Exporter votre projet Document360 en fichier ZIP - WebHelp

En utilisant l’option Export dans Documentation, vous pouvez exporter et télécharger le contenu de votre projet sous forme de fichier ZIP ou de fichier WebHelp et accéder à votre documentation hors ligne sans connexion internet. Le fichier ZIP du projet exporté peut être facilement importé dans un autre projet dans Document360.

La fonctionnalité de documentation hors ligne de Document360 permet aux utilisateurs d’exporter leur projet sous forme de fichiers WebHelp, offrant ainsi un système d’aide hors ligne et autonome. Ces fichiers offrent une meilleure navigation que les PDF et peuvent servir de documentation d’aide pour les logiciels accessibles sans connexion internet.

Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de générer et de distribuer des fichiers d’aide hors ligne, assurant l’accessibilité dans des environnements où l’accès à Internet est limité ou indisponible, ainsi que d’héberger votre documentation sur votre propre serveur web, offrant un accès fiable à la documentation en permanence. Cela vous offrira une version hors ligne entièrement fonctionnelle de votre site de documentation, avec une table des matières structurée, un support multimédia, une navigation intuitive et des capacités de recherche intégrées.

Pour exporter votre documentation en fichier WebHelp, suivez les étapes ci-dessous :

1. Dans la barre de navigation de gauche, allez dans Content tools > Import and export project, puis sélectionnez Importer et exporter le projet.

2. Cliquez sur Exporter et la boîte d’affichage Export du projet apparaîtra.

3. Dans le menu déroulant Format , sélectionnez HTML (Documentation hors ligne).

4. Dans la barre de recherche Sélectionner catégories , cherchez la catégorie que vous souhaitez exporter et sélectionnez-la. La recherche s’applique à tous les espaces de travail, langues et catégories.

 NOTE

L’option Inclure des articles nouveaux ou modifiés n’est pas disponible pour le format HTML (Documentation hors ligne).

Sélection et désélection des catégories

Lors de l’exportation de votre projet, vous pouvez choisir exactement ce que vous souhaitez inclure en sélectionnant des espaces de travail, des catégories ou des sous-catégories spécifiques. Voici les différentes façons de gérer vos choix.

Sélectionner l’espace de travail

Pour sélectionner l’ensemble de l’espace de travail,

1. Sélectionnez la case à cocher à côté de l’espace de travail, de la langue ou de la catégorie que vous souhaitez exporter. Sélectionner la case sélectionne automatiquement toutes les langues et catégories incluses.

2. Cliquez sur la flèche pour agrandir et voir toutes les langues et catégories incluses.

Pour décocher toutes les sélections, décochez la case à cocher à côté de l’espace de travail. Cela effacera toutes les langues, catégories et sous-catégories sélectionnées sous ce projet.

Sélectionnez une catégorie spécifique avec ses sous-catégories

Pour sélectionner une catégorie et toutes ses sous-catégories,

1. Cliquez sur la flèche à côté de la catégorie pour l’agrandir.

2. Sélectionnez la case à cocher à côté de la catégorie que vous souhaitez exporter. Toutes les sous-catégories à son sein seront sélectionnées automatiquement.

Sélectionnez uniquement une sous-catégorie

Sélectionner uniquement une sous-catégorie sans sélectionner les articles de sa catégorie principale.

1. Cliquez sur la flèche pour agrandir la catégorie principale et voir ses sous-catégories.

2. Sélectionnez la case à cocher à côté de la sous-catégorie que vous souhaitez exporter. Seule cette sous-catégorie et ses articles seront sélectionnés.

3. Pour désélectionner une sous-catégorie spécifique tout en gardant les autres sélectionnées, sélectionnez la case à cocher à côté de la sous-catégorie que vous souhaitez supprimer. La sous-catégorie sera désélectionnée.

 NOTE

La case à cocher de la catégorie principale apparaîtra dans un état indéterminé (partiellement remplie) pour indiquer que seuls certains de ses contenus sont sélectionnés.

Sélectionnez uniquement une catégorie sans ses sous-catégories

Pour ne sélectionner qu’une catégorie et non ses sous-catégories,

1. Si vous souhaitez que seule la catégorie soit sélectionnée, survolez la catégorie et cliquez sur Sélectionner cette catégorie.

Seule la catégorie et ses articles respectifs seront sélectionnés, et non ses sous-catégories.

Désélectionner uniquement les articles d’une catégorie principale

Pour exclure une sous-catégorie sans affecter les autres,

1. Survolez la catégorie principale et cliquez sur Désélectionner cette catégorie. Seuls les articles directement situés dans la catégorie principale seront supprimés.

Les sous-catégories sous ce modèle resteront sélectionnées, et la case principale apparaîtra partiellement remplie pour refléter cela.

Ne désélectionner que les articles d’une sous-catégorie

Pour exclure une sous-catégorie tout en gardant les autres sous-catégories incluses,

1. Survolez la catégorie et cliquez sur Désélectionner cette catégorie. Seuls les articles directement dans cette catégorie seront retirés de la sélection.

Toutes les sous-catégories sous cette catégorie restent sélectionnées, et la case à cocher de catégorie devient indéterminée pour indiquer qu’un certain contenu est toujours inclus.

 NOTE

Cela ne supprime que les articles au niveau de la catégorie que vous avez sélectionnée. Tout ce qui se trouve dans les sous-catégories reste inclus.

Projet d’exportation

Une fois que vous avez sélectionné les catégories souhaitées,

1. Sélectionnez la case Inclure les fichiers multimédias pour inclure les fichiers multimédias associés dans le fichier ZIP exporté.

2. Cliquez sur Exporter pour commencer à exporter le contenu du projet.

Le processus d’exportation est lancé, et vous recevrez une notification en haut à droite lorsque l’exportation est terminée et prête à être téléchargée. Vous pouvez naviguer vers d’autres modules pendant que l’exportation est en cours.

• Votre fichier WebHelp téléchargé inclura un fichier index pour ouvrir la base de connaissances exportée dans votre navigateur ou dans tout moteur de navigateur embarqué.

• Vous pouvez rechercher dans votre base de connaissances, passer d’un espace de travail à un autre langue, et accéder à tous les articles et catégories exportés, y compris les ressources médias et les liens internes joints.

Les éléments suivants ne seront pas inclus dans la documentation hors ligne :

• Navigation vers les articles précédents et suivants

• Table des matières de chaque article

• Commentaires en ligne

• Définitions du glossaire

• Breadcrumbs (chemin de navigation de l’article)

• Pièces jointes s’il y en a

NOTE

Dans WebHelp, les vidéos intégrées de plateformes comme YouTube/Vimeo, ainsi que des liens externes ne seront pris en charge que lorsque votre système dispose d’une connexion internet.

Téléchargement du fichier ZIP

Pour télécharger le fichier ZIP du projet Document360 exporté,

1. Passez la souris sur Outils de contenu dans la barre de navigation de gauche.

2. Dans le sous-menu, naviguez dans Import & export export > Import and export project.

   Le dernier fichier exporté sera disponible dans la section Fichiers récents (la date et l’heure d’exportation seront disponibles dans le fichier).

3. Cliquez sur Télécharger pour enregistrer le fichier dans votre stockage local. Sinon, cliquez sur Copier le lien pour générer un lien téléchargeable vers le fichier d’exportation.

   

NOTE

Une fois une nouvelle opération d’exportation effectuée, le ZIP précédemment exporté disponible en téléchargement est écrasé.

Accès à la base de connaissances hors ligne

Une fois le processus d’exportation terminé, la documentation est téléchargée sous forme de fichier ZIP.

1. Extrais le fichier ZIP téléchargé dans un dossier local sur ton ordinateur.

2. Depuis le dossier extrait, ouvrez le fichier index.html dans un navigateur web pour consulter la documentation exportée hors ligne.

Cela ouvre la version hors ligne de votre base de connaissances avec une navigation complète et une structure complètes. Vous pouvez parcourir des articles, passer d’un espace de travail à une langue à l’autre, et utiliser la recherche intégrée sans connexion internet.