Team-Audit in Document360 ermöglicht es Ihnen, jede Aktion Ihrer Teammitglieder innerhalb eines Projekts zu verfolgen – von der Veröffentlichung eines Artikels bis hin zur Änderung der Portaleinstellungen sowie wer die Aktion wann ausgeführt hat. Es bietet ein vollständiges, zeitgestempeltes Aktivitätsprotokoll, das Verantwortlichkeit, Compliance-Überwachung und Vorfallwiederherstellung unterstützt. Sie können außerdem die Audit-Konfiguration nutzen, um selektiv nur die Ereigniskategorien zu überwachen, die für Ihr Projekt relevant sind, damit das Audit-Protokoll fokussiert und handlungsfähig bleibt.
Wann sollte man Team-Auditing verwenden
Nutzen Sie Team-Auditing in folgenden Situationen:
- Unbeabsichtigte Änderungen nachverfolgen: Finden Sie heraus, wer einen Artikel gelöscht, archiviert oder verändert hat, damit Sie ihn mit Backup and Restore oder Versionshistorie wiederherstellen können.
- Compliance und Aufsicht: Überwachen Sie sensible Bereiche Ihres Projekts, wie Benutzer- und Sicherheitseinstellungen oder SSO-Konfigurationsänderungen, um interne Governance-Anforderungen zu erfüllen.
- Versionsprüfung: Überprüfen Sie Änderungen in der Dokumentation, die während eines Produkt-Release-Zyklus vorgenommen werden, um zu bestätigen, was veröffentlicht, umbenannt, archiviert oder neu geordnet wurde.
Bevor du anfängst
Nur Benutzer mit der Rolle Eigentümer oder Administrator oder einer benutzerdefinierten Rolle mit Team-Audit-Zugriff können die Team-Audit-Einstellungen ansehen und aktualisieren.
Wie man auf Team-Audits zugreift
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Navigiere zu Einstellungen () > Knowledge Base-Portal in der linken Navigationsleiste.
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Im linken Navigationsfeld wählen Sie Team-Audit.
Das Audit-Protokoll erscheint und zeigt alle Benutzeraktivitäten mit dem Ereignisnamen, dem Benutzer, der es durchgeführt hat, dem Datum und der Uhrzeit sowie der Sprache.
Es werden jeweils nur 20 Audit-Datensätze angezeigt. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Mehr laden , um die nächsten 20 Einträge anzusehen.
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Nutzen Sie die Filter, um die Auditdaten einzugrenzen:
Filter Beschreibung Veranstaltungen Filtern Sie nach spezifischen Aktionstypen, die in einem bestimmten Bereich des Projekts ausgeführt werden. Prüfungsdatum Filtern Sie nach einem Zeitraum: 1 Jahr, 3 Monate, 30 Tage, 7 Tage oder einem benutzerdefinierten Datumsbereich. Aktivität nach Nutzer Filtern Sie nach einem bestimmten Teammitglied. Der Ereignisfilter deckt alle nachgefolgten Bereiche Ihres Projekts ab, einschließlich Dokumentationseditor-Aktionen, Drive-Aktivitäten, Änderungen der Wissensdatenbank-Seiteneinstellungen, Widget-Einstellungen, Benutzer- und Sicherheitsmanagement sowie Portalkonfiguration. Sie können auch nach einem bestimmten Benutzer filtern, um nur dessen Aktivitäten anzuzeigen.
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Klicken Sie oben auf Aktualisieren , um die neueste Aktivität zu laden.
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Klicken Sie auf CSV exportieren , um den aktuellen gefilterten Bericht auf Ihr Gerät herunterzuladen.
Sie können die exportierte CSV-Datei in Microsoft Excel, OpenOffice Calc, Google Docs oder einem kompatiblen CSV-Tool öffnen.
Wie man Audit-Einstellungen konfiguriert
Mit der Audit-Konfiguration können Sie auswählen, welche Ereigniskategorien protokolliert werden, sodass Ihre Auditdaten fokussiert bleiben.
- Navigiere zu Einstellungen() > Knowledge Base-Portal in der linken Navigationsleiste.
- Im linken Navigationsfeld wählen Sie Team-Audit.
- Gehe zum Reiter Audit-Konfiguration .
- Um alle Projektereignisse zu überwachen, schalte den Schalter Alle Ereignisse ein.
- Um nur bestimmte Bereiche zu überwachen, aktivieren Sie den Schalter für eine oder mehrere der folgenden Ereigniskategorien:
Dokumentationseditor
Verfolgt Ereignisse im Zusammenhang mit dem Dokumentationseditor, wie zum Beispiel:
- Die Sichtbarkeit von Artikeln hat sich verändert
- Artikeleinstellungen aktualisiert
- Artikel-Slug aktualisiert
- Artikeltitel aktualisiert
- Artikel veröffentlicht
- Artikel erstellt
- Artikel umbenannt
- Artikel gelöscht
- Artikel geforkt
- Artikelversion gelöscht
- Artikelversionen in Bulk löschen
- Aktualisierter Übersetzungsstatus
- Artikel neu geordnet
- Artikelautoren aktualisiert
- Status des Artikel-Workflows aktualisiert
- Ablauf des Artikel-Ablaufdatums aktualisiert
- Artikel-Workflow-Zugewiesener aktualisiert
- Erstellte Kategorie
- Kategorietyp aktualisiert
- Kategorieneinstellungen aktualisiert
- Category Slug geändert
- Kategorie-Mitwirkende aktualisiert
- Kategorie gelöscht
- Kategorie umbenannt
- Kategorien neu geordnet
- Kategorie Veröffentlicht
- Kategorie-Forked
- Kategorie-Version gelöscht
- Versionen von Kategorien mit Massenlöschung
- Status des Kategorie-Workflows aktualisiert
- Kategorie-Workflow aktualisiertes Fälligkeitsdatum
- Kategorien-Workflow-Zugewiesener aktualisiert
- Die Sichtbarkeit der Kategorie hat sich geändert
- Artikel-Review-Erinnerungsstatus aktualisiert
- Artikel an Crowdin weitergeleitet
- Kategorien/Artikel wiederhergestellt
- Kategorien/Artikel dauerhaft gelöscht
- Recyclingbehälter entleert
- Geteilter Artikel erstellt
- Geteilter Link erstellt
- Teilen Link gelöscht
- Klonartikel erstellt
- Entfernter Referenzartikel
- Hinzugefügtes Glossar
- Aktualisiertes Glossar
- Gelöschtes Glossar
- Importiertes Glossar
- Mehrere geteilte Artikel erstellt
- Artikel veröffentlicht, später abgesagt
- Artikel, der zur Veröffentlichung geplant ist
- Archivierte Kategorien/Artikel
- Nicht archivierte Kategorien/Artikel
- Ein archiviertes Dokument dauerhaft gelöscht
Fahrt
Verfolgt Ereignisse im Zusammenhang mit Drive-Aktionen, wie zum Beispiel:
- Ordner hinzugefügt
- Ordner umbenannt
- Ordner gelöscht
- Datei(en) hinzugefügt
- Datei aktualisiert
- Datei(en) gelöscht
Einstellungen des Knowledge Base Portals
Verfolgt portalspezifische Aktivitäten, wie zum Beispiel:
- Arbeitsbereich aktualisiert
- Arbeitsbereich gelöscht
- Erstellter Arbeitsbereich
- Bearbeitung der Reihenfolge der Workspace-Anzeige
- Planebene geändert
- Zahlungsdetails aktualisiert
- Allgemeine Projekteinstellungen aktualisiert
- Sicherung erstellt
- Backup wiederhergestellt
- Benachrichtigungskanal gelöscht
- Benachrichtigungskanal erstellt
- Benachrichtigungskanal aktualisiert
- Addons gekauft
- Abonnement erstellt
- API-Token hinzugefügt
- API-Token gelöscht
- Generierter Erweiterungstoken
- Erweiterungstoken gelöscht
- Crowdin-Token hinzugefügt
- Crowdin-Token gelöscht
- E-Mail-Domain gelöscht
- E-Mail-Domain hinzugefügt
- E-Mail-Adresse hinzugefügt
- E-Mail-Benutzername hinzugefügt
- E-Mail-Adresse aktualisiert
- E-Mail-Benutzername aktualisiert
- Arbeitsbereiche als Menü anzeigen
- Kündigung des Abonnements eingeleitet
Einstellungen der Wissensdatenbank-Standorte
Behandelt ortsspezifische Aktivitäten, wie zum Beispiel:
- Aktualisierung der Standortdesign-Einstellungen
- Benutzerdefiniertes JavaScript aktualisiert
- Benutzerdefiniertes CSS aktualisiert
- Artikeleinstellungen aktualisiert
- Projekt-Subdomain aktualisiert
- Integration erstellt
- Integration gelöscht
- Integration aktualisiert
- Startseiten-Builder restauriert
- Startseiten-Builder-Einstellungen aktualisiert
- Robots.txt aktualisiert
- Aktualisierung der Website-Domain
- Cookie-Zustimmung aktiviert
- Cookie-Einwilligung deaktiviert
- Cookie-Einwilligung aktualisiert
- Smart Bar hinzugefügt
- Smart Bar aktualisiert
- Smartbar aktiviert
- Smart Bar deaktiviert
- Smartleiste gelöscht
- Regel zum Lesen des Empfangs erstellt
- Regel zum Lesen des Empfangs aktualisiert
- Lesebestätigungsregel gelöscht
- Ticket-Deflektor gelöscht
- Fahrkartenablenker hinzugefügt
- Ticketdeflektor aktualisiert
- Ticket-Deflektor-Helpdesk hinzugefügt
- Ticket-Deflektor-Helpdesk aktualisiert
- Ticket-Deflektor-Helpdesk gelöscht
- Artikel-Weiterleitungsregel hinzugefügt
- Artikel-Weiterleitungsregel aktualisiert
- Artikel-Weiterleitungsregel(n) gelöscht
- Redirect-Regel(n), die in CSV exportiert werden
- Import von Umleitungsregeln angefordert
- Meta-Beschreibung generiert
- Meta-Details aktualisiert
- Wissensdatenbank-Builder aktualisiert
- Veröffentlichter Knowledge Base Builder
- KB-Seite 2.0 veröffentlicht
- KB Site 2.0 Vorschau erstellt
Widget-Einstellungen der Wissensdatenbank
Verfolgt widget-bezogene Aktionen, wie zum Beispiel:
- Widget-Einstellungen der Knowledge Base aktualisiert
- URL-Mapping erstellt
- URL-Mapping aktualisiert
- URL-Mapping gelöscht
- Wissensdatenbank-Widget-Einstellungen gelöscht
- Erstellte Knowledge Base-Widget-Einstellungen
Benutzer- und Sicherheitseinstellungen
Beinhaltet Benutzerverwaltungsaktivitäten, wie zum Beispiel:
- Die Sichtbarkeit des Standorts hat sich verändert
- Hinzugefügte Rolle
- Aktualisierte Rolle
- Rolle gestrichen
- Sicherheitsgruppe hinzugefügt
- Sicherheitsgruppe aktualisiert
- Sicherheitsgruppe gelöscht
- Inhaltszugang hinzugefügt
- Leserzugriff hinzugefügt
- Aktualisierter Inhaltszugang
- Lesezugang aktualisiert
- Inhaltszugriff entfernt
- Lesezugriff entfernt
- Benutzer hinzugefügt
- Benutzer aktualisiert
- Benutzer gelöscht
- IP-Einschränkungen aktualisiert
- IP-Einschränkung hinzugefügt
- IP-Einschränkung aufgehoben
- Einstellungen zur Selbstanmeldung aktualisiert
- Importleser angefordert
- Import, Benutzer angefordert
- Benutzer(n) in CSV exportieren
- Reader(e) in CSV exportieren
- SSO-Konfiguration hinzugefügt
- SSO-Konfiguration aktualisiert
- SSO-Konfiguration gelöscht
- SSO-Nutzer sind eingeladen
- JWT gegründet
- JWT regenerierte sich
- JWT gerettet
- JWT aktualisiert
- JWT gelöscht
- Aktualisierte Vererbungseinstellungen
- Leserkonto aktualisiert
- Leserkonto erstellt
- Leserkonto gelöscht
- Konvertiere in Reader
- Konvertierung zum SSO-Benutzer
- Konvertiere in den SSO-Reader
- Konvertieren zu Benutzer
Werkzeugeinstellungen
Verfolgt Aktionen wie:
- Projekt exportiert
- Projekt importiert
- Externer Projektimport angefordert
- PDF exportiert
- PDF-Inhaltsvorlage zum Exportieren hinzugefügt
- PDF-Inhaltsvorlage exportieren aktualisiert
- PDF-Inhaltsvorlage exportieren Gelöscht
- PDF-Designvorlage für Export hinzugefügt
- PDF-Designvorlage exportieren, gelöscht
- PDF-Designvorlage exportieren
- Artikel-Review-Erinnerung erstellt
- Artikelüberprüfungserinnerung aktualisiert
- Artikelprüfungserinnerung gelöscht
- Inhalts-Wiederverwendung hinzugefügt
- Aktualisierte Inhaltswiederverwendungsvariable
- Inhalts-Wiederverwendungsvariable gelöscht
- Inhalts-Wiederverwendungssnippet hinzugefügt
- Inhalts-Wiederverwendungssnippet aktualisiert
- Inhalts-Wiederverwendung von Ausschnitt gelöscht
- Artikelvorlage hinzugefügt
- Artikelvorlage aktualisiert
- Artikelvorlage gelöscht
- Tag hinzugefügt
- Tag aktualisiert
- Tag gelöscht
- Artikel importiert
- Workflow-Status hinzugefügt
- Workflow-Status aktualisiert
- Workflow-Status gelöscht
- Workflow-Status neu geordnet
- Finden und ersetzen
- Vorgeschlagener Glossarbegriff
- Vorgeschlagenes Glossar zur Wiederverwendung von Inhalten
- Vorschlag für aktualisierte Glossarbegriffe
- PDF-Passwort exportieren
Best Practices
- Aktivieren Sie selektive Audit-Kategorien, anstatt alle Ereignisse in großen Projekten zu protokollieren. Dies reduziert das Log-Rauschen und erleichtert die Suche nach relevanten Einträgen.
- Exportiere und archiviere regelmäßig CSV-Berichte , wenn dein Projekt Compliance-Anforderungen hat.
- Filtern Sie vor dem Export nach Benutzer , wenn Sie die Aktivitäten eines bestimmten Teammitglieds untersuchen, sodass die CSV nur die relevanten Datensätze enthält.
- Behalte die Kategorie Dokumentationseditor aktiviert, wenn du Archivierung nutzt. Archivierte Inhalte werden aus dem Kategorienbaum und aus der Portalsuche entfernt, daher ist das Audit-Log oft der schnellste Weg, um festzustellen, wer ein Element wann archiviert hat.
FAQ
Was ist Team-Auditing im Knowledge Base-Portal?
Das Team-Auditing verfolgt die von Ihren Nutzern innerhalb eines Document360-Projekts durchgeführten Aktionen, wie das Hinzufügen oder Aktualisieren von Artikeln sowie das Ändern von Einstellungen, sowie wer jede Aktion wann ausgeführt hat.
Wie exportiere ich die Audit-Datensätze eines bestimmten Benutzers?
Navigieren Sie zu Einstellungen > Knowledge Base-Portal > Team-Auditing. Verwenden Sie das Dropdown-Menü Aktivität nach Benutzer , um den Benutzer auszuwählen, wenden Sie die Event - und Audit-Datum-Filter nach Bedarf an und klicken Sie dann auf CSV exportieren.
Wie häufig werden die Prüfungsdaten aktualisiert?
Audit-Daten werden in Echtzeit aktualisiert. Klicken Sie auf Aktualisieren , um sicherzustellen, dass Sie die aktuellste Aktivität ansehen.
Kann ich im Team-Audit nachverfolgen, wann eine Kategorie geklont wird?
Nein. Kategorienklonen wird nicht als Audit-Ereignis protokolliert. Als Workaround filtern Sie nach dem vom Klon erstellten Ereignis und suchen Sie nach Artikeln, die sich in der geklonten Kategorie befinden. Dies gibt einen indirekten Hinweis darauf, dass ein Kategorienklon stattgefunden hat.
Wie finde ich heraus, wer eine Kategorie gewechselt hat und wann?
Navigieren Sie zur Team-Prüfung und filtern Sie die Ereignisse nach neu geordneten Kategorien, dann klicken Sie auf Anwenden. Das Protokoll zeigt, wer die Aktion ausgeführt hat und wann. Beachten Sie, dass der Kategorienname nur erfasst wird, wenn Drag-and-Drop verwendet wurde; die Option "Verschieben " zeichnet den Kategorienamen nicht auf.
Kann ich den Zugriff auf Team-Audits für bestimmte Teammitglieder einschränken?
Ja. Der Zugriff auf Team-Auditing wird durch Benutzerrollen und Berechtigungen gesteuert. Nur Eigentümer, Administratoren und Benutzer mit einer benutzerdefinierten Rolle, die Team-Audit-Zugriff beinhaltet, können die Funktion ansehen oder aktualisieren.
Kann ich gelöschte Artikel durch Team-Audit wiederherstellen?
Nein. Das Team überprüft, was passiert ist, bietet aber keine Wiederherstellungsoptionen. Um gelöschte Inhalte wiederherzustellen, nutzen Sie die Backup- und Wiederherstellungsfunktionen oder die Versionsversionshistorie . Um archivierte Inhalte wiederherzustellen, nutzen Sie die Archivseite.
Warum wird der Artikelname nach einem Word-Import im Audit-Log falsch angezeigt?
Wenn ein Artikel während des Word-Importprozesses umbenannt wird, erfasst das Audit-Log den ursprünglichen Word-Dateinamen anstelle des aktualisierten Namens. Um dies zu vermeiden, schließen Sie zuerst den Import durch und benennen den Artikel nach dem Import um.
Kann ich bestimmte Ereignisse überwachen statt aller Projektereignisse?
Ja. Im Reiter Audit-Konfiguration aktivieren Sie den Schalter für bestimmte Ereigniskategorien, wie den Dokumentationseditor oder Benutzer- und Sicherheitseinstellungen, um nur diese Ereignisse zu überwachen.