Microsoft Teams

L’extension Microsoft Teams relie votre base de connaissances Document360 à Teams afin que votre équipe puisse rechercher et partager des articles directement dans les discussions et les canaux — sans quitter la plateforme Teams. Au lieu de passer d’une application à l’autre pour trouver le bon article et coller un lien dans une conversation, les membres de l’équipe peuvent accéder à toute votre base de connaissances depuis Teams via l’application Document360 intégrée dans les contrôles du chat. Une fois connectés, les articles peuvent être trouvés et partagés en quelques secondes depuis n’importe quel chat ou canal Teams.

Quand utiliser l’extension Microsoft Teams

• Votre équipe utilise Microsoft Teams comme plateforme de communication principale et a besoin d’un accès rapide aux articles de la base de connaissances pendant les conversations sans changer d’onglet.
• Le support ou le personnel des opérations partage fréquemment les mêmes articles avec des collègues ou des clients et souhaite un moyen plus rapide de les trouver et de les envoyer sans quitter Teams.
• Vous souhaitez réduire le temps nécessaire pour répondre aux requêtes internes en faisant apparaître directement le contenu pertinent de la base de connaissances dans les conversations d’équipe.
• Votre équipe travaille sur plusieurs canaux et a besoin d’informations cohérentes et précises, disponibles dans n’importe quel contexte de discussion, sans dépendre des individus pour se souvenir de l’emplacement des articles.

Avant que tu commences

• Vous devez avoir un compte Microsoft Teams avec la permission d’ajouter des applications.
• Seul un administrateur ou un propriétaire dans Document360 peut générer le jeton API nécessaire pour cette configuration.

Comment connecter Microsoft Teams à Document360

La configuration comprend trois étapes : ajouter l’application Document360 dans Teams, générer un jeton API dans Document360, et configurer la clé API dans Teams.

Étape 1 — Ajouter l’application Document360 à Teams

1. Dans Microsoft Teams, cliquez sur Applications depuis la barre de navigation de gauche.
2. Dans la barre de recherche, tapez Document360.
3. Cliquez sur l’application et sélectionnez Ajouter.

Une fois ajouté, le logo Document360 apparaît dans les commandes du chat en bas. Vous pouvez aussi y accéder en tapant @Document360 dans la barre de recherche Teams et en appuyant sur Entrée.

Étape 2 — Générer le jeton API dans Document360

1. Naviguez vers Connexions > Extensions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
2. Dans la section collaboration en équipe , localisez Microsoft Teams et cliquez sur Connecter. Le panneau des détails de Microsoft Teams apparaît avec un jeton API généré.
3. Copiez le jeton API généré.

Étape 3 — Configurer la clé API dans Teams

1. Dans Microsoft Teams, allez dans n’importe quel chat et cliquez sur + dans le champ texte.
2. Sélectionnez Document360 parmi les applications listées, puis cliquez sur Ajouter la clé API.
3. Collez le jeton API généré dans le champ clé API. Un message de réussite confirme que l’intégration est active.

Comment rechercher et partager des articles dans Teams

Une fois connecté, vous pouvez rechercher et partager des articles de base de connaissances depuis n’importe quel chat ou canal Teams en utilisant deux méthodes.

Méthode 1 — Contrôles de chat

C’est la méthode la plus rapide lorsque vous êtes déjà engagé dans une conversation active.

1. Dans un chat ou une chaîne Teams, cliquez sur le logo Document360 depuis les commandes du chat.
2. Entrez un mot-clé dans la barre de recherche.
3. Sélectionnez les articles pertinents dans les résultats de recherche.

Méthode 2 — Commande champ message

Utilisez cette méthode lorsque vous souhaitez faire des recherches avant de rédiger votre message.

1. Dans le champ du nouveau message en bas d’un chat, tapez /Document360search et appuyez sur Entrée.
2. Un sous-champ de recherche apparaît.
3. Entrez votre requête — les résultats sont remplis.
4. Cliquez sur un résultat pour l’ajouter à la conversation.

Vous pouvez modifier votre réponse avec un message personnalisé avant de l’envoyer.

Comment retirer l’extension

Pour désinstaller l’application Document360 depuis Teams :

1. Dans Microsoft Teams, faites un clic droit sur l’application Document360 .
2. Cliquez sur Désinstaller.

Meilleures pratiques

• Utilisez la méthode des contrôles de chat lorsque vous êtes déjà en pleine conversation — c’est plus rapide que de taper une commande et cela vous maintient dans le flux de la conversation.
• Utilisez la commande de champ message (/Document360search) lorsque vous souhaitez trouver et prévisualiser un article avant de commencer à rédiger, ou lorsque vous souhaitez parcourir plusieurs résultats avant d’en choisir un.
• Ajoutez un court message personnalisé avant d’envoyer un lien d’article afin que les destinataires comprennent pourquoi vous le partagez et sur quoi se concentrer. Un lien nu, sans contexte, est facile à négliger.
• Partagez des liens d’articles plutôt que de copier-coller le contenu de l’article dans le chat. Les liens pointent toujours vers la dernière version de l’article ; Le contenu collé devient obsolète si l’article est mis à jour ultérieurement.
• Si des membres de l’équipe signalent que l’application Document360 n’apparaît pas dans les contrôles de chat après la configuration, demandez-leur de rafraîchir Teams ou de se déconnecter puis de se reconnecter — l’application nécessite parfois un redémarrage de la session pour qu’elle apparaisse.

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