Adicionando pastas e arquivos

Planos compatíveis com o uso do Drive

O Document360 Drive permite que você crie e gerencie pastas e subpastas, garantindo que sua estrutura de arquivos esteja alinhada com as categorias da base de conhecimento para melhor navegação e acessibilidade. Este artigo irá guiá-lo pelas etapas para gerenciar pastas do sistema, adicionar novas pastas, subpastas e arquivos, tornando seu gerenciamento de documentos mais organizado e intuitivo.

Pastas do sistema

Cada projeto do Document360 inclui pastas do sistema, que são pastas internas que vêm por padrão. Essas pastas são essenciais para a funcionalidade principal do seu projeto e não podem ser excluídas, movidas, reordenadas ou renomeadas. No entanto, os usuários podem executar determinadas ações nessas pastas, incluindo adicionar arquivos ou definir uma pasta padrão.

Ao navegar até a página do Drive , você verá uma árvore de categorias no painel de navegação esquerdo listando todos os seus arquivos e pastas. As pastas do sistema são facilmente identificáveis pelo ícone de escudo ao lado de seu nome.

NOTA

Embora os arquivos nas pastas do sistema possam ser excluídos (embora não seja recomendado), as próprias pastas têm várias restrições.

Por exemplo, Imagens é uma pasta do sistema que contém subpastas como o construtor de página inicial, Configurações, Documentação e Glossário.

Ações de pasta

Acções restritas

• Excluir: As pastas do sistema não podem ser excluídas.

• Mover/Reordenar/Renomear: Não é possível mover, reordenar ou renomear pastas do sistema.

Ações permitidas

• Adicionar arquivos/pastas: você pode adicionar arquivos livremente ou criar novas subpastas nas pastas do sistema.

• Alterar cor: personalize as cores das pastas para ajudar a organizar visualmente seu Drive.

• Definir pasta padrão: você pode definir qualquer pasta do sistema como padrão para facilitar o acesso.

Adicionando uma nova pasta

Aqui estão os métodos para criar uma nova pasta em seu Drive.

Método 1: Usando a opção 'Nova pasta'
Método 2: Usando a opção '+'

DICA PRO

Quando você cria pastas para as da base de dados de conhecimento, é mais fácil navegar e manter se as pastas estiverem sincronizadas com o Category e o Subcategory da base de dados de conhecimento.

Adicionando subpastas

Você pode adicionar subpastas quando tiver mais de uma pasta de nível raiz.

Método 1: Usando a opção 'Mais'
Método 2: Usando a opção '+'

NOTA

Certifique-se de que a pasta de nível raiz esteja expandida (a seta no lado esquerdo da pasta aponta para baixo); caso contrário, uma nova pasta será criada no mesmo nível.

CUIDADO

A exclusão de uma pasta de nível raiz no Drive também exclui suas subpastas e arquivos. Isso pode causar imagens quebradas e links de arquivos em artigos que fazem referência a qualquer arquivo excluído.

Adicionando arquivos

Você pode adicionar arquivos a pastas no Drive usando dois métodos:

Método 1: Usando arrastar e soltar em pastas vazias
Método 2: Usando a opção 'Mais'

NOTA

• Os nomes de arquivo não devem conter os caracteres +, %, # ou =.

• Você pode ver a lista de formatos de arquivo aceitáveis no canto inferior esquerdo. Para saber mais sobre os formatos aceitáveis, leia How can I add file type restrictions?

• Ao fazer upload de várias imagens, você pode adicionar tags e texto alternativo. No entanto, se você carregar uma combinação de imagens e outros formatos de arquivo, ou se carregar apenas formatos de arquivo diferentes de imagens, só poderá adicionar tags. Os campos de texto Tags e Alt são campos opcionais.

Limites de arquivo e restrições de tipo de arquivo

Os limites de arquivo e as restrições de tipo de arquivo são os seguintes:

• Cada pasta pode conter até 5000 arquivos.

• As subpastas são tratadas como pastas separadas.

• Upload de arquivo único: o tamanho máximo do arquivo é de 150 MB por arquivo.

• Upload de vários arquivos: O tamanho máximo combinado de todos os arquivos selecionados é de 160 MB.

Adicionando restrições de tipo de arquivo

Você pode restringir os tipos de arquivo que você e outros membros da equipe podem carregar. Por exemplo, se você quiser restringir os uploads a apenas .png arquivos, siga estas etapas:

1. Acesse Configurações() > Portal da base de conhecimento > Geral > Configurações do Drive.

   Por padrão, a opção Permitir todos os tipos de mídia está selecionada.

2. Clique em Escolher formatos de mídia permitidos e clique em Adicionar.

3. Insira os campos Tipo de mídia e Extensão .

   NOTA

   • Tipo de mídia - Digite a mídia que deseja restringir. Você deve inserir o seguinte formato: media type/extension. Consulte os tipos básicos de formato de mídia para melhor compreensão

   • Extensão - Digite o tipo de extensão. Este é um campo que diferencia maiúsculas de minúsculas. Certifique-se de inserir o alfabeto minúsculo neste campo. (Por exemplo, .png, .svg, .jpg)

4. Clique em Adicionar tipo de mídia para adicionar os formatos de arquivo mais permitidos.

5. Clique em Salvar para confirmar.

Solucionando problemas

Limite de arquivos de pasta atingido

Erro: Esta pasta atingiu seu limite máximo de arquivos. Faça o upload do(s) seu(s) arquivo(s) para outra pasta.

Esse erro ocorre quando uma pasta excede o limite de 5000 arquivos no Document360 Drive. Isso inclui:

• Arquivos carregados diretamente em uma pasta.

• Imagens copiadas e coladas no editor de artigos, que são salvas automaticamente na pasta padrão por Definir pasta padrão.

• Imagens de arquivos Docx importados, que são armazenados na pasta padrão da unidade.

Etapas para resolver:

• Carregue novos arquivos em uma pasta diferente ou altere a pasta padrão na unidade.

• Remova os arquivos não utilizados da pasta atual para liberar espaço.

• Se o problema persistir, limpe o cache do navegador e tente novamente.

Resolvendo erros "Tipo de arquivo não permitido" ou "Tipo de arquivo inválido" ao carregar arquivos

Erro: "Tipo de arquivo não permitido" ou "Tipo de arquivo inválido"

Os erros "Tipo de arquivo não permitido" e "Tipo de arquivo inválido" ocorrem ao carregar um arquivo restrito pelas configurações de tipo de arquivo do sistema. Isso pode acontecer se formatos de arquivo específicos estiverem bloqueados ou se caracteres especiais estiverem presentes no nome do arquivo.

Etapas para resolver:

Para verificar e ajustar os formatos de arquivo permitidos, siga estas etapas:

1. Acesse Configurações () > Portal da base de conhecimento > Geral > configurações do Drive no portal da Base de conhecimento.

   Por padrão, a opção Permitir todos os formatos de mídia está selecionada.

2. Se esta opção estiver ativada, tente reenviar seus arquivos ou imagens.

3. Se formatos de arquivo específicos forem selecionados para restringir, você deverá remover essas restrições para carregar os arquivos desejados.

4. Uma vez feito isso, clique em Salvar.

NOTA

Certifique-se de que os nomes de arquivo nos arquivos carregados não incluam os caracteres +, %, # ou =."