Gestion des utilisateurs et des lecteurs avec SCIM dans Okta

L’intégration SCIM avec Okta permet aux administrateurs de gérer les utilisateurs et groupes de Document360 directement depuis Okta de manière automatisée et centralisée.

Lorsqu’un nouvel utilisateur est ajouté dans Okta, son compte Document360 est automatiquement provisionné. Toute mise à jour de son rôle ou de son appartenance au groupe est synchronisée en temps réel, et lorsqu’un utilisateur est désactivé ou supprimé dans Okta, cela se reflète dans Document360 sans intervention manuelle. Cela élimine le besoin de gestion de compte séparée dans Document360 et garantit que les données utilisateur restent exactes et à jour sur les deux plateformes.

Gestion de Document360 avec Okta

Assigner la correspondance des attributs utilisateur

1. Dans la console d’administration Okta, déroulez la section Applications et sélectionnez Applications.

2. Sélectionnez l’application que vous souhaitez configurer et allez à l’onglet Provisionnement .

3. Faites défiler vers le bas jusqu’à Mappage d’attributs et cliquez sur Aller dans l’éditeur de profil.

4. Dans la section Attributs , cliquez sur Ajouter un attribut et remplissez les détails spécifiés dans le tableau ci-dessous.

5. Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.

Disposition Okta à Document360

Pour lier la création, les modifications et la désactivation des utilisateurs dans Okta avec Document360,

1. Dans la barre de navigation de gauche, dépliez le menu déroulant Applications et cliquez sur Applications.

2. Sélectionnez votre application SCIM et allez dans l’onglet Provisionnement .

3. Cliquez sur Modifier sous Provisionnement vers l’application et sélectionnez les cases suivantes :

   1. Créer des utilisateurs

   2. Mettre à jour les attributs utilisateur

   3. Désactiver les utilisateurs

Ajouter un utilisateur/lecteur au groupe

Une fois que vous avez créé un groupe, suivez les étapes ci-dessous pour ajouter des lecteurs au groupe.

1. Dans la console d’administration Okta, développez le menu déroulant du répertoire et sélectionnez Personnes.

2. Naviguez dans l’onglet Groups , cherchez le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’utilisateur/lecteur dans le champ Groups , puis sélectionnez-le.

3. L’utilisateur/lecteur sera ajouté avec succès au groupe sélectionné.

4. Pour confirmer, allez dans Document360 et sélectionnez le groupe d’utilisateurs/lecteurs concernés. Le lecteur ajouté doit apparaître dans le groupe.

   

 NOTE

Si un groupe contient à la fois des utilisateurs et des lecteurs, il apparaîtra à la fois dans les groupes d’utilisateurs et les groupes de lecteurs dans Document360.

Gestion des utilisateurs, lecteurs et groupes dans Document360

Lorsque SCIM est activé, modifier le nom d’un utilisateur ou supprimer un utilisateur directement dans Document360 est désactivé, car ces actions doivent être gérées via Okta pour maintenir la synchronisation des deux plateformes. Vous ne pouvez gérer l’accès au contenu que depuis Document360.

Le badge SSO-SCIM indique si l’utilisateur a activé le SCIM ou non.

Gérer l’accès au contenu des lecteurs, utilisateurs et groupes

Le rôle de contenu par défaut attribué à tout nouvel utilisateur, lecteur ou groupe est basé sur ce qui a été configuré lors de la configuration du provisionnement SCIM. Les permissions seront réglées par défaut sur Aucun mais pourront être mises à jour à tout moment.

1. Pour gérer l’accès au contenu, sélectionnez le lecteur désiré et cliquez sur Gérer l’accès au contenu.

2. Choisissez le niveau d’accès souhaité dans le menu déroulant et cliquez sur Mettre à jour.

Désactiver les utilisateurs/lecteurs

Pour désactiver les utilisateurs ou lecteurs d’Okta,

1. Élargissez le menu déroulant du répertoire et sélectionnez Personnes.

2. Sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez désactiver pour accéder à son profil utilisateur.

3. Cliquez sur Plus d’actions et sélectionnez Désactiver.

L’utilisateur sera désactivé avec succès. Une fois désactivé, le statut de l’utilisateur dans Document360 passera d’Actif à Inactif.

 NOTE

Désactiver un utilisateur dans Okta ne supprime pas son profil de Document360. L’utilisateur sera marqué comme inactif et perdra la possibilité de se connecter à Okta et d’accéder à ses applications. Vous pouvez réactiver le compte à tout moment, mais l’utilisateur devra réinitialiser son mot de passe lors de la réactivation.

Supprimer utilisateur/lecteur

Pour supprimer définitivement un profil d’utilisateur/lecteur d’Okta,

1. Dans Okta, cliquez sur Supprimer dans le profil utilisateur/lecteur.

2. Une boîte de confirmation apparaîtra, cliquez sur Supprimer.

Le profil sera définitivement supprimé d’Okta.

 NOTE

Supprimer un profil dans Okta ne le retire pas de Document360, le profil restera avec un statut Inactif .

Héritage d’une autre application

Lors de la création d’une nouvelle configuration SSO dans Document360, vous pouvez hériter des paramètres SCIM d’une connexion SSO existante. Cette approche simplifie le processus de configuration, évite la répétition des étapes de configuration et aide les administrateurs à gagner du temps tout en assurant la cohérence entre les intégrations.

Configuration SSO héritée enfant

Sur la page Configurer le fournisseur d’identité (IdP ), sélectionnez le champ Configurer une connexion existante et sélectionnez l’application parente compatible SCIM SSO dont vous souhaitez hériter. En sélectionnant cette option, le projet en cours sera désigné comme projet enfant, héritant de toutes les propriétés pertinentes du parent concerné.

NOTE

Une fois la configuration SSO créée, les paramètres de provisionnement SCIM seront hérités de l’application mère et ne pourront pas être modifiés dans l’application fille.

Configuration SSO héritée par le parent

L’application mère affichera une liste de tous les projets ayant hérité de sa configuration. Toute modification apportée à l’application mère sera automatiquement reflétée dans l’application enfant.

• Si SCIM est activé dans le projet parent après que les projets enfants l’ont déjà hérité, les utilisateurs et groupes seront automatiquement provisionnés sur tous les projets enfants en arrière-plan.

• Activer l’héritage facilite la gestion de plusieurs configurations SSO avec SCIM activé, car tous les paramètres sont contrôlés depuis une application parente. Cela permet de gagner du temps et réduit l’effort nécessaire pour gérer chaque configuration individuellement.

Dépannage

La synchronisation a échoué à cause d’une erreur serveur SCIM.

Lors de l’ajout de nouveaux utilisateurs depuis Okta, cette erreur indique qu’un ou plusieurs utilisateurs n’ont pas pu être synchronisés avec Document360. Cela peut être causé par :

• Provisionnement des utilisateurs en double

• Limite d’utilisateurs atteinte en fonction de votre abonnement actuel

• Autres erreurs de validation ou de traitement.

Cliquez sur Voir les détails pour voir quels utilisateurs n’ont pas réussi à synchroniser.