Gestion des comptes de réviseurs

Le rôle de Reviseur dans Document360 permet aux utilisateurs de revoir le contenu sans modifier ni modifier. Ce rôle vise à simplifier la relecture de contenu en accordant des autorisations spécifiques aux Évaluateurs. Le rôle de Réviseur n’aura accès qu’au module Documentation , permettant de consulter les articles et catégories, d’ajouter des commentaires aux articles et de mettre à jour le statut du flux de travail de l’article.

Création d’un compte évaluateur

Vous pouvez créer un compte Évaluateur en attribuant le rôle de Réviseur lors de la création de l’utilisateur. Voici comment :

1. Naviguez dans () > Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du Knowledge base portal.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & groups.

3. Cliquez sur le menu déroulant Ajouter en haut à droite.

4. Cliquez sur Utilisateur pour ouvrir le panneau de création de nouvel utilisateur .

5. Dans le champ Email , saisissez l’adresse email de l’utilisateur à ajouter. Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 adresses e-mail.

6. Sélectionnez la case utilisateur SSO si l’utilisateur utilise une connexion SSO.

7. Si oui, sélectionnez le menu déroulant SSO et sélectionnez la configuration SSO appropriée.

8. Sélectionnez la case Ignorer l’email d’invitation si vous ne souhaitez pas envoyer une invitation par e-mail à l’utilisateur.

9. Sélectionnez Évaluateur comme rôle de projet. Le rôle de contenu sera automatiquement défini comme Évaluateur.

10. Sinon, si un autre rôle de projet est sélectionné (par exemple, Propriétaire, Admin), vous pouvez attribuer manuellement le rôle de Réviseur dans le menu déroulant du rôle de contenu.

11. Attribuez des permissions d’accès au contenu en fonction de l’espace de travail, de la langue et de la catégorie selon les besoins.

12. Si vous souhaitez assigner un nouvel utilisateur à un groupe existant, cliquez sur le menu déroulant Assigner des groupes et sélectionnez le groupe d’équipe souhaité.
    En conséquence, l’utilisateur hérite automatiquement des permissions et des accès associés à ce groupe.

13. Cliquez sur Nouvel utilisateur pour terminer d’ajouter le compte Critique.

Importation massive de comptes de réviseurs

Vous pouvez importer plusieurs comptes Reviewer en même temps en utilisant la fonction d’importation en masse :

1. Naviguez dans () > Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du Knowledge base portal.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & groups.

3. Cliquez sur le menu déroulant Ajouter en haut à droite.

4. Cliquez sur Importer des utilisateurs.

5. Sélectionnez le bouton option Compte Critique .

6. Sélectionnez la case utilisateur SSO pour les inclure comme comptes réviseurs SSO.

7. Cliquez sur Télécharger le modèle pour télécharger le format d’importation d’exemple.

   Le fichier CSV téléchargé inclut le prénom, le nom de famille et les adresses e-mail des utilisateurs.

8. Glisser-déposer le fichier ou utiliser l’option Cliquer pour téléverser le fichier CSV depuis votre stockage local. Le nombre maximal d’utilisateurs pouvant être ajoutés est de 500.

   Une fois le fichier téléchargé, un résumé de validation s’affiche indiquant le nombre d’adresses email valides et invalides dans le fichier CSV.

9. Cliquez sur Remplacer si vous souhaitez ajouter un fichier différent.

10. Attribuez les rôles de portail et de contenu désirés.

11. Cliquez sur Importer pour compléter le processus.

Autorisations et accès des examinateurs

Une fois qu’un utilisateur se voit attribuer le rôle de Reviseur, il aura accès au module Documentation et pourra interagir avec les articles et catégories selon ses permissions.

Les critiques peuvent :

• Consultez les articles en mode Brouillon ou l’état déterminé par le flux de travail.

• Ajoutez des commentaires à l’article, y compris des commentaires en ligne.

• Mettez à jour le statut du flux de travail d’un article.

• Fixez des dates d’échéance et gérez les affectations de flux de travail.

• Mettez à jour en masse les statuts des flux de travail et gérez les affectations sur plusieurs articles depuis la fiche Tâches sur la page Aperçu.

NOTE

• Lorsqu’un statut de workflow est défini en lecture seule, aucun utilisateur, y compris ceux ayant le rôle de Réviseur, ne peut ajouter de commentaires à un article.

• Les évaluateurs peuvent accéder à la page Aperçu et ne consulter que le contenu pertinent pour leur rôle et leurs autorisations.

• Pour plus d’informations, lisez l’article sur la page Aperçu.

Gestion des comptes de réviseurs

Vous pouvez mettre à jour ou modifier les comptes Reviewer existants via la section Utilisateurs & groupes . Les critiques peuvent également être convertis en lecteurs ou lecteurs SSO, et inversement.

Modifier ou supprimer un critique

Pour modifier ou supprimer un compte de réviseur,

1. Naviguez dans () > Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du Knowledge base portal.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & groups.

3. Localisez l’utilisateur que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier () ou Supprimer () lorsque vous passez votre curseur au-dessus de l’utilisateur.

4. Cliquez sur Modifier () pour ouvrir le panneau des détails utilisateur, où vous pouvez consulter les informations du compte, mettre à jour les rôles et permissions du projet et du contenu, et gérer les groupes d’utilisateurs.

5. Cliquez sur Supprimer () pour supprimer un utilisateur. Cette action ouvre une boîte de dialogue de confirmation. Cliquez sur Oui si vous souhaitez procéder à la suppression de l’utilisateur.

6. Cliquez sur l’icône Historique d’activité des e-mails () pour consulter la liste des emails reçus par le compte évaluateur au cours des 30 derniers jours.

Convertir un critique en compte lecteur

Pour convertir un compte de critique en compte de lecteur,

1. Naviguez dans () > Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du Knowledge base portal.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & groups.

3. Sélectionnez la case à cocher à côté de l’utilisateur que vous souhaitez modifier.

4. Cliquez sur Convertir en lecteur.

   

5. Attribuez les autorisations d’accès au contenu souhaitées depuis le menu déroulant d’accès au contenu .

6. En option : mappez l’utilisateur vers les groupes de lecteurs existants depuis la carte avec le menu déroulant des groupes de lecture existants .

7. Cliquez sur Confirmer pour convertir le Critique en compte lecteur.

   Pour plus d’informations sur les lecteurs, lisez l’article sur la gestion des lecteurs.

   

NOTE

L’option de convertir un compte critique en compte lecteur est disponible uniquement pour les projets privés et mixtes, et elle n’est pas disponible pour les projets publics.

Acheter des comptes de critique en tant qu’ajout

Pour acheter des comptes de critique en extension, suivez les étapes ci-dessous :

1. Naviguez dans () > Knowledge base portal dans la barre de navigation de gauche du Knowledge base portal.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez jusqu’à Billing.

3. Cliquez sur l’option Achat dans l’onglet Mon forfait .

   Le panneau complémentaire Achat apparaîtra.

4. Dans la section gestion utilisateur , ajoutez le nombre de comptes Reviewer dont vous avez besoin.

5. Cliquez sur Confirmer paiement.

Rôle du réviseur pour le retour sur le contenu

Le rôle de Réviseur vous aide à recueillir des retours sur les articles sans laisser les utilisateurs modifier le contenu réel. Les relecteurs peuvent ouvrir des brouillons d’articles, laisser des commentaires, suggérer des modifications et mettre à jour le statut de l’article dans le flux de travail. Cela est utile pour recueillir les avis d’experts ou de parties prenantes tout en protégeant le contenu des modifications indésirables jusqu’à ce qu’il soit prêt pour l’approbation finale. Ce rôle est particulièrement utile pour les équipes souhaitant impliquer des experts dans le cycle d’évaluation sans risquer de modifications non autorisées du contenu.

Réviser un article

Pour commencer à relire un article,

1. Naviguez vers l’article depuis le volet Catégories & Articles .

2. Cliquez sur le bouton Démarrer la révision en haut à droite de l’éditeur.

   

   NOTE

   Les évaluateurs ne peuvent évaluer qu’un seul article à la fois. Lorsqu’un évaluateur commence à examiner un article, d’autres utilisateurs verront une bannière indiquant : « Le Critique [Nom] est actuellement en train de réviser l’article. »

Pour ajouter un commentaire,

1. Sélectionnez le texte souhaité et cliquez sur l’icône Commentaire () flottante.

2. Entrez votre commentaire, puis cliquez sur Publier ou appuyez sur Ctrl+Entrée pour soumettre.

3. Lorsque vous avez terminé votre évaluation, cliquez sur Marquer comme Évalué en haut à droite.

Pour mettre à jour le statut du flux de travail,

1. Cliquez sur le menu déroulant Workflow (Brouillon) en haut à droite de l’éditeur.

2. Sélectionnez l’état de flux de travail approprié pour l’article. La boîte de dialogue Mettre à jour le statut du flux de travail s’ouvre.

   1. Sélectionnez le statut suivant du workflow.

   2. Assignez un membre de l’équipe pour relire l’article

   3. Fixez une date limite pour la révision

   4. Ajoutez un commentaire pouvant compter jusqu’à 250 caractères. C’est un champ optionnel.

3. Une fois terminé, cliquez sur Définir le statut pour appliquer les modifications.

Dépannage

Erreurs d’en-tête CSV lors de l’importation

Erreur : En-têtes CSV invalides. Veuillez vous assurer que les noms des colonnes correspondent au format attendu.

Cette erreur survient lorsque le fichier CSV téléchargé ne possède pas les en-têtes de colonne requis ou si les en-têtes sont mal orthographiés, manquants ou mal formatés.

Étapes à résoudre :

1. Ouvrez le fichier CSV à l’aide d’un éditeur de tableur (par exemple, Excel).

2. Vérifiez la première ligne et assurez-vous qu’elle contient les bons en-têtes de colonne, à savoir Email, Prénom et Nom.

3. Supprimez les espaces supplémentaires, caractères spéciaux ou fautes de frappe dans les titres d’en-tête.

4. Sauvegardez le fichier au format CSV après avoir effectué des corrections.

5. Sur l’écran d’erreur, cliquez sur le bouton Remplacer et téléchargez le fichier corrigé.

6. Essaie à nouveau l’importation.

7. Si le problème persiste après avoir suivi ces étapes, veuillez contacter l’équipe d’assistance Document360 pour obtenir de l’aide supplémentaire : Contacter l’assistance Document360