Leitores gerentes

Você pode gerenciar facilmente os leitores na página Leitores & grupos . Ele permite adicionar novos leitores, editar ou excluir os existentes e até converter leitores em usuários. Você também pode controlar quais conteúdos os leitores podem acessar, desativar ou ativar contas, além de filtrar ou exportar detalhes dos leitores.

Gerenciar uma base de conhecimento exige controle de acesso fluido e gestão eficiente da conta. Funções flexíveis de usuário permitem que você conceda acesso a conteúdos relevantes enquanto protege informações sensíveis. À medida que as necessidades evoluem, você pode facilmente atualizar os leitores para colaboradores, garantindo uma transição suave. Para auditorias ou relatórios, filtrar e exportar detalhes dos usuários ajuda a analisar atividades e otimizar permissões. Essa abordagem simplificada mantém sua base de conhecimento organizada e acessível.

NOTA

Você pode adicionar e gerenciar Leitores e grupos de Leitores somente se o acesso ao site do seu projeto Document360 estiver configurado como Privado ou Misto.

Visão geral da página Leitores & grupos

1. Navegue até Configurações () > Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Leitores e grupos > Leitores.

Elementos-chave da página dos Leitores :

1. Busca de leitores: Busque um leitor por nome ou e-mail

2. Lista de leitores: Exibe todos os leitores do projeto.

3. Status: Mostra se a conta está ativa ou inativa. Um status inativo indica que a conta foi desativada.

4. Função de conteúdo & acesso: Mostra o papel de conteúdo e o acesso ao conteúdo atribuídos à conta.

5. Nome do grupo: Se a conta pertencer a um grupo, o nome do grupo será exibido.

   Selecione o leitor desejado e as seguintes opções aparecerão:

6. Última vez visto: Mostra a data em que o leitor acessou o site da base de conhecimento pela última vez.

7. Converter para conta SSO: Converter o leitor para uma conta SSO.

8. Converter para usuário: Converter o leitor para usuário.

9. Desativar/Ativar: Desative ou ative o leitor.

10. Excluir: Excluir um leitor.

    Passe o mouse sobre um leitor para acessar:

11. Notificações por e-mail (): Veja o histórico de atividades de e-mail dos últimos 30 dias.

12. Editar (): Editar a configuração do leitor.

13. Apagar (): Apague o leitor.

    Outros recursos:

14. Utilização da conta do leitor: Mostra o total de contas de leitores incluídas no seu plano e quantas estão em uso atualmente.

15. Compre mais: Compre contas de leitor adicionais quando precisar de mais acesso.

16. Exportar CSV: Exportar a lista de leitores como um arquivo CSV.

17. Filtre: Use filtros para restringir os resultados por status de login, data do último login, tipos de conta ou status.

18. Criar: Crie um novo leitor.

Criando um novo leitor

Para criar um novo leitor:

1. Navegue até Configurações () >  Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Leitores e grupos > Leitores.

3. Clique no menu suspenso Criar no canto superior direito e escolha Novo Leitor para abrir o painel Criar conta de leitor .

4. No campo E-mail , insira os endereços de e-mail desejados das contas que deseja adicionar.

   NOTA

   Você pode adicionar até 5 e-mails separados por vírgulas ao mesmo tempo.

5. Selecione a caixa de seleção de SSO   para adicionar o leitor como usuário SSO.

6. Se você selecionou a caixa de seleção de usuário SSO, selecione uma configuração de SSO no menu suspenso Selecionar SSO.

7. Clique na caixa de seleção Pular o convite se você não quiser que seus novos leitores recebam um convite.

8. Selecione o acesso ao conteúdo desejado para os novos leitores.

9. No grupo Assign, você pode atribuir os leitores a qualquer grupo de Leitores existente. Este campo é opcional.

10. Depois de terminar, clique em Criar conta de leitor.

NOTA

Usuários com funções de Administrador e Proprietário em portais em um projeto podem adicionar e excluir um leitor. Além disso, funções personalizadas com permissão de usuário gerenciar também podem adicionar leitores.

Importação de leitores

Você pode usar o recurso Importar leitores para adicionar mais de cinco leitores de uma vez só. (máximo de 500 leitores)

1. Navegue até Configurações () >  Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Leitores e grupos > Leitores.

3. Clique no menu suspenso Criar no canto superior direito e escolha Importar leitores para abrir o painel Importar leitor .

4. Selecione a caixa de seleção de usuário SSO para adicionar o leitor como usuário SSO.

5. Se você selecionou a caixa de seleção de usuário SSO, selecione uma configuração de SSO no menu suspenso Selecionar SSO.

6. Baixe o modelo de arquivo CSV clicando na opção "Download template".

7. Abra o arquivo CSV baixado em um aplicativo local, como o Microsoft Excel, e insira os novos e-mails da conta e nomes próprios e sobrenomes.

8. Salve o arquivo e envie o arquivo CSV no painel Document360 clicando em Clique para enviar. Você também pode arrastar e soltar o arquivo no quadro de drop designado.

9. Os dados serão validados, e os e-mails Válidos e Inválidos serão listados na tabela resumo de Validação .

10. Clique em Pular o convite se não quiser que seus novos usuários recebam um convite.

11. Atribua o acesso e o Grupo de Conteúdo para os leitores importados usando o respectivo menu suspenso.

12. Clique no botão Importar .

Leitores gerentes

Editando um leitor

Para editar a configuração de um leitor:

1. Navegue até Configurações () > Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Leitores e grupos > Leitores.

3. Passe o mouse sobre o leitor desejado e clique no ícone Editar ().

   Uma página aparecerá com informações detalhadas.

   

4. Passe o mouse sobre o nome do leitor e clique no ícone Editar   para configurar detalhes básicos como o primeiro nome e sobrenome.

5. Você pode ver a última data ativa e a data de criação da conta do leitor sob o nome do leitor.

6. Clique em Gerenciar acesso ao conteúdo para gerenciar o acesso ao conteúdo do leitor.

7. Selecione o acesso ao conteúdo desejado:

   1. Nenhum: Não é possível acessar nenhum conteúdo da base de conhecimento.

   2. Todos: Podem acessar todo o conteúdo da base de conhecimento em qualquer espaço de trabalho e idioma.

   3. Workspace/Language: Pode acessar conteúdo em workspaces e idiomas específicos.

   4. Categoria: Pode acessar certas categorias em espaços de trabalho e idiomas específicos.

   

8. Clique em Atualizar.

9. Na aba Grupos Associados , adicione o leitor a qualquer grupo de leitores.

   NOTA

   Os leitores só podem ver as categorias específicas às quais têm acesso e não têm acesso automático às categorias-mãe ou a outros níveis de subcategorias.

Deletando um leitor

Você pode deletar um leitor seguindo os passos abaixo:

1. Navegue até Configurações () >  Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Leitores e grupos > Leitores.

3. Passe o mouse sobre o leitor desejado e clique no ícone Excluir ().

   Alternativamente, selecione a caixa de seleção ao lado de uma ou mais contas e clique em Excluir () no topo.

4. Clique em Sim , no painel de confirmação de exclusão .

   

Converter um leitor para uma conta SSO

Para converter um ou mais leitores:

1. Navegue até Configurações () >  Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Leitores e grupos > Leitores.

3. Selecione os leitores desejados e clique em Converter para conta SSO.

   O painel de conversão de conta vai aparecer.

4. Selecione a configuração desejada de SSO.

5. Clique em Prosseguir.

   As contas SSO podem ser identificadas com um selo SSO ao lado do nome de usuário.

NOTA

Quando um leitor é convertido em usuário, todas as contribuições feitas pelo leitor (por exemplo, dados analíticos e feedback) serão mantidas.

Conversão de um leitor em usuário

Para converter um ou mais leitores:

1. Navegue até Configurações () > Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Leitores e grupos > Leitores.

3. Selecione os leitores desejados e clique em Converter para usuário.

   

NOTA

Se você selecionar um leitor SSO, a conta será convertida em um usuário SSO.

3. Atribua permissões de acesso ao portal a partir do menu suspenso do papel Portal .

4. Atribua permissões de acesso ao conteúdo a partir do papel de Conteúdo e do menu suspenso de acesso ao Conteúdo .

5. Como etapa opcional, mapeie o leitor para quaisquer grupos de leitores existentes a partir do Mapa com o menu suspenso dos grupos de usuários existentes .

6. Clique em Confirmar para converter o leitor em usuário.

   

NOTA

Quando um leitor é convertido em usuário, todas as contribuições feitas pelo leitor (por exemplo, dados analíticos e feedback) serão mantidas.

Desativando e reativando um leitor

Para desativar um leitor:

1. Navegue até Configurações () > Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Leitores e grupos > Leitores.

3. Selecione o leitor desejado e clique em Desativar no topo.

   O painel de desativação do leitor Confirmar aparecerá.

4. Clique em desativar.

   

NOTA

Quando um leitor é desativado, seus dados analíticos e feedback são mantidos, mas o acesso ao site da base de conhecimento é revogado.

Para reativar um leitor:

1. Selecione um ou mais leitores desativados.

2. Clique em Ativar.

3. Clique em Confirmar no painel de ativação Confirmar leitor .

Filtrar e exportar informações do leitor

Na página de visão geral Leitores & grupos , navegue até o canto superior direito, onde você pode visualizar Exportar CSV e Filtrar.

Filtrando Leitores

Para reduzir a lista de leitores:

1. Clique no botão Filtrar .

2. Use os seguintes parâmetros para refinar sua busca, depois clique em Aplicar:

   1. Status de login: Leitores registrados, Nunca registrados leitores

   2. Dados do último login: 7 dias, 30 dias, 3 meses, 1 ano e data personalizada.

   3. Tipo de conta: usuário SSO, usuário do Document360.

      NOTA

      Selecionar o filtro de Usuários de SSO exibe uma lista de configurações de SSO disponíveis.

   4. Status: Todos, Ativos, Inativos.

Exportando um leitor

Clique em Exportar CSV para baixar a lista filtrada de leitores como um arquivo CSV para o armazenamento local do seu dispositivo.

Compre mais leitores

Se você precisar de mais leitores do que seu plano atual oferece, pode comprá-los como um complemento. O número total de Leitores disponíveis e o número total de Leitores usados estão disponíveis no topo da página.

1. Clique na opção Atualizar seu plano e navegue até a página de preços.

2. Escolha o plano, as características e o número de leitores desejados.

NOTA

Para mais informações, leia o artigo sobre Compra de complementos.

Solução de problemas

Questões de importação de leitores

Erro: Falha no upload do arquivo

Esse erro normalmente ocorre devido a problemas de formatação, endereços de e-mail duplicados ou caracteres não suportados no arquivo enviado.

Ao usar o recurso Importar leitores, se o upload falhar, você verá uma notificação de falha e uma lista de entradas rejeitadas.

Passos para resolver

1. Use o formato CSV correto: Garanta que os dados do leitor estejam estruturados de acordo com o modelo CSV fornecido.

2. Verifique se há endereços de e-mail duplicados: Os endereços de e-mail devem ser únicos. Remova ou atualize quaisquer duplicatas.

3. Evite caracteres especiais nos campos de nome: Os campos de Primeiro e Sobrenome não devem conter caracteres ou números especiais. Use apenas letras (A–Z/a–z).

4. Limpar e reenviar: Depois de fazer correções, salve o arquivo CSV atualizado e faça o upload novamente. Isso deve resolver o erro e importar os leitores com sucesso.

O leitor não pode acessar um artigo ou categoria publicada

Leitores podem enfrentar esse problema quando não possuem as permissões necessárias para acessar a categoria ou artigo. Isso pode ser devido a configurações de segurança que restringem o acesso para o Leitor ou seu Grupo de Leitores associado.

Passos para resolver

1. Verifique as permissões do leitor: Garanta que o leitor tenha as permissões corretas para acessar a categoria ou artigo.

2. Verifique as configurações de segurança do artigo:

   1. Navegue até o artigo.

   2. Clique no ícone de Mais () ao lado do botão Editar ou Publicar .

   3. Clique em Security > site da base de conhecimento.

   4. Confirme que o leitor não foi explicitamente negado o acesso nas configurações de segurança do artigo.

3. Verifique as permissões dos grupos de leitores:

   1. Vá para a aba do grupo de Leitores nas configurações de segurança do artigo.

   2. Verifique se o grupo de leitores associado ao leitor não tem acesso negado ao artigo ou categoria específica.

4. Se o problema persistir após seguir essas etapas, entre em contato com a equipe de suporte do Document360 para obter mais assistência: Entre em contato com o suporte do Document360

Resolvendo questões de restrição de acesso

Erro: Desculpe! Você não está autorizado a acessar.

Esse erro ocorre quando o acesso do leitor ao artigo é restrito devido às configurações de segurança.

Passos para resolver

1. Localize o artigo na árvore de categorias.

2. Clique no ícone Mais () ao lado do nome do artigo.

3. Selecione o site da base de conhecimento > Segurança.

4. Clique em Atribuir acesso ao artigo.

5. Remova o leitor da lista de leitores clicando no ícone Excluir ().

6. Volte e confirme se o leitor agora está rotulado com a tag Herdado .

   Agora, o leitor selecionado poderá acessar o artigo.

   

Impossível acessar os projetos associados

Erro: Desculpe! Não há projetos associados a este endereço de e-mail. Por favor, entre em contato com o administrador do seu projeto.

Esse erro ocorre quando um leitor não é criado como um leitor SSO ou não recebeu o acesso necessário ao conteúdo no projeto.

Passos para resolver

1. Converter para um leitor SSO

1. Navegue até Configurações () >  Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.

2. No painel de navegação à esquerda, navegue até Leitores e grupos > Leitores.

3. Selecione o leitor desejado e clique em Converter para conta SSO para adicioná-los como leitor SSO.

4. Selecione a configuração SSO apropriada e clique em Prosseguir.

2. Atribuir acesso ao conteúdo

1. Passe o mouse sobre o leitor desejado e clique no ícone Editar ().

2. Clique em Gerenciar acesso ao conteúdo e atribua o acesso necessário ao leitor.

3. Clique em Atualizar.

   Uma vez que o leitor receba as permissões corretas, ele poderá acessar o projeto sem problemas.