Integrando Google Docs com Document360 usando Make

O Google Docs é uma ferramenta de gerenciamento de documentos amplamente utilizada que se integra naturalmente com outros serviços do Google. Quando sua equipe cria ou atualiza documentos no Google Docs, esse conteúdo frequentemente precisa ser refletido na sua base de conhecimento do Document360. Ao conectar o Google Docs e o Document360 pelo Make, você pode automatizar isso: sempre que um novo documento é criado ou modificado em uma pasta específica do Google Drive, o Make cria automaticamente um artigo correspondente no Document360.

Quando usar essa integração

• Sua equipe elabora o conteúdo no Google Docs antes de publicá-lo no Document360, e você quer que documentos novos ou atualizados gerem automaticamente rascunhos de artigos na sua base de conhecimento, sem precisar de uma etapa manual de transferência.
• Você mantém uma pasta compartilhada no Google Drive como área de preparação de conteúdo e quer que o Make assista e coloque novos documentos no Document360 como artigos em um cronograma regular.
• Você quer manter sua biblioteca do Google Docs e a base de conhecimento do Document360 sincronizadas, reduzindo o tempo entre a criação e a publicação do conteúdo.

Antes de começar

• Você deve ter uma conta ativa de Make.
• Você deve ter uma conta Google com acesso à pasta do Drive que deseja monitorar.
• Você deve ter seu token da API do Document360 pronto. Para gerar um, navegue até Conexões > Extensões, localize o bloco Criar e clique em Conectar para copiar o token.

Como configurar o cenário

Passo 1 — Faça login e crie um novo cenário

1. Faça login na sua conta Create. O painel Make aparece.

2. Clique em Criar um novo cenário no canto superior direito.
3. Clique no ícone adicionar (+) — uma lista de aplicações disponíveis aparece.
4. No campo de busca, digite Google Docs.
5. Selecione o Google Docs e escolha o gatilho que você quer usar. Por exemplo, selecione Assistir documentos para monitorar documentos novos ou atualizados em uma pasta do Drive.

Passo 2 — Configure o módulo do Google Docs

Conecte sua conta do Google e configure quais documentos assistir.

1. Clique em Criar uma conexão e insira um nome de Conexão, ou selecione uma conexão existente no menu suspenso, se você já tiver uma.
2. No menu suspenso Observar Documentos , selecione Por Data de Criação ou Por Data Modificada , dependendo do que deve acionar o Cenário.
3. No menu suspenso Escolha um Drive , selecione a pasta Drive que você deseja monitorar.
4. No campo ID de Pasta , selecione a pasta específica onde seus documentos estão armazenados.
5. No campo Limite , insira o número máximo de documentos que o Make retornará por ciclo de execução.
6. Clique em OK para salvar.

Passo 3 — Conectar o Document360 como a ação

Depois que o Google Docs estiver conectado, adicione o Document360 como o próximo módulo no Cenário.

1. Na página do editor de cenários, clique na opção Adicionar outro módulo (+).
2. No campo de Busca, digite Document360.
3. Selecione Document360 e escolha a ação que deseja realizar. Por exemplo, selecione Criar um artigo para criar um rascunho de artigo.
4. No painel Document360, selecione uma conexão existente. Para criar uma nova conexão:
   • Clique em Criar um webhook e insira o nome do webhook.
   • Clique em criar uma conexão e insira um nome da Conexão.
   • Digite seu token API do Document360 e clique em Salvar.

Para gerar o token API a partir do Document360:

5. Navegue até Conexões > Extensões na barra de navegação esquerda do portal da Base de Conhecimento.
6. No bloco Criar extensão, clique em Conectar.

7. Clique no ícone Copiar para copiar o token.

8. Volte ao painel Make e cole o token API no campo.

Passo 4 — Teste o Cenário

1. Clique no botão Correr uma vez no canto inferior esquerdo para testar o cenário. Os detalhes do teste aparecem no final da página.
2. Para acionar o teste, crie um novo documento na pasta associada do Google Docs.
3. Uma vez que o documento é criado, um novo artigo é criado na categoria Document360 associada. Você pode verificar isso no painel de detalhes do teste ou navegando diretamente para seu projeto Document360.

Passo 5 — Agende o Cenário

1. Ative a opção de alternância no canto inferior esquerdo para agendar o Cenário. Por padrão, isso executa o Cenário a cada 15 minutos.
2. Clique em OK para salvar.

Passo 6 — Ative o Cenário

1. Clique no ícone Sair da edição () no topo. O painel de integração aparece.
2. Ative a opção LIGAR/DESLIGAR perto da opção Editar para ativar o Cenário.

Uma vez ativado, o Cenário roda automaticamente a cada 15 minutos e cria artigos a partir de documentos novos ou atualizados do Google Docs.

Melhores práticas

• Escolha Por Data de Criação no menu suspenso de Documentos de Observar se quiser que o Cenário seja acionado apenas em documentos totalmente novos. Use o Prazo de Modificação se quiser atualizações em documentos existentes para também gerar novos artigos — mas esteja ciente de que isso pode criar artigos duplicados para o mesmo documento ao longo do tempo.
• Defina o ID da Pasta para uma pasta de staging específica em vez do seu Disco inteiro. Uma pasta dedicada "Pronto para Document360" oferece à sua equipe um ponto claro de transferência e impede que o Cenário pegue documentos não relacionados.
• Use o campo Limite de forma conservadora ao ativar o Cenário pela primeira vez. Começar com um limite baixo permite verificar se os documentos corretos estão sendo recolhidos antes de escalar para lotes maiores.