Pläne, die diese Funktion unterstützen: Professional Business Enterprise
Document360-Arbeitsbereiche ermöglichen es Ihnen, mehrere verschiedene Wissensdatenbanken innerhalb eines Projekts zu erstellen und zu verwalten. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll für Organisationen mit unterschiedlichen Zielgruppen oder Dokumentationsbedürfnissen, da Sie Inhalte organisieren können, die auf bestimmte Nutzer oder Produktbereiche zugeschnitten sind. Arbeitsbereiche halten Ihre Dokumentation organisiert, zugänglich und relevant, unabhängig von der Komplexität Ihrer Wissensdatenbank.
Definition von Arbeitsräumen und ihrer Rolle
Wenn Sie einen Document360-Plan kaufen, erhalten Sie ein einzelnes Projekt, das als Wissensdatenbank-Repository dient. Ein Projekt kann alle Ihre Dokumentationen enthalten, was es einfach macht, Inhalte an einem Ort zu verwalten und zu pflegen. Betrachten Sie es als zentralen Knotenpunkt für Ihre Wissensdatenbank, egal ob Sie ein einzelnes Produkt oder mehrere Angebote haben.
Innerhalb Ihres Document360-Projekts können Sie einen oder mehrere Arbeitsbereiche erstellen, um Ihre Dokumentation besser nach Zielgruppen, Produktlinien oder anderen Kriterien zu organisieren.
Ein Arbeitsbereich ist im Grunde ein spezialisierter Bereich innerhalb Ihres Projekts, der Inhalte für eine bestimmte Gruppe oder einen bestimmten Anwendungsfall aufnehmen kann. Zum Beispiel:
Wenn Sie die Dokumentation für ein einzelnes SaaS-Produkt verwalten, kann ein Arbeitsbereich ausreichen.
Wenn Sie mehrere Produkte haben oder separate Dokumentationssets für externe Kunden, interne Nutzer und Support-Teams benötigen, können mehrere Arbeitsbereiche effizienter sein.
Die Anzahl der Arbeitsbereiche, die du erstellen kannst, hängt von deinem Document360-Plan ab.
Einstieg mit Workspaces
Wenn Sie ein neues Projekt in Document360 erstellen, wird automatisch ein Standard-Arbeitsbereich mit dem Titel v1 erstellt. Sie können sofort beginnen, Ihre Wissensdatenbank in diesem Arbeitsbereich aufzubauen oder zusätzliche Arbeitsbereiche erstellen, sobald sich Ihre Dokumentationsbedürfnisse entwickeln.
Die Nutzung mehrerer Arbeitsbereiche ermöglicht es, Ihre Dokumentation übersichtlich, gezielt und gut organisiert zu halten. So kann jeder Nutzer – von internen Teams bis hin zu Endkunden – schnell und effizient auf relevante Informationen zugreifen.
Hinzufügen eines neuen Arbeitsbereichs
Um einen neuen Arbeitsbereich hinzuzufügen,
Navigiere zu () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals.
Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Workspace & localization.
Klicken Sie unter dem Tab Arbeitsbereich & Lokalisierung auf die Schaltfläche Arbeitsbereich hinzufügen .
Im Dialogfeld "Neuer Arbeitsbereich hinzufügen " geben Sie die erforderlichen Angaben ein.
Wählen Sie den Arbeitsbereich-Typ – Knowledge Base, Docs, Site oder API-Dokumentations-Workspace.
Im Namensfeld geben Sie Ihren gewünschten Namen für Ihren neuen Arbeitsbereich in Ihrer bevorzugten Sprache ein.
HINWEIS
Das Namensfeld hat eine Zeichenbegrenzung von 30 Zeichen. Du kannst nur alphanumerische Zeichen und Bindestriche verwenden.
Das Slug-URL-Feld wird automatisch basierend auf dem Arbeitsbereichsnamen ausgefüllt, den du im Namensfeld angegeben hast. Sie können die URL Ihres Arbeitsbereichs zusätzlich an Ihre Anforderungen anpassen.
Wählen Sie als Nächstes den Arbeitsbereichsstatus für Ihren neuen Arbeitsbereich aus.
Hauptarbeitsbereich: Der Hauptarbeitsbereich ist der Standardarbeitsbereich, den Nutzer sehen, wenn sie Ihre Wissensdatenbank besuchen.
HINWEIS
Der Hauptarbeitsbereich sollte öffentlich sein und darf nicht veraltet werden.
Beta: Wählen Sie Beta aus, um anzuzeigen, dass der Arbeitsbereich sich in einer Erstellungs-/Testphase befindet und noch nicht bereit zum Live-Gehen ist.
öffentlich: Wählen Sie öffentlich für Arbeitsbereiche, die für Nutzer sichtbar sein sollten.
Veraltet: Wählen Sie veraltet , um anzuzeigen, dass der Arbeitsbereich alt ist und veraltete Informationen enthält.
Basisarbeitsbereich
Während Sie einen neuen Arbeitsbereich erstellen, können Sie entweder einen neuen Arbeitsbereich erstellen oder einen bestehenden Arbeitsbereich aus demselben Projekt kopieren.
Einen neuen Arbeitsbereich erstellen
Wenn du einen neuen Arbeitsbereich erstellen auswählst, entstehst du einen leeren Arbeitsbereich ohne Inhalt.
Bestehenden Arbeitsbereich kopieren
Wenn Sie den bestehenden Arbeitsbereich kopieren auswählen, können Sie den Inhalt eines bestehenden Arbeitsbereichs in Ihren neuen Arbeitsbereich kopieren.
Wählen Sie den Arbeitsbereich aus, den Sie aus der Liste der bestehenden Arbeitsbereiche kopieren möchten.
Klicken Sie auf Kategorien auswählen (optional), um bestimmte Kategorien aus den bestehenden Kategorien auszuwählen. Nur der Inhalt der ausgewählten Kategorien wird in den neuen Arbeitsbereich kopiert.
Wählen Sie für interne Links entweder Neu oder Bestehend aus.
Wenn Sie Neu auswählen, verweist der Link des Artikels auf die Artikelversion, die im neuen Arbeitsbereich erstellt wurde.
Wenn Sie Existierend auswählen, verweist der Link des Artikels auf den Originalartikel im bestehenden Arbeitsbereich.
Sprachen
Die Standardsprache deines Projekts wird ebenfalls als Standardsprache deines neuen Arbeitsbereichs zugewiesen. Um weitere Sprachen hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Neue Sprache . Im Dropdown-Menü suchen Sie nach den gewünschten Sprachen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Sprachnamen.
Für weitere Einstellungen zu einer Sprache klicken Sie auf das Symbol "Mehr" () neben dem Sprachnamen.
Als Standard setzen: Wählen Sie diese Option, um die entsprechende Sprache als Standardsprache für Ihre Wissensdatenbank festzulegen.
Anzeigename bearbeiten: Verwenden Sie diese Option, um den Anzeigenamen für Ihren Arbeitsbereich zu aktualisieren. Der aktualisierte Name wird auf der Wissensdatenbank angezeigt, wenn die entsprechende Sprache ausgewählt wird. Sie können für Ihren Arbeitsbereich in jeder verfügbaren Sprache einen benutzerdefinierten Anzeigenamen festlegen.
Rechts nach links: Aktivieren Sie diesen Schalter für Sprachen, die einer Rechts-nach-links-Schrift folgen (Arabisch, Hebräisch). Indem dieser Schalter aktiviert wird, beginnt der Inhalt des Artikels von rechts und setzt sich im Knowledge Base-Portal sowie auf der Knowledge Base-Seite nach links fort.
Ausblenden: Wähle diese Option, um die Sprache aus der Wissensdatenbank zu verbergen. Versteckte Sprachen werden durch Durchstreichen im Knowledge Base-Portal zur Referenz angezeigt.
Entfernen: Wähle diese Option, um die Sprache aus deiner Wissensdatenbank zu entfernen.
Sobald Sie die Details Ihres neuen Arbeitsbereichs angepasst haben, klicken Sie unten rechts auf den Hinzufügen-Button , um den neuen Arbeitsbereich fertigzustellen.
Workspaces bei Workspaces & Lokalisierung kaufen
Navigiere zu () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base-Portal.
Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Workspace & localization.
Unter dem Tab Arbeitsbereich & Lokalisierung klicken Sie auf der rechten Seite des Bildschirms auf "Mehr kaufen ".
HINWEIS
Der "Mehr kaufen"- Link ist nur für Nutzer verfügbar, die in Projekten die Rolle Eigentümer zugewiesen haben.
Fügen Sie Arbeitsbereiche hinzu oder entfernen Sie sie im Hinzufügen kaufen-Panel . Die entsprechenden Kosten werden als fälliger Betrag angezeigt.
Klicken Sie auf Zahlung bestätigen , um mit der Zahlung fortzufahren. Sobald die Zahlung abgewickelt ist, wird eine Zahlungserfolgsmeldung angezeigt und die zusätzlichen Arbeitsbereiche werden erfolgreich zu Ihrem Projekt hinzugefügt.
Klicken Sie auf Rechnung herunterladen , um die Rechnung für die geleistete Zahlung herunterzuladen.
HINWEIS
Sie können Arbeitsbereiche auch im Bereich Abrechnung in den Document360-Einstellungen kaufen. Um mehr zu erfahren, lesen Sie den Artikel über den Kauf von Add-ons.
Verwaltung von Arbeitsflächen-Labels und Wechselverhalten auf der Knowledge Base-Seite
Document360 ermöglicht es Ihnen, den Begriff Arbeitsbereich im gesamten Knowledge Base-Portal anzupassen und das Wechselverhalten beim Wechseln zwischen Arbeitsbereichen (Versionen) auf der Knowledge Base-Website zu steuern.
HINWEIS
Diese Funktion ist nur für neue Projekte verfügbar, die nach dem 31. August 2024 erstellt wurden. Nutzer, die nach diesem Datum vom Legacy-Tarif auf den neuen Preisplan umgestiegen sind, können ebenfalls auf diese Funktion zugreifen.
Anpassung des Workspace-Labels
Du kannst Workspace so umbenennen, dass es mit deiner internen Terminologie übereinstimmt, wie zum Beispiel "Version", "Edition" oder "Release".
Um das Arbeitsbereich-Label zu aktualisieren:
Navigiere zu () > Knowledge base portal > General im Knowledge Base-Portal.
Auf der Seite Projekteinstellungen finden Sie das Feld "Arbeitsflächenbeschriftung anpassen ".
Geben Sie Ihren gewünschten Begriff ein (zum Beispiel "Version") mit maximal 30 Zeichen und ohne Sonderzeichen.
HINWEIS
Diese Änderung aktualisiert alle Exemplare des Begriffs Workspace in der gesamten Portal-Benutzeroberfläche.
Die Standardbezeichnung ist Arbeitsbereich.
Du kannst das Arbeitsbereich-Label für die Knowledge Base-Seite von der Seite Lokalisierungsvariablen anpassen .
Konfiguration des Arbeitsbereichs-Wechselverhaltens
Wenn ein Benutzer zwischen Arbeitsbereichen in der Knowledge Base-Seite wechselt, können Sie steuern, wie die Umleitung funktioniert:
Unter dem Feld "Arbeitsflächenbeschriftung anpassen " können Sie eine der folgenden Optionen auswählen:
Weiterleitung zum Stammartikel (Standard)
Benutzer werden auf den Stammartikel des ausgewählten Arbeitsbereichs weitergeleitet.Weiterleitung auf denselben Artikel
Wenn derselbe Artikel im Ziel-Arbeitsbereich existiert, werden Nutzer darauf weitergeleitet.
Wenn nicht, werden sie stattdessen auf den Grundartikel weitergeleitet.
Diese Einstellung ist besonders nützlich, wenn Sie verschiedene Versionen, lokalisierte Inhalte oder zielgruppenspezifische Dokumentationen pflegen und möchten, dass die Leser zwischen Arbeitsbereichen wechseln, ohne den Kontext zu verlieren.
Beispielszenario:
Du hast zwei Arbeitsbereiche: Arbeitsbereich A und Arbeitsbereich B
Arbeitsbereich A enthält Artikel: A1, A2, A3
Workspace B enthält Artikel: A1, A2, A4
Angenommen, Arbeitsbereich B ist dein Hauptarbeitsbereich:
Szenario
Konfiguration
Ergebnis
Du wechselst den Arbeitsbereich
Weiterleitung zum Wurzelartikel
Leitet immer auf den Stammartikel des ausgewählten Arbeitsbereichs um
Du bist auf Artikel A2 in Arbeitsbereich B und wechselst zu Arbeitsbereich A
Weiterleitung auf denselben Artikel
Weiterleitungen auf Artikel A2 in Arbeitsbereich A
Du bist auf Artikel A4 in Arbeitsbereich B und wechselst dann zu Arbeitsbereich A
Weiterleitung auf denselben Artikel
Leitet zum Wurzelartikel von Workspace A um (A4 existiert dort nicht)
Klicken Sie auf Speichern , um Ihr ausgewähltes Verhalten anzuwenden.
Wechsel von Arbeitsbereichen in der Dokumentation
Um den Arbeitsbereich zu wechseln:
Im Bereich Dokumentation () des Knowledge Base-Portals klicken Sie auf das Dropdown-Menü Arbeitsbereich in der oberen Navigationsleiste.
Das Dropdown-Menü zeigt alle verfügbaren Arbeitsbereiche zusammen mit den zugehörigen Sprachen an.
Erweitern Sie den gewünschten Arbeitsbereich und wählen Sie die bevorzugte Sprache aus.
HINWEIS
Ein Hauptabzeichen neben einem Arbeitsbereich zeigt an, dass er der primäre Standardarbeitsbereich ist, der auf der Knowledge Base-Website angezeigt wird.
Du kannst die Beta- und Veraltet-Tags neben den jeweiligen Arbeitsbereichen ansehen.
Ein Standard-Abzeichen neben einer Sprache zeigt an, dass es sich um die Standardsprache für diesen Arbeitsbereich handelt.
Fehlerbehebung
Fehlermeldung 404 Seite nicht gefunden beim Navigieren zu einem sekundären Arbeitsbereich
Fehler: 404 Seite nicht gefunden Fehler
Ein 404-Fehler kann aus verschiedenen Gründen auftreten, einschließlich fehlender oder eingeschränkter Inhalte. Wenn Sie dieses Problem beim Navigieren zu einem Arbeitsbereich oder einem Artikel haben, könnte es an den Einstellungen der Arbeitsbereichssichtbarkeit oder am Fehlen veröffentlichter Artikel liegen.
HINWEIS
Für weitere mögliche Ursachen für 404-Fehler siehe den Artikel mit 404 Seiten .
Schritte zur Lösung:
Dieser Fehler kann aus einem der folgenden Gründe auftreten:
Überprüfen Sie, ob der Arbeitsbereich auf Public gesetzt ist:
Navigiere zu () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals.
Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Workspace & localization.
Unter dem Reiter Arbeitsbereich & Lokalisierung finden Sie den jeweiligen Arbeitsbereich und klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten ().
Im Abschnitt "Arbeitsbereich Status" wählen Sie das Kästchen Öffentlich aus.
Klicken Sie auf Aktualisieren.
Im Arbeitsbereich werden keine Artikel veröffentlicht.
Alle Artikel im Arbeitsbereich sind versteckt.
Stellen Sie sicher, dass mindestens ein Artikel veröffentlicht und auf der Knowledge Base-Website sichtbar ist.
Häufig gestellte Fragen
Ich versuche, einen Arbeitsbereich als Hauptarbeitsbereich einzustellen, aber das Kontrollkästchen für den Hauptarbeitsbereich ist inaktiv. Was soll ich tun?
Um einen Arbeitsbereich als Hauptarbeitsbereich zu setzen, muss er ebenfalls auf öffentlich gestellt werden. Um das Kontrollkästchen Hauptarbeitsbereich zu aktivieren, wählen Sie zuerst das öffentliche Kontrollkästchen aus. Sobald Sie das öffentliche Kontrollkästchen ausgewählt haben, wird das Kästchen Hauptarbeitsbereich automatisch aktiviert.
Wie aktiviere ich Benachrichtigungen für Aktualisierungen von Workspace-Labels?
Navigieren Sie zu > Knowledge base portal > Notifications im Knowledge Base-Portal.
Gehe zum Reiter Benachrichtigungszuordnung und öffne den Bereich Einstellungen des Knowledge Base-Portals .
Aktivieren Sie den Schalter "Workspace Label aktualisiert ", um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn ein Workspace-Label geändert wird.
Aktivieren Sie den aktualisierten Schalter der Workspace-Umleitungseinstellung, um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn die Umleitungseinstellungen für Nutzer geändert werden, die zwischen Arbeitsbereichen auf der Knowledge Base-Seite wechseln.
Wie kann ich nachverfolgen, wer das Workspace-Label geändert hat?
Navigieren Sie zu () > Knowledge base portal > Team-Auditing im Knowledge Base-Portal.
Verwenden Sie den Ereignisfilter und wählen Sie Workspace-Label aktualisiert und Workspace-Umleitungseinstellungen aktualisierte Optionen, um Änderungen im Zusammenhang mit dem Workspace-Label oder den Umleitungseinstellungen anzuzeigen.
Wie ordne ich meine Arbeitsbereiche neu?
Um Ihre Arbeitsbereiche neu zu ordnen, halten Sie den Drag-Handle neben dem Arbeitsbereichsnamen gedrückt und ziehen. Mit dem Zuggriff verschieben Sie den Arbeitsbereich an die gewünschte Stelle.
Wie bearbeite ich einen Arbeitsbereich?
Sobald Sie zur Workspace & localization in ()> Knowledge base portal navigieren, fahren Sie mit der Maus über den Arbeitsbereich, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf das Bearbeiten ()-Symbol auf der rechten Seite Ihres Bildschirms, um den Arbeitsbereich zu bearbeiten. Sie können die folgenden Eigenschaften eines Arbeitsbereichs bearbeiten:
Name des Arbeitsbereichs
Workspace-URL
Arbeitsplatzstatus
Du kannst auch Arbeitsbereichssprachen hinzufügen oder löschen, während du einen Arbeitsbereich bearbeitest.
Wie lösche ich einen Arbeitsbereich?
Ähnlich wie beim Bearbeiten eines Arbeitsbereichs navigieren Sie zur Workspace & localization in ()> Knowledge base portal und fahren Sie mit der Maus über den Arbeitsbereich, den Sie löschen möchten. Klicken Sie auf das Löschen ()-Symbol, das auf der rechten Seite Ihres Bildschirms erscheint, um den Arbeitsbereich zu löschen. Beachten Sie, dass die Löschoption für den Hauptarbeitsbereich inaktiv ist.
HINWEIS
Artikel aus einem gelöschten Arbeitsbereich erscheinen als defekte Links.
Wie stelle ich einen gelöschten Arbeitsbereich wieder her?
Sie können einen gelöschten Arbeitsbereich wiederherstellen, indem Sie diese Schritte befolgen:
Navigiere zu () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals.
Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Backup & Wiederherstellung.
Finde das gewünschte Backup, klicke auf das Dropdown-Menü Wiederherstellungsoptionen und wähle Dokumentation.
Im Panel Dokumentation wiederherstellen wählst du den Arbeitsbereich aus, den du wiederherstellen möchtest.
Klicken Sie auf Wiederherstellen.
HINWEIS
Backup- und Wiederherstellungsfunktionen sind nur bei Geschäfts- und Enterprise-Tarifen verfügbar.
Ich habe mehrere Arbeitsbereiche zu meiner Wissensdatenbank hinzugefügt. Wie kann ich sie als Dropdown-Menü anzeigen?
Auf der Seite Lokalisierung und Arbeitsbereiche finden Sie den Schalter mit dem Namen Arbeitsbereiche anzeigen als Menü (nur öffentliche Arbeitsflächen). Um Ihre Arbeitsbereiche als Dropdown-Menü anzuzeigen, stellen Sie den Schalter auf AUS.
Was sind die Vorteile der Nutzung von Arbeitsplätzen?
Arbeitsbereiche bieten mehrere Vorteile, die sowohl die Inhaltsorganisation als auch das gesamte Nutzererlebnis verbessern:
Relevante Informationen: Indem Sie die Dokumentation in spezifische Arbeitsbereiche unterteilen, stellen Sie sicher, dass jede Zielgruppe nur auf Inhalte zugreifen kann, die für sie relevant sind, was es den Nutzern erleichtert, die benötigten Informationen zu finden.
Bessere Organisation: Arbeitsbereiche helfen Ihnen, Ihre Wissensdatenbank in klar definierte Abschnitte zu strukturieren, was das Content-Management und die Aktualisierungen für Ihr Team vereinfacht.
Teamzusammenarbeit: Arbeitsbereiche unterstützen effektive Teamarbeit, indem sie Peer-Reviews ermöglichen, Aktualisierungen verfolgen und Feedback in gezielten Inhaltsbereichen sammeln.
Was sind einige gängige Anwendungsfälle für Arbeitsbereiche?
Arbeitsbereiche können in verschiedenen Szenarien verwendet werden, um die Dokumentation innerhalb eines Projekts besser zu organisieren und zu verwalten. Hier sind einige gängige Anwendungsfälle:
Produktspezifische Dokumentation: Wenn Sie Dokumentation für mehrere Produkte verwalten, wie z. B. ein CRM, ein Projektmanagement-Tool und eine Analyseplattform, können Sie für jedes Produkt innerhalb eines Projekts einen separaten Arbeitsbereich erstellen. So bleibt alles zentralisiert und gleichzeitig klare Grenzen zwischen der Wissensdatenbank jedes Produkts gewahrt.
Zielgruppenspezifische Dokumentation: Für Produkte mit unterschiedlichen Nutzertypen (z. B. Entwickler, Endnutzer und Administratoren) helfen separate Arbeitsbereiche, Inhalte auf jede Zielgruppe zuzuschneiden. Dies stellt sicher, dass Nutzer nur auf Informationen zugreifen, die für ihre Aufgaben relevant sind, und so Verwirrung und Komplexität reduzieren.
Interne und externe Wissensdatenbanken: Wenn Sie sowohl interne Dokumentationen (z. B. für Support- oder Entwicklungsteams) als auch externe Dokumentationen (z. B. für Kunden) verwalten müssen, ermöglichen Arbeitsbereiche, die Inhalte sauber zu trennen. Sie können auch Zugriffsberechtigungen kontrollieren, um interne Inhalte zu beschränken und gleichzeitig öffentlich zugängliche Dokumentationen für alle zugänglich zu machen.