Añadir un lector en Document360 crea una cuenta que puede acceder a tu base de conocimiento privada o de acceso mixto. Los lectores se diferencian de los usuarios del portal: pueden ver contenido pero no pueden contribuir ni gestionar la base de conocimiento. Puedes añadir hasta 5 lectores a la vez usando el panel Crear cuenta de lector , o usar Importar lectores para sumar hasta 500 a la vez.
Cuándo añadir un lector
- Un nuevo cliente, socio o empleado necesita acceso a tu base de conocimiento privada.
- Quieres conceder acceso de solo lectura sin darle a la persona un rol de colaborador del portal.
- Necesitas añadir un lector como una cuenta autenticada por SSO vinculada a una configuración SSO existente.
Antes de que empieces
- El acceso de lectores de tu proyecto debe estar configurado en Privado o Mixto.
- Debes tener el rol de Administrador o Propietario del portal, o un rol personalizado con permiso de Gestionar el usuario .
- Puedes añadir hasta 5 direcciones de correo electrónico en una sola creación. Para más de 5, usa lectores de importación.
- Ten listo el nombre de configuración SSO si vas a añadir un lector SSO.
Cómo añadir un lector
- Navega a Configuración () > Usuarios y seguridad en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimiento.
- En el panel de navegación izquierdo, navega a Lectores y grupos > Lectores.
- Haz clic en el desplegable Crear en la esquina superior derecha y elige Nuevo lector para abrir el panel Crear cuenta de lector .
- En el campo Correo electrónico , introduce las direcciones de correo deseadas de las cuentas que deseas añadir.
NOTA
Puedes añadir hasta 5 correos separados por una coma al mismo tiempo.
- Selecciona la casilla de usuario SSO para añadir al lector como usuario SSO.
- Si seleccionaste la casilla de usuario SSO , selecciona una configuración SSO en el menú desplegable Seleccionar SSO .
- Haz clic en la casilla Saltar el correo invitado si no quieres que tus nuevos lectores reciban un correo de invitación.
- Selecciona el acceso al contenido deseado para los nuevos lectores:
| Opción | Lo que el lector puede acceder |
|---|---|
| Ninguno | No se puede acceder a ningún contenido de la base de conocimiento |
| Todos | Puede acceder a todo el contenido de la base de conocimiento en cualquier espacio de trabajo y lenguaje |
| Espacio de trabajo / Lenguaje | Puede acceder a contenido en espacios de trabajo y lenguajes específicos |
| Categoría | Puede acceder a ciertas categorías en espacios de trabajo y lenguajes específicos |
- En Asignar grupos, asigna a los lectores a cualquier grupo de lectores existente. Este campo es opcional.
- Haz clic en Crear cuenta de lector.
NOTA
Los usuarios con roles de portal Administrador y Propietario en un proyecto pueden añadir y eliminar un lector. Además, los roles personalizados con Gestionar permisos de usuario pueden añadir lectores.
Limitaciones
| Límite | Detalle |
|---|---|
| Correos electrónicos por creación | Hasta 5 direcciones de correo electrónico a la vez |
| Creación masiva | Usa lectores de importación para más de 5 |
| Roles dobles | Una persona no puede ocupar simultáneamente un rol de lector y un de usuario. Para dar acceso a un portal de lectores existente, utiliza Convertir un lector en usuario. |
Mejores prácticas
- Asigna el acceso más restrictivo al contenido que se adapte a las necesidades del lector. Utiliza el acceso por categoría para lectores que solo deben ver secciones específicas de la base de conocimiento.
- Utiliza Saltar el correo de invitación solo cuando coordines el acceso manualmente: los lectores no pueden iniciar sesión hasta recibir y actuar sobre la invitación o ser añadidos vía SSO.
- Añade lectores a un grupo de lectores en el momento de la creación en lugar de editarlos individualmente después. Esto es más eficiente al incorporar múltiples lectores con los mismos requisitos de acceso.
- Si tu organización usa SSO, añade lectores como usuarios de SSO desde el principio para evitar tener que convertir cuentas más adelante.
Preguntas frecuentes
¿Puedo añadir a una persona como usuario si ya ha sido asignada como lectora?
En Document360, un usuario no puede tener a la vez un rol de lector y un usuario de usuario. Para convertir un lector en usuario, utiliza la opción Convertir en usuario .
¿Qué ocurre si introduzco una dirección de correo electrónico que ya pertenece a un lector existente?
Document360 marcará el correo duplicado y no creará una segunda cuenta para él.
¿Puedo cambiar el nivel de acceso al contenido después de crear el lector?
Sí. Pasa el cursor sobre el lector y haz clic en Editar (
) y luego usa Gestionar acceso al contenido para actualizar su nivel de acceso. Consulta Editar un lector para los pasos completos.¿Qué hacer si el enlace largo de verificación expira?
Informa al propietario del proyecto para que envíe el correo de verificación, ya que son los únicos que gestionan el acceso.