Verwalten von Teamkonten

Pläne zur Unterstützung der Verwaltung von Teamkonten

Sie können Teamkonten effizient verwalten, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Sie können neue Teamkonten erstellen, vorhandene Konten bearbeiten, um Rollen oder Berechtigungen zu aktualisieren, und Konten löschen, die nicht mehr benötigt werden. Darüber hinaus können Sie Teamkonten in SSO oder Reader umwandeln, was eine flexible Anpassung an die sich ändernden Anforderungen Ihres Teams ermöglicht.

ANMERKUNG

Jedes vorhandene Teamkonto mit Berechtigungen kann ein Teamkonto hinzufügen oder verwalten, Inhaltszugriff zuweisen und vieles mehr.

Übersicht über die Seite "Teamkonto und Gruppen"

So greifen Sie auf die Seite "Teamkonto & Gruppen " zu:

Navigieren Sie zu () >Users & security >Team accounts & groups > Team accounts im Wissensdatenbank-Portal.

Schlüsselelemente der Teamkontoseite:

1. Suche nach einem Teamkonto: Suchen Sie nach einem Teamkonto anhand des Namens oder der E-Mail-Adresse.

2. Liste der Teamkonten: Zeigt alle Teamkonten im Projekt an.

3. Status: Zeigt an, ob das Konto aktiv oder inaktiv ist. Der Status "Inaktiv" bedeutet, dass das Konto deaktiviert wurde.

4. Rolle: Zeigt die portal rolean, z. B. Besitzer, Administrator, Mitwirkender oder eine benutzerdefinierte Rolle.

5. Inhaltsrolle und -zugriff: Zeigt die content role und content access an, die dem Konto zugewiesen sind.

6. Gruppenname: Wenn das Konto zu einer Gruppe gehört, wird der Gruppenname angezeigt.

   Wählen Sie das gewünschte Teamkonto aus und es erscheinen die folgenden Optionen:

7. Convert to SSO account: Konvertieren Sie das Teamkonto in ein SSO-Konto.

8. Convert to reader account: Wandeln Sie das Teamkonto in ein Leserkonto um.

9. Deactivate/Activate: Deaktivieren oder aktivieren Sie das Teamkonto.

10. Delete: Löschen Sie das Teamkonto.

    Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Teamkonto, um auf Folgendes zuzugreifen:

11. E-Mail-Benachrichtigungen (): Zeigen Sie den E-Mail-Aktivitätsverlauf der letzten 30 Tage an.

12. Edit (): Bearbeiten Sie die Konfiguration des Teamkontos.

13. Delete (): Löschen Sie das Teamkonto.

    Weitere Merkmale:

14. Export CSV: Exportieren Sie die Liste der Teamkonten als CSV-Datei.

15. Filter: Verwenden Sie Filter, um die Ergebnisse nach Portaltyp, Kontotypen oder Status einzugrenzen.

16. Add: Fügen Sie ein neues Teamkonto hinzu.

Hinzufügen eines neuen Team-Kontos

So fügen Sie Ihrem Projekt ein oder mehrere Teamkonten hinzu:

1. Navigieren Sie zu () >Users & security > Team accounts & groups Registerkarte > Teamkonten im Wissensdatenbankportal.

2. Klicken Sie auf > Teamkonto hinzufügen, um den Bereich Neues Teamkonto zu öffnen.

3. Geben Sie im Feld E-Mail die E-Mail-Adressen der Konten ein, die Sie hinzufügen möchten.

   ANMERKUNG

   Sie können bis zu 5 E-Mails, die durch ein Komma getrennt sind, gleichzeitig hinzufügen.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen BenutzerSSO, um das Teamkonto als SSO-Benutzer hinzuzufügen.

5. Wenn Sie das Kontrollkästchen SSO-Benutzer aktiviert haben, wählen Sie eine SSO-Konfiguration aus dem Dropdown-Menü SSO auswählen aus.

6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einladungs-E-Mail überspringen , wenn Sie nicht möchten, dass Ihre neuen Benutzer eine Einladungs-E-Mail erhalten.

7. Wählen Sie die gewünschte Projektrolle für die neuen Konten aus.

   • Administrator: Administratoren haben Zugriff auf alle Funktionen mit Ausnahme der Abrechnung. Sie können Benutzer, Projekte und Konfigurationen verwalten.

   • Mitarbeiter: Mitwirkende können Artikelentwürfe und Kategorieseiten erstellen, bearbeiten und veröffentlichen.

   • Prüfer: Prüfer haben nur die Möglichkeit, sich beim Wissensdatenbank-Portal anzumelden, um auf alle Beiträge zuzugreifen, die ihnen zur Überprüfung zugewiesen sind.

   • Benutzerdefinierte Rolle: Organisationen können Rollen mit spezifischen Berechtigungen erstellen, die auf ihren Anforderungen basieren.

   ANMERKUNG

   Sie können nicht für jede E-Mail, die Sie in das Feld E-Mail eingeben, einzelne Portalrollen auswählen.

8. Wählen Sie die gewünschte Content-Rolle für die neuen Team-Accounts aus.

   • Verfasser von Entwürfen: Entwurfsautoren können Artikel und Kategorieseiten erstellen und bearbeiten, aber nicht veröffentlichen.

   • Redakteur: Redakteure verwalten Beiträge, Kategorien, Laufwerke, Workflows und die Wiederverwendung von Inhalten.

   • Prüfer: Prüfer können Kommentare zu Beiträgen hinzufügen, den Workflow-Status aktualisieren und Fälligkeitsdaten für den Workflow-Status festlegen.  

   • Nichts: Anfänglich wurde keine bestimmte Inhaltsrolle zugewiesen. Dies kann später bei Bedarf geändert werden.

   ANMERKUNG

   Sie können mehrere Inhaltsrollen für unterschiedliche Inhaltszugriffe auswählen, indem Sie auf die Option Weitere Inhaltsrolle hinzufügen klicken.

9. Wählen Sie die Ebene des Inhaltszugriffs aus, die Sie für die Rolle "Inhalt" wünschen.

   • Nichts: Wählen Sie diese Option aus, wenn der Benutzer keinen Zugriff auf Inhalte der Wissensdatenbank haben soll.

   • Alle: Wählen Sie diese Option aus, um Zugriff auf alle Inhalte der Wissensdatenbank in allen Arbeitsbereichen und Sprachen zu gewähren.

   • Arbeitsbereich/Sprache: Beschränken Sie den Zugriff auf Inhalte in bestimmten Arbeitsbereichen und Sprachen. Benutzer können nur Inhalte anzeigen, die für diese Auswahl vorgesehen sind.

   • Kategorie: Beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Kategorien innerhalb bestimmter Arbeitsbereiche und Sprachen. Benutzer haben nur Zugriff auf Inhalte, die in ausgewählten Kategorien kategorisiert sind.

10. Weisen Sie abschließend Gruppen für die neuen Teamkonten aus der Dropdown-Liste Gruppen zuweisen zu. Dieses Feld ist optional. Sie können auch Teamkonten hinzufügen, ohne sie mit einer Gruppe zu verknüpfen.

11. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Neues Teamkonto.

Importieren von Team-Konten

Sie können die Funktion "Teamkonten importieren " verwenden, um mehr als fünf Konten gleichzeitig hinzuzufügen. So fügen Sie Ihrem Projekt neue Teamkonten hinzu:

1. Navigieren Sie zu () >Users & security > Team accounts & groups Registerkarte > Teamkonten im Wissensdatenbankportal.

2. Klicken Sie auf Hinzufügen > Teamkonten importieren , um den Bereich Teamkonten importieren zu öffnen.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SSO-Benutzer, um die Teamkonten als SSO-Benutzer hinzuzufügen.

4. Wenn Sie das Kontrollkästchen SSO-Benutzer aktiviert haben, wählen Sie eine SSO-Konfiguration aus dem Dropdown-Menü SSO auswählen aus.

5. Laden Sie die CSV-Dateivorlage herunter, indem Sie auf die Option "Vorlage herunterladen" klicken.

6. Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei in einer lokalen Anwendung wie MS Excel und geben Sie die E-Mail-Adressen des neuen Kontos sowie den Vor- und Nachnamen ein.

7. Speichern Sie die Datei und laden Sie die CSV-Datei im Document360-Bedienfeld hoch, indem Sie auf Zum Hochladen klicken klicken. Sie können die Datei auch per Drag & Drop in den dafür vorgesehenen Drop-Frame ziehen.

   Die Daten werden validiert, und die gültigen E-Mails und ungültigen E-Mails werden in der Validierungszusammenfassungstabelle aufgeführt.

8. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen Einladungs-E-Mail überspringen , wenn Sie nicht möchten, dass Ihre neuen Benutzer eine Einladungs-E-Mail erhalten.

9. Weisen Sie die Portalrolle, die Inhaltsrolle, den Inhaltszugriff und die Gruppe für die importierten Teamkonten mithilfe der entsprechenden Dropdown-Liste zu.

10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren .

Verwalten von Teamkonten

Bearbeiten eines Team-Kontos

Um die Konfiguration eines Teamkontos zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Navigieren Sie zu () >Users & security >Team accounts & groups > Team accounts im Wissensdatenbank-Portal.

2. Bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Teamkonto und klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten ().

3. So aktualisieren Sie die Portalrolle:

   1. Klicken Sie auf Projektrolle verwalten.

   2. Wählen Sie die gewünschte Portalrolle im Bereich "Teamkonto bearbeiten " aus.

   3. Klicken Sie auf Aktualisieren.

4. So aktualisieren Sie die Zugriffsberechtigung für Inhalte:

   1. Klicken Sie auf Inhaltsrollen und -berechtigungen verwalten.

   2. Wählen Sie die gewünschte Content-Rolle und den gewünschten Content-Zugriff im Bereich "Teamkonto bearbeiten" aus.

   3. Klicken Sie auf Aktualisieren.

ANMERKUNG

Bei Teamkonten wird der Zugriff vererbt, was bedeutet, dass sie sowohl Kategorien als auch Unterkategorien sehen können, es sei denn, der Zugriff wird manuell für eine Unterkategorie gesperrt.

Löschen eines Team-Kontos

Sie können ein Team-Konto mit einer von zwei Methoden löschen:

1. Navigieren Sie zu () >Users & security >Team accounts & groups > Team accounts im Wissensdatenbank-Portal.

2. Bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Teamkonto und klicken Sie auf das Symbol Löschen ().

   Alternativ können Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Konten aktivieren und oben auf Löschen () klicken.

3. Klicken Sie im Bestätigungsfenster "Löschen" auf Ja.

Teamkonten in Leser umwandeln

So wandeln Sie ein Teamkonto in ein Leserkonto um:

1. Navigieren Sie zu () >Users & security > Team accounts & groups.

2. Wählen Sie ein oder mehrere Document360 Team-Konten (ohne SSO) aus und klicken Sie auf In Reader konvertieren.

   ANMERKUNG

   Wenn Sie beim Konvertieren von Teamkonten in Reader ein SSO-Teamkonto auswählen, wird der Benutzer in einen SSO-Reader umgewandelt.

3. Weisen Sie die gewünschten Berechtigungen für den Inhaltszugriff aus der Dropdown-Liste "Inhaltszugriff " zu.

4. Ordnen Sie den Benutzer als optionalen Schritt allen vorhandenen Lesergruppen aus der Dropdown-Liste Mit vorhandener Lesergruppe zuordnen zu.

5. Klicken Sie auf Bestätigen , um das Team-Konto in einen Reader umzuwandeln.

   ANMERKUNG

   Wenn ein Teamkonto in einen Leser umgewandelt wird, werden alle Beiträge, die während der Rolle des Teamkontos geleistet wurden, beibehalten.

Konvertieren von Team-Konten in SSO

So wandeln Sie ein Teamkonto in ein SSO-Konto um:

1. Navigieren Sie zu () >Users & security > Team accounts & groups > Team accounts im Wissensdatenbankportal.

2. Wählen Sie ein oder mehrere Document360 Team-Konten (ohne SSO) aus und klicken Sie auf In SSO-Konto konvertieren.

3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Select SSO (SSO auswählen ) eine SSO-Konfiguration aus.

4. Klicken Sie auf Weiter.

   Die SSO-Konten sind durch ein SSO-Badge gekennzeichnet, das neben ihrem Namen angezeigt wird.

ANMERKUNG

Wenn Sie ein Teamkonto in ein SSO-Konto umwandeln, werden alle Beiträge in der Vergangenheit auf Anonymous gutgeschrieben.

Deaktivieren und Reaktivieren eines Team-Accounts

Um ein Teamkonto zu deaktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu () > Users & security >Team accounts & groups > Team accounts im Wissensdatenbank-Portal.

2. Wählen Sie das gewünschte Teamkonto aus und klicken Sie oben auf Deaktivieren .

   Das Fenster Deaktivierung des Teamkontos bestätigen wird angezeigt.

ANMERKUNG

• Sie können jedes Standard-, SSO-Teamkonto oder Leserkonto deaktivieren.

• Deaktivierte Konten verlieren den Zugriff auf das Portal, behalten aber ihre Daten in Dokumentation, Analysen usw. bei.

• Die Deaktivierung wird erst wirksam, nachdem die aktuelle SSO-Sitzung beendet wurde. Der SSO-Benutzer bleibt angemeldet, bis die Sitzung zurückgesetzt wird.

3. Wenn Sie sich in einem privaten oder gemischten privaten Projekt befinden, klicken Sie auf das Kontrollkästchen In Leserkonto konvertieren , um das ausgewählte Teamkonto in ein Leserkonto umzuwandeln.

   1. Konfigurieren Sie den Inhaltszugriff, und ordnen Sie ihn einer vorhandenen Lesergruppe zu.

   2. Klicken Sie auf Konvertieren.

   Das Team-Konto wird nun in ein Leserkonto umgewandelt, anstatt deaktiviert zu werden.

4. Andernfalls klicken Sie auf Deaktivieren , um das Teamkonto zu deaktivieren.

Um ein deaktiviertes Teamkonto wieder zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie ein oder mehrere deaktivierte Teamkonten aus.

2. Klicken Sie auf Aktivieren.

3. Klicken Sie im Bereich "Aktivierung des Teamkontos bestätigen" auf Bestätigen.

ANMERKUNG

Wenn die Reaktivierung eines deaktivierten Teamkontos das Limit Ihres Teamkontos überschreitet, wird das Fenster "Limit für Teamkonto überschritten " angezeigt. Sie können entweder vorhandene aktive Teamkonten entfernen oder zusätzliche Teamkonten erwerben, sobald add-ons.

Filtern und Exportieren von Teamkontoinformationen

Oben in der Liste befinden sich drei Schaltflächen: Filtern, Exportieren und Erstellen.

Filtern von Teamkonten

So grenzen Sie die Liste der Teamkonten ein:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter .

2. Verwenden Sie die folgenden Parameter, um Ihre Suche zu verfeinern, und klicken Sie dann auf Übernehmen:

   1. Anmeldestatus: Beide, Protokollierte Leser und Nie, Angemeldete Leser.

   2. Datum des letzten Logins: Alle, 7 Tage, 30 Tage, 3 Monate, 1 Jahr und Benutzerdefiniertes Datum.

   3. Kontotypen: Alle auswählen, Document360-Benutzer, SSO-Benutzer.

      ANMERKUNG

      Wenn Sie den Filter SSO-Benutzer auswählen, wird eine Liste der verfügbaren SSO-Konfigurationen angezeigt.

   4. Status: Alle, Aktiv, Inaktiv.

   

Exportieren von Teamkonten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, um die gefilterte Liste der Team-Konten als CSV-Datei in den lokalen Speicher Ihres Geräts herunterzuladen.

Mehr Team-Accounts kaufen

Wenn Sie mehr Team-Konten benötigen, als Ihr aktueller Plan bietet, können Sie diese als Add-on erwerben. Die insgesamt verfügbaren Teamkonten und die insgesamt verwendeten Teamkonten sind oben auf der Seite verfügbar.

1. Klicken Sie auf Upgrade für Ihren Plan.

   Die Seite Wählen Sie Ihren Plan und Abrechnungszeitraum aus.

2. Geben Sie die Anzahl der benötigten Team-Konten ein oder verwenden Sie das Plus-Symbol (+) und das Minus-Symbol (-), um die Anzahl auszuwählen.

   Die Gesamtkosten werden unten angezeigt.

3. Klicken Sie auf "Zahlung bestätigen" und die E-Mail mit den Kaufinformationen wird gesendet.

ANMERKUNG

Weitere Informationen finden Sie im Artikel auf Purchasing add-ons.

Fehlerbehebung

Fehler beim Hinzufügen eines Teamkontos

Fehler: Fehler beim Hinzufügen der folgenden E-Mails

Die Fehlermeldung "Fehler beim Hinzufügen folgender E-Mails" wird angezeigt, wenn die angegebene E-Mail-Adresse nicht unterstützte Sonderzeichen enthält. Document360 erlaubt nur Unterstriche (_) und Bindestriche (-) in E-Mail-Adressen.

Wenn Sie z. B. versuchen, ein Teamkonto oder einen Reader mit der E-Mail "tom&34@barny.com" hinzuzufügen, wird die Fehlermeldung "Fehler beim Hinzufügen folgender E-Mails: tom&34@barny.com" angezeigt, da sie ein kaufmännisches Und-Zeichen (&) enthält, das nicht unterstützt wird.

Schritte zur Behebung:

• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse keine anderen Sonderzeichen als Unterstrich (_) und Bindestrich (-)enthält.

• Aktualisieren Sie die E-Mail-Adresse so, dass sie der Standard-E-Mail-Formatierung entspricht.

• Versuchen Sie erneut, das Teamkonto oder den Reader mit der korrigierten E-Mail-Adresse hinzuzufügen.