Intégration de Google Docs avec Document360 en utilisant Make

Google Docs est un outil de gestion documentaire largement utilisé qui s’intègre naturellement avec d’autres services Google. Lorsque votre équipe crée ou met à jour des documents dans Google Docs, ce contenu doit souvent être reflété dans votre base de connaissances Document360. En connectant Google Docs et Document360 via Make, vous pouvez automatiser cela : chaque fois qu’un nouveau document est créé ou modifié dans un dossier Google Drive spécifié, Make crée automatiquement un article correspondant dans Document360.

Quand utiliser cette intégration

• Votre équipe rédige le contenu dans Google Docs avant de le publier sur Document360, et vous souhaitez que des documents neufs ou mis à jour génèrent automatiquement des articles brouillons dans votre base de connaissances sans avoir à passer par étape de transfert manuelle.
• Vous maintenez un dossier Google Drive partagé comme zone de mise en avant de contenu et souhaitez que Make puisse le regarder et publier de nouveaux documents dans Document360 sous forme d’articles selon un calendrier régulier.
• Vous voulez garder votre bibliothèque Google Docs et votre base de connaissances Document360 synchronisées, réduisant ainsi le temps entre la création et la publication du contenu.

Avant que tu commences

• Vous devez avoir un compte Make actif.
• Vous devez avoir un compte Google avec accès au dossier Drive que vous souhaitez surveiller.
• Vous devez avoir votre jeton API Document360 prêt. Pour en générer un, allez dans Connexions > Extensions, localisez la tuile Créer et cliquez sur Connecter pour copier le jeton.

Comment mettre en place le scénario

Étape 1 — Connectez-vous et créez un nouveau scénario

1. Connectez-vous à votre compte Créer. Le tableau de bord Make apparaît.

2. Cliquez sur Créer un nouveau scénario en haut à droite.
3. Cliquez sur l’icône ajouter (+) — une liste des applications disponibles apparaît.
4. Dans le champ de recherche, tapez Google Docs.
5. Sélectionnez Google Docs et choisissez le déclencheur que vous souhaitez utiliser. Par exemple, sélectionnez Surveiller les documents pour surveiller les documents nouveaux ou mis à jour dans un dossier Drive.

Étape 2 — Configurez le module Google Docs

Connectez votre compte Google et configurez quels documents regarder.

1. Cliquez sur Créer une connexion et saisissez un nom de connexion, ou sélectionnez une connexion existante dans le menu déroulant si vous en avez déjà une.
2. Dans le menu déroulant Documents de surveillance , sélectionnez soit Par Date de création , soit Par Date de modification selon ce qui devrait déclencher le Scénario.
3. Dans le menu déroulant Choisir un disque, sélectionnez le dossier du disque que vous souhaitez surveiller.
4. Dans le champ ID de dossier , sélectionnez le dossier spécifique où vos documents sont stockés.
5. Dans le champ Limite , saisissez le nombre maximal de documents que le résultat sera restitué par cycle d’exécution.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer.

Étape 3 — Connecter Document360 comme action

Une fois Google Docs connecté, ajoutez Document360 comme module suivant dans le scénario.

1. Sur la page de l’éditeur de scénarios, cliquez sur l’option Ajouter un autre module (+).
2. Dans le champ de recherche, saisissez Document360.
3. Sélectionnez Document360 et sélectionnez l’action que vous souhaitez effectuer. Par exemple, sélectionnez Créer un article pour créer un brouillon d’article.
4. Dans le panneau Document360, sélectionnez une connexion existante. Pour créer une nouvelle connexion :
   • Cliquez sur Créer un webhook et saisissez un nom de webhook.
   • Cliquez sur Créer une connexion et entrez un nom de connexion.
   • Saisissez votre jeton API Document360 et cliquez sur Enregistrer.

Pour générer le jeton API à partir de Document360 :

5. Naviguez dans Connexions > Extensions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
6. Sur la tuile Créer extension, cliquez sur Connecter.

7. Cliquez sur l’icône Copier pour copier le jeton.

8. Retourne dans le panneau Make et colle le jeton API dans le champ.

Étape 4 — Tester le scénario

1. Cliquez sur le bouton Courir une fois en bas à gauche pour tester le scénario. Les détails du test apparaissent en bas de la page.
2. Pour déclencher le test, créez un nouveau document dans le dossier Google Docs associé.
3. Une fois le document créé, un nouvel article est créé dans la catégorie Document360 associée. Vous pouvez vérifier cela dans le panneau des détails du test ou en naviguant directement sur votre projet Document360.

Étape 5 — Planifier le scénario

1. Activez le bouton en bas à gauche pour programmer le scénario. Par défaut, cela exécute le scénario toutes les 15 minutes.
2. Cliquez sur OK pour enregistrer.

Étape 6 — Activer le scénario

1. Cliquez sur l’icône Quitter l’édition () en haut. Le tableau de bord d’intégration apparaît.
2. Activez le bouton ON/OFF près de l’option Modifier pour activer le scénario.

Une fois activé, le scénario s’exécute automatiquement toutes les 15 minutes et crée des articles à partir de nouveaux documents Google Docs ou mis à jour.

Meilleures pratiques

• Choisissez par date de création dans le menu déroulant Documents de surveillance si vous souhaitez que le scénario se déclenche uniquement sur les documents tout neufs. Utilisez la date de modification si vous souhaitez des mises à jour des documents existants pour générer également de nouveaux articles — mais sachez que cela peut créer des articles en double pour le même document au fil du temps.
• Configurez l’ID du dossier sur un dossier de staging spécifique plutôt que sur tout votre disque. Un dossier dédié « Prêt pour Document360 » offre à votre équipe un point de transfert clair et empêche le Scénario de récupérer des documents sans rapport.
• Utilisez le champ Limite de manière prudente lors de l’activation du scénario pour la première fois. Commencer par une limite basse vous permet de vérifier que les bons documents sont récupérés avant de passer à des lots plus importants.