Una vez que tengas una plantilla PDF configurada, puedes crear una nueva exportación seleccionando el contenido que deseas, eligiendo una plantilla y configurando el nombre del archivo y la protección opcional con contraseña. Las exportaciones se gestionan desde la página de Exportar artículos en herramientas de contenido.
Antes de que empieces
- Solo se pueden exportar artículos publicados, guías paso a paso y páginas de categorías. No hay artículos ocultos ni categorías disponibles para su selección.
- El tamaño máximo de exportación es de 25 MB. Si tu exportación supera esto, reduce el número de categorías o artículos seleccionados y vuelve a intentarlo.
- Necesitas al menos una plantilla PDF configurada antes de exportar. Consulta las plantillas en PDF para instrucciones de configuración.
Accede a la página de Exportar artículos
- Navega a Herramientas de Contenido () en la barra de navegación izquierda.
- Selecciona Importar y exportar > Exportar artículos en el panel de navegación izquierdo.
Crear una nueva exportación de PDF
- En la página Exportar artículos , haz clic en Crear un nuevo PDF en la esquina superior derecha. Se abre la página de Inicio de exportación .
- Rellena los datos de exportación:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Introduce un nombre para el archivo PDF exportado. |
| Contraseña | Opcional. Añade una contraseña para restringir el acceso al PDF. |
| Seleccionar plantilla PDF | Elige una plantilla PDF para aplicar ajustes de diseño, portada, marca de agua, diseño y tipografías. |
| Espacio de trabajo | Selecciona el espacio de trabajo desde el que exportar. |
| Idioma | Selecciona la versión en idioma del contenido para exportar. |
- Revisa la vista previa de la plantilla en el lado derecho de la página. Navega entre las vistas previas de Portada, Términos, ToC y Contenido para verificar el diseño antes de exportar.
- En la sección Categorías y artículos , haz clic en Seleccionar artículos de categoría.
- En el cuadro de Añadir categorías y artículos , selecciona las categorías, subcategorías y artículos que quieres incluir.
- Haz clic en Hecho para confirmar tu selección.
- Haz clic en Exportar para iniciar la exportación. El estado de exportación se actualiza a Éxito una vez que la exportación está completa.
Los enlaces internos de artículos y encabezados dentro de los artículos seleccionados siguen funcionando en el PDF exportado. Los enlaces que apuntan a artículos no incluidos en la exportación abren la página correspondiente en el sitio de la base de conocimiento. Puedes exportar artículos de una o más categorías en una sola exportación.
Gestionar PDFs exportados
Después de crear una exportación, pasa el cursor sobre ella para acceder a las siguientes acciones:
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Descargar | Guarda el PDF generado en tu dispositivo. |
| Regenera | Vuelve a ejecutar la exportación con el contenido publicado más reciente. |
| Clon | Crea un duplicado de la exportación con todos los mismos atributos. |
| Edición | Actualiza los atributos de exportación como nombre, plantilla, espacio de trabajo o selección de contenido. |
| Detalles de exportación | Consulta el nombre del archivo, versión, idioma y las categorías y artículos incluidos en la exportación. |
| Borrar | Elimina permanentemente la exportación. Esta acción no puede revertirse. |
Exportar un borrador de artículo en PDF
Puedes exportar un borrador único de artículo como PDF directamente desde el editor avanzado WYSIWYG para compartirlo con miembros ajenos a tu equipo de proyecto.
- Abre el artículo en el editor avanzado de WYSIWYG.
- Haz clic en el icono de Más () y selecciona Exportar PDF.
.png)
- Descarga el PDF y compártelo según lo necesites.
Cuando exportas un artículo como PDF, el archivo es estático. Cualquier actualización realizada al artículo tras la exportación no aparecerá en el PDF. Si quieres que los miembros externos vean siempre la versión más reciente de un artículo, utiliza Compartir artículos mediante enlace privado .
Limitaciones
| Punto | Detalle |
|---|---|
| Tamaño máximo de exportación | 25 MB. |
| Contenido exportable | Solo artículos publicados, guías paso a paso y páginas de categorías. |
| Contenido oculto | Los artículos y categorías ocultos quedan excluidos de la exportación. |
| Imágenes SVG | Las imágenes SVG pueden no renderizarse en PDFs exportados debido a una limitación del plugin de conversión de PDF. Convierte SVGs a PNG o JPG antes de subirlos como solución temporal. |
Mejores prácticas
- El nombre exporta de forma descriptiva. Utiliza una convención de nombres que incluya el espacio de trabajo, el idioma y la fecha,
UserGuide_EN_Oct2025por ejemplo. Esto facilita identificar el archivo correcto al gestionar múltiples exportaciones. - Regenerar en lugar de reexportar. Si el contenido ha cambiado desde tu última exportación, usa Regenerar en lugar de crear una nueva exportación. Se repite la misma configuración con el contenido publicado más reciente sin duplicar la entrada de exportación.
- Prueba primero con una pequeña selección. Antes de exportar un lote grande de categorías, realiza una pequeña exportación de prueba para verificar que el diseño de la plantilla se renderiza correctamente en tu contenido real.
- Utiliza protección con contraseña para contenido sensible. Si el PDF contiene información interna o confidencial, añade una contraseña en el paso de exportación para restringir el acceso.
Preguntas frecuentes
¿Puedo exportar los borradores de artículos en PDF?
Puedes exportar un solo borrador de artículo como PDF desde el editor avanzado WYSIWYG usando el menú Más. Sin embargo, la función de Exportar a PDF en masa solo admite artículos publicados. El PDF exportado es estático y no reflejará cambios futuros en el artículo.
¿Cuál es la diferencia entre Clonar y Regenerar?
Clone crea un duplicado de la entrada de exportación con todos los mismos atributos, útil cuando quieres crear una variación de una exportación existente. Regenerar reejecuta la misma exportación con el contenido publicado más reciente, actualizando el archivo existente en lugar de crear uno nuevo.
¿Los enlaces en el PDF exportado siguen funcionando?
Sí. Los enlaces internos de artículos y encabezados siguen funcionando en el PDF exportado. Si el artículo enlazado está incluido en la exportación, el enlace se navega dentro del PDF. Si no está incluido, el enlace abre el artículo correspondiente en la página de la base de conocimiento.
¿Qué pasa si mi exportación supera los 25 MB?
La exportación fracasará. Reduce el número de categorías o artículos seleccionados e inténtalo de nuevo. Puedes repartir el contenido en varias exportaciones más pequeñas si es necesario.
¿Por qué las imágenes SVG no son visibles en mis PDFs exportados?
Las imágenes SVG pueden no aparecer en PDFs exportados debido a una limitación del plugin de conversión PDF. Convierte el SVG a PNG o JPG y vuelve a subirlo antes de exportarlo.