Der Standardordner in Document360 Drive bestimmt automatisch, wo Bilder gespeichert werden, wenn Mitwirkende sie direkt aus dem Artikeleditor einfügen oder hochladen. Das Setzen des richtigen Standardordners hält Ihr Laufwerk organisiert, reduziert die manuelle Dateiverwaltung und sorgt dafür, dass Assets von Anfang an an vorhersehbar, strukturiert landen.
Was ist ein Standardordner
Wenn ein Mitwirkender ein Bild zu einem Artikel einfügt, indem er es einfügt oder direkt aus dem Editor hochlädt, muss Document360 wissen, wo diese Datei im Laufwerk gespeichert werden soll. Der Standardordner ist das Rückfallziel für alle solchen Uploads.
Der Standardordner arbeitet auf Projektebene, das heißt, er gilt für alle Mitwirkenden im Projekt. Sie fungiert als Sammelbegriff, wenn keine spezifischere Ordnerzuordnung für eine Kategorie vorhanden ist.
Wenn eine Kategorie einem bestimmten Drive-Ordner zugeordnet wurde, hat diese Zuordnung Vorrang gegenüber dem Standardordner. Nur wenn keine Kategorienebene vorhanden ist, wird der Standardordner angewendet. Weitere Informationen finden Sie unter Mapping a category with a folder in Drive .
Warum einen Standardordner festlegen
Ohne einen Standardordner können hochgeladene Assets an einem unbeabsichtigten oder nicht gruppierten Ort landen, was es schwierig macht, sie im Laufe der Zeit zu finden, zu überprüfen oder zu pflegen. Ein gut gewählter Standardordner:
- Verhindert, dass sich Vermögenswerte auf Wurzelebene oder an einem unstrukturierten Standort ansammeln.
- Das gibt neuen Mitwirkenden einen sinnvollen Ausgangspunkt, ohne dass sie bei jedem Hochladen einen Ordner manuell auswählen müssen.
- Unterstützt die Drive-Organisation, wenn Ihr Team noch keine Kategorie-Ordnerzuordnungen eingerichtet hat.
- Dient als Sicherheitsnetz für Randfälle – zum Beispiel, wenn Bilder aus einer externen Quelle eingefügt werden oder Artikel aus Word-Dokumenten importiert werden (.docx).
Anwendungsfälle
Die folgenden Szenarien veranschaulichen, wie das Setzen eines Standardordners am nützlichsten ist:
| Szenario | Wie der Standardordner hilft |
|---|---|
| Neuer Projektaufbau | Bevor die Kategorienordner-Zuordnungen konfiguriert werden, werden alle hochgeladenen Bilder in einen bestimmten Ordner gelegt, anstatt über das Laufwerk verteilt zu werden. |
| Allgemeine oder unkategorisierte Inhalte | Artikel, die nicht zu einer bestimmten Kategorie gehören, haben dennoch einen einheitlichen Platz für ihr Vermögen. |
| Importieren von Word-Dokumenten | In importierte .docx eingebettete Bilder werden automatisch extrahiert und im Standardordner gespeichert. |
| Inline-Bildeinfüsse | Wenn Mitwirkende Screenshots direkt in den Editor einfügen, wird das Bild ohne zusätzliche Schritte im Standardordner gespeichert. |
| Teams noch ohne Ordner-Mapping-Strategie | Ein gemeinsamer Standardordner hält Assets für das gesamte Team zugänglich, während die Drive-Struktur eingerichtet wird. |
Setze einen Standardordner
Um einen Ordner als Standardordner einzustellen,
- Klicken Sie auf das Drive-Symbol in der linken Navigationsleiste.
- Im linken Navigationsfenster suchen Sie den Ordner, den Sie als Standard festlegen möchten.
- Klicken Sie auf das Mehr-Symbol neben dem Ordner und wählen Sie den Standardordner festlegen.
Ein Bestätigungs-Popup erscheint mit der Aufschrift: Editor-Ordner aktualisiert. Der Standardordner ist nun auf Projektebene gesetzt und ist durch das Bearbeiten-Symbol erkennbar, das neben seinem Ordnersymbol im Laufwerk erscheint.
Du kannst den Standardordner so oft einstellen, wie nötig. Wenn du den Standardordner auf einem bereits Standard-Ordner setzen auswählst, werden keine Änderungen vorgenommen.
Ordnerzuordnungspriorität
Document360 verwendet eine Prioritätsreihenfolge, um zu bestimmen, welcher Drive-Ordner ein hochgeladenes Bild erhält. Das Verständnis dieser Reihenfolge hilft Ihnen, Ihre Drive-Struktur effektiv zu planen.
| Priorität | Schauplatz | Wenn es zutrifft |
|---|---|---|
| 1 (Höchste) | Unterkategorie-Ordnerzuordnung | Der Artikel gehört zu einer Unterkategorie, die einem Drive-Ordner zugeordnet wurde. |
| 2 | Ordnerabbildung der übergeordneten Kategorie | Der Artikel gehört zu einer Kategorie (ohne Unterkategorie-Mapping), die auf einen Drive-Ordner abgebildet wurde. |
| 3 (Rückfall) | Standardordner | Für den Artikel existiert keine Kategorie- oder Unterkategorieabbildung. |
Um Ordnerzuordnungen auf Kategorienebene einzurichten, siehe Mapping a category with a folder in Drive.
Best Practices
- Erstelle einen eigenen Standardordner. Vermeiden Sie es, einen Systemordner oder einen kategoriespezifischen Ordner als Standard festzulegen. Stattdessen erstelle einen Ordner mit einem Namen wie General oder Unsorted , der als klarer Sammelbegriff dient.
- Spiegeln Sie Ihre Kategorienstruktur. Wenn Ihre Wissensdatenbank wächst, richten Sie für jede Hauptkategorie Kategorie-zu-Ordner-Zuordnungen ein. Das verringert die Abhängigkeit vom Standardordner und hält Assets logisch organisiert.
- Aktualisiere den Standardordner, bevor du das Dateilimit erreichst. Jeder Ordner unterstützt bis zu 5.000 Dateien. Wenn dein Standardordner voll ist, ändere den Standardordner auf einen neuen, bevor Uploads ausfallen. Siehe Troubleshooting Drive-Probleme für Schritte zur Behebung von Ordner-Dateilimit-Fehlern.
- Kommunizieren Sie den Standardordner an Ihr Team. Da das Setting projektweit gilt, sind alle Mitwirkenden betroffen. Teilen Sie Ihrem Team mit, welcher Ordner standardmäßig gesetzt ist und warum, damit sie vorhersehen können, wohin ihre Uploads gelangen.