Administración de cuentas de equipo

Planes que respaldan la administración de cuentas de equipo

Puede administrar de manera eficiente las cuentas de equipo para garantizar una colaboración fluida. Puede crear nuevas cuentas de equipo, editar las existentes para actualizar roles o permisos y eliminar cuentas que ya no sean necesarias. Además, puede convertir las cuentas de equipo en SSO o lectores, lo que permite flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de su equipo.

NOTA

Cualquier cuenta de equipo existente con permisos puede agregar o administrar una cuenta de equipo, asignar acceso al contenido y mucho más.

Descripción general de la página Cuenta de equipo y grupos

Para acceder a la página Cuenta de equipo y grupos :

Vaya a Configuración () > Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > Cuentas de equipo en el portal de la base de conocimientos.

Elementos clave de la página de la cuenta de equipo:

1. Búsqueda de cuentas de equipo: busca una cuenta de equipo por nombre o correo electrónico.

2. Lista de cuentas de equipo: muestra todas las cuentas de equipo del proyecto.

3. Estado: muestra si la cuenta está activa o inactiva. Un estado inactivo indica que la cuenta se ha desactivado.

4. Rol: muestra el portal role, como Propietario, Administrador, Colaborador o un rol personalizado.

5. Rol de contenido y acceso: muestra los content role y content access asignados a la cuenta.

6. Nombre del grupo: Si la cuenta pertenece a un grupo, se mostrará el nombre del grupo.

   Selecciona la cuenta de equipo deseada y aparecerán las siguientes opciones:

7. Convert to SSO account: Convierta la cuenta de equipo en una cuenta SSO.

8. Convert to reader account: Convierta la cuenta de equipo en una cuenta de lector.

9. Deactivate/Activate: Desactivar o activar la cuenta del equipo.

10. Delete: Eliminar la cuenta del equipo.

    Coloca el cursor sobre una cuenta de equipo para acceder a:

11. Notificaciones por correo electrónico (): Ver el historial de actividad de correo electrónico de los últimos 30 días.

12. Edit (): Edita la configuración de la cuenta del equipo.

13. Delete (): Elimina la cuenta del equipo.

    Otras características:

14. Export CSV: Exporte la lista de cuentas de equipo como un archivo CSV.

15. Filter: Utilice filtros para restringir los resultados por tipo de portal, tipos de cuenta o estado.

16. Add: Agregar una nueva cuenta de equipo.

Agregar una nueva cuenta de equipo

Para agregar una o más cuentas de equipo a tu proyecto,

1. Vaya a Configuración() > Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > pestaña Cuentas de equipo en el portal de la base de conocimientos.

2. Haga clic en Agregar > cuenta de equipo para abrir el panel Nueva cuenta de equipo.

3. En el campo Correo electrónico , introduzca las direcciones de correo electrónico de las cuentas que desea agregar.

   NOTA

   Puede agregar hasta 5 correos electrónicos separados por una coma al mismo tiempo.

4. Seleccione la casilla de verificaciónSSO usuario para agregar la cuenta de equipo como usuario de SSO.

5. Si seleccionó la casilla de verificación Usuario de SSO, seleccione una configuración de SSO en el menú desplegable Seleccionar SSO.

6. Seleccione la casilla Omitir correo de invitación si no desea que los nuevos usuarios reciban un correo electrónico de invitación.

7. Elija el rol de proyecto deseado para las nuevas cuentas.

   • Admin: Los administradores tienen acceso a todas las funciones, excepto a la facturación. Pueden administrar usuarios, proyectos y configuraciones.

   • Colaborador: Los colaboradores pueden crear, editar y publicar borradores de artículos y páginas de categorías.

   • Revisor: Los revisores solo tienen la capacidad de iniciar sesión en el portal de la base de conocimientos para acceder a los artículos que se les asignan para su revisión.

   • Rol personalizado: Las organizaciones pueden crear roles con permisos específicos en función de sus necesidades.

   NOTA

   No puede elegir roles de portal individuales para cada correo electrónico que introduzca en el campo Correo electrónico .

8. Seleccione el rol de contenido deseado para las nuevas cuentas de equipo.

   • Redactor del borrador: Los redactores de borradores pueden crear y editar artículos y páginas de categorías, pero no pueden publicarlos.

   • Editor: Los editores gestionan artículos, categorías, unidades, flujos de trabajo y reutilización de contenido.

   • Revisor: Los revisores pueden agregar comentarios a los artículos, actualizar el estado del flujo de trabajo y establecer fechas de vencimiento para los estados del flujo de trabajo.  

   • Ninguno: No se ha asignado inicialmente ningún rol de contenido específico. Esto se puede cambiar más adelante según sea necesario.

   NOTA

   Puede elegir varios roles de contenido para diferentes accesos al contenido haciendo clic en la opción Agregar otro rol de contenido.

9. Elija el nivel de acceso al contenido que desea para el rol Contenido.

   • Ninguno: Seleccione esta opción si el usuario no debe tener acceso a ningún contenido de la base de conocimientos.

   • Todo: Elija esta opción para conceder acceso a todo el contenido de la base de conocimientos en todos los espacios de trabajo e idiomas.

   • Espacio de trabajo/Idioma: Restrinja el acceso al contenido dentro de espacios de trabajo e idiomas específicos. Los usuarios solo podrán ver el contenido designado para estas selecciones.

   • Categoría: Limite el acceso a ciertas categorías dentro de los espacios de trabajo e idiomas especificados. Los usuarios solo tendrán acceso al contenido categorizado en las categorías seleccionadas.

10. Por último, asigne grupos para las nuevas cuentas de equipo en el menú desplegable Asignar grupos . Este campo es opcional. También puede agregar cuentas de equipo sin asociarlas con ningún grupo.

11. Una vez hecho esto, haz clic en Nueva cuenta de equipo.

Importación de cuentas de equipo

Puede usar la función Importar cuentas de equipo para agregar más de cinco cuentas a la vez. Para agregar nuevas cuentas de equipo a tu proyecto, sigue estos pasos:

1. Vaya a Configuración () > Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > pestaña Cuentas de equipo en el portal de la base de conocimientos.

2. Haga clic en Agregar > Importar cuentas de equipo para abrir el panel Importar cuentas de equipo .

3. Seleccione la casilla de verificación Usuario de SSO para agregar las cuentas de equipo como usuario de SSO.

4. Si seleccionó la casilla de verificación Usuario de SSO, seleccione una configuración de SSO en el menú desplegable Seleccionar SSO.

5. Descargue la plantilla de archivo CSV haciendo clic en la opción "Descargar plantilla".

6. Abra el archivo CSV descargado en una aplicación local como MS Excel e ingrese los correos electrónicos de la nueva cuenta y los nombres y apellidos.

7. Guarde el archivo y cargue el archivo CSV en el panel de Document360 haciendo clic en Haga clic para cargar. También puede arrastrar y soltar el archivo en el marco de colocación designado.

   Los datos se validarán y los correos electrónicos válidos y los correos electrónicos no válidos se enumerarán en la tabla de resumen de validación .

8. Haga clic en la casilla de verificación Omitir correo de invitación si no desea que sus nuevos usuarios reciban un correo de invitación.

9. Asigne el rol Portal, el rol de contenido, el Acceso al contenido y el grupo para las cuentas de equipo importadas mediante el menú desplegable correspondiente.

10. Haga clic en el botón Importar .

Administración de cuentas de equipo

Editar una cuenta de equipo

Para editar la configuración de una cuenta de equipo, siga los pasos que se indican a continuación:

1. Vaya a Configuración () > Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > Cuentas de equipo en el portal de la base de conocimientos.

2. Coloca el cursor sobre la cuenta de equipo deseada y haz clic en el icono Editar ().

3. Para actualizar el rol del portal:

   1. Haga clic en Administrar rol de proyecto.

   2. Seleccione el rol de portal deseado en el panel Editar cuenta de equipo .

   3. Haga clic en Actualizar.

4. Para actualizar el permiso de acceso al contenido:

   1. Haga clic en Administrar roles y permisos de contenido.

   2. Seleccione el rol de contenido deseado y el acceso al contenido en el panel Editar cuenta de equipo.

   3. Haga clic en Actualizar.

NOTA

En el caso de las cuentas de equipo, el acceso se hereda, lo que significa que pueden ver tanto las categorías como las subcategorías, a menos que el acceso se bloquee manualmente para una subcategoría.

Eliminar una cuenta de equipo

Puedes eliminar una cuenta de equipo mediante uno de estos dos métodos:

1. Vaya a Configuración () > Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > Cuentas de equipo en el portal de la base de conocimientos.

2. Coloca el cursor sobre la cuenta de equipo deseada y haz clic en el icono Eliminar ().

   También puede seleccionar la casilla de verificación situada junto a una o varias cuentas y hacer clic en Eliminar () en la parte superior.

3. Haga clic en Sí en el panel de confirmación Eliminar .

Convertir cuentas de equipo en lectores

Para convertir una cuenta de equipo en una cuenta de lector:

1. Vaya a Configuración () > Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos.

2. Seleccione una o varias cuentas de equipo de Document360 (que no sean SSO) y haga clic en Convertir en lector.

   NOTA

   Si selecciona una cuenta de equipo de SSO al convertir cuentas de equipo en lectores, el usuario se convertirá en un lector de SSO.

3. Asigne los permisos de acceso al contenido deseados en el menú desplegable Acceso al contenido .

4. Como paso opcional, asigne el usuario a cualquier grupo de lectores existente en el menú desplegable Mapa con grupo de lectores existente .

5. Haga clic en Confirmar para convertir la cuenta de equipo en un lector.

   NOTA

   Cuando una cuenta de equipo se convierte en un lector, se conservarán todas las contribuciones realizadas mientras estaban en el rol de cuenta de equipo.

Conversión de cuentas de equipo a SSO

Para convertir una cuenta de equipo en una cuenta de SSO:

1. Vaya a Configuración () > Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > Cuentas de equipo en el portal de la base de conocimientos.

2. Seleccione una o varias cuentas de equipo de Document360 (que no sean SSO) y haga clic en Convertir en cuenta de SSO.

3. En el menú desplegable Seleccionar SSO , elija una configuración de SSO.

4. Haga clic en Continuar.

   Las cuentas de SSO se identifican mediante una insignia de SSO que se muestra junto a su nombre.

NOTA

Si conviertes una cuenta de equipo en una cuenta SSO, todas las contribuciones de los artículos anteriores se acreditarán a Anonymous.

Desactivar y reactivar una cuenta de equipo

Para desactivar una cuenta de equipo, siga los pasos a continuación:

1. Vaya a Configuración () > Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > Cuentas de equipo en el portal de la base de conocimientos.

2. Selecciona la cuenta de equipo que desees y haz clic en Desactivar en la parte superior.

   Aparecerá el panel Confirmar desactivación de la cuenta del equipo .

NOTA

• Puede desactivar cualquier cuenta estándar, de equipo SSO o de lector.

• Las cuentas desactivadas pierden el acceso al portal, pero conservan sus datos en documentación, análisis, etc.

• La desactivación solo surtirá efecto después de que finalice la sesión de SSO actual. El usuario de SSO permanecerá conectado hasta que se restablezca la sesión.

3. Si está en un proyecto privado o privado mixto , haga clic en la casilla de verificación Convertir en lector para convertir la cuenta de equipo seleccionada en una cuenta de lector.

   1. Configure el acceso al contenido y asígnelo a un grupo de lectores existente.

   2. Haga clic en Convertir.

   La cuenta de equipo ahora se convertirá en una cuenta de lector en lugar de desactivarse.

4. De lo contrario, haga clic en Desactivar para desactivar la cuenta del equipo.

Para reactivar una cuenta de equipo desactivada, siga los pasos a continuación:

1. Selecciona una o más cuentas de equipo desactivadas.

2. Haga clic en Activar.

3. Haga clic en Confirmar en el panel Confirmar activación de cuenta de equipo .

NOTA

Si la reactivación de una cuenta de equipo desactivada supera el límite de tu cuenta de equipo, aparecerá el panel Exceder el límite de la cuenta de equipo . Puede eliminar las cuentas de equipo activas existentes o comprar cuentas de equipo adicionales como add-ons.

Filtrar y exportar la información de la cuenta del equipo

Hay tres botones que se encuentran en la parte superior de la lista: Filtrar, Exportar y Crear.

Filtrado de cuentas de equipo

Para reducir la lista de cuentas de equipo:

1. Haga clic en el botón Filtro .

2. Utilice los siguientes parámetros para refinar la búsqueda y, a continuación, haga clic en Aplicar:

   1. Estado de inicio de sesión: Ambos, Lectores registrados y Nunca, lectores registrados.

   2. Última fecha de inicio de sesión: Todos, 7 días, 30 días, 3 meses, 1 año y fecha personalizada.

   3. Tipos de cuenta: Seleccionar todo, Usuario de Document360, Usuario de SSO.

      NOTA

      Al seleccionar el filtro Usuarios de SSO, se muestra una lista de las configuraciones de SSO disponibles.

   4. Estado: Todos, Activo, Inactivo.

   

Exportación de cuentas de equipo

Haga clic en el botón Exportar para descargar la lista filtrada de cuentas de equipo como un archivo CSV en el almacenamiento local de su dispositivo.

Comprar más cuentas de equipo

Si necesitas más cuentas de equipo de las que ofrece tu plan actual, puedes comprarlas como un complemento. El total de cuentas de equipo disponibles y el total de cuentas de equipo utilizadas están disponibles en la parte superior de la página.

1. Haz clic en Actualizar tu plan.

   Aparecerá la página Elige tu plan y ciclo de facturación .

2. Ingrese el número de cuentas de equipo necesarias o use el ícono más (+) y el ícono menos (-) para seleccionar el número.

   El costo total se muestra a continuación.

3. Haga clic en "Confirmar pago" y se enviará el correo electrónico con la información de la compra.

NOTA

Para obtener más información, lea el artículo sobre Purchasing add-ons.

Solución de problemas

Encontrar un error al agregar una cuenta de equipo

Error: Error al agregar los siguientes correos electrónicos

El mensaje de error "Error al agregar los siguientes correos electrónicos" aparece cuando la dirección de correo electrónico proporcionada contiene caracteres especiales no compatibles. Document360 solo permite guiones bajos (_) y guiones (-) en las direcciones de correo electrónico.

Por ejemplo, si intenta agregar una cuenta de equipo o un lector con el correo electrónico "tom&34@barny.com", se producirá el error "Error al agregar los siguientes correos electrónicos: tom&34@barny.com", ya que contiene un signo & (&), que no es compatible.

Pasos para resolverlo:

• Asegúrese de que la dirección de correo electrónico no contenga caracteres especiales que no sean guiones bajos (_) y guiones (-).

• Actualice la dirección de correo electrónico para que siga el formato de correo electrónico estándar.

• Vuelva a intentar agregar la cuenta de equipo o el lector con el correo electrónico corregido.