Planes que admiten esta función: Enterprise
Una vez que hayas configurado con éxito el Enterprise Single Sign-On (SSO) usando SAML u OpenID para tu proyecto, estarás listo para aprovechar los beneficios del SSO para tus usuarios. Esto significa que los usuarios pueden acceder a tu proyecto usando sus credenciales existentes desde un proveedor de identidad (IdP) de confianza, como Okta, Azure AD o Google Workspace. Esto elimina la necesidad de que los usuarios recuerden contraseñas separadas para tu proyecto y simplifica el proceso de inicio de sesión.
Ahora puedes:
Añadir nuevos usuarios como usuarios SSO: Si tienes nuevos usuarios que quieren unirse a tu proyecto, puedes añadirlos directamente como usuarios SSO. Esto significa que estarán obligados a autenticarse usando sus credenciales SSO.
Invita a usuarios existentes: Si ya has añadido usuarios a tu proyecto, puedes invitarles a usar SSO. Esto implica enviarles una invitación.
Añadir un nuevo usuario como usuario SSO
Añadir un nuevo usuario como usuario SSO sigue el mismo proceso que añadir un nuevo usuario en Document360, con un paso adicional.
Navega a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y permisos > Usuarios y grupos.
En la pestaña Usuarios , haz clic en Añadir > Usuarios.
En la ventana de Nuevo usuario , en la sección de Detalles básicos , añade el ID de correo electrónico del usuario que deseas añadir en el campo Correo electrónico .
NOTA
La dirección de correo electrónico de un usuario nuevo debe coincidir con el dominio especificado en la configuración SSO.
Marca la casilla de usuario SSO .
En el desplegable Seleccionar SSO , selecciona la configuración SSO que deseas asignar al usuario.
Selecciona la casilla Saltar correo de invitación si no deseas enviar el correo de invitación al usuario.
Una vez que selecciones la configuración SSO deseada para el usuario, sigue los mismos pasos que añadir un usuario nuevo para terminar de añadir un usuario SSO.
NOTA
Propietario y Administrador son los únicos roles de proyecto que pueden añadir nuevos usuarios a un proyecto.
Invitar a un usuario existente
Una vez que hayas configurado el inicio de sesión único para tu proyecto Document360, puedes invitar a los usuarios existentes a iniciar sesión en el proyecto usando SSO.
Para invitar a un usuario existente,
Inicia sesión en tu cuenta de Document360 y navega hasta el proyecto en el que quieres invitar a los usuarios.
Navega a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y permisos > Configuración SSO.
Haz clic en el icono Editar () que aparece al pasar el cursor sobre la configuración SSO a la que quieres invitar a los usuarios.
Navega a la pestaña de Más ajustes en la ventana de configuración SSO.
En la sección Convertir cuentas de usuarios y lectores existentes a SSO , selecciona el botón de opción A Todos los usuarios o al botón de opción Solo usuarios seleccionados .
Todos los usuarios: Seleccionar esta opción invitará a todos los usuarios añadidos al proyecto.
Solo usuarios seleccionados: Seleccionar esta opción abrirá una lista de usuarios añadidos a tu proyecto. Para invitar a un usuario, selecciona la casilla junto al nombre del usuario.
Una vez que hayas seleccionado a los usuarios, haz clic en Guardar.
Una vez que un usuario ha sido añadido, recibirá un correo electrónico de invitación con sus datos de acceso.
NOTA
Cuando invitas a un usuario existente de Document360 a convertirse en usuario SSO en tu proyecto, se añade una cuenta de usuario adicional. La cuenta del usuario seguirá existiendo junto con una cuenta de usuario SSO.
Eliminar a un usuario de SSO
Si ya no se requiere una cuenta de usuario SSO, puedes eliminarla de la página de Usuarios y grupos .
Inicia sesión en tu cuenta de Document360 y navega hasta el proyecto en el que quieres eliminar usuarios.
Navega a Configuración () en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y permisos > Usuarios y grupos.
Haz clic en el icono Borrar () que aparece al pasar el cursor sobre el usuario que deseas eliminar.
NOTA
Puedes identificar a los usuarios de SSO usando la etiqueta SSO junto a su ID de correo electrónico.
Haz clic en Sí en la ventana emergente de Eliminar .
NOTA
Si se añadió un ID de correo electrónico como usuario y usuario SSO, eliminar el usuario SSO no eliminará la cuenta de usuario asociada al ID de correo.
Preguntas más frecuentes
¿Por qué no puedo crear una cuenta de lector SSO?
Si un usuario ya ha sido añadido al proyecto como cuenta lectora SSO, no podrás añadir al mismo usuario de nuevo. El botón Crear cuenta lectora se desactivará automáticamente cuando marques la casilla de usuario SSO.