Planos que suportam este recurso: Professional Business Enterprise
Os espaços de trabalho do Document360 permitem criar e gerenciar múltiplas bases de conhecimento distintas dentro de um único projeto. Essa flexibilidade é especialmente valiosa para organizações com públicos diversos ou necessidades de documentação, permitindo organizar o conteúdo personalizado para usuários ou áreas de produto específicas. Os espaços de trabalho mantêm sua documentação organizada, acessível e relevante, independentemente da complexidade da sua base de conhecimento.
Definindo espaços de trabalho e seu papel
Ao adquirir um plano Document360, você recebe um único projeto que serve como seu repositório de base de conhecimento. Um projeto pode conter toda a sua documentação, facilitando o gerenciamento e a manutenção do conteúdo em um único lugar. Pense nele como o centro central para o conteúdo da sua base de conhecimento, seja você um único produto ou várias ofertas.
No seu projeto Document360, você pode criar um ou mais espaços de trabalho para organizar melhor sua documentação com base no público, linhas de produto ou outros critérios.
Um espaço de trabalho é essencialmente uma área especializada dentro do seu projeto que pode abrigar conteúdo para um grupo ou caso de uso específico. Por exemplo:
Se você está gerenciando a documentação de um único produto SaaS, um único espaço de trabalho pode ser suficiente.
Se você tem vários produtos ou precisa de conjuntos de documentação separados para clientes externos, usuários internos e equipes de suporte, múltiplos espaços de trabalho podem ser mais eficientes.
O número de espaços de trabalho que você pode criar depende do seu plano Document360.
Começando com os Workspaces
Quando você cria um novo projeto no Document360, um workspace padrão chamado v1 é criado automaticamente. Você pode começar a construir sua base de conhecimento nesse espaço de trabalho imediatamente ou criar espaços de trabalho adicionais conforme suas necessidades de documentação evoluem.
Usar múltiplos espaços de trabalho permite que você mantenha sua documentação simplificada, direcionada e bem organizada. Dessa forma, todo usuário — desde equipes internas até clientes finais — pode acessar informações relevantes de forma rápida e eficiente.
Adicionando um novo espaço de trabalho
Para adicionar um novo espaço de trabalho,
Navegue até Configurações () > Portal da base de conhecimento na barra de navegação da esquerda do portal da base de conhecimento.
No painel de navegação à esquerda, navegue até Espaço de trabalho e localização.
Na aba Workspace & Localization , clique no botão Adicionar workspace .
No diálogo Adicionar novo espaço de trabalho , insira os detalhes necessários.
Selecione o tipo de Workspace - site de documentação da base de conhecimento ou workspace de documentação da API.
No campo Nome , insira o nome desejado para o novo espaço de trabalho no idioma que preferir.
NOTA
O campo Nome tem um limite de caracteres de 30 caracteres. Você só pode usar caracteres alfanuméricos e hífens.
O campo URL do Slug será preenchido automaticamente com base no nome do espaço de trabalho que você forneceu no campo Nome . Você pode personalizar ainda mais a URL do seu espaço de trabalho conforme suas necessidades.
Em seguida, selecione o status Workspace para o seu novo workspace.
Espaço de trabalho principal: O espaço de trabalho principal é o espaço padrão que os usuários verão ao visitar seu site de base de conhecimento.
NOTA
O espaço de trabalho principal deve ser público e não pode ser descontinuado.
beta: Selecione beta para indicar que o espaço de trabalho está em fase de criação/teste e ainda não está pronto para ser lançado.
Público: Selecione público para espaços de trabalho que devem ser visíveis para os usuários.
despreciado: Selecione despreciado para indicar que o espaço de trabalho é antigo e contém informações desatualizadas.
Espaço de trabalho base
Ao criar um novo espaço de trabalho, você pode escolher criar um novo espaço de trabalho ou copiar um espaço existente do mesmo projeto.
Crie um novo espaço de trabalho
Se você selecionar Criar um novo espaço de trabalho, criará um espaço de trabalho vazio sem conteúdo.
Copiar o espaço de trabalho existente
Se você selecionar Copiar o espaço de trabalho existente, pode copiar o conteúdo de um espaço de trabalho existente para o seu novo espaço de trabalho.
Selecione o espaço de trabalho que deseja copiar da lista de espaços de trabalho existentes.
Clique em Selecionar categorias (opcional) para selecionar categorias específicas das categorias existentes. Apenas o conteúdo das categorias selecionadas será copiado para o novo espaço de trabalho.
Selecione Novo ou Existente para links internos.
Se você selecionar Novo, o link do artigo apontará para a versão criada no novo espaço de trabalho.
Se você selecionar Existente, o link do artigo apontará para o artigo original no espaço de trabalho existente.
Idiomas
O idioma padrão do seu projeto também será atribuído como o idioma padrão do seu novo espaço de trabalho. Para adicionar mais idiomas, clique no menu suspenso Novo idioma . No menu suspenso, pesquise os idiomas desejados e selecione a caixa de seleção ao lado do nome do idioma.
Para mais configurações relacionadas a um idioma, clique no ícone Mais opções () ao lado do nome do idioma.
Defina como padrão: Selecione esta opção para definir o idioma correspondente como o padrão do seu site de base de conhecimento.
Editar nome de exibição: Use esta opção para atualizar o nome de exibição do seu espaço de trabalho. O nome atualizado será exibido no site da base de conhecimento quando o idioma correspondente for selecionado. Você pode definir um nome de exibição personalizado para seu espaço de trabalho em cada um dos idiomas disponíveis.
Da direita para a esquerda: Ative essa opção para idiomas que seguem um alfabeto da direita para a esquerda (árabe, hebraico). Ao ativar essa alternância, o conteúdo do artigo começará pela direita e continuará para a esquerda no portal da base de conhecimento, assim como no site da base de conhecimento.
Ocultar: Selecione esta opção para ocultar o idioma da base de conhecimento. Linguagens ocultas são indicadas por risco no portal da base de conhecimento para referência.
Remover: Selecione esta opção para remover a linguagem da sua base de conhecimento.
Depois de finalizar a personalização dos detalhes do seu novo espaço de trabalho, clique no botão Adicionar no canto inferior direito para terminar de criar o novo espaço de trabalho.
Compra de espaços de trabalho do Workspaces & localização
Navegue até Configurações () > Portal da base de conhecimento na barra de navegação da esquerda no portal da Base de Conhecimento.
No painel de navegação à esquerda, navegue até Espaço de trabalho e localização.
Na aba Workspace & Localization , clique em comprar mais no lado direito da tela.
NOTA
O link para comprar mais está disponível apenas para usuários designados como Proprietário nos projetos.
Adicionar ou remover espaços de trabalho no painel de complementos Compra . O custo correspondente será exibido como Valor devido.
Clique em Confirmar Pagamento para prosseguir com o pagamento. Após o pagamento, uma mensagem de sucesso do pagamento será exibida, e os espaços de trabalho adicionais serão adicionados ao seu projeto com sucesso.
Clique em Baixar fatura para baixar a fatura do pagamento realizado.
NOTA
Você também pode comprar espaços de trabalho na seção de Faturamento nas configurações do Document360. Para saber mais, leia o artigo sobre Compra de complementos.
Gerenciando o comportamento de rótulos e trocas de workspace no site da base de conhecimento
O Document360 permite personalizar o termo Workspace em todo o portal da Base de Conhecimento e controlar o comportamento de troca ao alternar entre espaços de trabalho (versões) no site da Base de Conhecimento.
NOTA
Este recurso está disponível apenas para novos projetos criados após 31 de agosto de 2024. Usuários que fizeram upgrade do plano Legacy para o novo plano de preços após essa data também podem acessar esse recurso.
Personalizando o rótulo do Workspace
Você pode renomear o Workspace para alinhar com sua terminologia interna, como "Version", "Edition" ou "Release".
Para atualizar o rótulo do espaço de trabalho:
Navegue até Configurações () > Portal da base de conhecimento > Geral no portal da base de conhecimento.
Na página de configurações do projeto , localize o campo Personalizar etiqueta do espaço de trabalho .
Insira o termo desejado (por exemplo, "Versão") com no máximo 30 caracteres e sem caracteres especiais.
NOTA
Essa mudança atualiza todas as instâncias do termo Workspace em toda a interface do portal.
O rótulo padrão é Workspace.
Você pode personalizar o rótulo do Workspace para o site da Base de Conhecimento na página de variáveis de localização .
Configuração do comportamento de comutação de workspace
Quando um usuário alterna entre espaços de trabalho no site da base de conhecimento, você pode controlar como a redireção funciona:
Abaixo do campo Personalizar etiqueta do espaço de trabalho , você pode selecionar qualquer uma das seguintes opções:
Redirecionar para o artigo raiz (padrão)
Os usuários são redirecionados para o artigo raiz do espaço de trabalho selecionado.Redirecionar para o mesmo artigo
Se o mesmo artigo existir no espaço de trabalho de destino, os usuários são redirecionados para ele.
Se não, eles serão redirecionados para o artigo raiz.
Essa configuração é especialmente útil quando você mantém versões diferentes, conteúdo localizado ou documentação específica para o público, e quer que os leitores alternem entre os espaços de trabalho sem perder o contexto.
Exemplo de cenário:
Você tem dois espaços de trabalho: Espaço de Trabalho A e Espaço B
O Espaço de Trabalho A contém artigos: A1, A2, A3
O Workspace B contém artigos: A1, A2, A4
Assuma que o Workspace B seja seu espaço de trabalho principal:
Cenário
Configuração
Desfecho
Você troca de espaço de trabalho
Redirecionar para o artigo raiz
Sempre redireciona para o artigo raiz do workspace selecionado
Você está no artigo A2 no Workspace B e mude para o Workspace A
Redirecionar para o mesmo artigo
Redireciona para o artigo A2 no Workspace A
Você está no artigo A4 no Workspace B e mude para o Workspace A
Redirecionar para o mesmo artigo
Redireciona para o artigo raiz do Workspace A (A4 não existe lá)
Clique em Salvar para aplicar o comportamento selecionado.
Troca de espaço de trabalho na documentação
Para trocar de espaço de trabalho:
Na seção Documentação () do portal da Base de Conhecimento, clique no menu suspenso Workspace na barra de navegação superior.
O menu suspenso exibe todos os espaços de trabalho disponíveis junto com seus idiomas associados.
Expanda o espaço de trabalho desejado e selecione o idioma preferido.
NOTA
Um selo Principal ao lado de um espaço de trabalho indica que ele é o principal espaço de trabalho padrão exibido no site da Base de Conhecimento.
Você pode visualizar as tags Beta e Despreciadas ao lado dos respectivos espaços de trabalho.
Um selo padrão ao lado de um idioma indica que ele é o idioma padrão para aquele workspace.
Solução de problemas
Encontrando erro 404 Página não encontrada ao navegar para um workspace secundário
Erro: 404 Erro de página não encontrada
Um erro 404 pode ocorrer por vários motivos, incluindo conteúdo ausente ou restrito. Se você está enfrentando esse problema ao navegar para um espaço de trabalho ou artigo, pode ser devido às configurações de visibilidade do espaço de trabalho ou à ausência de artigos publicados.
NOTA
Para outras possíveis causas de erros 404, consulte o artigo de 404 páginas .
Passos para resolver:
Esse erro pode ocorrer por um dos seguintes motivos:
Verifique se o espaço de trabalho está configurado como Público:
Navegue até Configurações () > Portal da base de conhecimento na barra de navegação da esquerda do portal da base de conhecimento.
No painel de navegação à esquerda, navegue até Espaço de trabalho e localização.
Na aba Workspace & Localization , localize o respectivo workspace e clique no ícone Editar ().
Na seção Escolher status do espaço de trabalho , selecione a caixa de seleção Público .
Clique em Atualizar.
Nenhum artigo é publicado no espaço de trabalho.
Todos os artigos no espaço de trabalho são ocultos.
Garanta que pelo menos um artigo seja publicado e visível no site da Knowledge Base.
Perguntas Freqüentes
Estou tentando definir um espaço de trabalho como o principal espaço de trabalho, mas a caixa de seleção do Workspace Principal está inativa. O que eu faço?
Para definir um espaço de trabalho como o principal espaço de trabalho, ele também deve ser definido como público. Para ativar a caixa de seleção do workspace principal, primeiro selecione a caixa pública. Assim que você seleciona a caixa de seleção pública , a caixa de seleção do Workspace Principal será ativada automaticamente.
Como faço para habilitar notificações para atualizações de rótulos de workspace?
Navegue até Configurações > Portal da base de conhecimento > Notificações no portal da Base de Conhecimento.
Vá até a aba de mapeamento de notificações e expanda a seção de configurações do portal da Base de Conhecimento .
Ative o botão de atualização do rótulo do Workspace para receber notificações quando um rótulo de workspace for alterado.
Ative a opção de redirecionamento atualizada para receber notificações quando as configurações de redirecionamento forem modificadas para usuários que trocam entre espaços de trabalho no site da Base de Conhecimento.
Como faço para rastrear quem mudou a etiqueta do workspace?
Navegue até Configurações () > Portal da base de conhecimento > auditoria da equipe no portal da base de conhecimento.
Use o filtro de Evento e selecione as opções de etiqueta atualizada do Workspace e Configuração de redirecionamento do Workspace atualizadas para visualizar as alterações relacionadas ao rótulo ou configurações de redirecionamento do workspace.
Como faço para reorganizar meus espaços de trabalho?
Para reorganizar seus espaços de trabalho, segure e arraste a alça de arrastar ao lado do nome do espaço de trabalho. Usando a alavanca de arrastar, mova o espaço de trabalho para o local desejado.
Como faço para editar um espaço de trabalho?
Ao navegar até a página Espaço de trabalho e localização no Configurações ()> Portal da base de conhecimento, passe o mouse sobre o espaço de trabalho que deseja editar. Clique no ícone Editar () que aparece no lado direito da sua tela para editar o espaço de trabalho. Você pode editar as seguintes propriedades de um espaço de trabalho:
Nome do espaço de trabalho
Workspace URL
Status do Workspace
Você também pode adicionar ou excluir idiomas de workspace ao editar um workspace.
Como faço para excluir um espaço de trabalho?
Semelhante à edição de um espaço de trabalho, navegue até a página Espaço de trabalho e localização em Configurações ()> Portal da base de conhecimento e passe o mouse sobre o espaço de trabalho que deseja deletar. Clique no ícone Delete () que aparece no lado direito da sua tela para excluir o espaço de trabalho. Note que a opção de exclusão ficará inativa para o espaço de trabalho principal.
NOTA
Artigos de um espaço de trabalho excluído aparecerão como links quebrados.
Como faço para recuperar um espaço de trabalho deletado?
Você pode recuperar um espaço de trabalho excluído seguindo estes passos:
Navegue até Configurações () > Portal da base de conhecimento na barra de navegação da esquerda do portal da base de conhecimento.
No painel de navegação esquerdo, navegue até Backup & Restaurar.
Encontre o backup desejado, clique no menu suspenso Opções de Restauração e selecione Documentação.
No painel de Restauração da documentação , escolha o espaço de trabalho que você deseja restaurar.
Clique em Restaurar.
NOTA
Os recursos de Backup e Restauração estão disponíveis apenas nos planos Business e Enterprise.
Tenho vários espaços de trabalho adicionados ao meu site de base de conhecimento. Como faço para exibi-los como um menu suspenso?
Na página de Localização e espaços de trabalho, localize o botão de alternância chamado Exibir espaços de trabalho como um menu (apenas espaços de trabalho públicos). Para exibir seus espaços de trabalho como um menu suspenso, configure o botão de alternar para DESLIGADO.
Quais são os benefícios de usar espaços de trabalho?
Os espaços de trabalho oferecem várias vantagens que aprimoram tanto a organização do conteúdo quanto a experiência geral do usuário:
Informações relevantes: Ao dividir a documentação em espaços de trabalho específicos, você garante que cada público acesse apenas conteúdos relevantes para eles, facilitando para os usuários encontrarem as informações de que precisam.
Melhor organização: Os espaços de trabalho ajudam você a estruturar sua base de conhecimento em seções claramente definidas, simplificando a gestão de conteúdo e as atualizações para sua equipe.
Colaboração em equipe: Os espaços de trabalho apoiam o trabalho em equipe eficaz, permitindo revisões por pares, acompanhando atualizações e coletando feedback em áreas específicas do conteúdo.
Quais são alguns casos de uso comuns para espaços de trabalho?
Workspaces podem ser usados em diversos cenários para melhor organizar e gerenciar a documentação dentro de um único projeto. Aqui estão alguns casos de uso comuns:
Documentação específica para o produto: Se você gerencia documentação para vários produtos, como um CRM, ferramenta de gerenciamento de projetos e plataforma de análise, pode criar um espaço de trabalho separado para cada produto dentro de um único projeto. Isso mantém tudo centralizado, mantendo limites claros entre a base de conhecimento de cada produto.
Documentação específica para o público: Para produtos com diferentes tipos de usuários (por exemplo, desenvolvedores, usuários finais e administradores), espaços de trabalho separados ajudam a personalizar o conteúdo para cada público. Isso garante que os usuários acessem apenas informações relevantes para seus papéis, reduzindo confusão e complexidade.
Bases de conhecimento internas e externas: Quando você precisa gerenciar tanto documentação interna (por exemplo, para equipes de suporte ou desenvolvimento) quanto documentação externa (por exemplo, para clientes), os espaços de trabalho permitem separar o conteúdo de forma limpa. Você também pode controlar as permissões de acesso, mantendo o conteúdo interno restrito enquanto disponibiliza documentação pública para todos.