La carpeta predeterminada en Document360 Drive determina dónde se guardan automáticamente las imágenes cuando los colaboradores las pegan o suben directamente desde el editor de artículos. Configurar la carpeta predeterminada correcta mantiene tu Drive organizado, reduce la gestión manual de archivos y garantiza que los activos se encuentren en una ubicación predecible y estructurada desde el principio.
¿Qué es una carpeta predeterminada?
Cuando un colaborador añade una imagen a un artículo pegándola o subiéndola en línea desde el editor, Document360 necesita saber dónde almacenar ese archivo en la unidad. La carpeta predeterminada es el destino de respaldo para todas estas subidas.
La carpeta predeterminada funciona a nivel de proyecto, es decir, se aplica a todos los colaboradores del proyecto. Actúa como un cajón de cajón cuando no hay un mapeo de carpetas más específico para una categoría.
Si una categoría ha sido asignada a una carpeta específica de Drive, esa asignación tiene prioridad sobre la carpeta predeterminada. Solo cuando no existe mapeo a nivel de categoría se aplica la carpeta predeterminada. Consulta Mapear una categoría con una carpeta en Drive para más información.
¿Por qué establecer una carpeta predeterminada?
Sin una carpeta predeterminada, los activos subidos pueden aterrizar en una ubicación no deseada o no agrupada, dificultando encontrarlos, auditarlos o mantenerlos a lo largo del tiempo. Una carpeta predeterminada bien elegida:
- Evita que los activos se acumulen en una ubicación a nivel raíz o no estructurada.
- Da a los nuevos colaboradores un punto de partida sensato sin tener que seleccionar manualmente una carpeta cada vez que suben.
- Soporta la organización de Drive cuando tu equipo aún no ha configurado los mapeos de carpetas a nivel de categoría.
- Actúa como red de seguridad para casos límite — por ejemplo, cuando se pegan imágenes desde una fuente externa o cuando se importan artículos de documentos Word (.docx).
Casos de uso
Los siguientes escenarios ilustran cuándo es más útil establecer una carpeta predeterminada:
| Escenario | Cómo ayuda la carpeta por defecto |
|---|---|
| Nueva configuración del proyecto | Antes de configurar los mapeos categoría-carpeta, todas las imágenes subidas van a una carpeta designada en lugar de dispersarse por la Unidad. |
| Contenido general o sin categorizar | Los artículos que no pertenecen a una categoría específica siguen teniendo un espacio consistente para sus activos. |
| Importación de documentos de Word | Las imágenes incrustadas en archivos de .docx importados se extraen automáticamente y guardan en la carpeta predeterminada. |
| Pegas de imagen en línea | Cuando los colaboradores pegan capturas directamente en el editor, la imagen se guarda en la carpeta predeterminada sin ningún paso adicional. |
| Equipos aún sin una estrategia de mapeo de carpetas | Una carpeta compartida por defecto mantiene los recursos accesibles para todo el equipo mientras se establece la estructura del disco. |
Establecer una carpeta predeterminada
Para establecer una carpeta como carpeta predeterminada,
- Haz clic en el icono de Drive en la barra de navegación izquierda.
- En el panel de navegación izquierdo, localiza la carpeta que quieres poner como predeterminada.
- Haz clic en el icono Más junto a la carpeta y selecciona Establecer carpeta predeterminada.
Aparece una ventana emergente de confirmación que dice que la carpeta Editor se actualizó. La carpeta predeterminada ahora está configurada a nivel de proyecto y se identifica por el icono de edición que aparece junto a su icono de carpeta en la Unidad.
Puedes configurar la carpeta predeterminada tantas veces como necesites. Si seleccionas Establecer carpeta por defecto en una carpeta que ya es la predeterminada, no se hacen cambios.
Prioridad de mapeo de carpetas
Document360 utiliza un orden de prioridad para determinar qué carpeta de Drive recibe una imagen subida. Entender este orden te ayuda a planificar bien la estructura de tu Drive.
| Prioridad | Ambientación | Cuando se aplica |
|---|---|---|
| 1 (Más alto) | Mapeo de carpetas de subcategorías | El artículo pertenece a una subcategoría que ha sido asignada a una carpeta de Drive. |
| 2 | Mapeado de carpetas de categorías parentales | El artículo pertenece a una categoría (sin asignación de subcategorías) que ha sido asignada a una carpeta de Drive. |
| 3 (Respaldo) | Carpeta predeterminada | No existe ningún mapeo de categorías o subcategorías para el artículo. |
Para configurar mapeos de carpetas a nivel de categoría, consulta Mapear una categoría con una carpeta en Drive.
Mejores prácticas
- Crea una carpeta por defecto dedicada. Evita establecer una carpeta del sistema o una carpeta específica de categoría como predeterminada. En su lugar, crea una carpeta llamada General o Unsorted para que sirva como un cacín de cajón de séptimo claro.
- Imita tu estructura de categorías. A medida que tu base de conocimientos crezca, configura mapeos de categoría a carpeta para cada categoría principal. Esto reduce la dependencia de la carpeta predeterminada y mantiene los recursos organizados lógicamente.
- Actualiza la carpeta predeterminada antes de alcanzar el límite de archivos. Cada carpeta soporta hasta 5.000 archivos. Si tu carpeta predeterminada se está llenando, cambia la carpeta predeterminada a una nueva antes de que empiecen a fallar las subidas. Consulta Problemas de Resolución de Problemas en la unidad para los pasos sobre cómo resolver errores en el límite de archivos de carpetas.
- Comunica la carpeta predeterminada a tu equipo. Dado que la configuración se aplica a todo el proyecto, todos los colaboradores se ven afectados. Informa a tu equipo qué carpeta está configurada como predeterminada y por qué, para que puedan anticipar a dónde irán sus subidas.