Administrar cuentas de equipo

Puede administrar de manera eficiente las cuentas del equipo para garantizar una colaboración fluida. Puede crear nuevas cuentas de equipo, editar las existentes para actualizar roles o permisos y eliminar cuentas que ya no sean necesarias. Además, puede convertir las cuentas del equipo en SSO o lectores, lo que permite flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de su equipo.

NOTA

Cualquier cuenta de equipo existente con permisos puede agregar o administrar una cuenta de equipo, asignar acceso al contenido y más.

Descripción general de la página de cuentas y grupos del equipo

Para acceder a la Cuentas de equipo y grupos página:

1. Vaya a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, vaya a Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > Cuentas de equipo.

Elementos clave de la página de la cuenta del equipo:

1. Buscar cuenta de equipo: Busque una cuenta de equipo por nombre o correo electrónico.

2. Lista de cuentas de equipo: muestra todas las cuentas de equipo del proyecto.

3. Estado: Muestra si la cuenta está activa o inactiva. Un estado inactivo indica que la cuenta se ha desactivado.

4. Rol: muestra el portal role, como Propietario, Administrador, Colaborador o un rol personalizado.

5. Rol y acceso al contenido: Muestra el content role y content access asignado a la cuenta.

6. Nombre del grupo: Si la cuenta pertenece a un grupo, se mostrará el nombre del grupo.

   
   Seleccione la cuenta de equipo deseada y aparecerán las siguientes opciones:

7. Convert to SSO account: Convertir la cuenta de equipo en una cuenta de SSO.

8. Convert to reader account: Convertir la cuenta de equipo en una cuenta de lector.

9. Deactivate/Activate: Desactive o active la cuenta del equipo.

10. Delete: Eliminar la cuenta del equipo.

    
    Pase el cursor sobre una cuenta de equipo para acceder:

11. Notificaciones por correo electrónico (): vea el historial de actividad de correo electrónico de los últimos 30 días.

12. Edit (): Edite la configuración de la cuenta del equipo.

13. Delete (): Eliminar la cuenta del equipo.

    
    Otras características:

14. Export CSV: Exporta la lista de cuentas de equipo como un archivo CSV.

15. Filter: Utilice filtros para restringir los resultados por tipo de portal, tipos de cuenta o estado.

16. Add: Añadir una nueva cuenta de equipo.

Agregar una nueva cuenta de equipo

Para agregar una o más cuentas de equipo a tu proyecto,

1. Vaya a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, vaya a Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > Cuentas de equipo.

3. Haga clic en Agregar > cuenta de equipo para abrir el panel Nueva cuenta de equipo .

4. En el campo Correo electrónico , ingrese las direcciones de correo electrónico de las cuentas que desea agregar.

   NOTA

   Puede agregar hasta cinco direcciones de correo electrónico separadas por comas.

5. Seleccione la casilla de SSO verificación de usuario para agregar la cuenta de equipo como usuario de SSO.

6. Si seleccionaste la casilla de verificación Usuario de SSO, selecciona una configuración de SSO en el menú desplegable Seleccionar SSO.

7. Seleccione la casilla de verificación Omitir correo de invitación , si no desea que sus nuevos usuarios reciban un correo electrónico de invitación.

8. Elija el rol de proyecto deseado para las nuevas cuentas.

   • Admin: Tener acceso a todas las funciones excepto a la facturación. Pueden administrar usuarios, proyectos y configuraciones.

   • Colaborador: Crear, editar y publicar borradores de artículos y páginas de categorías.

   • Revisor: puede iniciar sesión en el portal de la base de conocimientos para acceder a cualquier artículo que se le asigne para su revisión.

   • Rol personalizado: Cree roles con permisos específicos según sus necesidades.

   NOTA

   No puede elegir roles de portal individuales para cada correo electrónico que introduzca en el campo Correo electrónico .

9. Seleccione el rol de contenido deseado para las nuevas cuentas de equipo.

   • Redactor del borrador: Puede crear y editar artículos y páginas de categorías, pero no puede publicarlos.

   • Editor: Administre artículos, categorías, unidades, flujos de trabajo y reutilización de contenido.

   • Revisor: puede agregar comentarios a los artículos, actualizar el estado del flujo de trabajo y establecer fechas de vencimiento para los estados del flujo de trabajo.  

   • Ninguno: No se asignó ningún rol de contenido específico inicialmente. Esto se puede cambiar más tarde según sea necesario.

   NOTA

   Puede elegir varios roles de contenido para diferentes accesos al contenido haciendo clic en la opción Agregar otro rol de contenido .

10. Elija el nivel de acceso al contenido que desea para el rol Contenido.

    • Ninguno: Seleccione esta opción si el usuario no debe tener acceso a ningún contenido de la base de conocimientos.

    • Todo: Elija esta opción para conceder acceso a todo el contenido de la base de conocimientos en todos los espacios de trabajo e idiomas.

    • Espacio de trabajo/Idioma: Restrinja el acceso al contenido dentro de espacios de trabajo e idiomas específicos. Los usuarios solo podrán ver el contenido designado para estas selecciones.

    • Categoría: Limite el acceso a determinadas categorías dentro de espacios de trabajo e idiomas específicos. Los usuarios tendrán acceso solo al contenido categorizado en categorías seleccionadas.

11. Por último, asigne grupos para las nuevas cuentas de equipo desde el menú desplegable Asignar grupos . Este campo es opcional. También puede agregar cuentas de equipo sin asociarlas a ningún grupo.

12. Una vez hecho esto, haga clic en Nueva cuenta de equipo.

Importación de cuentas de equipo

Puede usar la función Importar cuentas de equipo para agregar más de cinco cuentas a la vez. Para agregar nuevas cuentas de equipo a tu proyecto:

1. Vaya a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, vaya a Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > Cuentas de equipo.

3. Haga clic en Agregar > Importar cuentas de equipo para abrir el panel Importar cuentas de equipo .

4. Seleccione la casilla de verificación Usuario de SSO para agregar las cuentas de equipo como usuario de SSO.

5. Si seleccionaste la casilla de verificación Usuario de SSO, selecciona una configuración de SSO en el menú desplegable Seleccionar SSO.

6. Descargue la plantilla de archivo CSV haciendo clic en la opción Descargar plantilla .

7. Abra el archivo CSV descargado en una aplicación local como MS Excel.

8. Ingrese los correos electrónicos de la nueva cuenta y los nombres y apellidos.

9. Guarde el archivo y cárguelo en el panel de Document360 haciendo clic en Haga clic para cargar. También puede arrastrar y soltar el archivo en el marco de colocación designado.

   Los datos se validarán y los correos electrónicos válidos y no válidos se enumerarán en la tabla de resumen de validación .

10. Haz clic en la casilla Omitir correo de invitación si no quieres que tus nuevos usuarios reciban un correo de invitación.

11. Asigne el rol del portal, el rol de contenido, el acceso al contenido y el grupo para las cuentas de equipo importadas mediante el menú desplegable correspondiente.

12. Haga clic en el botón Importar .

Administrar cuentas de equipo

Editar una cuenta de equipo

Para editar la configuración de una cuenta de equipo, siga los pasos a continuación:

1. Vaya a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, vaya a Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > Cuentas de equipo.

3. Pase el cursor sobre la cuenta de equipo deseada y haga clic en el Editar icono ().

4. Para actualizar el rol del portal:

   1. Haga clic en Administrar rol de proyecto.

   2. Seleccione el rol de portal deseado en el panel Editar cuenta de equipo .

   3. Haga clic en Actualizar.

5. Para actualizar el permiso de acceso al contenido:

   1. Haz clic en Administrar roles y permisos de contenido.

   2. Seleccione el rol de contenido y el acceso al contenido deseados en el panel Editar cuenta de equipo.

   3. Haga clic en Actualizar.

NOTA

Para las cuentas de equipo, el acceso se hereda, lo que les permite ver categorías y subcategorías a menos que el acceso esté restringido explícitamente.

Eliminar una cuenta de equipo

Eliminar una cuenta de equipo mediante uno de estos dos métodos:

1. Vaya a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, vaya a Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > Cuentas de equipo.

3. Pase el cursor sobre la cuenta de equipo deseada y haga clic en el Borrar icono ().

   También puedes seleccionar la casilla situada junto a una o varias cuentas y hacer clic Borrar en () en la parte superior.

4. Haga clic Sí en el panel de Borrar confirmación.

Convertir cuentas de equipo en lectores

Para convertir una cuenta de equipo en una cuenta de lector:

1. Vaya a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, vaya a Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos.

3. Seleccione una o varias cuentas de Document360 Team (que no sean de SSO) y haga clic en Convertir en lector.

   NOTA

   Si selecciona una cuenta de equipo de SSO al convertir cuentas de equipo en lectores, el usuario se convertirá en un lector de SSO.

4. Asigne los permisos de acceso al contenido deseados desde el menú desplegable Acceso al contenido .

5. Como paso opcional, asigne el usuario a cualquier grupo de lectores existente desde el menú desplegable Asignar con grupo de lectores existente .

6. Haga clic en Confirmar para convertir la cuenta de equipo en un lector.

   NOTA

   Cuando una cuenta de equipo se convierte en lector, se conservarán todas las contribuciones realizadas mientras estaban en el rol de cuenta de equipo.

Convertir cuentas de equipo en SSO

Para convertir una cuenta de equipo en una cuenta de SSO:

1. Vaya a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, vaya a Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > Cuentas de equipo.

3. Seleccione una o varias cuentas de Document360 Team (que no sean de SSO) y haga clic en Convertir en cuenta de SSO.

4. En el menú desplegable Seleccionar SSO , elija una configuración de SSO.

5. Haga clic en Continuar.

   Las cuentas de SSO se identifican mediante una insignia de SSO que se muestra junto a su nombre.

NOTA

Si convierte una cuenta de equipo en una cuenta de SSO, todas las contribuciones de artículos anteriores se acreditarán a Anónimo.

Desactivar y reactivar una cuenta de equipo

Para desactivar una cuenta de equipo, siga los pasos a continuación:

1. Vaya a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, vaya a Usuarios y seguridad > Cuentas de equipo y grupos > Cuentas de equipo.

3. Seleccione la cuenta de equipo deseada y haga clic en Desactivar en la parte superior.

   Aparecerá el panel Confirmar desactivación de la cuenta del equipo .

NOTA

• Puede desactivar cualquier cuenta de equipo estándar, SSO o cuentas de lector.

• Las cuentas desactivadas pierden el acceso al portal pero conservan sus datos en documentación, análisis, etc.

• La desactivación solo surtirá efecto después de que finalice la sesión de SSO actual. El usuario de SSO permanecerá conectado hasta que se restablezca la sesión.

3. Si está en un proyecto privado privado o mixto , haga clic en la casilla de verificación Convertir en lector para convertir la cuenta de equipo seleccionada en una cuenta de lector.

   1. Configure el acceso al contenido y asígnelo a un grupo de lectores existente.

   2. Haga clic en Convertir.

   La cuenta de equipo ahora se convertirá en una cuenta de lector en lugar de desactivarse.

4. De lo contrario, haga clic en Desactivar para desactivar la cuenta del equipo.

Para reactivar una cuenta de equipo desactivada, siga los pasos a continuación:

1. Seleccione una o más cuentas de equipo desactivadas.

2. Haga clic en Activar.

3. Haga clic en Confirmar en el panel Confirmar activación de la cuenta del equipo.

NOTA

Si la reactivación de una cuenta de equipo desactivada excede el límite de su cuenta de equipo, aparecerá el panel Exceder el límite de la cuenta de equipo . Puede eliminar cuentas de equipo activas existentes o comprar cuentas de equipo adicionales como add-ons.

Filtrar y exportar información de la cuenta del equipo

Hay tres botones que se encuentran en la parte superior de la lista: Filtrar, Exportar y Crear.

Filtrado de cuentas de equipo

Para reducir la lista de cuentas de equipo:

1. Haga clic en el botón Filtro .

2. Utilice los siguientes parámetros para refinar la búsqueda y, a continuación, haga clic en Aplicar:

   1. Estado de inicio de sesión: Ambos, Lectores registrados y Lectores nunca registrados.

   2. Fecha de último inicio de sesión: Todos, 7 días, 30 días, 3 meses, 1 año y fecha personalizada.

   3. Tipos de cuenta: Seleccionar todo, Usuario de Document360, Usuario de SSO.

      NOTA

      Al seleccionar el filtro Usuarios de SSO, se muestra una lista de las configuraciones de SSO disponibles.

   4. Estado: Todos, Activo, Inactivo.

   

Exportación de cuentas de equipo

Haga clic en el botón Exportar para descargar la lista filtrada de cuentas de equipo como un archivo CSV en el almacenamiento local de su dispositivo.

Compra más cuentas de equipo

Si necesitas más cuentas de equipo de las que ofrece tu plan actual, puedes comprarlas como complemento. El total de cuentas de equipo disponibles y el total de cuentas de equipo utilizadas están disponibles en la parte superior de la página.

1. Haz clic en  Actualizar tu plan.

   Aparecerá la página Elige tu plan y ciclo de facturación .

2. Ingrese la cantidad de cuentas de equipo requeridas o use el ícono más (+) y el ícono menos (-) para seleccionar el número.

   El costo total se muestra a continuación.

3. Haga clic en Confirmar pago y se enviará un correo electrónico con la información de compra.

NOTA

Para obtener más información, lea el artículo sobre Purchasing add-ons.

Solución de problemas

Encontrar un error al agregar una cuenta de equipo

Error: Error al agregar los siguientes correos electrónicos

Este error suele producirse debido a uno de los siguientes motivos:

1. Caracteres no admitidos en la dirección de correo electrónico
   Document360 solo admite direcciones de correo electrónico que incluyen caracteres estándar. Entre los caracteres especiales, solo se permiten guiones bajos (_) y guiones (-).

   Ejemplo:
   Si intenta agregar, tom&34@barny.com se producirá un error porque el signo & (&) no es un carácter compatible.

2. Correo electrónico ya asociado a una cuenta de SSO de Reader

   Si el identificador de correo electrónico que intentas agregar como cuenta de equipo ya está vinculado a una cuenta de SSO de Reader, el sistema bloqueará la adición y mostrará el mismo mensaje de error.

Pasos para resolver:

• Asegúrese de que la dirección de correo electrónico no contenga caracteres especiales que no sean guiones bajos (_) y guiones (-)

• Actualice la dirección de correo electrónico para seguir el formato de correo electrónico estándar

• Vuelva a intentar agregar la cuenta de equipo o el lector con el correo electrónico corregido

• Confirme que el correo electrónico no se ha utilizado ya en una cuenta de SSO de Reader