Crie um novo PDF (personalizando o conteúdo que deseja no PDF) e adicione atributos do PDF como nome do arquivo, escolha de modelos e escolha do conteúdo. O PDF exportado também pode ser protegido por senha se o usuário optar por adicionar um nível de segurança de acesso.
Exportar para PDF
Passe o mouse nas ferramentas de conteúdo na barra de navegação da esquerda.
No submenu, navegue até Importação e exportação > Exportar para PDF.
A aba de templates de conteúdo é a seleção padrão.
NOTA
Você só pode exportar artigos publicados, guias passo a passo e páginas de categoria. Todos os artigos/categorias ocultas não estarão disponíveis para exportação.
Ao exportar artigos como PDFs, o Document360 aplica um limite de 25 MB ao conteúdo do seu artigo durante o processo de geração do PDF, e não ao arquivo final baixado. Isso significa que seu PDF exportado pode ultrapassar 25 MB, já que o arquivo final inclui elementos adicionais como imagens, fontes, cabeçalhos e marcas d'água.
Se você encontrar um erro de limite de tamanho ao exportar, exporte em lotes menores selecionando menos categorias ou artigos.
Arquivos PDF incorporados dentro dos artigos aparecerão como links para download no PDF exportado, em vez de serem renderizados inline. Em projetos em modo privado, esses links de download expiram após 15 minutos devido ao vencimento do token SaaS.
Criar um novo PDF
Siga os passos abaixo para criar um novo PDF.
Na página Exportar para PDF , clique no botão Criar novo PDF no canto superior direito.
A página de Iniciar exportação se abre.Insira o nome no PDF. O nome é pré-preenchido com base no título da página de capa configurado no modelo selecionado. Você pode editar antes de exportar. Caracteres não suportados em nomes de arquivos (como
/,:,*,?,"#, ,<,>, )|são automaticamente removidos e sinalizados com um aviso. O nome do arquivo que você salva é exatamente o nome usado para o arquivo baixado.Digite uma senha se quiser proteger seu PDF com senha.
No campo Selecionar modelo PDF , escolha o modelo PDF necessário no menu suspenso.
O modelo de design é usado para estilizar o modelo de conteúdo em PDF. Os usuários podem configurar os aspectos visuais como a capa, índice, marca d'água, layout, cabeçalho e rodapé, e configurações de fonte.
Para saber mais sobre como criar modelos PDF, leia o artigo sobre Desenhar um modelo PDF.Selecione o Workspace necessário.
Selecione o idioma exigido.
A prévia do modelo selecionado é exibida no lado direito. Você pode navegar entre as prévias de Cobertura, Termos, ToC e Conteúdo.
Na seção Categorias & artigos, clique em Selecionar artigos de categoria para escolher as categorias.
No diálogo Adicionar categorias & artigos , selecione as subcategorias e artigos que você deseja exportar.
Clique em Concluído para confirmar a seleção.
Clique em Exportar para iniciar a exportação para PDF.
O Status de Exportação será atualizado como Sucesso ao ser concluído.
NOTA
Links internos de artigos e títulos (URLs absolutas e relativas) dentro dos artigos selecionados permanecerão funcionais dentro do PDF exportado. Se um artigo vinculado não faz parte da exportação, o link redireciona para a página correspondente no site da base de conhecimento. Os links internos de artigos e títulos dentro dos artigos selecionados permanecem funcionais no PDF exportado. Links que apontam para artigos não incluídos na exportação abrem a página correspondente no site da base de conhecimento. Esse comportamento se aplica tanto a URLs internas relativas quanto absolutas.
Você pode baixar vários artigos de uma ou mais categorias no seu site de base de conhecimento em PDFs.
Baixando PDFs exportados do site da Base de Conhecimento
Quando uma exportação em PDF é gerada em um projeto privado da Knowledge Base, os usuários podem baixá-la diretamente do site da Knowledge Base, e uma cópia também é enviada por e-mail. Isso ajuda a reduzir a dependência da entrega de e-mails, especialmente em ambientes com filtros de e-mail rigorosos.
Esse recurso está disponível exclusivamente para projetos privados e usuários logados de projetos mistos (públicos e privados), onde a exportação de PDF em nível de categoria está habilitada.
Para ativar a exportação em PDF, navegue até Configurações > site da base de conhecimento > Definições de artigo e SEO > cabeçalho de artigo e ative ativar o botão Mostrar download como PDF.
Para baixar um PDF exportado,
Clique em Exportar PDF do site ou portal da Knowledge Base para iniciar a exportação.
O sistema gera o PDF do lado do servidor.
Assim que o PDF está pronto, uma caixa de notificação aparece perto do ícone do sino com o título "Seus arquivos exportados estão agora disponíveis para download!" Clique no ícone de diálogo ou no sino para navegar até a seção de Notificações .
Na seção de Notificações , cada PDF exportado exibe o espaço de trabalho, idioma, data de exportação e prazo de expiração. Clique em Baixar PDF para baixar o arquivo diretamente do seu navegador.
Uma notificação por e-mail com link de download também é enviada simultaneamente para o seu endereço de e-mail registrado.
NOTA
PDFs exportados ficam disponíveis por 30 dias e só podem ser acessados por usuários autorizados por meio de links de download seguros e com limite de tempo. Em projetos privados e mistos, PDFs na seção de Notificações são visíveis apenas para o usuário que os gerou e para outros usuários autorizados.
Outras ações no PDF
Você pode realizar as seguintes ações no PDF exportado.
Baixe: Salve o PDF gerado no seu computador.
Regenerar: Executar novamente a função de exportação. Clicar nessa opção exporta o conteúdo mais recente disponível para o PDF.
Clone: Crie uma duplicata do template de conteúdo com todos os atributos semelhantes ao template original.
Edit: Faça alterações nos atributos do template de conteúdo.
Detalhes de exportação: Veja o nome do arquivo, versão, idioma, categorias e artigos no PDF exportado.
Excluir: Remova o modelo de conteúdo da biblioteca de templates. Essa ação não pode ser revertida.
FAQ
Como posso compartilhar artigos preliminares com membros fora da minha equipe de projeto?
No editor avançado WYSIWYG, você pode compartilhar artigos preliminares com membros que não fazem parte da equipe do seu projeto usando a opção Exportar PDF .
Navegue até o artigo desejado no editor avançado WYSIWYG.
Selecione Mais () > Exportar PDF.
Baixe uma versão em PDF do rascunho do artigo.
Você pode então compartilhar este PDF com os membros relevantes.
Quando você exporta um artigo como PDF, o arquivo fica estático. Qualquer atualização que você fizer no artigo após a exportação não aparecerá no PDF.
Se você quer que membros fora da sua equipe de projeto sempre vejam a versão mais recente do artigo, use o recurso Compartilhar artigos via link privado . Com este link privado, os usuários podem visualizar o artigo com todas as atualizações atuais.
Quais são os limites para download de PDFs?
Além do limite de 25MB por tamanho de exportação, os seguintes limites diários de download se aplicam:
O limite diário de download para exportações de PDF do site da Knowledge base é de 500MB em todos os planos. Uma vez ultrapassado esse limite, novos downloads serão restritos até o dia seguinte (resetados após 24 horas).
Esse limite é acompanhado no nível do projeto.
Se você precisar de um limite diário maior para downloads, entre em contato com seu gerente de conta ou o suporte do Document360 para discutir um complemento.
O download em PDF do site da Knowledge Base está disponível exclusivamente para projetos privados e usuários logados de projetos mistos (públicos e privados).
Atualmente, não há um rastreador de uso embutido para o consumo diário de downloads de PDFs. Se você precisar de visibilidade sobre o uso diário, por favor, envie uma solicitação de funcionalidade.
Por que as imagens SVG não são visíveis nos meus PDFs exportados?
Imagens SVG podem não aparecer em PDFs exportados devido a uma limitação do plugin SelectPDF, que converte HTML em PDF. Quando SVGs são incluídos usando a <img> tag, eles não são renderizados no PDF. Essa é uma limitação conhecida do plugin SelectPDF.
Como solução alternativa, você pode:
Converta o arquivo SVG em um formato de imagem suportado, como PNG ou JPG.
Faça o upload novamente do arquivo convertido.
Por que meu PDF exportado mostra um link de download em vez do conteúdo do PDF incorporado?
Quando um artigo contendo um PDF incorporado é exportado, o PDF incorporado não é renderizado inline dentro do PDF exportado. Em vez disso, aparece como um link para download ("Seu navegador não suporta PDF. Clique aqui para baixar").
Além disso, se seu projeto estiver em modo privado (acessível apenas para leitores, colaboradores ou administradores definidos), o link de download contém um token de segurança com limite de tempo e expirará 15 minutos após a geração do PDF. Usuários que não estiverem logados no projeto não poderão acessar o arquivo incorporado após esse período.
Por que os links internos no meu PDF estão redirecionando para o site da Knowledge Base?
Isso ocorre quando links internos fazem referência a um slug de artigo desatualizado, fazendo com que eles redirecionem para o site da KB em vez de funcionar dentro do PDF.
Por que a opção "Exportar" não é clicável ao tentar criar um novo PDF pelo portal?
A opção de exportação PDF pode parecer desativada se outro processo de exportação já estiver rodando em segundo plano. O Document360 suporta apenas uma operação de exportação por vez para um projeto.
Se uma exportação estiver em andamento, ações adicionais de exportação ficarão temporariamente indisponíveis e a opção de exportação permanecerá desativada até que a exportação ativa seja concluída. Verifique se há tarefas contínuas de PDF ou exportação de projetos em execução e tente novamente a operação assim que a exportação existente for concluída.