Criar um grupo de leitores no Document360 permite que você atribua um nível de acesso ao conteúdo compartilhado para vários leitores ao mesmo tempo. Em vez de configurar o acesso para cada leitor individualmente, você pode agrupar leitores com necessidades de acesso semelhantes e gerenciar suas permissões a partir de um único lugar.
Quando criar um grupo de leitores
- Múltiplos leitores precisam de acesso ao mesmo conjunto de categorias, espaços de trabalho ou idiomas.
- Você quer gerenciar o acesso ao conteúdo em nível de grupo, e não por leitor individual.
- Você está integrando um grupo de leitores que todos precisam do mesmo acesso.
Antes de começar
- O acesso do leitor do seu projeto deve estar configurado como Privado ou Misto.
- Você deve ter a função de Administrador ou Proprietário do portal, ou uma função personalizada com permissão de Gerenciar usuário .
- Contas de leitores já devem existir no projeto antes de poderem ser adicionadas a um grupo. Veja Adicionar um leitor ou Importar leitores.
Como criar um grupo de leitores
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Navegue até Configurações () > Usuários e segurança na barra de navegação esquerda do portal da base de conhecimento.
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No painel de navegação à esquerda, navegue até Leitores & grupos > Grupos de Leitores.
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Clique em Novo grupo de leitores. O painel Criar grupo de leitores abre.
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Insira o nome e a descrição do grupo em suas respectivas áreas.
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Escolha o nível de acesso ao conteúdo que você quer que as contas de leitores associadas possuam. Os níveis disponíveis são:
| Opção | O que os leitores do grupo podem acessar |
|---|---|
| Nenhum | Sem conteúdo da base de conhecimento |
| Todos | Todo o conteúdo em todos os espaços de trabalho e idiomas |
| Espaço de Trabalho / Linguagem | Conteúdo em espaços de trabalho e idiomas específicos |
| Categoria | Categorias específicas dentro de espaços de trabalho e idiomas selecionados |
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Clique em Próximo.
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Adicione as contas de leitores que deseja associar ao grupo de leitores.
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Clique em Criar grupo de leitores.
NOTA
Por padrão, os usuários dos grupos de leitores são organizados alfabeticamente com base em seus IDs de e-mail.
Leitores JWT não aparecem no portal Document360, pois são autenticados por meio de um JSON Web Token (JWT).
Limites e limitações
| Limite | Detalhes |
|---|---|
| Número máximo de leitores por grupo | 5000 leitores |
| Leitores do JWT | Leitores autenticados pelo JWT não aparecem no portal e não podem ser adicionados a grupos pela interface. |
Melhores práticas
- Dê aos grupos de leitores nomes descritivos que reflitam seu nível de acesso ou a equipe que representam (por exemplo, "Parceiros Externos — Documentos da API" ou "Equipe de Suporte — Todo Acesso"). Isso facilita a auditoria.
- Defina o acesso ao conteúdo no nível do grupo para manter as configurações de acesso individual dos leitores limpas. Reserve as sobreposições individuais apenas para exceções.
- Adicione leitores a um grupo no momento da criação se eles compartilharem os mesmos requisitos de acesso, em vez de configurá-los individualmente depois.
FAQ
Quantos leitores podem ser adicionados a um grupo de leitores?
Um grupo de leitores pode comportar no máximo 5000 leitores.
O que acontece se eu atribuir acesso ao conteúdo para um leitor tanto no nível individual quanto no grupo de leitores?
Quando o acesso ao conteúdo é atribuído a um leitor em níveis individuais e de grupo, as permissões em nível individual terão prioridade.
Por exemplo, se um leitor tiver acesso a toda a base de conhecimento em nível individual, mas apenas a uma categoria específica como parte de um grupo de leitores, ele ainda terá acesso a toda a base de conhecimento.