Der Versionsverlauf in Document360 ermöglicht es Ihnen, jede Version eines Artikels aus einem einzigen Panel zu verfolgen, zu vergleichen und zu verwalten. Wenn ein veröffentlichter Artikel bearbeitet wird, wird automatisch eine neue, unveröffentlichte Version erstellt. Die vorherige Version wird zur Überarbeitungshistorie hinzugefügt, bleibt aber bis zur Veröffentlichung der neuen Version auf der Wissensdatenbank aktiv.
Dies ermöglicht es Administratoren, Prüfern und Mitwirkenden, Unterschiede zwischen Versionen zu vergleichen und jederzeit zu einer früheren Version zurückzufallen.
Das Erstellen einer neuen Artikelversion löscht keine bestehenden Inhalte. Nur ein Benutzer kann ältere Artikelversionen manuell löschen.
Wann man die Versionshistorie verwenden sollte
- Verfolgen Sie, was sich zwischen zwei Versionen eines Artikels geändert hat, bevor Sie es erneut veröffentlichen.
- Forke eine ältere Version, um Inhalte aus einem vorherigen Zustand wiederherzustellen, ohne die aktuelle Version zu verlieren.
- Verwenden Sie den Versionsvergleich, um Inhaltsänderungen während des Prüfungs- und Genehmigungsprozesses zu überprüfen.
- Nutzen Sie den Workflow-Verlauf, um zu sehen, welche Workflow-Phasen eine Artikelversion durchlaufen hat und wer an jeder Stufe zugewiesen wurde.
Erstellen Sie eine Artikelversion
Es gibt zwei Möglichkeiten, eine neue Artikelversion zu erstellen: eine ältere Version zu forken oder direkt vom Editor aus zu bearbeiten.
Fork eine ältere Version
Forking ist der empfohlene Ansatz, wenn du dich von einer bestimmten früheren Version abspalten oder wiederherstellen möchtest. Wenn Sie eine Version forken, erstellt Document360 einen neuen Entwurf mit genau dem Inhalt dieser Version, ohne den aktuell veröffentlichten Artikel zu beeinflussen.
- Navigiere zum Artikel im Knowledge Base-Portal.
- Klicken Sie auf das Symbol More ()) im Artikelheader und wählen Sie Versionsgeschichte ().
- Klicke auf Fork bei der Version, die du forken möchtest.
- Klicke im Bestätigungsprompt auf Ja . Ein neuer Entwurf wird mit dem Inhalt der ausgewählten Version erstellt. Der derzeit veröffentlichte Artikel ist weiterhin aktiv und unverändert.
- Klicken Sie auf die neueste Version im Verlauf, um sie im Editor zu öffnen.
- Machen Sie alle notwendigen Updates und veröffentlichen Sie, wenn Sie bereit sind.
Forken vor Änderungen bewahrt die Originalversion, sodass du sie jederzeit wiederherstellen kannst.
Vom Herausgeber
Sie können auch eine neue Version erstellen, indem Sie auf Bearbeiten eines veröffentlichten Artikels klicken. Ein neuer Entwurf wird erstellt und im Editor geöffnet. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und veröffentlichen Sie, wenn Sie bereit sind.
Artikelüberprüfungsmaßnahmen
Jede in der Versionshistorie aufgeführte Version unterstützt folgende Aktionen:
| Aktion | Was es bewirkt |
|---|---|
| Fork | Erstellt eine neue Artikelversion aus der ausgewählten Version, die im Editor zur Bearbeitung geöffnet wird. |
| Löschen | Löscht die Artikelversion dauerhaft. Diese Maßnahme kann nicht rückgängig gemacht werden. |
| Offen | Öffnet die Artikelversion im Editor. Verwenden Sie dies, um eine vorherige Version in ihren veröffentlichten Zustand zurückzusetzen. |
| Workflow-Geschichte | Zeigt alle Workflow-Phasen, Zugewiesene, Kommentare und Daten für diese Version an. |
Sie können eine veröffentlichte Artikelversion nicht löschen. Nur unveröffentlichte Versionen können gelöscht werden.
Jede Version zeigt außerdem die Versionsnummer, den Namen des Mitwirkenden, das Erstellungsdatum und den Sichtbarkeitsstatus an.
Artikelversionen vergleichen
Du kannst in der Überarbeitungshistorie zwei beliebige Versionen auswählen und sie nebeneinander vergleichen.
- Navigiere zum Artikel im Knowledge Base-Portal.
- Klicken Sie auf das Symbol More ()) im Artikelheader und wählen Sie Versionsgeschichte ().
- Wähle die Kontrollkästchen für die beiden Versionen aus, die du vergleichen möchtest.
- Klicken Sie auf Vergleichen.
Inhaltshervorhebungskriterien
Die Vergleichsansicht hebt Änderungen zwischen den beiden Versionen mittels Farbcodierung hervor.
Zusätzliche Inhalte:
- Neuer Text ist grün hervorgehoben.
- Für Bilder, Videos, Codeblöcke, PDFs und selbstschließende Tags (
<br>, ),<hr>zeigt der hinzugefügte Inhalt ein grünes Hinzugefügt-Badge . - Tabellenzusätze sind grün hervorgehoben.
Entfernter Inhalt:
- Gelöschter Text ist rot markiert und durchgestrichen.
- Für Bilder, Videos, Codeblöcke, PDFs und selbstschließende Tags zeigt entfernter Inhalt ein rotes Entfernt-Badge .
- Tischentfernungen sind rot markiert.
Formatänderungen:
- Änderungen in Fett, Kursiv, Unterstreichung, Schriftgröße oder Listen sind blau hervorgehoben.
- Nicht-textbezogene Änderungen wie Tabellenformate oder Bildgrößenänderungen zeigen ein blaues Modified-Abzeichen .
Bewegungen von Inhaltsblöcken und Änderungen in der Multiformatierung (Kursiv, Fettdruck und Unterstreichen gleichzeitig auf denselben Inhaltsblock anwenden) werden in der Vergleichsansicht nicht hervorgehoben.
Wechselt die Version: Der Swap-Button oben in der Vergleichsansicht kehrt die Vergleichsreihenfolge der beiden ausgewählten Versionen um. Alle Highlights werden in Echtzeit aktualisiert. Inhalte, die zuvor als Hinzugefügt markiert waren, erscheinen nach dem Tausch als Entfernt .
Austrittsvergleich: Klicken Sie oben rechts auf 'Vergleichen verlassen ', um zur Hauptansicht des Artikels zurückzukehren. Du wirst zurück an den genauen Ort, den du vor dem Vergleichsmodus betrachtet hast.
Best Practices
- Forken Sie, bevor Sie größere Änderungen an einem Artikel vornehmen, damit Sie immer einen sauberen Wiederherstellungspunkt haben.
- Verwenden Sie vor der Neuveröffentlichung eines größeren Updates die Vergleichsansicht, um zu überprüfen, dass nur die beabsichtigten Änderungen enthalten sind.
- Löschen Sie regelmäßig redundante Entwurfsversionen, um den Versionsverlauf sauber und leichter zu navigieren.
- Überprüfen Sie die Workflow-Historie einer Version, wenn Sie Artikel in einem mehrstufigen Genehmigungsprozess prüfen, um zu bestätigen, wer sie wann geprüft hat.
FAQ
Kann ich eine frühere Version eines Artikels wiederherstellen?
Ja. Für veröffentlichte Artikel löschen Sie die geforkte Version mit aktuellen Bearbeitungen, um die zuletzt veröffentlichte Version wiederherzustellen. Für Entwürfe oder neue Artikel forken Sie eine frühere Version, um von dort aus eine neue Version zu erstellen, oder löschen Sie die geforkte Version mit aktuellen Bearbeitungen. Das Forken vor Änderungen bewahrt immer die Originalversion, sodass du sie jederzeit wiederherstellen kannst.
Wie verwerfe ich die aktuellen Änderungen und kehre zur vorherigen Version zurück?
Wenn die Änderungen noch nicht veröffentlicht wurden, öffnen Sie den Versionsverlauf, suchen Sie die vorherige Version und klicken Sie auf Öffnen , um sie anzusehen und wiederherzustellen. Das funktioniert, wenn der Artikel mindestens einmal veröffentlicht wurde. Wenn der Artikel nie veröffentlicht wurde, verwenden Sie in den Einstellungen die Option Backup and Restore, um den Inhalt des Artikels wiederherzustellen.
Warum zeigt die Überarbeitungshistorie den Namen eines Teammitglieds mit einem aktuellen Zeitstempel an, obwohl es keine Änderungen vorgenommen hat?
Dies geschieht, wenn ein Nutzer eine Artikelversion forkt und ein anderer Benutzer sie später veröffentlicht. Die Überprüfungshistorie zeigt den Namen des Benutzers, der die Version geforkt hat, sowie den Zeitstempel der Veröffentlichung. Um zu sehen, wer jede Aktion einzeln ausgeführt hat, überprüfe das Team-Auditing-Logbuch.
Warum sind die Zeitstempel von geforkten Versionen nicht chronologisch geordnet?
Wenn ältere Versionen nach dem Forken geöffnet und aktualisiert werden, spiegelt die Versionshistorie den aktuellsten Änderungszeitstempel jeder Version wider. Das bedeutet, dass eine ursprünglich ältere Version mit einem neueren Zeitstempel erscheinen kann, wenn sie nach dem Forken bearbeitet wurde.
Kann ich das Veröffentlichungs- oder das zuletzt aktualisierte Datum eines Artikels auf ein vergangenes Datum ändern?
Nein. Das Veröffentlichungsdatum und das zuletzt aktualisierte Datum können nicht geändert werden. Das zuletzt aktualisierte Datum spiegelt immer die jüngste Änderung wider, unabhängig davon, welche Version veröffentlicht wurde.