Un enlace privado te permite compartir cualquier artículo con alguien que no tenga acceso a tu base de conocimiento, portal o sitio. El enlace es único del artículo y puede generarse, copiarse y eliminarse en cualquier momento. Esto es útil para compartir borradores o artículos restringidos con revisores, partes interesadas o colaboradores externos sin publicar el contenido ni conceder acceso al portal.
Cuándo usar enlaces privados
- Comparte un borrador de artículo con un interesado o experto en la materia para su revisión antes de publicarlo.
- Comparte un artículo restringido con un colaborador externo que no sea usuario de tu proyecto Document360.
- Proporciona acceso temporal al contenido sin añadir al destinatario como lector o usuario.
Crea un enlace privado
- Accede al artículo en el portal de la base de conocimiento.
- Haz clic en el icono Más () en el encabezado del artículo, o haz clic en el icono Más junto al nombre del artículo en el árbol de categorías.
- Haz clic en el icono del enlace de Compartir ().
- En el panel de enlaces de compartir , haz clic en Obtener enlace compartible para generar un nuevo enlace.
- Haz clic en Copiar para copiar el enlace y compartirlo con el destinatario.
Gestionar un enlace privado
Una vez generado un enlace privado, puedes gestionarlo desde el mismo panel de enlace de compartir .
| Acción | Cómo hacerlo |
|---|---|
| Copia el enlace | Haz clic en Copiar en el panel de enlaces de Compartir. |
| Elimina el enlace | Haz clic en Borrar enlace. El enlace se vuelve inmediatamente inválido para cualquiera con quien se haya compartido. |
| Regenerar el enlace | Elimina primero el enlace existente y luego haz clic en Obtener enlace compartible para generar uno nuevo. |
Cómo se comportan los enlaces privados
- Un enlace privado solo concede acceso al artículo específico para el que fue creado. Si el artículo contiene enlaces a otros artículos, al hacer clic en esos enlaces se pedirá al destinatario que inicie sesión.
- Si el artículo se elimina, el enlace privado no mostrará el contenido del artículo. Si el artículo se recupera más tarde de la papelera o se restaura desde una copia de seguridad, el mismo enlace volverá a funcionar.
- El estilo CSS personalizado se aplica en la vista previa del enlace compartido. No se admiten integraciones personalizadas de JavaScript y HTML en previsualizaciones privadas de enlaces.
- Los enlaces privados no caducan automáticamente. Elimina el enlace manualmente cuando ya no sea necesario acceder.
Mejores prácticas
- Elimina los enlaces privados una vez que la revisión esté completa para evitar accesos no intencionados y continuos.
- Genera un enlace privado separado para cada artículo si necesitas compartir varios artículos con el mismo destinatario.
- Utiliza enlaces privados para la revisión de borradores en lugar de publicar un borrador a un grupo restringido de lectores. Es más rápido y no requiere añadir al destinatario como lector.
Preguntas frecuentes
¿Puedo compartir un artículo no publicado con alguien que no sea usuario de mi proyecto?
Sí. Los enlaces privados funcionan tanto para artículos publicados como no publicados. El destinatario no necesita ser usuario o lector en tu proyecto Document360 para acceder al artículo a través del enlace.
¿Caduca automáticamente un enlace privado?
No. Los enlaces privados no tienen una caducidad automática. Permanecen activas hasta que las eliminas manualmente desde el panel de enlaces de compartir. Elimina el enlace cuando ya no sea necesario acceder.
¿Qué ocurre cuando borro un enlace privado?
El enlace se vuelve inmediatamente inválido. Cualquiera que intente acceder al artículo usando el enlace eliminado ya no podrá verlo. Puedes generar un nuevo enlace para el mismo artículo en cualquier momento.
¿Puede el destinatario acceder a otros artículos enlazados dentro del artículo compartido?
No. Un enlace privado solo concede acceso al artículo específico para el que fue creado. Al hacer clic en enlaces a otros artículos dentro del contenido, el destinatario solicitará iniciar sesión. Genera y comparte enlaces privados separados para cada artículo si es necesario acceder a varios artículos.
¿Por qué no aparece JavaScript personalizado en la vista previa del enlace compartido?
No se admiten integraciones personalizadas de JavaScript y HTML en previsualizaciones privadas de enlaces para garantizar un rendimiento y seguridad consistentes cuando el contenido se accede externamente. Se soporta CSS personalizado y se aplicará en la vista previa. Para probar personalizaciones de JavaScript o HTML, publica el artículo y accede a él desde la base de conocimiento, o utiliza un proyecto Sandbox para hacer pruebas.