Une fois un modèle PDF configuré, vous pouvez créer une nouvelle exportation en sélectionnant le contenu souhaité, en choisissant un modèle, et en configurant le nom du fichier ainsi que la protection par mot de passe optionnelle. Les exportations sont gérées depuis la page Exporter des articles dans les outils de contenu.
Avant que tu commences
- Seuls les articles publiés, les guides étape par étape et les pages de catégories peuvent être exportés. Les articles et catégories cachés ne sont pas disponibles pour la sélection.
- La taille maximale d’exportation est de 25 Mo. Si votre export dépasse ce seuil, réduisez le nombre de catégories ou d’articles sélectionnés et réessayez.
- Il faut configurer au moins un modèle PDF avant d’exporter. Consultez les modèles PDF pour les instructions de configuration.
Accédez à la page Exporter des articles
- Naviguez vers Outils de contenu () dans la barre de navigation de gauche.
- Sélectionnez Importer et exporter > Exporter des articles dans le panneau de navigation de gauche.
Créer une nouvelle exportation PDF
- Sur la page Exporter des articles , cliquez sur Créer un nouveau PDF en haut à droite. La page Start export s’ouvre.
- Remplissez les détails d’exportation :
| Terrain | Description |
|---|---|
| Nom | Saisissez un nom pour le fichier PDF exporté. |
| Mot de passe | Optionnel. Ajoutez un mot de passe pour restreindre l’accès au PDF. |
| Sélectionnez un modèle PDF | Choisissez un modèle PDF pour appliquer les paramètres de design, la page couverture, le filigrane, la mise en page et les polices. |
| Espace de travail | Sélectionnez l’espace de travail depuis lequel exporter. |
| Langue | Sélectionnez la version linguistique du contenu à exporter. |
- Consultez l’aperçu du modèle sur le côté droit de la page. Naviguez entre les aperçus de la couverture, des termes, des conditions d’utilisation et du contenu pour vérifier le design avant l’exportation.
- Dans la section Catégories & articles , cliquez sur Sélectionner des articles de catégorie.
- Dans la boîte de dialogue Ajouter des catégories & articles , sélectionnez les catégories, sous-catégories et articles que vous souhaitez inclure.
- Cliquez sur Terminé pour confirmer votre sélection.
- Cliquez sur Exporter pour lancer l’exportation. Le statut d’exportation se met à jour en Succès une fois l’exportation terminée.
Les liens internes entre articles et titres dans les articles sélectionnés restent fonctionnels dans le PDF exporté. Les liens pointant vers des articles non inclus dans l’export ouvrent la page correspondante sur le site de la base de connaissances. Vous pouvez exporter des articles d’une ou plusieurs catégories en une seule exportation.
Gérer les PDF exportés
Après la création d’une exportation, survolez la souris pour accéder aux actions suivantes :
| Action | Description |
|---|---|
| Télécharger | Enregistrez le PDF généré sur votre appareil. |
| Régénération | Relance l’export avec le dernier contenu publié. |
| Clone | Créez un doublon de l’export avec tous les mêmes attributs. |
| Édit | Mettez à jour les attributs d’exportation tels que nom, modèle, espace de travail ou sélection de contenu. |
| Détails d’exportation | Consultez le nom du fichier, la version, la langue, ainsi que les catégories et articles inclus dans l’exportation. |
| Supprimer | Supprimez définitivement l’exportation. Cette action ne peut être annulée. |
Exporter un brouillon d’article en PDF
Vous pouvez exporter un seul brouillon d’article en PDF directement depuis l’éditeur avancé WYSIWYG pour le partager avec des membres extérieurs à votre équipe de projet.
- Ouvrez l’article dans l’éditeur avancé WYSIWYG.
- Cliquez sur l’icône Plus () et sélectionnez Exporter PDF.
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- Téléchargez le PDF et partagez-le si besoin.
Lorsque vous exportez un article en PDF, le fichier est statique. Toute mise à jour apportée à l’article après l’exportation n’apparaîtra pas dans le PDF. Si vous souhaitez que les membres externes voient toujours la version la plus récente d’un article, utilisez plutôt Partager des articles via un lien privé .
Limitations
| Objet | Détails |
|---|---|
| Taille maximale d’exportation | 25 Mo. |
| Contenu exportable | Articles publiés, guides étape par étape et pages de catégories uniquement. |
| Contenu caché | Les articles et catégories cachés sont exclus de l’exportation. |
| Images SVG | Les images SVG ne peuvent pas s’afficher dans les PDF exportés en raison d’une limitation du plugin de conversion PDF. Convertissez les SVG en PNG ou JPG avant de les téléverser comme solution de contournement. |
Meilleures pratiques
- Le nom exporte de façon descriptive. Utilisez une convention de nommage incluant l’espace de travail, la langue et la date, par
UserGuide_EN_Oct2025exemple . Cela facilite l’identification du bon fichier lors de la gestion de plusieurs exportations. - Régénérer plutôt que réexporter. Si le contenu a changé depuis votre dernière exportation, utilisez Régénérer au lieu de créer une nouvelle exportation. Il réexécute les mêmes paramètres sur le contenu publié le plus récent sans dupliquer l’entrée d’exportation.
- Testez d’abord avec une petite sélection. Avant d’exporter un grand lot de catégories, effectuez un petit test d’exportation pour vérifier que le design du modèle est correctement affiché sur votre contenu réel.
- Utilisez une protection par mot de passe pour les contenus sensibles. Si le PDF contient des informations internes ou confidentielles, ajoutez un mot de passe à l’étape d’exportation pour restreindre l’accès.
FAQ
Puis-je exporter des articles brouillons en PDF ?
Vous pouvez exporter un seul brouillon d’article en PDF depuis l’éditeur WYSIWYG avancé via le menu Plus. Cependant, la fonctionnalité d’exportation massive en PDF ne prend en charge que les articles publiés. Le PDF exporté est statique et ne reflétera pas les modifications futures de l’article.
Quelle est la différence entre Cloner et Régénérer ?
Le clone crée un doublon de l’entrée d’exportation avec tous les mêmes attributs, utile si vous souhaitez créer une variation d’une exportation existante. Regenerate relance la même exportation avec le dernier contenu publié, en mettant à jour le fichier existant plutôt que d’en créer un nouveau.
Les liens dans le PDF exporté fonctionnent-ils toujours ?
Oui. Les liens internes entre articles et titres restent fonctionnels dans le PDF exporté. Si l’article lié est inclus dans l’exportation, le lien navigue dans le PDF. Si elle n’est pas incluse, le lien ouvre l’article correspondant sur le site de la base de connaissances.
Que se passe-t-il si mon export dépasse 25 Mo ?
L’exportation échouera. Réduisez le nombre de catégories ou d’articles sélectionnés et réessayez. Vous pouvez répartir le contenu en plusieurs petites exportations si besoin.
Pourquoi les images SVG ne sont-elles pas visibles dans mes PDF exportés ?
Les images SVG peuvent ne pas apparaître dans les PDF exportés en raison d’une limitation du plugin de conversion PDF. Convertissez le SVG en PNG ou JPG et téléchargez-le à nouveau avant d’exporter.