Intégration de Typeform avec Document360 en utilisant Make

Typeform est une plateforme permettant de créer des formulaires interactifs, des enquêtes et des quiz au format conversationnel. Lorsque des clients ou des prospects soumettent des réponses via vos formulaires Typeform, ces informations contiennent souvent un contenu précieux — questions, retours ou données — qui appartient à votre base de connaissances. En connectant Typeform et Document360 via Make, vous pouvez automatiser cela : chaque fois qu’une nouvelle réponse est soumise à un formulaire Typeform, Make crée automatiquement un article correspondant dans Document360, transformant ainsi les soumissions de formulaire en documentation sans effort manuel.

Quand utiliser cette intégration

• Vous utilisez Typeform pour collecter les questions fréquemment posées des clients ou prospects et souhaitez que chaque soumission génère automatiquement un brouillon d’article dans Document360 afin que votre équipe puisse transformer les réponses en documentation publiée.
• Vous lancez des enquêtes de retour via Typeform et souhaitez que les réponses révélant des lacunes de connaissances soient directement intégrées dans votre flux de travail de base de connaissances pour un suivi.
• Vous souhaitez construire un pipeline de documentation où les soumissions de formulaires — filtrées par champs spécifiques ou statut de complétion — guident la création de nouveaux articles dans Document360 selon un calendrier régulier.

Avant que tu commences

• Vous devez avoir un compte Make actif.
• Vous devez avoir un compte Typeform avec le formulaire que vous souhaitez utiliser comme déclencheur.
• Vous devez avoir votre jeton API Document360 prêt. Pour en générer un, allez dans Connexions > Extensions, localisez la tuile Créer et cliquez sur Connecter pour copier le jeton.

Comment mettre en place le scénario

Étape 1 — Connectez-vous et créez un nouveau scénario

1. Connectez-vous à votre compte Créer. Le tableau de bord Make apparaît.

2. Cliquez sur Créer un nouveau scénario en haut à droite.
3. Cliquez sur l’icône ajouter (+) — une liste des applications disponibles apparaît.
4. Dans le champ Recherche, tapez Typeform.
5. Sélectionnez Typeform et choisissez le déclencheur que vous souhaitez utiliser. Par exemple, sélectionnez Regarder les réponses pour déclencher le scénario lorsqu’une nouvelle réponse est soumise.

Étape 2 — Configurer le module Typeform

Connectez votre compte Typeform et configurez les paramètres de déclenchement.

1. Cliquez sur Créer une connexion et entrez un nom de connexion.
2. Cliquez sur Enregistrer.
3. Cliquez sur Accepter pour permettre à Typeform d’accéder à votre compte Créer un compte. Votre compte Typeform est désormais connecté à Make.
4. Dans le champ Limite , saisissez le nombre maximal de réponses Faire sera retourné par cycle d’exécution.
5. Cliquez sur le menu déroulant ID de formulaire et sélectionnez celui que vous souhaitez regarder.
6. Si vous voulez que le scénario ne se déclenche que lorsque certains champs sont remplis, ajoutez les champs désirés en utilisant Ajouter un élément dans la section Champs .
7. Dans la section Terminé , sélectionnez l’option appropriée :
   • Oui — ne regardez que les formulaires qui ont été entièrement soumis.
   • Non — ne regardez que les formulaires qui n’ont pas été soumis.
   • Vide — ne regardez que des formulaires avec des réponses vides.
8. Dans le champ Requête , saisissez une chaîne de texte pour ne regarder que les réponses contenant ce texte.
9. Cliquez sur OK.
10. Dans la fenêtre popup Choisir où commencer , sélectionnez la date et l’heure à partir desquelles vous souhaitez commencer à surveiller les nouvelles réponses.
11. Cliquez sur OK.

Étape 3 — Connecter Document360 comme action

Une fois Typeform connecté, ajoutez Document360 comme module suivant dans le Scénario.

1. Sur la page de l’éditeur de scénarios, cliquez sur l’option Ajouter un autre module (+).
2. Dans le champ de recherche, saisissez Document360.
3. Sélectionnez Document360 et sélectionnez l’action que vous souhaitez effectuer. Par exemple, sélectionnez Créer un article pour créer un brouillon d’article.
4. Dans le panneau Document360, sélectionnez une connexion existante. Pour créer une nouvelle connexion :
   • Cliquez sur Créer une connexion et entrez un nom de connexion.
   • Saisissez votre jeton API Document360 et cliquez sur Enregistrer.

Pour générer le jeton API à partir de Document360 :

5. Naviguez dans Connexions > Extensions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
6. Sur la tuile Créer extension, cliquez sur Connecter.

7. Cliquez sur l’icône Copier pour copier le jeton.

8. Retourne dans le panneau Make et colle le jeton API dans le champ.
9. Dans le champ Titre de l’article , sélectionnez les paramètres Typeform que vous souhaitez utiliser comme titre de l’article. Par exemple, sélectionnez le paramètre Nom de la tâche .
10. Dans le champ Contenu de l’article , sélectionnez les paramètres que vous souhaitez comme contenu de l’article. Par exemple, sélectionnez Nom du Assigné, Type de Ressource et Échéance Sur .
11. Dans le menu déroulant ID de catégorie de projet , sélectionnez la catégorie où le nouvel article doit être créé.
12. Cliquez sur OK.

Étape 4 — Tester le scénario

1. Cliquez sur le bouton Courir une fois en bas à gauche pour tester le scénario. Les détails du test apparaissent en bas de la page.
2. Pour déclencher le test, soumettez une nouvelle réponse au formulaire Typeform associé.
3. Une fois la réponse soumise, un nouvel article est créé dans la catégorie Document360 associée. Vous pouvez vérifier cela dans le panneau des détails du test ou en naviguant directement sur votre projet Document360.

Étape 5 — Planifier le scénario

1. Activez le bouton en bas à gauche pour programmer le scénario. Par défaut, cela exécute le scénario toutes les 15 minutes.
2. Cliquez sur OK pour enregistrer.

Étape 6 — Activer le scénario

1. Cliquez sur l’icône Quitter l’édition () en haut. Le tableau de bord d’intégration apparaît.
2. Activez le bouton ON/OFF près de l’option Modifier pour activer le scénario.

Une fois activé, le scénario s’exécute automatiquement toutes les 15 minutes et crée des articles à partir de nouvelles réponses Typeform.

Meilleures pratiques

• Utilisez le filtre Terminé pour vous assurer que le scénario ne se déclenche que sur les réponses entièrement soumises. Définir ce chiffre sur Oui empêche que des entrées partielles ou abandonnées ne génèrent des articles incomplets dans Document360.
• Utilisez le champ Requête pour affiner les réponses qui déclenchent le scénario — par exemple, uniquement les réponses qui mentionnent un produit ou un sujet spécifique. Cela permet de garder votre contenu Document360 ciblé et d’éviter de créer des articles à partir de soumissions non pertinentes.
• Associez un champ de question spécifique Typeform au titre de l’article plutôt que de vous fier à un paramètre générique. Une question comme « Quelle est votre question principale ? » produit une graine de départ d’article plus utile qu’un identifiant de réponse ou un horodatage de soumission.