Criar um grupo de usuários no Document360 permite que você atribua um papel compartilhado ao projeto e um nível de acesso ao conteúdo para múltiplos usuários ao mesmo tempo. Em vez de configurar permissões para cada membro da equipe individualmente, você agrupa usuários com os mesmos requisitos de acesso e gerencia suas permissões a partir de um único lugar.
Quando criar um grupo de usuários
- Múltiplos usuários compartilham o mesmo papel de projeto e requisitos de acesso ao conteúdo.
- Você quer integrar um grupo de usuários com permissões idênticas em uma única operação.
- Você quer atualizar o acesso para uma equipe sem editar cada usuário individualmente.
- Você está gerenciando o acesso em escala entre grandes equipes ou departamentos.
Antes de começar
- Você deve ter o cargo de Proprietário do Projeto ou Administrador no portal da base de conhecimento.
- Contas de usuário devem já existir no projeto antes de poderem ser associadas a um grupo. Veja Adicionar um usuário ou Importar usuários.
Como criar um grupo de usuários
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Navegue até Configurações () > Usuários e segurança na barra de navegação da esquerda do portal da base de conhecimento.
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No painel de navegação à esquerda, navegue até Usuários & grupos.
Por padrão, a aba Usuário será selecionada.
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Navegue até a aba Grupos de Usuários .
Uma lista de grupos de usuários existentes aparecerá, caso algum já tenha sido criado.
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Clique em Novo grupo de usuários.
O painel Criar grupo de usuários aparece junto com a página de detalhes básicos .
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Insira o nome e a descrição do grupo desejado nos campos Nome e Descrição .
NOTA
O campo Descrição pode conter até 150 caracteres.
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Selecione o papel desejado para o grupo na área de função do projeto .
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Escolha o papel de conteúdo para o grupo e selecione o nível de acesso ao conteúdo para os usuários associados.
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Se necessário, clique em Adicionar outro papel de conteúdo para criar um papel adicional de conteúdo.
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Clique em Próximo.
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Na etapa Associar usuário , adicione as contas de usuário desejadas para associar ao grupo.
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Clique em Criar grupo de usuários.
NOTA
Por padrão, os usuários dos grupos de usuários são organizados alfabeticamente com base em seus IDs de e-mail.
Exportar um grupo de usuários
Após criar um grupo de usuários, você pode baixar uma lista de seus membros como um arquivo CSV para auditoria ou registro.
- Clique no grupo de usuários desejado para ver seus detalhes.
- Clique em Exportar CSV no canto superior direito para baixar a lista de usuários do grupo no formato Excel/CSV.
Limitações
| Limite | Detalhes |
|---|---|
| Descrição Comprimento | O campo Descrição aceita até 150 caracteres. |
| Múltiplos papéis de conteúdo | Você pode atribuir mais de um papel de conteúdo a um grupo usando Adicionar outro papel de conteúdo. |
| Herança de papel | Mudanças no papel de projeto ou de conteúdo de um grupo se aplicam imediatamente a todos os usuários associados a esse grupo. |
Melhores práticas
- Dê nomes descritivos aos grupos de usuários que reflitam seu papel ou equipe (por exemplo, "Equipe de Suporte — Editor" ou "Parceiros Externos — Visualizador"). Isso facilita auditar o acesso rapidamente.
- Defina o acesso no nível de grupo e reserve as sobrescrições individuais em nível de usuário apenas para exceções. Isso mantém as permissões consistentes e mais fáceis de manter.
- Use Adicionar outro papel de conteúdo quando o grupo precisar de acesso de edição a algumas categorias e acesso somente leitura a outras, em vez de criar grupos separados para cada nível de acesso.
- Exporte periodicamente a lista de membros do grupo como CSV para manter um registro atualizado de quem pertence a cada grupo.
- Revise a associação de um grupo antes de mudar o papel de projeto ou de conteúdo — a mudança se aplica imediatamente a todos os usuários associados.