Gestion de l’état du flux de travail

Dans Document360, la gestion des flux de travail des articles est simplifiée grâce à un seul bouton d’état du flux de travail qui contrôle à la fois la publication et les transitions de flux de travail. Cela améliore l’expérience de la revue de contenu en vous permettant de gérer l’état du flux de travail, d’assigner les évaluateurs et de suivre l’avancement, le tout en un seul endroit.

Un statut de workflow représente un point de contrôle ou une étape du cycle de vie de la documentation. Vous pouvez gérer et attribuer des statuts de flux de travail aux membres de l’équipe directement dans l’éditeur de documentation.

Actions d’état du flux de travail

L’option d’état du flux de travail est disponible en haut à droite de l’éditeur de documentation.

Workflow for creating an article with project and workspace details highlighted.

Icône Information () : Cliquez sur l’icône information () à côté de l’état du workflow pour voir la description de l’état du workflow.
icône de verrouillage () : L’icône de verrouillage () indique que le statut du flux de travail est en mode lecture seule. Si l’article est en mode lecture seule, vous ne pouvez pas le publier directement.
Icône verte () : Les statuts complétés sont marqués d’une coche verte. Si l’article est déjà publié, tous les statuts afficheront une coche verte.
Publier : Pour publier un article immédiatement, ouvrez le bouton État du flux de travail et cliquez sur Publier directement sans sélectionner les statuts intermédiaires.
Version de l’article : Affiche la version actuelle de l’article.
Historique des flux de travail () : Cliquez pour voir l’historique complet des flux de travail de l’article.

Voir et mettre à jour le statut du flux de travail

Le bouton d’état du flux de travail en haut à droite de l’éditeur sert également de gestionnaire d’état du flux de travail.

Cliquez sur le bouton État du flux de travail .
La boîte de dialogue Workflow s’ouvre, où vous pouvez :
1. Sélectionnez le statut suivant du flux de travail (par exemple, évaluation par les pairs, évaluation PME, etc.).
2. Attribuer l’article manuellement ou automatiquement à un ou plusieurs utilisateurs ou groupes d’utilisateurs (optionnel).
3. Fixez une date d’échéance pour l’évaluation (optionnelle).
4. Ajoutez un commentaire pouvant aller jusqu’à 250 caractères (optionnel).
Cliquez sur Publier pour publier directement l’article.
Cliquez sur Définir le statut pour enregistrer et fermer la boîte de dialogue.

Après avoir mis à jour le statut du workflow, l’étiquette du bouton affiche le statut actuellement attribué. Par exemple :

Si l’article est dans la Critique 1, le bouton affiche la Revue 1, indiquant l’étape actuelle de l’article dans le flux de travail.

Assignés de décor

Vous pouvez assigner un ou plusieurs membres de l’équipe à un statut de workflow directement depuis la liste déroulante de l’état du workflow .

Cliquez sur le menu déroulant de statut du flux de travail en haut à droite de l’éditeur.
La boîte de dialogue Mettre à jour le statut du flux de travail apparaîtra.
Dans le champ Assigné , sélectionnez ou recherchez un ou plusieurs utilisateurs et groupes d’utilisateurs dans la liste.
Lorsqu’un article passe à un nouveau statut de workflow, tout utilisateur prédéfini « Assigner automatiquement à » pour cet état est automatiquement appliqué. Les assignés du statut précédent ne sont pas conservés à moins qu’ils ne soient également configurés dans le nouveau statut.
En plus de la sélection manuelle, vous verrez deux options de devoir :
- Définir les assignés automatiques – Applique les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs prédéfinis configurés dans le Concepteur de Workflow pour ce statut. Tous les assignés existants pour l’article seront remplacés par les assignés automatiques configurés.
- Laisser non assigné – Supprime tous les assignés de l’article pour cet état de workflow, laissant le champ Assigné vide.
Cliquez sur Définir le statut pour une nouvelle affectation ou Mettre à jour pour modifier une assignation existante.

Lorsque plusieurs assignés sont ajoutés :

Leurs avatars de profil sont affichés dans l’indicateur de statut du flux de travail.
Si plus de trois utilisateurs sont assignés, l’interface affiche le prénom suivi d’un indicateur +X .
Chaque assigné reçoit une notification par e-mail.

Pour retirer un assigné, cliquez sur l’icône Fermer (x) à côté de son nom.

NOTE
Si les utilisateurs ou groupes sont configurés en utilisant l’option Assigner automatiquement dans le concepteur de workflow, ils seront automatiquement sélectionnés lorsque l’article entre dans cet état de workflow.
Vous pouvez ajouter ou retirer des assignés au niveau de l’article selon les besoins. Les modifications apportées ici ne s’appliquent qu’à l’article actuel et ne modifient pas la configuration du concepteur de workflow.

Workflow update interface showing assignee selection and status change options.

Fixation d’une date limite

Gardez votre flux de travail sur la bonne voie en ajoutant une date d’échéance lors de la mise à jour du statut :

Cliquez sur le menu déroulant d’état du flux de travail en haut à droite de l’éditeur.
La boîte de dialogue Mettre à jour le statut du flux de travail apparaîtra.
Dans le champ Date d’échéance , sélectionnez une date dans le calendrier.
Pour supprimer une date d’échéance, cliquez sur l’icône x à côté de la date sélectionnée.
Si vous sélectionnez un statut de workflow pour la première fois, cliquez sur Définir le statut. Si vous mettez à jour un statut de flux de travail existant, cliquez sur Mettre à jour.

Ajout d’un commentaire

Utilisez le champ Commentaire optionnel dans la boîte de dialogue Mettre à jour l’état du flux de travail pour ajouter du contexte, des notes ou des instructions lors de l’attribution d’un statut de workflow.

Les commentaires peuvent atteindre jusqu’à 250 caractères.
Vous pouvez taguer les membres de l’équipe en utilisant «@ ».

Voir l’historique des flux de travail

Les utilisateurs peuvent consulter l’historique complet du flux de travail avec toutes les informations complémentaires d’un article.

Cliquez sur le menu déroulant de statut du flux de travail en haut à droite de l’éditeur.
Cliquez sur l’icône Historique ().
La boîte de dialogue Historique des flux de travail apparaît, montrant :
1. Tous les statuts que l’article a connus
2. Assignés et dates d’échéance pour chaque étape
Chaque version de la révision de l’article peut avoir son historique de workflow.

Gestion de l’état du flux de travail depuis la page Tâches

Vous pouvez également gérer l’état du flux de travail de vos articles depuis la page Tâches . Vous pouvez soit mettre à jour le statut du flux de travail des articles individuels, soit de plusieurs articles en même temps.

Pour mettre à jour le statut du flux de travail depuis la page Tâches,

Naviguez jusqu’à l’icône Accueil () dans la barre de navigation de gauche.
Vous verrez la page Tâches () dans l’aperçu du tableau de bord principal. Sinon, vous pouvez aussi sélectionner l’icône Tâches () en haut du volet.
Sélectionnez un ou plusieurs articles dans la liste des articles sur la page Tâches.
Cliquez sur Mettre à jour l’état du flux de travail depuis la barre d’outils qui apparaît en haut. Cela ouvrira la boîte de dialogue Mettre à jour le statut du workflow .
Dans la boîte de dialogue Mettre à jour le statut du flux de travail :
- Utilisez le menu déroulant à côté de Changer de statut pour sélectionner le nouveau statut de workflow.
Lorsque plusieurs articles sont déplacés vers un nouvel état de workflow, tout utilisateur ou groupe d’utilisateurs prédéfini configuré avec l’option Assign à Auto dans le Workflow Designer sera automatiquement appliqué à tous les articles sélectionnés.
- Dans le menu déroulant Assigné , vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs ou groupes d’utilisateurs (optionnel).
- Cliquez sur Définir les assignés automatiques pour appliquer les assignés par défaut configurés à ce statut.
- Sélectionnez Laisser non attribué pour retirer tous les bénéficiaires des articles sélectionnés.

Dans la boîte de dialogue Mettre à jour l’état du flux de travail , utilisez le menu déroulant à côté de « Changer l’état de [statut actuel] vers » pour sélectionner le nouveau statut du flux de travail.
Dans le menu déroulant Assigné , sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs ou groupes d’utilisateurs pour attribuer la tâche (optionnel).
Lorsque plusieurs articles sont déplacés vers un nouvel état de workflow, tout utilisateur ou groupe d’utilisateurs prédéfini configuré avec l’option Assign à Auto dans le Workflow Designer sera automatiquement appliqué à tous les articles sélectionnés.
- Dans le menu déroulant Assigné , vous pouvez sélectionner un ou plusieurs membres d’équipe ou groupes d’utilisateurs (optionnel).
Vous pouvez aussi :
- Cliquez sur Définir les assignés automatiques pour appliquer les assignés par défaut configurés à ce statut.
- Sélectionnez Laisser non attribué pour retirer tous les bénéficiaires des articles sélectionnés.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs et des groupes lors de la mise à jour en masse. Ces changements ne s’appliquent qu’aux articles sélectionnés et ne modifient pas la configuration du Concepteur de Workflow.
Dans le champ Date d’échéance , sélectionnez une date limite depuis le sélecteur de calendrier (optionnel).
Dans le champ Commentaires , ajoutez un message si besoin. Vous pouvez aussi @mention à vos coéquipiers de les prévenir (optionnel).
Cliquez sur Définir le statut pour mettre à jour le statut du flux de travail des articles sélectionnés.

Workflow update interface showing assignee selection and status change options.

NOTE
Vous pouvez également mettre à jour le statut du flux de travail directement depuis la page Tous les articles en utilisant l’option Mettre à jour le statut du flux de travail dans la barre d’outils après avoir sélectionné un ou plusieurs articles.

Révision des articles assignés et marquage comme complétés

Lorsqu’un article vous est confié pour révision, il apparaît sur votre page Tâches

Pour relire et marquer un article comme terminé :

Naviguez jusqu’à l’icône Accueil () dans la barre de navigation de gauche.
Vous verrez la page Tâches () dans l’aperçu du tableau de bord principal. Sinon, vous pouvez aussi sélectionner l’icône Tâches () en haut du volet.
Trouvez l’article assigné.
Cliquez sur le menu à trois points (⋯) à la fin de la ligne de l’article.
Sélectionnez « Marquer comme terminé ».
Vous pouvez également marquer plusieurs articles assignés comme terminés en même temps :
- Sélectionnez un ou plusieurs articles de la liste.
- Cliquez sur Marquer comme terminé depuis la barre d’actions qui apparaît en haut.

Une fois marqué comme fait :

L’article est retiré de votre liste de tâches.
Une coche verte apparaît à côté de votre nom dans la colonne Assigné à cet article.
REMARQUE :
Marquer un article comme terminé signifie seulement la révision individuelle terminée. Cela ne change pas automatiquement le statut du flux de travail. Le statut du flux de travail doit être mis à jour manuellement une fois la phase de révision terminée.

D’autres évaluateurs affectés au même article peuvent :

Cliquez sur les utilisateurs dans la colonne Assigné à .
Voyez quels évaluateurs ont terminé leur évaluation (coche verte).
Identifiez quels évaluateurs n’ont pas encore terminé leur tâche.

Task management interface showing assigned tasks and options for marking them as done.

FAQ

Quelles étapes devrais-je suivre pour m’assurer que les comptes d’équipe reçoivent des notifications lorsque j’assigne un flux de travail ?

L’email sera envoyé à l’utilisateur à qui le statut du workflow est attribué, à condition qu’il ait activé les événements du workflow dans la notification mapping. Pour s’assurer que les comptes d’équipe reçoivent des notifications lors de l’attribution d’un workflow, ils doivent activer les événements pertinents dans la section notification. Suivez ces étapes :

Naviguez jusqu’à () dans la barre de navigation de gauche.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez jusqu’à > Notifications.
Allez dans l’onglet Notification de mappage et dépliez l’éditeur de documentation accordéon.
Activez les options suivantes :
- Statut du flux de travail de l’article mis à jour
- Flux de travail de l’article mis à jour
- Travail de travail de l’article : Assigné mis à jour
De plus, pour activer les notifications pour les types de catégories de pages, activez les options suivantes :

Statut du flux de travail de catégorie mis à jour
Flux de travail de catégorie Date d’échéance mis à jour
Assigné du flux de travail de catégorie mis à jour

Puis-je attribuer différents statuts de flux de travail à un article dans différentes langues au sein d’un espace de travail ?

Oui, vous pouvez attribuer un statut de workflow différent à chaque version linguistique d’un article dans le même espace de travail.

Que se passe-t-il si je supprime un statut de workflow qui a des articles assignés ?

Les articles dans ce statut perdront leur association de statut. Les données sur les bénéficiaires et les dates d’échéance liées à ce statut ne peuvent pas être récupérées.