O Document360 oferece aos leitores duas formas de baixar artigos e categorias em PDFs diretamente do site da base de conhecimento. Eles podem exportar conteúdo sob demanda usando o botão Exportar PDF , ou baixar um PDF pré-compilado que foi gerado pelo portal e disponibilizado pelo sistema de notificações. Ambos os métodos são controlados pelas configurações que você configura no portal.
O download em PDF do site da base de conhecimento está disponível exclusivamente para projetos privados e usuários logados de projetos mistos.
Ative o download do PDF no portal
Antes que os leitores possam baixar PDFs do seu site de base de conhecimento, você precisa ativar o botão de download nas suas configurações.
- Navegue até Configurações () > site da base de conhecimento na barra de navegação esquerda.
- Selecione Configurações de Artigo e SEO no painel de navegação à esquerda.
- Na aba de Configurações do Artigo , role até a seção de cabeçalho do Artigo .
- Ative o botão de Download como PDF para ativar o botão Mostrar como PDF. Essa opção está ativada por padrão.
- Selecione opções adicionais conforme necessário:
| Opção | Descrição |
|---|---|
| Permitir download de múltiplos artigos | Permite que os leitores selecionem e exportem múltiplos artigos ou uma categoria inteira como um único PDF. |
| Permitir que os usuários escolham o modelo PDF ao exportar | Permite que os leitores escolham um modelo PDF ao exportar. Se não for selecionado, o modelo padrão é usado. |
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Para criar ou gerenciar modelos PDF, navegue até Ferramentas de Conteúdo () > Exportar artigos e selecione a aba Modelos PDF . Saiba mais sobre modelos PDF →
Exportação iniciada pelo leitor a partir do site da base de conhecimento
Uma vez ativado o botão de download do PDF, os leitores podem exportar categorias e artigos diretamente do site da base de conhecimento.
- Navegue até a categoria ou artigo no site da base de conhecimento e clique no ícone Exportar PDF .
- No painel de Exportação de Artigos , selecione as subcategorias e artigos a serem incluídos.
- Se a seleção de modelos estiver ativada, escolha um modelo PDF no menu suspenso dos modelos PDF . Se nenhum modelo for selecionado, o modelo padrão é usado.
- Clique em Próximo, insira o nome do arquivo e clique em Exportar PDF.
O sistema gera o PDF do lado do servidor. Uma vez que o PDF esteja pronto, o fluxo de notificações descrito abaixo é acionado.
As personalizações aplicadas ao site da base de conhecimento não são refletidas no PDF baixado. Em bases de conhecimento mistas, leitores logados podem exportar tanto artigos públicos quanto privados individualmente ou em massa. Leitores não logados só podem exportar artigos individuais.
Baixe o PDF exportado
Uma vez concluída a exportação, a forma como o PDF é entregue depende de quantos artigos foram selecionados.
Artigo único: O PDF baixa instantaneamente.
Vários artigos: O PDF é gerado no lado do servidor. Você pode baixá-lo na seção de Notificação () ou pelo link de download enviado simultaneamente para o endereço de e-mail registrado do leitor.
Para baixar um PDF com vários artigos no centro de notificação:
- Clique no ícone Notificação () no site da base de conhecimento.
- Localize sua exportação. Cada notificação mostra o espaço de trabalho e o idioma de onde o PDF foi exportado, a data de exportação e por quanto tempo o link de download permanece válido.
- Clique em PDF para baixar o arquivo diretamente no seu navegador.
PDFs exportados estão disponíveis por 30 dias por meio de links de download seguros e com limite de tempo. Em projetos privados e mistos, PDFs na seção de Notificações são visíveis apenas para o usuário que os gerou e para outros usuários autorizados. A notificação e a entrega por e-mail se aplicam apenas quando múltiplos artigos são exportados. Exportações de artigo único baixam instantaneamente sem notificação.
PDFs compilados em portais no site da base de conhecimento
PDFs compilados no portal via ferramentas de conteúdo () > Exportar artigos seguem o mesmo fluxo de notificações. Quando a exportação do portal é concluída, leitores autorizados podem baixá-lo no centro de notificações no site da base de conhecimento, ou pelo link de e-mail enviado ao mesmo tempo.
Isso é útil quando você quer controlar exatamente qual conteúdo é exportado e como ele é estilizado, em vez de depender de exportações iniciadas pelo leitor e então mostrar o arquivo final para seu público.
Para compilar um PDF a partir do portal, veja Exportar artigos como PDF →
Limitações
| Item | Detalhes |
|---|---|
| Disponibilidade | Projetos privados e usuários logados de projetos mistos apenas. |
| Limite diário de downloads | 500 MB compartilhados entre todos os usuários da base de conhecimento. |
| Validade do link para baixar | 30 dias a partir da data de exportação. |
| Exportação de artigo único | Downloads instantaneos. |
| Exportação de múltiplos artigos | Entregue via centro de notificações e e-mail simultaneamente. |
| Customizações de sites da base de conhecimento | Não refletido nos PDFs baixados. |
| Visibilidade de notificações | Visível apenas para o usuário que gerou a exportação e para outros usuários autorizados. |
Melhores práticas
- Ative a seleção de modelos para leitores avançados. Se sua base de conhecimento atender equipes técnicas que precisam de layouts específicos, ative a opção Permitir que usuários escolham o modelo PDF para que possam escolher o formato mais adequado.
- Pré-compilar PDFs para exportações grandes ou complexas. Para pacotes de documentação que exigem uma estrutura específica, compile o PDF no portal e permita que os leitores o baixem pelo sistema de notificações, em vez de depender de exportações iniciadas pelo leitor.
- Informe os leitores sobre o prazo de 30 dias. Se você compartilhar o acesso à base de conhecimento com partes interessadas externas, lembre-os de baixar PDFs exportados dentro de 30 dias antes do vencimento do link.
- Monitore o uso dos downloads. Se sua equipe baixa PDFs grandes com frequência, acompanhe o uso diário acumulado para evitar atingir o limite de 500 MB compartilhados durante os períodos de pico.
FAQ
Qual é a diferença entre uma exportação iniciada pelo leitor e um PDF compilado em portal?
Uma exportação iniciada pelo leitor permite que os leitores selecionem e exportem o conteúdo diretamente do site da base de conhecimento. Um PDF compilado no portal é criado por um administrador ou editor no portal, com controle total sobre quais artigos são incluídos e qual modelo é utilizado. Ambos são entregues pelo mesmo fluxo de notificações assim que a exportação é concluída.
Leitores não logados podem baixar PDFs?
Em bases de conhecimento mistas, leitores não logados só podem exportar artigos individuais. Leitores logados podem exportar tanto artigos públicos quanto privados individualmente ou em grande quantidade. O download em PDF não está disponível para bases de conhecimento totalmente públicas.
Por quanto tempo um link de download do PDF permanece válido?
Os links de download expiram após 30 dias e são removidos automaticamente do centro de notificações. Os leitores devem baixar seus PDFs exportados dentro dessa janela.
O que acontece se o limite diário de downloads for ultrapassado?
Todos os planos têm um limite padrão diário de downloads de 500 MB compartilhado entre todos os usuários da base de conhecimento. Se o total combinado de todos os usuários ultrapassar 500 MB em um dia, novos downloads são restringidos para todos os usuários por 24 horas. Por exemplo, se o limite de 500 MB for atingido às 21h20 do dia 9 de abril, não serão possíveis mais downloads até as 21h20 do dia 10 de abril.
As customizações dos sites da base de conhecimento aparecerão em PDFs baixados?
Não. As personalizações aplicadas ao site da base de conhecimento não são refletidas nos PDFs baixados. A aparência do PDF é totalmente controlada pelo modelo PDF selecionado no momento da exportação.