Offres prenant en charge cette fonctionnalité : Business Enterprise
Importer directement du contenu d’articles à partir de fichiers PDF aide à simplifier le processus de constitution de votre base de connaissances. Document360 prend en charge l’importation de fichiers PDF textuels, y compris les PDF contenant des images, ce qui vous permet d’intégrer du contenu pré-écrit dans votre base de connaissances.
Document360 ne prend pas en charge les PDF numérisés, les fichiers protégés ou restreints par mot de passe, ni les PDF à disposition multi-colonnes. Lorsque certaines polices ou styles ne sont pas pris en charge, une mise en forme par défaut de l’éditeur est appliquée pour maintenir la lisibilité.
Plans, crédits et limites
Des articles importés depuis PDF sont disponibles pour les forfaits Nouvelle Entreprise et Nouvelle Entreprise. Chaque plan inclut une allocation mensuelle de crédits d’importation :
Affaires : 200 crédits/mois
Enterprise : 300 crédits/mois
Les crédits sont réinitialisés mensuellement sans roulement - les crédits non utilisés expirent à la fin de chaque mois.
Vos crédits disponibles et les crédits requis sont affichés dans le modal d’importation avant de commencer toute importation.
Assurez-vous que la taille de votre fichier PDF soit inférieure à 30 Mo/300 pages.
Si vous n’avez pas assez de crédits, l’action d’importation sera désactivée jusqu’à ce que vous achetez des crédits supplémentaires ou attendiez la réinitialisation mensuelle.
Document360 prend également en charge la création d’articles à partir de fichiers Word (
.docx).La fonction d’importation d’articles depuis le PDF n’est pas disponible si vous êtes sur nos forfaits Legacy.
Importation de fichiers PDF
Importation d’un fichier PDF dans l’éditeur WYSIWYG avancé
Ajoutez votre contenu pré-écrit dans Document360 en important directement des documents PDF dans l’éditeur WYSIWYG avancé :
Ouvrez un article vide dans l’éditeur WYSIWYG avancé.
Si l’article est vide, l’option Importer un document apparaîtra.
Cliquez sur Importer le document.
La fenêtre d’Importation de document apparaîtra.
Téléchargez un fichier PDF en utilisant le glisser-déposer ou l’option Télécharger un fichier .
Cliquez sur l’icône Supprimer pour supprimer le fichier téléchargé si nécessaire.
Cliquez sur Importer pour lancer le processus. Vous verrez un message de toast confirmant que l’importation est en cours.
Le nom de l’article et le slug seront générés automatiquement en fonction du nom du fichier téléchargé.
NOTE
L’option Importer un document (PDF, DOCX) n’est disponible que lorsque l’éditeur WYSIWYG avancé est sélectionné comme éditeur par défaut dans les paramètres de votre espace de travail.
Importation d’un fichier PDF en tant qu’article unique
Pour importer un fichier .pdf en tant qu’article Document360 :
Connectez-vous au Knowledge base portal et sélectionnez le projet souhaité.
Naviguez Documentation () dans la barre de navigation de gauche.
Naviguez vers la catégorie souhaitée dans le volet Categories & Articles .
Pour commencer le processus d’importation de document, suivez l’une des options proposées :
Cliquez sur l’icône More () à côté du nom de la catégorie et sélectionnez Article > () Importer le document (.docx, .pdf).
Cliquez sur Créer dans la barre de navigation supérieure et sélectionnez Article > () Importer document (.docx, .pdf).
Cliquez sur le menu déroulant Créer un article en haut à droite et sélectionnez Article > () Importer document (.docx, .pdf).
Cliquez sur Télécharger fichier depuis mon appareil pour importer le PDF depuis votre stockage local ou glisser-déposer le document source PDF. Par défaut, l’option Article unique sera sélectionnée dans la boîte d’Importation de document. Si le PDF contient plus de 300 pages, l’option d’importation passe automatiquement à Plusieurs articles.
NOTE
Un seul import PDF peut s’exécuter par projet à la fois. Si un utilisateur du projet importe un PDF, les autres ne peuvent pas commencer une nouvelle importation tant que l’importation actuelle n’est pas terminée. Si un autre utilisateur tente d’importer un PDF pendant ce temps, un message d’erreur s’affiche indiquant qu’une importation est déjà en cours.
Document360 remplit automatiquement les champs nom de l’article et catégorie en fonction du nom de fichier du document source et de la catégorie que vous avez sélectionnée à l’étape 3. Vous pouvez modifier les deux champs si besoin.
NOTE
Si le nom de l’article est mis à jour manuellement lors du processus d’importation PDF, le changement ne sera pas enregistré dans l’audit de l’équipe.
Sélectionnez l’emplacement où vos fichiers multimédias doivent être enregistrés dans le menu déroulant de l’emplacement du Drive .
Cliquez sur Importer pour lancer le processus. Vous verrez un message de toast confirmant que l’importation est en cours.
Une fois l’importation terminée, un message de réussite confirme le processus. Cliquez sur Aller à l’article pour accéder directement à l’article qui a été créé.
NOTE
Les images du document PDF seront téléchargées sous forme de fichiers individuels dans le dossier Drive sélectionné.
Importation d’un fichier PDF sous forme de plusieurs articles
Vous pouvez diviser un seul document PDF en plusieurs articles en fonction des niveaux de titre détectés dans le fichier.
Connectez-vous au Knowledge base portal et sélectionnez le projet souhaité.
Naviguez Documentation () dans la barre de navigation de gauche.
Naviguez vers la catégorie souhaitée dans le volet Categories & Articles .
Pour commencer le processus d’importation de document, suivez l’une des options proposées :
Cliquez sur l’icône More () à côté du nom de la catégorie et sélectionnez Article > () Importer le document (.docx, .pdf).
Cliquez sur Créer dans la barre de navigation supérieure et sélectionnez Article > () Importer document (.docx, .pdf).
Cliquez sur le menu déroulant Créer un article en haut à droite et sélectionnez Article > () Importer le document (.docx, .pdf).
Cliquez sur Télécharger le fichier depuis mon appareil pour importer le PDF depuis votre stockage local ou glisser-déposer le document source PDF.
Sélectionnez l’onglet Plusieurs articles dans la boîte de dialogue Importer un document .
Sélectionnez l’emplacement où vos fichiers multimédias doivent être enregistrés dans le menu déroulant de l’emplacement du Drive .
Sélectionnez les niveaux d’en-titre (par exemple, H1, H2...) dans le document Scinder par champ de niveau d’en-tête pour contrôler la façon dont le PDF est divisé en articles. Par défaut, H1 est sélectionné et ne peut pas être supprimé. Par exemple :
Si seul H1 est sélectionné, un nouvel article est créé pour chaque titre H1.
Si H1 et H2 sont sélectionnés, un nouvel article est créé pour chaque titre H1, et chaque section H2 au sein d’un H1 est également créée comme un article distinct. C’est utile lorsque votre document comporte plusieurs sous-sections que vous souhaitez organiser en articles individuels pour une meilleure clarté et navigation.
Cliquez sur Importer pour lancer le processus. Vous verrez un message de toast confirmant que l’importation est en cours.
Une fois l’importation terminée, un message de réussite confirme le processus et affiche le nombre total d’articles importés. Cliquez sur Voir les détails pour voir la liste des articles ainsi que leur statut d’importation.
Cliquez sur Aller à l’article pour accéder directement au premier article réussi créé lors de l’importation.
NOTE
Les images du document PDF seront téléchargées sous forme de fichiers individuels dans le dossier Drive sélectionné.
Disponibilité des fonctionnalités et portée actuelle
L’importation d’articles depuis PDF est désormais disponible dans le cadre de l’expérience produit standard. Cette fonctionnalité est conçue pour aider les équipes à convertir rapidement du contenu PDF en articles modifiables tout en préservant la structure de base et la lisibilité.
Le processus d’importation privilégie les éléments de contenu courants tels que les titres, paragraphes, listes, tableaux, images et liens. Dans certains cas, la mise en forme spécifique au PDF ou les éléments visuels complexes peuvent être simplifiés lors de l’importation afin d’assurer la cohérence et la modifiabilité dans l’éditeur.
Les comportements suivants peuvent être observés lors de l’importation de contenu à partir de fichiers PDF :
Les emojis et expressions basées sur LaTeX peuvent être importés en texte brut ou omis.
La mise en page de type checklist peut être convertie en listes standard.
Les graphiques, formes et autres éléments graphiques décoratifs ne sont pas importés.
Les termes du glossaire, extraits et variables sont importés sous forme de texte classique.
Les tableaux et listes s’étendant sur plusieurs pages peuvent être divisés en blocs séparés.
Les hyperliens où le texte visible diffère de l’URL réelle peuvent être remplacés par un espace provisoire.
Les éléments de liste imbriqués, comme les images dans des listes, ne s’affichent pas toujours en ligne.
Les images sont importées en pleine largeur et, dans certains cas, peuvent apparaître plus d’une fois.
Ces comportements sont attendus lorsqu’on travaille avec des PDF qui reposent fortement sur la mise en page visuelle ou la mise en forme avancée. Le contenu importé reste entièrement modifiable, permettant aux équipes d’affiner la mise en forme et la structure selon les besoins après l’importation.
Le support des éléments PDF supplémentaires et des scénarios de mise en page peut être amélioré au fil du temps.
FAQ
Quelle est la taille maximale de fichier pour les fichiers PDF pouvant être importés ?
La taille maximale prise en charge est de 30 Mo, soit les 300 premières pages, selon la première éventualité. Chaque page importée consomme un crédit. Si votre fichier dépasse cette limite, divisez-le en parties plus petites avant de réimporter.
Quelle est la meilleure pratique pour gérer de grands documents PDF ?
Comme bonne pratique, divisez les gros fichiers PDF en plusieurs articles pour de meilleures performances et une gestion de contenu plus facile. Vous pouvez utiliser l’option Importer comme plusieurs articles et sélectionner les niveaux d’en-titre appropriés.
Est-il possible d’importer des fichiers PDF en utilisant les éditeurs Markdown/WYSIWYG ?
Non. L’importation de fichiers PDF n’est pas prise en charge dans les éditeurs Markdown/WYSIWYG.
Pourquoi ai-je une erreur lors de l’importation d’un document PDF dans Document360 ?
Des erreurs peuvent survenir si :
Le PDF est scanné, protégé par mot de passe ou restreint.
Le PDF n’est pas basé sur du texte et ne comporte pas de titres clairement identifiables.
Le PDF contient des mises en page complexes ou des éléments non pris en charge (par exemple, des commentaires ou des pages à colonnes multiples).
Les polices ou ressources intégrées ne peuvent pas être associées.
Puis-je importer des fichiers HTML ?
Non. Actuellement, seuls les fichiers Word (.docx) et PDF (.pdf) sont pris en charge pour l’importation.
Puis-je importer plusieurs fichiers PDF en même temps ?
Non. Un seul import PDF peut s’exécuter par projet à la fois.
Si un utilisateur du projet importe déjà un PDF, les autres utilisateurs ne peuvent pas commencer une nouvelle importation tant que la version actuelle n’est pas terminée.
Si un autre utilisateur tente d’importer un PDF pendant qu’une importation est en cours, un message d’erreur s’affiche indiquant qu’une importation est déjà en cours et qu’il faut attendre qu’elle soit terminée.