Convertir un lector en usuario en Document360 actualiza su cuenta de acceso a la base de conocimiento de solo lectura a un rol de colaborador del portal. Tras la conversión, la persona puede iniciar sesión en el portal Document360 y realizar acciones según el rol del portal y el rol de contenido que asignes. Todos los datos analíticos y comentarios previamente enviados por el lector se conservan tras la conversión.
Cuándo convertir un lector en usuario
- El lector debe empezar a contribuir, editar o gestionar el contenido del portal de la base de conocimiento.
- Un miembro del equipo tuvo acceso inicialmente como lector y ahora requiere un rol completo en el portal.
NOTA
Si seleccionas un lector SSO, la cuenta se convertirá en un usuario SSO.
Antes de que empieces
- Debes tener el rol de Administrador o Propietario del portal.
- Una persona no puede ocupar simultáneamente un papel de lector y un de usuario: la conversión sustituye por completo al papel de lector.
Cómo convertir un lector en usuario
-
Navega a Configuración (
) > Usuarios y seguridad en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimiento. -
En el panel de navegación de la izquierda, navega a Lectores y grupos > Lectores.
-
Selecciona los lectores deseados y haz clic en Convertir a usuario.
-
Asigna permisos de acceso al portal desde el desplegable de roles del portal .
-
Asigna permisos de acceso al contenido desde los menús desplegables del rol de Contenido y del acceso al Contenido .
-
Como paso opcional, mapea al lector a cualquier grupo de lectores existente desde el mapa con el desplegable de grupos de usuarios existentes .
-
Haz clic en Confirmar para convertir el lector en usuario.
NOTA
Cuando un lector se convierte en usuario, todas las contribuciones realizadas por el lector (por ejemplo, datos analíticos y retroalimentación) se conservan.
Limitaciones
| Límite | Detalle |
|---|---|
| Exclusividad de roles | Una persona no puede desempeñar al mismo tiempo un papel de lector y de usuario. La conversión sustituye al papel del lector. |
| Retención de datos | Todos los datos analíticos y los comentarios de la actividad previa del lector se conservan tras la conversión. |
| Lectores SSO | Un lector SSO se convierte en un usuario SSO. |
| Reversibilidad | Convertir un lector en usuario no puede deshacerse automáticamente. Tendrías que crear manualmente una nueva cuenta de lector para esa persona si fuera necesario. |
Mejores prácticas
- Asigna el rol de portal menos privilegiado que se adapte a las necesidades de la persona. Siempre puedes aumentar los permisos más adelante.
- Mapea al usuario convertido a un grupo de usuarios existente si ya existe uno con los permisos adecuados; esto es más rápido que configurar permisos individualmente.
- Convierte lectores en usuarios en pequeños lotes para poder verificar la asignación de roles antes de pasar al siguiente grupo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo añadir a una persona como usuario si ya ha sido asignada como lectora?
En Document360, un usuario no puede tener a la vez un rol de lector y un usuario de usuario. Para convertir un lector en usuario, utiliza la opción Convertir en usuario .
¿Puedo convertir varios lectores a usuarios al mismo tiempo?
Sí. Selecciona varios lectores usando las casillas y haz clic en Convertir a usuario. Se aplicarán los mismos roles en el portal, rol de contenido y configuraciones de acceso a contenido a todos los lectores seleccionados.
¿Qué ocurre con la configuración de acceso al contenido del lector tras la conversión?
El acceso anterior al contenido del lector se reemplaza por el rol de contenido y el acceso al contenido que asignas durante la conversión. Revísalas y asigna estas esas condiciones cuidadosamente antes de confirmarlas.