Document360 offre aux lecteurs deux façons de télécharger les articles et catégories en PDF directement depuis le site de la base de connaissances. Ils peuvent exporter du contenu à la demande en utilisant le bouton Exporter PDF , ou télécharger un PDF précompilé généré depuis le portail et rendu disponible via le système de notifications. Les deux méthodes sont contrôlées par les paramètres que vous configurez dans le portail.
Le téléchargement PDF depuis le site de la base de connaissances est disponible exclusivement pour les projets privés et les utilisateurs connectés de projets mixtes.
Activez le téléchargement PDF dans le portail
Avant que les lecteurs puissent télécharger des PDF depuis votre site de base de connaissances, vous devez activer le bouton de téléchargement dans vos paramètres.
- Naviguez dans Paramètres () > site de la base de connaissances dans la barre de navigation de gauche.
- Sélectionnez Paramètres d’article et SEO dans le panneau de navigation de gauche.
- Dans l’onglet Paramètres de l’article , faites défiler jusqu’à la section en-tête de l’article .
- Activez le bouton Télécharger en PDF . Cette option est activée par défaut.
- Sélectionnez des options supplémentaires selon vos besoins :
| Option | Description |
|---|---|
| Autoriser le téléchargement de plusieurs articles | Permet aux lecteurs de sélectionner et d’exporter plusieurs articles ou une catégorie entière sous forme d’un seul PDF. |
| Permettre aux utilisateurs de choisir un modèle PDF lors de l’exportation | Permet aux lecteurs de choisir un modèle PDF lors de l’exportation. Si non sélectionné, le modèle par défaut est utilisé. |
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Pour créer ou gérer des modèles PDF, allez dans Outils de Contenu () > Exportez les articles et sélectionnez l’onglet Modèles PDF . Découvrez les modèles PDF →
Exportation initiée par un lecteur depuis le site de la base de connaissances
Une fois le bouton de téléchargement PDF activé, les lecteurs peuvent exporter des catégories et des articles directement depuis le site de la base de connaissances.
- Accédez à la catégorie ou à l’article sur le site de la base de connaissances et cliquez sur l’icône Exporter PDF .
- Dans le panneau Export Articles , sélectionnez les sous-catégories et articles à inclure.
- Si la sélection de modèles est activée, choisissez un modèle PDF dans la liste déroulante des modèles PDF . Si aucun modèle n’est sélectionné, le modèle par défaut est utilisé.
- Cliquez sur Suivant, entrez un nom de fichier, puis cliquez sur Exporter PDF.
Le système génère le PDF côté serveur. Une fois le PDF prêt, le flux de notifications décrit ci-dessous est déclenché.
Les personnalisations appliquées au site de la base de connaissances ne sont pas reflétées dans le PDF téléchargé. Dans des bases de connaissances mixtes, les lecteurs connectés peuvent exporter des articles publics et privés, individuellement ou en masse. Les lecteurs non connectés ne peuvent exporter que des articles individuels.
Téléchargez le PDF exporté
Une fois l’exportation terminée, la manière dont le PDF est livré dépend du nombre d’articles sélectionnés.
Article unique : Le PDF se télécharge instantanément.
Plusieurs articles : Le PDF est généré côté serveur. Vous pouvez le télécharger depuis la section Notification (), ou depuis le lien de téléchargement envoyé simultanément à l’adresse e-mail enregistrée du lecteur.
Pour télécharger un PDF multi-articles depuis le centre de notification :
- Cliquez sur l’icône Notification () sur le site de la base de connaissances.
- Localisez votre exportation. Chaque notification indique l’espace de travail et la langue d’exportation du PDF, la date d’exportation, ainsi que la durée de validité du lien de téléchargement.
- Cliquez sur PDF pour télécharger le fichier directement dans votre navigateur.
Les PDF exportés sont disponibles pendant 30 jours via des liens de téléchargement sécurisés et limités dans le temps. Dans les projets privés et mixtes, les PDF dans la section Notifications ne sont visibles que par l’utilisateur qui les a générés et d’autres utilisateurs autorisés. La notification et la livraison par e-mail ne s’appliquent que lorsque plusieurs articles sont exportés. Les exportations d’un article se téléchargent instantanément sans notification.
PDF compilés dans le portail sur le site de la base de connaissances
Les PDF compilés dans le portail via les outils de contenu () > Exporter les articles suivent le même flux de notifications. Une fois l’export du portail terminé, les lecteurs autorisés peuvent le télécharger depuis le centre de notification du site de la base de connaissances, ou via le lien par email envoyé en même temps.
C’est utile lorsque vous souhaitez contrôler exactement quel contenu est exporté et comment il est stylisé, plutôt que de dépendre des exportations initiées par le lecteur, puis de montrer le fichier final à votre audience.
Pour compiler un PDF depuis le portail, voir Exporter des articles en PDF →
Limitations
| Objet | Détails |
|---|---|
| Disponibilité | Projets privés et utilisateurs connectés de projets mixtes uniquement. |
| Limite quotidienne de téléchargement | 500 Mo partagés entre tous les utilisateurs de la base de connaissances. |
| Validité du lien de téléchargement | 30 jours à partir de la date d’exportation. |
| Exportation d’un seul article | Téléchargement instantané. |
| Exportation multi-articles | Livré simultanément via le centre de notification et par email. |
| Personnalisations des sites de la base de connaissances | Ce n’est pas reflété dans les PDF téléchargés. |
| Visibilité des notifications | Visible uniquement pour l’utilisateur ayant généré l’exportation et les autres utilisateurs autorisés. |
Meilleures pratiques
- Activez la sélection de modèles pour les lecteurs avancés. Si votre base de connaissances sert des équipes techniques ayant besoin de mises en page spécifiques, activez l’option Permettre aux utilisateurs de choisir un modèle PDF afin qu’ils puissent choisir le format le plus approprié.
- Pré-compilar les PDF pour les exportations grandes ou complexes. Pour les packages de documentation nécessitant une structure spécifique, compilez le PDF dans le portail et laissez les lecteurs le télécharger via le système de notification, plutôt que de dépendre des exportations initiées par le lecteur.
- Informez les lecteurs de l’expiration de 30 jours. Si vous partagez l’accès à la base de connaissances avec des parties prenantes externes, rappelez-leur de télécharger les PDF exportés dans les 30 jours précédant l’expiration du lien.
- Surveillez l’utilisation des téléchargements. Si votre équipe télécharge fréquemment de gros PDF, suivez l’utilisation quotidienne cumulée pour éviter d’atteindre la limite de 500 Mo partagés pendant les périodes de pointe.
FAQ
Quelle est la différence entre une exportation initiée par un lecteur et un PDF compilé dans un portail ?
Une exportation initiée par le lecteur permet aux lecteurs de sélectionner et d’exporter eux-mêmes le contenu directement depuis le site de la base de connaissances. Un PDF compilé par un portail est créé par un administrateur ou un éditeur dans le portail, ayant le contrôle total sur les articles inclus et le modèle utilisé. Les deux sont livrés via le même flux de notifications une fois l’exportation terminée.
Les lecteurs non connectés peuvent-ils télécharger des PDF ?
Dans les bases de connaissances mixtes, les lecteurs non connectés ne peuvent exporter que des articles individuels. Les lecteurs connectés peuvent exporter des articles publics et privés, individuellement ou en masse. Le téléchargement PDF n’est pas disponible pour les bases de connaissances entièrement publiques.
Combien de temps un lien de téléchargement PDF reste-t-il valide ?
Les liens de téléchargement expirent après 30 jours et sont automatiquement supprimés du centre de notification. Les lecteurs doivent télécharger leurs PDF exportés dans cette fenêtre.
Que se passe-t-il si la limite quotidienne de téléchargement est dépassée ?
Tous les forfaits ont une limite quotidienne de téléchargement par défaut de 500 Mo, partagée entre tous les utilisateurs de la base de connaissances. Si le total combiné de tous les utilisateurs dépasse 500 Mo en une journée, les téléchargements supplémentaires sont restreints pour tous les utilisateurs pendant 24 heures. Par exemple, si la limite de 500 Mo est atteinte à 21h20 le 9 avril, aucun autre téléchargement n’est possible avant 21h20 le 10 avril.
Les personnalisations des sites de la base de connaissances apparaîtront-elles dans les PDF téléchargés ?
Non. Les personnalisations appliquées au site de la base de connaissances ne sont pas reflétées dans les PDF téléchargés. L’apparence du PDF est entièrement contrôlée par le modèle PDF sélectionné lors de l’exportation.