Espaços de trabalho

Planos que dão suporte ao acesso às configurações do workspace no portal da base de dados de conhecimento

Os espaços de trabalho do Document360 permitem que você crie e gerencie várias bases de dados de conhecimento distintas em um único projeto. Essa flexibilidade é especialmente valiosa para organizações com diversos públicos ou necessidades de documentação, permitindo que você organize o conteúdo personalizado para usuários ou áreas de produtos específicos. Os espaços de trabalho mantêm sua documentação organizada, acessível e relevante, independentemente da complexidade da sua base de conhecimento.

Definindo áreas de trabalho e sua função

Ao comprar um plano do Document360, você recebe um único projeto que serve como repositório da base de dados de conhecimento. Um projeto pode conter toda a sua documentação, facilitando o gerenciamento e a manutenção do conteúdo em um só lugar. Pense nele como o hub central para o conteúdo da sua base de conhecimento, independentemente de você ter um único produto ou várias ofertas.

Em seu projeto do Document360, você pode criar um ou mais espaços de trabalho para organizar melhor sua documentação com base no público, nas linhas de produtos ou em outros critérios.

Um espaço de trabalho é essencialmente uma área especializada em seu projeto que pode abrigar conteúdo para um determinado grupo ou caso de uso. Por exemplo:

• Se você estiver gerenciando a documentação de um único produto SaaS, um espaço de trabalho pode ser suficiente.

• Se você tiver vários produtos ou precisar de conjuntos de documentação separados para clientes externos, usuários internos e equipes de suporte, vários espaços de trabalho podem ser mais eficientes.

O número de espaços de trabalho que você pode criar depende do seu plano do Document360.

Benefícios de usar espaços de trabalho

Os espaços de trabalho trazem vários benefícios que podem melhorar a organização do conteúdo e a experiência do usuário:

• Informações relevantes: ao separar a documentação em espaços de trabalho específicos, você garante que cada público veja apenas o conteúdo relevante para eles. Isso torna mais fácil para os usuários encontrarem as informações de que precisam.

• Melhor organização: você pode segmentar sua base de conhecimento em áreas bem definidas, facilitando o gerenciamento e a atualização de conteúdo pelos membros da equipe.

• Colaboração em equipe: com os espaços de trabalho, sua equipe pode colaborar com mais eficiência, atribuindo revisões por pares, rastreando atualizações e fornecendo feedback em áreas designadas.

Casos de uso de espaços de trabalho

Aqui estão alguns cenários para o usuário de espaços de trabalho:

Caso de uso 1: documentação específica do produto

Imagine que você é um redator de uma empresa SaaS com vários produtos, como CRM, uma ferramenta de gerenciamento de projetos e uma plataforma de análise. Em vez de comprar projetos separados do Document360 para cada produto, você pode criar um espaço de trabalho para cada produto em um único projeto. Isso permite que você gerencie toda a documentação em um só lugar, mas com limites claros para a base de conhecimento de cada produto.

Caso de uso 2: documentação específica do público-alvo

Considere um produto SaaS que tenha diferentes necessidades de documentação para desenvolvedores, usuários finais e administradores. Ao configurar espaços de trabalho separados para cada público, você pode garantir que cada grupo acesse o conteúdo relevante para sua função, evitando confusão e complexidade desnecessária.

Caso de uso 3: bases de conhecimento internas e externas

Se você estiver criando documentação interna (para suas equipes de suporte ou desenvolvimento) e documentação externa (para clientes), vários espaços de trabalho facilitarão a separação de cada conjunto de conteúdo. Essa estrutura permite controlar as permissões de acesso, garantindo que apenas usuários designados possam visualizar documentos internos, mantendo público o conteúdo voltado para o cliente.

Começando com espaços de trabalho

Quando você cria um novo projeto no Document360, um espaço de trabalho padrão intitulado v1 é criado automaticamente. Você pode começar a criar sua base de dados de conhecimento neste espaço de trabalho imediatamente ou criar espaços de trabalho adicionais à medida que suas necessidades de documentação evoluem.

O uso de vários espaços de trabalho permite que você mantenha sua documentação simplificada, direcionada e bem organizada. Dessa forma, todos os usuários, desde equipes internas até clientes finais, podem acessar informações relevantes de forma rápida e eficiente.

Adicionando um novo espaço de trabalho

Para adicionar um novo espaço de trabalho,

1. No portal da base de conhecimento, navegue até Configurações () > Portal da base de conhecimento > Localização e espaços de trabalho > Localização e espaços de trabalho.

2. Clique no botão Adicionar espaço de trabalho no canto superior direito.

3. No pop-up Adicionar novo espaço de trabalho , insira os detalhes necessários.

   1. Selecione o tipo de espaço de trabalho - site de documentos da base de conhecimento ou espaço de trabalho de documentação da API

   2. No campo Nome , insira o nome desejado para o novo espaço de trabalho no idioma de sua preferência.

      NOTA

      O campo Nome tem um limite de caracteres de 30 caracteres. Você só pode usar caracteres alfanuméricos e hífens.

   3. O campo URL do Slug será preenchido automaticamente com base no nome do workspace fornecido no campo Nome . Você pode personalizar ainda mais a URL do seu espaço de trabalho com base em seus requisitos.

4. Em seguida, selecione o status do espaço de trabalho para seu novo espaço de trabalho.

   1. Espaço de trabalho principal: o espaço de trabalho principal é o espaço de trabalho padrão que os usuários verão quando visitarem seu site da base de conhecimento.

      NOTA

      O espaço de trabalho principal deve ser público e não pode ser preterido.

   2. beta: selecione beta para indicar que o espaço de trabalho ainda está em andamento.

   3. público: selecione público para espaços de trabalho que devem estar visíveis para os usuários.

   4. preterido: selecione obsoleto para indicar que o espaço de trabalho é antigo e contém informações desatualizadas.

Área de trabalho base

Ao criar uma nova área de trabalho, você pode optar por criar uma nova área de trabalho ou copiar uma área de trabalho existente do mesmo projeto.

Criar um novo espaço de trabalho

Se você selecionar Criar um novo espaço de trabalho, criará um espaço de trabalho vazio que não contém nenhum conteúdo.

Copiar espaço de trabalho existente

Se você selecionar Copiar espaço de trabalho existente, poderá copiar o conteúdo de um espaço de trabalho existente para seu novo espaço de trabalho.

1. Selecione a área de trabalho que deseja copiar na lista de áreas de trabalho existentes.

2. Clique em Escolher categorias (opcional) para selecionar categorias específicas da categoria existente. Somente o conteúdo das categorias selecionadas será copiado para o novo espaço de trabalho.

3. Selecione Novo ou Existente para Links internos.

   1. Se você selecionar Novo, o link do artigo apontará para a versão do artigo criada no novo espaço de trabalho.

   2. Se você selecionar Existente, o link do artigo apontará para a versão original do artigo no espaço de trabalho existente.

Idiomas

O idioma padrão do seu projeto também será atribuído como o idioma padrão do seu novo espaço de trabalho. Para adicionar mais idiomas, clique no menu suspenso Novo idioma . No menu suspenso, pesquise o(s) idioma(s) desejado(s) e marque a caixa de seleção ao lado do nome do idioma.

Para obter mais configurações relacionadas a um idioma, clique no ícone Mais opções (•••) ao lado do nome do idioma.

• Definir como padrão: selecione essa opção para definir o idioma correspondente como o idioma padrão do site da base de dados de conhecimento.

• Editar nome de exibição: use essa opção para atualizar o nome de exibição do workspace. O nome atualizado será mostrado no site da base de dados de conhecimento quando o idioma correspondente for selecionado. Você pode definir um nome de exibição personalizado para seu espaço de trabalho em cada um dos idiomas disponíveis.  

• Da direita para a esquerda: ative essa alternância para idiomas que seguem um script da direita para a esquerda (árabe, hebraico). Ao ativar essa alternância, o conteúdo do artigo começará da direita e continuará para a esquerda no portal da base de conhecimento, bem como no site da base de conhecimento.

• Ocultar: selecione essa opção para ocultar o idioma da base de dados de conhecimento. Os idiomas ocultos são indicados por tachado no portal da base de conhecimento para referência.

• Remover: selecione essa opção para remover o idioma da sua base de conhecimento.

Depois de concluir a personalização dos detalhes do novo espaço de trabalho, clique no botão Adicionar no canto inferior direito para concluir a criação do novo espaço de trabalho.

Compra de espaços de trabalho da Localização e espaços de trabalho

1. No portal da base de conhecimento, navegue até Configurações () > Portal da base de conhecimento >Localização e espaços de trabalho > Localização e espaços de trabalho.

2. Clique em comprar mais no lado direito da tela.

NOTA

O link comprar mais está disponível apenas para usuários atribuídos à função Proprietário em projetos.

3. Adicione ou remova áreas de trabalho no painel do complemento Comprar . O custo correspondente será exibido como Valor devido.

4. Clique em Confirmar pagamento para prosseguir com o pagamento. Depois que o pagamento for processado, uma mensagem de sucesso de pagamento será exibida e os espaços de trabalho adicionais serão adicionados ao seu projeto com sucesso.

5. Clique em Baixar fatura para baixar a fatura do pagamento feito.

NOTA

Você também pode comprar espaços de trabalho na seção Cobrança nas configurações do Document360. Para saber mais, leia o artigo sobre Purchasing add-ons.

Solucionando problemas

Encontrando o erro 404 Página não encontrada ao navegar para um espaço de trabalho secundário

Erro: 404 Erro de página não encontrada

Um erro 404 pode ocorrer por vários motivos, incluindo conteúdo ausente ou restrito. Se você estiver enfrentando esse problema ao navegar para um workspace ou um artigo, pode ser devido às configurações de visibilidade do workspace ou à ausência de artigos publicados.

NOTA

Para outras causas potenciais de erros 404, consulte o artigo 404 Page .

Etapas para resolver:

Esse erro pode ocorrer devido a um dos seguintes motivos:

1. Verifique se o espaço de trabalho está definido como Público:

   1. Navegue até Configurações () > Portal da base de conhecimento > Localização e espaços de trabalho > Localização e espaços de trabalho.

   2. Localize o respectivo espaço de trabalho e clique no ícone Editar ().

   3. Na seção Escolher status do espaço de trabalho , marque a caixa de seleção Público .

   4. Clique em Atualizar.

      

2. Nenhum artigo é publicado na área de trabalho.

3. Todos os artigos na área de trabalho estão ocultos.

   Certifique-se de que pelo menos um artigo esteja publicado e visível no site da base de conhecimento.