Gerenciando contas revisoras

A função de Revisor no Document360 permite que os usuários revisem o conteúdo sem editar ou fazer alterações. Essa função foi projetada para agilizar a revisão de conteúdo concedendo permissões específicas aos Revisores. A função de Revisor terá acesso apenas ao módulo de Documentação , permitindo visualizar artigos e categorias, adicionar comentários aos artigos e atualizar o status do fluxo de trabalho do artigo.

Criando uma conta de revisor

Você pode criar uma conta de Revisor atribuindo o papel de Revisor durante a criação do usuário. Veja como:

1. Navegue até Configurações () > Usuários e permissões na barra de navegação à esquerda do Portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue para Usuários & grupos.

3. Clique no menu suspenso Adicionar no canto superior direito.

4. Clique em Usuário para abrir o painel de criação de Novo usuário .

5. No campo E-mail , insira o endereço de e-mail do usuário a ser adicionado. Você pode adicionar até 5 endereços de e-mail.

6. Selecione a caixa de seleção de usuário SSO se o usuário usar um login SSO.

7. Se sim, selecione o menu suspenso do SSO e selecione a configuração apropriada do SSO.

8. Selecione a caixa Pular o e-mail de convite se não desejar enviar um convite ao usuário por e-mail.

9. Selecione Revisor como a função de Projeto. O papel de conteúdo será automaticamente definido como Revisor.

10. Alternativamente, se outra função de Projeto for selecionada (por exemplo, Proprietário, Administrador), você pode atribuir manualmente a função de Revisor no menu suspenso da função de conteúdo.

11. Atribua permissões de acesso ao conteúdo com base no workspace, idioma e categoria, conforme a necessidade.

12. Se você deseja atribuir um novo usuário a um grupo existente, clique no menu suspenso Atribuir grupos e selecione o grupo de contas da equipe desejado.
    Como resultado, o usuário herda automaticamente as permissões e acessos associados a esse grupo.

13. Clique em Novo usuário para terminar de adicionar a conta do revisor.

Importação em massa de contas revisoras

Você pode importar várias contas do Revisor ao mesmo tempo usando o recurso de importação em massa:

1. Navegue até Configurações () > Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do Portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue para Usuários & grupos.

3. Clique no menu suspenso Adicionar no canto superior direito.

4. Clique em Importar usuários.

5. Selecione o botão de opção Conta Revisor .

6. Selecione a caixa de seleção de usuário SSO para incluí-los como contas revisoras SSO.

7. Clique em Download template para baixar o formato de importação de exemplo.

   O arquivo CSV baixado inclui o primeiro nome, sobrenome e endereços de e-mail dos usuários.

8. Arraste e solte o arquivo ou use a opção Clique para enviar para enviar o arquivo CSV do seu armazenamento local. O número máximo de usuários que podem ser adicionados é 500.

   Uma vez que o arquivo seja carregado, um resumo de validação será exibido mostrando o número de endereços de e-mail válidos e inválidos no arquivo CSV.

9. Clique em Substituir se quiser adicionar um arquivo diferente.

10. Atribua os papéis desejados no portal e no conteúdo.

11. Clique em Importar para concluir o processo.

Permissões e acesso dos revisores

Uma vez que um usuário recebe a função de Revisor, ele terá acesso ao módulo de Documentação e poderá interagir com artigos e categorias com base em suas permissões.

Os revisores podem:

• Veja artigos no modo Rascunho ou no estado determinado pelo fluxo de trabalho.

• Adicione comentários ao artigo, incluindo comentários inline.

• Atualize o status do fluxo de trabalho de um artigo.

• Defina prazos e gerencie as atribuições de fluxos de trabalho.

• Atualize em massa os status do fluxo de trabalho e gerencie as atribuições em vários artigos a partir do cartão Tarefas na página de Visão Geral.

NOTA

• Quando o status de um fluxo de trabalho é definido como somente Leitura, nenhum usuário, incluindo aqueles com a função de Revisor, pode adicionar comentários a um artigo.

• Os revisores podem acessar a página de Visão Geral e visualizar apenas o conteúdo relevante para seu papel e permissões.

• Para mais informações, leia o artigo na página de Visão Geral.

Gerenciando contas revisoras

Você pode atualizar ou modificar contas de Revisores existentes através da seção Usuários & Grupos . Os revisores também podem ser convertidos em Leitores ou Leitores SSO, e vice-versa.

Editar ou excluir um revisor

Para modificar ou excluir uma conta revisor,

1. Navegue até Configurações () > Usuários e permissões na barra de navegação esquerda do Portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue para Usuários & grupos.

3. Localize o usuário que deseja modificar e clique em Editar () ou Excluir () ao passar o cursor sobre o usuário.

4. Clique em Editar () para abrir o painel de detalhes do usuário, onde você pode visualizar informações da conta, atualizar papéis e permissões de projeto e conteúdo, e gerenciar grupos de usuários.

5. Clique em Excluir () para remover um usuário. Essa ação abre um diálogo de confirmação. Clique em Sim , se quiser prosseguir com a exclusão do usuário.

6. Clique no ícone Histórico de atividade de e-mails () para ver a lista de e-mails recebidos pela conta do revisor nos últimos 30 dias.

Converter um crítico em uma conta de leitor

Para converter uma conta de revisor em uma conta de leitor,

1. Navegue até Configurações () > Usuários e permissões na barra de navegação à esquerda do Portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue para Usuários & grupos.

3. Selecione a caixa de seleção ao lado do usuário que deseja modificar.

4. Clique em Converter para leitor.

   

5. Atribua as permissões de acesso ao conteúdo desejadas a partir do menu suspenso de acesso ao conteúdo .

6. Como etapa opcional, mapeie o usuário para quaisquer grupos de leitores existentes a partir do Mapa com o menu suspenso dos grupos de leitores existentes .

7. Clique em Confirmar para converter o Revisor em uma conta de leitor.

   Para mais informações sobre leitores, leia o artigo sobre Gerenciar leitores.

   

NOTA

A opção de converter uma conta de revisor em uma conta de leitor está disponível apenas para projetos privados e mistos, e não está disponível para projetos públicos.

Comprar contas de revisor como complemento

Para comprar contas de revisor como complemento, siga os passos abaixo:

1. Navegue até Configurações () > Portal da base de conhecimento na barra de navegação esquerda do Portal da base de conhecimento.

2. No painel de navegação esquerdo, navegue até Faturamento.

3. Clique no complemento Comprar na aba Meu Plano .

   O painel do add-on Compra vai aparecer.

4. Na seção de gerenciamento de usuários , adicione o número de contas revisoras que você precisa.

5. Clique em Confirmar pagamento.

Papel de revisor para feedback de conteúdo

A função de Revisor ajuda você a coletar feedback sobre artigos sem permitir que os usuários alterem o conteúdo real. Revisores podem abrir rascunhos de artigos, deixar comentários, sugerir alterações e atualizar o status do artigo no fluxo de trabalho. Isso é útil para obter opiniões de especialistas ou partes interessadas, mantendo o conteúdo seguro de edições indesejadas até que esteja pronto para aprovação final. Esse papel é especialmente útil para equipes que desejam envolver especialistas no ciclo de revisão sem correr o risco de alterações não autorizadas no conteúdo.

Revisando um artigo

Para começar a revisar um artigo,

1. Navegue até o artigo a partir do painel Categorias & Artigos .

2. Clique no botão Iniciar revisão no canto superior direito do editor.

   

   NOTA

   Revisores só podem revisar um artigo por vez. Quando um revisor começa a revisar um artigo, outros usuários verão um banner dizendo: "Revisor [Nome] está atualmente revisando o artigo."

Para acrescentar um comentário,

1. Selecione o texto desejado e clique no ícone flutuante de Comentário ().

2. Digite seu comentário, depois clique em Postar ou pressione Ctrl+Enter para enviar.

3. Quando você concluir sua avaliação, clique em Marcar como Revisado no canto superior direito.

Para atualizar o status do fluxo de trabalho,

1. Clique no menu suspenso Fluxo de Trabalho (Rascunho) no canto superior direito do editor.

2. Selecione o status de fluxo de trabalho apropriado para o artigo. O diálogo Atualizar status do fluxo de trabalho se abre.

   1. Selecione o próximo status do fluxo de trabalho.

   2. Designe um membro da equipe para revisar o artigo

   3. Defina uma data limite para a avaliação

   4. Adicione um comentário de até 250 caracteres. Este é um campo opcional.

3. Depois de terminar, clique em Definir Status para aplicar as alterações.

Solução de problemas

Erros de cabeçalho CSV durante a importação

Erro: Cabeçalhos CSV inválidos. Por favor, certifique-se de que os nomes das colunas correspondam ao formato esperado.

Esse erro ocorre quando o arquivo CSV enviado não possui os cabeçalhos de coluna necessários ou se os cabeçalhos estiverem mal escritos, faltando ou formatados incorretamente.

Passos para resolver:

1. Abra o arquivo CSV usando um editor de planilha (por exemplo, Excel).

2. Verifique a primeira linha e certifique-se de que ela contém os cabeçalhos corretos, como Email, Primeiro Nome e Sobrenome.

3. Remova espaços extras, caracteres especiais ou erros de digitação nos nomes dos cabeçalhos.

4. Salve o arquivo em formato CSV após fazer correções.

5. Na tela de erro, clique no botão Substituir e faça o upload do arquivo corrigido.

6. Tente a importação novamente.

7. Se o problema persistir após seguir essas etapas, entre em contato com a equipe de suporte do Document360 para obter mais assistência: Entre em contato com o suporte do Document360