Intégration de Zoho CRM avec Document360 en utilisant Zapier

Si votre équipe utilise Zoho CRM pour gérer les prospects et contacts, tenir votre base de connaissances à jour avec des informations pertinentes sur ces prospects — comme la documentation d’intégration, les articles spécifiques aux comptes ou les guides produits — demande un effort manuel à chaque ajout d’un nouvel enregistrement. En connectant Zoho CRM et Document360 via Zapier, vous pouvez automatiser cela : chaque fois qu’un nouveau prospect ou contact est créé dans Zoho CRM, Zapier crée automatiquement un article correspondant dans Document360.

Vous pouvez configurer cette intégration de zéro ou utiliser le modèle Zapier préconstruit :

Essayez chez Zapier →

Quand utiliser cette intégration

• Votre équipe commerciale ou support ajoute de nouveaux prospects ou contacts dans Zoho CRM et un article de base de connaissances correspondant — tel qu’un profil client, un guide d’intégration ou un résumé produit — doit être créé dans Document360 à chaque fois.
• Vous voulez vous assurer que la documentation pertinente pour chaque nouvel enregistrement CRM est créée automatiquement afin que votre équipe n’ait pas à passer manuellement de Zoho CRM à Document360.
• Vous construisez un flux de travail documentaire où les événements CRM déclenchent la création de contenu, en maintenant votre base de connaissances alignée avec votre pipeline de vente.

Avant que tu commences

• Vous devez être connecté à votre compte Zapier.
• Vous devez avoir un compte CRM Zoho avec la permission de vous connecter à Zapier.
• Vous devez avoir votre jeton API Document360 prêt. Pour en générer un, naviguez dans Connexions > Extensions, localisez la tuile Zapier, puis cliquez sur Connecter pour copier le jeton.

Comment configurer le Zap

Étape 1 — Créer un nouveau Zap

1. Connectez-vous à votre compte Zapier.
2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Créer puis sélectionnez Zaps.
3. Un nouveau Zap est créé avec un flux de Déclenchement et d’Action .

Étape 2 — Connecter le CRM Zoho comme déclencheur

1. Dans le champ Trigger , choisissez Zoho CRM.
2. Dans le champ Déclenchement d’événement, sélectionnez l’événement qui devrait déclencher la Zap.

3. Cliquez sur le champ Compte — un panneau de connexion apparaît.
4. Sélectionnez le domaine Zoho auquel votre compte appartient. Le champ domaine est optionnel — sélectionnez-le uniquement si votre compte Zoho est sur un domaine régional spécifique.
5. Cliquez sur Oui, continuer vers Zoho CRM.
6. Saisissez vos identifiants Zoho CRM et cliquez sur Accepter.

7. Cliquez sur Continuer. Zapier effectue un test pour confirmer que le déclencheur est correctement configuré.

Étape 3 — Connecter Document360 comme action

1. Dans le champ Action , choisissez Document360.
2. Dans le panneau Configuration, sélectionnez l’événement souhaité dans le champ Événement .
3. Cliquez sur le champ Compte — un panneau de connexion apparaît.
4. Saisissez vos identifiants de connexion et cliquez sur Autoriser.

Pour générer le jeton API à partir de Document360 :

5. Naviguez vers Connexions > Extensions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
6. Sur la tuile d’extension Zapier , cliquez sur Connecter.

7. Cliquez sur l’icône Copier pour copier le jeton.

8. Retournez sur le panneau Zapier et collez le jeton API dans le champ.
9. Cliquez sur Oui, continuer à Document360.

10. Vous pouvez trouver le projet Document360 lié sur la page du compte Connect Document360 . Pour utiliser un autre compte plus tard, cliquez sur Changer.
11. Cliquez sur Continuer.

Étape 4 — Cartographier les champs

1. Mapper les champs requis de Zoho CRM vers Document360 :

2. Cliquez sur Continuer.

Étape 5 — Tester et publier le Zap

1. Dans la section test, cliquez sur Étape de Test.
2. Si vous réussissez, vous recevrez le message : Un document a été envoyé à Document360.
3. Dans votre portail Document360, vous trouverez l’article intitulé « Source principale dans Zoho CRM » dans la catégorie que vous avez sélectionnée.
4. Retournez dans le panneau de configuration de Zapier et cliquez sur Continuer, puis sur Publier.
5. Révisez ou modifiez les paramètres de déclenchement et d’action selon vos besoins, puis activez le bouton de désactivation Zap.
6. Vous verrez un message de réussite : votre Zap est activé. Cliquez sur Gérer votre Zap pour accéder à la page d’aperçu du Zap.

Aperçu de Zap

Une fois activé, vous pouvez visualiser et gérer le Zap depuis le tableau de bord Zapier. La page d’aperçu montre le déclencheur, l’action et l’historique de la partie pour le Zap.

Comment supprimer un Zap

1. Accédez au tableau de bord de Zapier. Une liste de tous les Zaps existants est affichée sur la page d’aperçu.
2. Cliquez sur l’icône de flèche (>) à droite du Zap que vous souhaitez retirer et cliquez sur Désactiver et supprimer Zap. Le Zap est supprimé définitivement.

Meilleures pratiques

• Réglez Publish sur Faux lors du mappage des champs afin que les articles déclenchés par Zoho CRM apparaissent dans Document360 en tant que brouillons. Cela donne à votre équipe la possibilité de revoir et d’adapter le contenu au lead ou au contact spécifique avant sa mise en ligne.
• Utilisez une catégorie dédiée dans Document360 pour les articles déclenchés par CRM — par exemple, « Profils clients » ou « Documentation des prospects » — afin que ce contenu automatisé reste organisé et ne se mélange pas avec les articles rédigés à la main.
• Choisissez un événement déclencheur spécifique dans Zoho CRM qui correspond au bon moment de votre flux de travail de vente — par exemple, déclencher un nouveau prospect plutôt qu’une mise à jour de contact — afin d’éviter de créer des articles inutiles pour chaque activité CRM.