO.

4. No menu suspenso Selecionar SSO , escolha uma configuração de SSO.

5. Clique em Prosseguir.

   As contas SSO são identificadas por um crachá SSO exibido ao lado do nome.

NOTA

Se você converter um usuário para uma conta SSO, todas as contribuições anteriores dos artigos serão creditadas ao Anonymous.

Desativação e reativação de um usuário

Para desativar um usuário, siga os passos abaixo:

1. Navegue até Configurações () > Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Usuários & grupos > Usuários.

3. Selecione o usuário desejado e clique em Desativar no topo.

   O painel Confirmar desativação do usuário vai aparecer.

NOTA

• Você pode desativar qualquer conta padrão, de usuário ou leitor SSO.

• Contas desativadas perdem acesso ao portal, mas mantêm seus dados em documentação, análises, etc.

• A desativação só terá efeito após o término da sessão atual de SSO. O usuário SSO permanecerá logado até que a sessão seja reiniciada.

3. Se você estiver em um projeto privado ou misto , clique na caixa de seleção Converter para leitor para converter o usuário selecionado em uma conta de leitor.

   1. Configure o acesso ao conteúdo e mapeie para um grupo de leitores existente.

   2. Clique em Converter.

   O usuário agora será convertido em uma conta de leitor em vez de ser desativado.

4. Caso contrário, clique em Desativar para desativar o usuário.

Para reativar um usuário desativado, siga os passos abaixo:

1. Selecione um ou mais usuários desativados.

2. Clique em Ativar.

3. Clique em Confirmar no painel de ativação do usuário Confirmar .

NOTA

Se reativar um usuário desativado ultrapassar seu limite de usuário, aparecerá o painel Exceder o limite de usuários . Você pode remover usuários ativos existentes ou comprar usuários adicionais como complementos.

Filtrar e exportar informações do usuário

Existem três botões no topo da lista: Filtrar, Exportar e Criar.

Filtragem de usuários

Para reduzir a lista de usuários:

1. Clique no botão Filtrar .

2. Use os seguintes parâmetros para refinar sua busca, depois clique em Aplicar:

   1. Status de login: Ambos, Leitores registrados e Leitores nunca registrados.

   2. Data do último login: Todos, 7 dias, 30 dias, 3 meses, 1 ano e data alfândega.

   3. Tipos de conta: Selecionar Todos, Usuário Document360, Usuário SSO.

      NOTA

      Selecionar o filtro de Usuários de SSO exibe uma lista de configurações de SSO disponíveis.

   4. Status: Todos, Ativos, Inativos.

   

Exportação de usuários

Clique no botão Exportar para baixar a lista filtrada de usuários como arquivo CSV para o armazenamento local do seu dispositivo.

Compre mais usuários

Se você precisar de mais usuários do que seu plano atual oferece, pode comprá-los como um complemento. O número total de usuários disponíveis e o número total de usuários usados são exibidos no topo da página.

1. Clique  em Atualizar seu plano.

   A página Escolha seu plano e ciclo de faturamento será exibida.

2. Insira o número de usuários necessários ou use o ícone de mais (+) e o ícone de menos (-) para selecionar o número.

   O custo total está exibido abaixo.

3. Clique em Confirmar pagamento e um e-mail com as informações da compra será enviado.

NOTA

Para mais informações, leia o artigo sobre Compra de complementos.

Solução de problemas

Encontrando um erro ao adicionar um usuário

Erro: Erro ao adicionar os e-mails seguintes

Esse erro normalmente ocorre por uma das seguintes razões:

1. Caracteres não suportados no endereço de e-mail
   O Document360 suporta apenas endereços de e-mail que incluem caracteres padrão. Entre os caracteres especiais, apenas sublinhado (_) e hífen (-) são permitidos.

   Exemplo:
   Tentar adicionar tom&34@barny.com vai resultar em um erro porque o ampersand (&) não é um caractere suportado.

2. E-mail já associado a uma conta SSO do Leitor

   Se o ID de e-mail que você está tentando adicionar como usuário já estiver vinculado a uma conta SSO do Reader, o sistema bloqueará a adição e exibirá a mesma mensagem de erro.

Passos para resolver:

• Certifique-se de que o endereço de e-mail não contenha caracteres especiais além de sublinhado (_) e hífen (-)

• Atualize o endereço de e-mail para seguir a formatação padrão do e-mail

• Tente novamente adicionar o usuário ou leitor com o e-mail corrigido

• Confirme que o e-mail ainda não está sendo usado em uma conta SSO do Reader