Adicionar um leitor no Document360 cria uma conta que pode acessar seu site privado ou de base de conhecimento de acesso misto. Leitores são distintos dos usuários do portal — eles podem visualizar conteúdo, mas não podem contribuir ou gerenciar a base de conhecimento. Você pode adicionar até 5 leitores ao mesmo tempo usando o painel Criar conta de leitor , ou usar Importar leitores para somar até 500 de uma vez.
Quando adicionar um leitor
- Um novo cliente, parceiro ou funcionário precisa de acesso à sua base de conhecimento privada.
- Você quer conceder acesso somente leitura sem dar à pessoa um papel de colaborador do portal.
- Você precisa adicionar um leitor como uma conta autenticada por SSO vinculada a uma configuração SSO existente.
Antes de começar
- O acesso do leitor do seu projeto deve estar configurado como Privado ou Misto.
- Você deve ter a função de Administrador ou Proprietário do portal, ou uma função personalizada com permissão de Gerenciar usuário .
- Você pode adicionar até 5 endereços de e-mail em uma única criação. Para mais de 5, use Leitores de importação.
- Tenha o nome da configuração do SSO pronto se você estiver adicionando um leitor de SSO.
Como adicionar um leitor
- Navegar até Configurações () > Usuários e segurança na barra de navegação esquerda do portal da base de conhecimento.
- No painel de navegação à esquerda, navegue até Leitores & grupos > Leitores.
- Clique no menu suspenso Criar no canto superior direito e escolha Novo Leitor para abrir o painel Criar conta de leitor .
- No campo E-mail , insira os endereços de e-mail desejados das contas que deseja adicionar.
NOTA
Você pode adicionar até 5 e-mails separados por vírgulas ao mesmo tempo.
- Selecione a caixa de seleção de usuário SSO para adicionar o leitor como usuário SSO.
- Se você selecionou a caixa de seleção de usuário SSO , selecione uma configuração de SSO no menu suspenso Selecionar SSO .
- Clique na caixa de seleção Pular o convite se você não quiser que seus novos leitores recebam um e-mail de convite.
- Selecione o acesso ao conteúdo desejado para os novos leitores:
| Opção | O que o leitor pode acessar |
|---|---|
| Nenhum | Não é possível acessar nenhum conteúdo da base de conhecimento |
| Todos | É possível acessar todo o conteúdo da base de conhecimento em qualquer ambiente de trabalho e idioma |
| Espaço de Trabalho / Linguagem | É possível acessar conteúdo em ambientes de trabalho e idiomas específicos |
| Categoria | Pode acessar certas categorias em espaços de trabalho e idiomas específicos |
- No Assignar grupos, atribua os leitores a quaisquer grupos de leitores existentes. Este campo é opcional.
- Clique em Criar conta de leitor.
NOTA
Usuários com funções de Administrador e Proprietário em portais em um projeto podem adicionar e excluir um leitor. Além disso, funções personalizadas com permissão de usuário gerenciar também podem adicionar leitores.
Limitações
| Limite | Detalhes |
|---|---|
| E-mails por criação | Até 5 endereços de e-mail por vez |
| Criação em massa | Use Leitores de importação para mais de 5 |
| Papéis duplos | Uma pessoa não pode assumir simultaneamente um papel de leitor e um de usuário. Para dar acesso a um portal de leitor existente, use Converter um leitor em usuário. |
Melhores práticas
- Atribua o acesso ao conteúdo mais restritivo que atenda às necessidades do leitor. Use o acesso por categoria para leitores que devem ver apenas seções específicas da base de conhecimento.
- Use o Skip invitation mail apenas quando estiver coordenando o acesso manualmente — os leitores não podem fazer login até receberem e agirem sobre o convite ou serem adicionados via SSO.
- Adicione leitores a um grupo de leitores na época da criação, em vez de editá-los individualmente depois. Isso é mais eficiente ao integrar múltiplos leitores com os mesmos requisitos de acesso.
- Se sua organização usa SSO, adicione leitores como usuários de SSO desde o início para evitar a necessidade de converter contas depois.
FAQ
Posso adicionar uma pessoa como usuário se ela já foi designada como leitora?
No Document360, um usuário não pode manter simultaneamente um papel de leitor e um de usuário. Para converter um leitor em usuário, use a opção Converter em usuário .
O que acontece se eu inserir um endereço de e-mail que já pertence a um leitor existente?
O Document360 vai sinalizar o e-mail duplicado e não criará uma segunda conta para ele.
Posso mudar o nível de acesso ao conteúdo depois de criar o leitor?
Sim. Passe o mouse sobre o leitor e clique em Editar (
) e então use Gerenciar acesso ao conteúdo para atualizar o nível de acesso deles. Veja Editar um leitor para os passos completos.O que fazer se o link longo de verificação expirar?
Informe o dono do projeto para enviar o e-mail de verificação, pois eles são os únicos responsáveis pelo acesso.