Créez un nouveau PDF (personnalisez le contenu que vous souhaitez dans votre PDF) et ajoutez des attributs PDF comme le nom du fichier, le choix des modèles et le choix du contenu. Le PDF exporté peut également être protégé par mot de passe si l’utilisateur choisit d’ajouter un certain niveau de sécurité d’accès.
Export en PDF
Passez la souris sur Outils de contenu dans la barre de navigation de gauche.
Dans le sous-menu, naviguez Import & export > Exporter en PDF.
L’onglet Modèles de Contenu est la sélection par défaut.
NOTE
Vous ne pouvez exporter que les articles publiés, les guides étape par étape et les pages de catégories. Tous les articles/catégories cachés ne seront pas disponibles pour exportation.
Lors de l’exportation des articles en PDF, Document360 applique une limite de 25 Mo au contenu de votre article lors du processus de génération PDF, et non au fichier téléchargé final. Cela signifie que votre PDF exporté peut dépasser 25 Mo, car le fichier final inclut des éléments supplémentaires comme des images, des polices, des en-têtes et des filigranes.
Si vous rencontrez une erreur de taille lors de l’exportation, exportez par lots plus petits en sélectionnant moins de catégories ou d’articles.
Les fichiers PDF intégrés dans les articles apparaîtront comme des liens de téléchargement dans le PDF exporté plutôt que d’être rendus en ligne. Dans les projets en mode privé, ces liens de téléchargement expirent après 15 minutes en raison de l’expiration du token SaaS.
Créer un nouveau PDF
Suivez les étapes ci-dessous pour créer un nouveau PDF.
Dans la page Exporter en PDF , cliquez sur le bouton Créer un nouveau PDF en haut à droite.
La page Start export s’ouvre.Saisissez le nom pour le PDF. Le nom est prérempli en fonction du titre de la page de couverture configuré dans le modèle sélectionné. Vous pouvez le modifier avant d’exporter. Les caractères non pris en charge dans les noms de fichiers (tels que
/,:,*,"#?,<,>, )|sont automatiquement supprimés et signalés par un avertissement. Le nom du fichier que vous enregistrez est exactement celui utilisé pour le fichier téléchargé.Saisissez un mot de passe si vous souhaitez protéger votre PDF par mot de passe.
Dans le champ Sélectionner le modèle PDF , choisissez le modèle PDF requis dans le menu déroulant.
Le modèle de conception sert à styliser le modèle de contenu PDF. Les utilisateurs peuvent configurer les aspects visuels comme la page couverture, la table des matières, le filigrane, la mise en page, l’en-tête et le pied de page, ainsi que les paramètres de police.
Pour en savoir plus sur la création de modèles PDF, lisez l’article sur la conception d’un modèle PDF.Sélectionnez l’espace de travail requis.
Sélectionnez la langue requise.
L’aperçu du modèle sélectionné est affiché sur le côté droit. Vous pouvez naviguer entre les aperçus de la couverture, des termes, des conditions de traitement et du contenu.
Dans la section Catégories & articles , cliquez sur Sélectionner articles de catégorie pour choisir les catégories.
Dans la boîte de dialogue Ajouter des catégories & articles , sélectionnez les sous-catégories et articles que vous souhaitez exporter.
Cliquez sur Terminé pour confirmer la sélection.
Cliquez sur Exporter pour lancer l’exportation en PDF.
Le statut d’exportation sera mis à jour comme Succès à l’achèvement.
NOTE
Les liens internes entre articles et titres (URL absolue et relative) au sein des articles sélectionnés resteront fonctionnels dans le PDF exporté. Si un article lié ne fait pas partie de l’exportation, le lien redirige vers la page correspondante sur le site de la base de connaissances. Les liens internes entre articles et titres dans les articles sélectionnés restent fonctionnels dans le PDF exporté. Les liens pointant vers des articles non inclus dans l’export ouvrent la page correspondante sur le site de la base de connaissances. Ce comportement s’applique aussi bien aux URL internes relatives qu’absolues.
Vous pouvez télécharger plusieurs articles d’une ou plusieurs catégories sur votre site de base de connaissances sous forme de PDF.
Téléchargement des PDF exportés depuis le site de la base de connaissances
Lorsqu’une exportation PDF est générée dans un projet privé de la base de connaissances, les utilisateurs peuvent la télécharger directement depuis le site de la base de connaissances, et une copie est également envoyée par e-mail. Cela aide à réduire la dépendance à la livraison des emails, en particulier dans des environnements avec des filtres de messagerie stricts.
Cette fonctionnalité est disponible exclusivement pour les projets privés et les utilisateurs connectés de projets mixtes (publics et privés) où l’exportation PDF au niveau des catégories est activée.
Pour activer l’export PDF, allez dans > site de la base de connaissances > Paramètres d’article et SEO > en-tête d’article, puis activez le bouton Afficher le téléchargement comme PDF.
Pour télécharger un PDF exporté,
Cliquez sur Exporter PDF depuis le site ou le portail de la base de connaissances pour lancer l’exportation.
Le système génère le PDF côté serveur.
Une fois le PDF prêt, une boîte de dialogue de notification apparaît près de l’icône de la cloche avec le titre « Vos fichiers exportés sont désormais disponibles en téléchargement ! » Cliquez sur la boîte de dialogue ou sur l’icône de la cloche pour accéder à la section Notifications .
Dans la section Notifications , chaque PDF exporté affiche l’espace de travail, la langue, la date d’exportation et l’expiration du texte. Cliquez sur Télécharger PDF pour télécharger le fichier directement depuis votre navigateur.
Une notification par e-mail avec un lien de téléchargement est également envoyée simultanément à votre adresse e-mail enregistrée.
NOTE
Les PDF exportés sont disponibles pendant 30 jours et ne peuvent être consultés que par des utilisateurs autorisés via des liens de téléchargement sécurisés et limités dans le temps. Dans les projets privés et mixtes, les PDF dans la section Notifications ne sont visibles que par l’utilisateur qui les a générés et d’autres utilisateurs autorisés.
Autres actions sur PDF
Vous pouvez effectuer les actions suivantes sur le PDF exporté.
Télécharger : Enregistrez le PDF généré sur votre ordinateur.
Régénérer : Effectuez à nouveau la fonction d’exportation. En cliquant sur cette option, on exporte le contenu le plus récent disponible vers le PDF.
Cloner : Créer un doublon du modèle de contenu avec tous les attributs similaires au modèle original.
Édit : Modifiez les attributs du modèle de contenu.
Détails d’exportation : Consultez le nom du fichier, la version, la langue, les catégories et les articles dans le PDF exporté.
Supprimer : Supprimez le modèle de contenu de la bibliothèque de modèles. Cette action ne peut être annulée.
FAQ
Comment puis-je partager des articles brouillons avec des membres extérieurs à mon équipe projet ?
Dans l’éditeur avancé WYSIWYG, vous pouvez partager des articles brouillons avec des membres qui ne font pas partie de votre équipe de projet en utilisant l’option Exporter PDF .
Naviguez vers l’article souhaité dans l’éditeur WYSIWYG avancé.
Sélectionnez les More () > Exporter PDF.
Téléchargez une version PDF du brouillon de l’article.
Vous pouvez ensuite partager ce PDF avec les membres concernés.
Lorsque vous exportez un article en PDF, le fichier est statique. Toute mise à jour que vous apportez à l’article après l’exportation n’apparaîtra pas dans le PDF.
Si vous souhaitez que les membres extérieurs à votre équipe de projet voient toujours la version la plus récente de l’article, utilisez la fonction Partager des articles via un lien privé . Grâce à ce lien privé, les utilisateurs peuvent consulter l’article avec toutes les mises à jour en cours.
Quelles sont les limites de téléchargement des PDF ?
En plus de la limite de 25 Mo par taille d’exportation, les limites quotidiennes de téléchargement suivantes s’appliquent :
La limite quotidienne de téléchargement pour les exportations PDF depuis le site de la base de connaissances est de 500 Mo pour tous les forfaits. Une fois cette limite dépassée, les téléchargements supplémentaires seront restreints jusqu’au lendemain (réinitialisation après 24 heures).
Cette limite est suivie au niveau du projet.
Si vous avez besoin d’une limite de téléchargement quotidienne plus élevée, contactez votre gestionnaire de compte ou le support Document360 pour discuter d’un add-on.
Le téléchargement PDF depuis le site de la base de connaissances est disponible exclusivement pour les projets privés et les utilisateurs connectés de projets mixtes (public et privé).
Actuellement, il n’existe pas de suivi d’utilisation intégré pour la consommation quotidienne de téléchargement de PDF. Si vous souhaitez avoir une visibilité sur l’utilisation quotidienne, veuillez soumettre une demande de fonctionnalité.
Pourquoi les images SVG ne sont-elles pas visibles dans mes PDF exportés ?
Les images SVG peuvent ne pas apparaître dans les PDF exportés en raison d’une limitation du plugin SelectPDF, qui convertit HTML en PDF. Lorsque les SVG sont inclus avec l’etiqueta <img> , ils ne sont pas rendus dans le PDF. C’est une limitation connue du plugin SelectPDF.
Pour contourner les choses, vous pouvez :
Convertissez le fichier SVG en un format d’image supporté tel que PNG ou JPG.
Retéléversez le fichier converti.
Pourquoi mon PDF exporté affiche-t-il un lien de téléchargement au lieu du contenu PDF intégré ?
Lorsqu’un article contenant un PDF intégré est exporté, le PDF intégré ne s’affiche pas en ligne à l’intérieur du PDF exporté. À la place, il apparaît comme un lien de téléchargement (« Votre navigateur ne prend pas en compte le PDF. Cliquez ici pour télécharger »).
De plus, si votre projet est en mode privé (accessible uniquement aux lecteurs, contributeurs ou administrateurs définis), le lien de téléchargement contient un jeton de sécurité limité dans le temps et expirera 15 minutes après la génération du PDF. Les utilisateurs non connectés au projet ne pourront plus accéder au fichier intégré après cette période.
Pourquoi les liens internes dans mon PDF redirigent-ils vers le site de la Knowledge Base ?
Cela se produit lorsque des liens internes font référence à un slug d’article obsolète, ce qui les fait rediriger vers le site de la base de bases au lieu de fonctionner dans le PDF.
Pourquoi l’option « Exporter » n’est-elle pas cliquable lors de la création d’un nouveau PDF depuis le portail ?
L’option d’exportation PDF peut apparaître désactivée si un autre processus d’exportation est déjà en cours d’exécution en arrière-plan. Document360 ne prend en charge qu’une seule opération d’exportation à la fois pour un projet.
Si une exportation est en cours, des actions d’exportation supplémentaires seront temporairement indisponibles et l’option d’exportation restera grisée jusqu’à la fin de l’exportation active. Vérifiez si des tâches d’exportation PDF ou de projet en cours sont en cours et réessayez l’opération une fois l’exportation existante terminée.