Arquivar uma categoria remove ela e todos os artigos dentro dela da árvore de categorias e do site da base de conhecimento, mantendo o histórico de versões intacto. Categorias arquivadas são armazenadas na página do Arquivo , onde você pode encontrá-las, pré-visualizar e desarquivá-las. Use o arquivamento para aposentar uma seção inteira da sua base de conhecimento sem deletá-la.
Arquivar uma categoria arquiva todos os artigos dentro dela. Categorias arquivadas não vão para a lixeira de reciclagem e não estão sujeitas ao período de retenção de 30 dias.
Quando arquivar uma categoria
- Uma área inteira de produto, conjunto de recursos ou processo foi aposentado e sua documentação não é mais relevante para os leitores.
- Você está reestruturando sua base de conhecimento e quer tirar uma seção offline sem perder seu conteúdo.
- Uma seção sazonal ou específica de campanha não está em uso no momento, mas será necessária novamente mais tarde.
- Você quer remover uma seção dos resultados de busca e das respostas da IA do Eddy, mantendo-a recuperável.
Antes de começar
Antes de arquivar uma categoria, certifique-se do seguinte:
- Você tem permissões de Visualizar e Atualizar para o workspace. Membros da equipe com acesso apenas de visualização não podem arquivar categorias.
- Você revisou os artigos dentro da categoria. Todo artigo da categoria é arquivado junto com ele.
- Você verificou de onde a categoria e seus artigos estão vinculados. O arquivamento afeta artigos relacionados, instâncias replicadas, links internos e regras de redirecionamento de artigos.
Arquivar uma categoria
- Navegue até Documentação () na barra de navegação da esquerda.
- Passe o mouse sobre a categoria no painel Categorias & Artigos e clique no ícone Mais ().
- Selecione Arquivar (). O diálogo Confirmar o arquivo aparece, listando as áreas afetadas pelo arquivamento.
- Revise as áreas listadas e clique em Arquivar.
A janela de diálogo Confirmar o arquivo pede que você verifique a integridade do conteúdo vinculado antes de prosseguir. Ele lista quatro áreas:
- Artigos relacionados: artigos na categoria arquivada não são mais sugeridos como artigos relacionados.
- Replicas: instâncias replicadas de artigos na categoria são removidas de suas categorias.
- Links internos: links para artigos na categoria arquivada não resolvem mais.
- Regras de redirecionamento de artigos: regras de redirecionamento que apontam para artigos na categoria são afetadas.
Outras formas de arquivar uma categoria
- Do gerenciador de categorias: Abra o gerenciador de categorias, passe o mouse sobre a categoria, clique no ícone Mais () e selecione Arquivar (). Confirme a ação.
- Do editor da página da categoria: Abra a página da categoria, clique no ícone Mais () no canto superior direito e selecione Arquivar (). Confirme a ação.
O que acontece quando você arquiva uma categoria
- A categoria e todos os artigos dentro dela são removidos da árvore de categorias e movidos para a página Arquivado .
- A página da categoria e seus artigos não estão mais acessíveis no site da base de conhecimento. Links diretos retornam uma resposta de página não encontrada.
- A categoria e seus artigos são excluídos da busca por portal, da busca em sites da base de conhecimento e da busca impulsionada por IA. A exclusão da busca entra em vigor em até 60 segundos.
- Os artigos da categoria não são mais sugeridos por recomendações dinâmicas de artigos.
- Histórico de revisões, metadados, tags, anexos e configurações de SEO são preservados para a página da categoria e para todos os artigos dentro dela.
- Os recursos de conteúdo são preservados, mas os itens arquivados são ocultos do visualizador de dependências nos módulos de variáveis, trechos, glossário e Drive.
- As lesmas da categoria e seus artigos permanecem reservadas e não podem ser reutilizadas.
- A ação de arquivo é registrada na auditoria da Equipe, e os usuários relevantes recebem uma notificação.
Conteúdo arquivado e exclusão de categorias
Subcategorias e artigos arquivados permanecem vinculados à sua categoria principal. Isso afeta o que acontece quando a categoria pai é excluída.
Se você excluir uma categoria pai, suas subcategorias e artigos arquivados são removidos permanentemente da sua base de conhecimento.
Deletar uma categoria também remove qualquer conteúdo arquivado abaixo dela da página Arquivado. Nenhum aviso é mostrado no momento da exclusão. Verifique a página Arquivada para conteúdo pertencente à categoria antes de excluí-la.
Desarquivar uma categoria
- Navegue até a página Arquivado () na barra de navegação à esquerda.
- Localize a categoria que você deseja restaurar. Use a barra de busca ou defina o filtro de Entidade para Categoria para restringir a lista.
- Clique na categoria para abrir o painel de pré-visualização e confirmar seu conteúdo. A prévia mostra a árvore de categorias com os artigos dentro dela.
- Passe o mouse sobre a linha de categoria e clique em Desararquivar. O diálogo Confirmar desarquivar aparece.
- Clique em Desarquivar.
A categoria retorna à sua localização mais recente na documentação com seu status anterior intacto, junto com todos os artigos dentro dela. Artigos publicados ficam disponíveis novamente no site da base de conhecimento.
Para mais detalhes sobre o gerenciamento de conteúdo arquivado, consulte a página do Arquivo.
Arquivo vs. ocultar vs. excluir
| Ação | O que ele faz | Visível no site da KB | Na busca por portais | Recuperável |
|---|---|---|---|---|
| Arquivo | Move a categoria e seus artigos para a página do Arquivo. | Não | Não | Sim. Desarquive a qualquer momento. |
| Esconder | Esconde a categoria do site da base de conhecimento. A categoria permanece na árvore de categorias. | Não | Sim | Sim. Revele a qualquer momento. |
| Excluir | Move a categoria e seus artigos para a lixeira de reciclagem. | Não | Não | Sim, somente em até 30 dias. |
Limitações
- Slugs de uma categoria arquivada e seus artigos permanecem reservados e não podem ser reutilizados.
- Artigos arquivados são pulados quando você clona uma categoria ou um espaço de trabalho.
Melhores práticas
- Revise o conteúdo da categoria antes de arquivar: todo artigo dentro da categoria é arquivado junto com ela. Abra a categoria e verifique se nada dentro dela ainda está em uso.
- Verifique a página do Arquivo antes de excluir uma categoria principal: excluir uma categoria remove permanentemente o conteúdo arquivado abaixo dela, e nenhum aviso é mostrado.
- Arquivar em vez de excluir ao reestruturar: o arquivamento permite que você tire uma seção do ar e a recupere caso a nova estrutura não funcione.
- Use o painel de pré-visualização para confirmar o escopo: antes de desarquivar, abra a prévia para ver quais artigos retornam com a categoria.
FAQ
O que acontece com os artigos dentro de uma categoria quando eu arquivo isso?
Todos os artigos dentro da categoria são arquivados junto com ela. Eles são removidos da árvore de categorias e do site da base de conhecimento, e aparecem na página do Arquivo. Desarquivar a categoria restaura a categoria e todos os seus artigos juntos.
Posso arquivar um único artigo sem arquivar sua categoria?
Sim. O arquivamento funciona tanto no nível do artigo quanto na categoria. Para arquivar um único artigo, use a opção Arquivo no menu Mais do artigo. Consulte artigos do Arquivo.
O que acontece com o conteúdo arquivado se eu excluir a categoria principal dele?
As subcategorias arquivadas e artigos abaixo desse pai também são removidos da página do Arquivo. Se você restaurar a categoria pai da Lixeira, o conteúdo arquivado retorna à página do Arquivo. Nenhum aviso é mostrado quando você exclui uma categoria que tenha conteúdo arquivado abaixo, então verifique a página do Arquivo primeiro.
Posso pré-visualizar uma categoria arquivada antes de restaurá-la?
Sim. Selecione a categoria na página do Arquivo para abrir o painel de pré-visualização, que mostra a árvore de categorias e os artigos que ela contém. A prévia está disponível apenas para categorias, não para artigos individuais.
Arquivar uma categoria em um idioma arquiva em todos os idiomas?
Sim. Arquivamento aplica-se a todas as versões de idiomas. A categoria em outros idiomas habilitados também é arquivada ou não arquivada paralelamente.